Schválení a potvrzení nákupních objednávek

  • Článek

Tento článek popisuje stavy, kterými prochází nákupní objednávka poté, co byla vytvořena, a efekt umožňující správu změn v nákupních objednávkách.

Po vytvoření by měla nákupní objednávka projít schvalovacím procesem. Jakmile dodavatel odsouhlasí s objednávku, nákupní objednávka bude nastavena na stav Potvrzeno.

Schválení nákupních objednávek

Nákupní objednávky, které nepoužívají správu změn, mají stav Schváleno ihned po jejich vytvoření, zatímco nákupní objednávky, které používají správu změn, jsou po vytvoření ve stavu Návrh. Nákupní objednávka, která byla vytvořena při potvrzení plánované objednávky z hlavního plánování, je vždy nastavena na stav Schváleno bez ohledu na nastavení správy změn. Nákupní objednávka vytváří skladové transakce pouze v případě, že dosáhne stavu Schváleno. Proto se dané zásoby nezobrazují jako dostupné pro rezervaci nebo označení, dokud objednávka nebude přijata.

Správu změn pro nákupní objednávky povolíte nastavením možnosti Aktivovat správu změn na stránce Parametry modulu Zásobování a zdroje. Pokud je povolena správa změn, nákupní objednávky musí po dokončení projít workflowem schválení. Aplikace Supply Chain Management má editor procesu workflowu, kde můžete definovat workflow představující proces schválení. Tento pracovní postup může zahrnovat pravidla pro automatické schválení, pravidla, která určují, kdo bude přiřazen ke schválení konkrétních nákupních objednávek, a pravidla pro předání pracovního postupu, který čekal dlouhou dobu na schválení. Můžete povolit proces řízení změn pro všechny dodavatele nebo jen pro konkrétní dodavatele. Proces lze také nastavit tak, aby jej bylo možné přepsat pro jednotlivé nákupní objednávky.

Pokud je povolena správa změn, nákupní objednávky prochází šesti stavy schválení od Návrh po Dokončeno. Po schválení objednávky musí uživatelé, kteří ji chtějí změnit, použít akci Požadavek na změnu.

Stav schválení Popis Požadavek na změnu je povolen.
Koncept Nákupní objednávka je ve stavu Návrh a nebyla odeslána ke schválení v pracovním postupu nákupní objednávky. Ne
Probíhá kontrola Nákupní objednávka byla předložena ke schválení v pracovním postupu nákupní objednávky. Čeká se na schválení. Ne
Odmítnuto Nákupní objednávka byla odmítnuta během procesu schvalování. Ne
Schváleno Nákupní objednávka byla schválena. Ano
Potvrzeno Nákupní objednávka byla potvrzena. Nákupní objednávky nelze potvrdit, dokud nedojde k jejich schválení. Ano
Finalizováno Nákupní objednávka byla dokončena. Nyní je finančně uzavřena a nemůže již být změněna. Ne

Potvrzení nákupních objednávek

Nákupní objednávky, které mají stav schválení Schváleno, mohou projít dalšími kroky před jejich potvrzením. Například může být nutné odeslat dotaz na nákup dodavateli s dotazem na cenu, slevy nebo data příjmu. V takovém případě můžete nastavit nákupní objednávku na stav Na externí kontrole pomocí akce Nákupní dotaz.

Dodavatelé, kteří jsou nastaveni pro použití modulu dodavatelské spolupráce, mohou kontrolovat objednávky z portálu, a zde je také schválit nebo zamítnout. Během tohoto procesu kontroly mají nákupní objednávky stav Na externí kontrole. Je možné nakonfigurovat modul dodavatelské spolupráce tak, aby potvrzení od dodavatele automaticky potvrdilo objednávku v aplikaci Supply Chain Management. V tomto scénáři musíte naplánovat dávkovou úlohu Potvrdit přijaté nákupní objednávky z dodavatelské spolupráce, která zodpovídá za zpracování potvrzení nákupních objednávek. Případně můžete ručně ověřit nákupní objednávku po obdržení potvrzení od dodavatele. Jestliže dodavatel odmítne nákupní objednávku, odmítnutí je přijato společně s důvodem zamítnutí a návrhy na změny. V tomto případě zůstává stav nákupní objednávky Na externí kontrole.

