Zásady vypršení platnosti skupiny Microsoft 365

S rostoucím využitím skupin Microsoft 365 a Microsoft Teams potřebují správci a uživatelé způsob, jak vyčistit nepoužívané skupiny a týmy. Zásady vypršení platnosti skupin Microsoft 365 vám můžou pomoct odebrat neaktivní skupiny ze systému a usnadnit práci.

Po vypršení platnosti skupiny se odstraní také téměř všechny přidružené služby (poštovní schránka, Planner, sharepointový web, tým atd.).

Po vypršení platnosti skupiny dojde k obnovitelnému odstranění, což znamená, že se dá obnovit až po dobu 30 dnů.

Správci můžou určit dobu vypršení platnosti a všechny neaktivní skupiny, které dosáhnou konce tohoto období a které se neprodlouží, se odstraní. (To zahrnuje archivované týmy.) Doba vypršení platnosti začíná při vytvoření skupiny nebo k datu, kdy byla naposledy obnovena. Vlastníkům skupin se před vypršením platnosti automaticky odešle oznámení, které jim umožní prodloužit platnost skupiny o další interval vypršení platnosti. Oznámení o vypršení platnosti pro skupiny používané v Teams se zobrazují v informačním kanálu Vlastníci Teams.

Skupiny, které se aktivně používají, se automaticky prodlouží přibližně 35 dní před vypršením platnosti skupiny. V takovém případě vlastník nedostane žádná oznámení o prodloužení platnosti. Každá z následujících akcí automaticky obnoví skupinu:

• SharePoint – umožňuje zobrazit, upravit, stáhnout, přesunout, sdílet nebo nahrát soubory. (Zobrazení sharepointové stránky se nezapočítává jako akce pro automatické obnovení.)
• Outlook – Připojte se ke skupině nebo ji upravte, přečtěte si nebo zapište zprávu skupiny a lajkujte zprávu (Outlook na webu).
• Teams – navštivte kanál teams.
• Viva Engage – Umožňuje zobrazit příspěvek v komunitě Viva Engage nebo interaktivní e-mail v Outlooku.
• Formuláře – umožňuje zobrazit, vytvořit nebo upravit formuláře nebo odeslat odpověď do formuláře.

Důležité

Když změníte zásady vypršení platnosti, služba přepočítá datum vypršení platnosti pro každou skupinu. Vždy začne počítat od data, kdy byla skupina vytvořena, a pak použije nové zásady vypršení platnosti.

Je důležité vědět, že vypršení platnosti je ve výchozím nastavení vypnuté. Správci ho musí pro svoji organizaci povolit, pokud ho chtějí používat.

Poznámka

Konfigurace a používání zásad vypršení platnosti pro skupiny Microsoft 365 vyžaduje, abyste měli licence Microsoft Entra ID P1 nebo P2 členům všech skupin, na které se zásady vypršení platnosti vztahují, ale ne nutně přiřazovat. Další informace najdete v tématu Začínáme s Microsoft Entra ID P1 nebo P2.

Kdo může konfigurovat a používat zásady vypršení platnosti skupin Microsoftu 365?

Role	Co můžou dělat
Office 365 globální správce (v Azure správce společnosti), správce uživatelů	Vytvoření, čtení, aktualizace nebo odstranění nastavení zásad vypršení platnosti skupin Microsoftu 365
User	Obnovení nebo obnovení skupiny Microsoftu 365, kterou vlastní

Nastavení zásad vypršení platnosti

Jak je uvedeno výše, vypršení platnosti je ve výchozím nastavení vypnuté. Správce bude muset zásadu vypršení platnosti povolit a nastavit vlastnosti, aby se projevily. Pokud ho chcete povolit, přejděte na Microsoft Entra ID>Skupiny>Vypršení platnosti. Tady můžete nastavit výchozí životnost skupiny.

Životnost skupiny se zadává ve dnech a dá se nastavit na 180, 365 nebo na vlastní hodnotu, kterou zadáte. Vlastní hodnota musí být alespoň 30 dní.

Pokud skupina nemá vlastníka, e-maily o vypršení platnosti přejdou na zadaný e-mail.

Zásadu můžete nastavit pro všechny skupiny, jenom pro vybrané skupiny (do 500), nebo je můžete úplně vypnout výběrem možnosti Žádná. Když vyberete Možnost Žádné , všechny skupiny, které jsou aktivní a čekají na ověření, nebudou mít žádné datum vypršení platnosti. Na skupiny, jejichž platnost už vypršela, to ale nebude mít vliv.

Všimněte si, že v současné době nemůžete mít různé zásady pro různé skupiny.

Jak funguje vypršení platnosti se zásadami uchovávání informací

Pokud jste nastavili zásady uchovávání informací pro skupiny v Portál dodržování předpisů Microsoft Purview, budou zásady vypršení platnosti bezproblémově fungovat se zásadami uchovávání informací. Po vypršení platnosti skupiny se konverzace a soubory poštovní schránky skupiny na webu skupiny zachovají v kontejneru uchovávání po dobu určitého počtu dnů definovaných v zásadách uchovávání informací. Uživatelům se ale skupina ani její obsah po vypršení platnosti nezobrazí.

Jak a kdy vlastník skupiny zjistí, jestli jeho skupinám vyprší platnost

Pokud se skupina vytvořila prostřednictvím Planneru, SharePointu nebo jiné aplikace, oznámení o vypršení platnosti budou vždy chodit e-mailem. Pokud byla skupina vytvořená přes Teams, obdrží vlastník skupiny e-mail s oznámením o