Existuje také možnost vygenerovat proforma potvrzení pro objednávku ještě před skutečným zpracováním potvrzení. Tato volba vytvoří jednoduše sestavu, kterou můžete sdílet s dodavatelem. Nevytváří žádné informace v deníku.

Poté, co dodavatel souhlasil s objednávkou, je dalším krokem označení nákupní objednávky jako potvrzené. Dokončení tohoto kroku je možné buď pomocí akce Potvrzení nebo Potvrdit. Obě tyto akce nastaví stav schválení objednávky na Potvrzeno. Potvrzení objednávky iniciuje další dva procesy:

  • Je vytvořen deník pro uložení přesné kopie toho, co bylo potvrzeno v systému. V některých případech vyžadují objednávky změny, a další deníky jsou vytvořeny po potvrzení aktualizované objednávky. Tyto deníky umožňují zobrazit historii různých verzí objednávky, které byly potvrzeny.
  • Jsou vytvořena rozúčtování a v případě povolení příslušné funkce proběhne kontrola objednávky a kontrola rozpočtu. Pokud kontrola selže, zobrazí se chybová zpráva oznamující, že je nutno provést změny, než bude možné nákupní objednávku znovu potvrdit.

Dodavatel může požádat o nějaký typ záruky toho, že bude odeslána platba za nákup. Existují různé metody poskytnutí této záruky v rámci zpracování závazků. Například akce Záloha si vyhradí finanční prostředky pro nákupní objednávku, a tato záloha je zaznamenána v nákupní objednávce.

Změna nákupních objednávek

V některých případech může být nutné změnit nákupní objednávku poté, co dosáhne stavu schválení Schváleno nebo Potvrzeno.

Pokud byla nákupní objednávka vytvořena pomocí procesu řízení změn, můžete provádět změny vyvoláním objednávky, nebo pokud objednávka již byla schválena, tak pomocí akce Požadavek na změnu. V takovém případě je stav schválení upraven zpět na Návrh, a vy pak můžete změnit pořadí. Po provedení změn bude pravděpodobně nutné předložit nákupní objednávku k opětovnému schválení. Můžete nakonfigurovat typy změn, které vyžadují opětovné schválení, pomocí pravidla zásad Pravidlo opětovného schválení pro nákupní objednávky na stránce Zásady nákupu.

Pokud byla dodána část objednaného množství pro řádek nákupní objednávky, nelze již objednané množství změnit, když je nákupní objednávka ve stavu Koncept. Můžete však změnit množství zbývající dodávky na řádku pro nákupní objednávku ve stavu koncept.

Jakmile je objednávka potvrzena, nemůžete ji již odstranit. Můžete však zrušit celkové množství nebo libovolné zbývající množství na objednávce, a to za předpokladu, že množství nebylo přijato nebo fakturováno. Poté můžete použít akci Dokončit k zabránění dalšímu zpracování.

Zrušení nákupních objednávek

Nákupní objednávku lze zrušit pomocí akce Storno v záhlaví.

Pokud bylo množství částečně registrováno, přijato nebo fakturováno, můžete zrušit pouze zbývající množství, které nebylo zaregistrováno, přijato nebo fakturováno. Objednané množství se pak sníží odpovídajícím způsobem. Po aktualizaci množství na řádku se také aktualizuje stav řádku. Původní množství na řádku je například 5 a je přijato množství 3. V takovém případě lze zrušit pouze dvě. Řádek bude poté aktualizován na stav Přijato.

Pokud je do řádku objednávky přidán zůstatek k dodání, který překračuje množství na řádku objednávky, akce stornování neodstraní nadbytečné množství. Místo toho zůstane řádek ve stavu Otevřená objednávka, protože má zbývající množství. Původní množství na řádku je například 5 a zbývající část dodávky je 7. Pokud je objednávka zrušena, pět se zruší a množství 2 zůstane, jak lze zobrazit ve skladových transakcích.

Chcete-li zrušit celé množství na řádku NO, zrušte v řádku zbývající množství dodání. Řádek bude poté aktualizován na stav Zrušeno.

Pokud PO prochází správou změn, každá změna, například zrušení objednávky nebo zůstatek dodávky, musí být před dokončením procesu odeslána do systému workflowu a schválena a skladové transakce mohou být aktualizovány jako zrušené.

Další zdroje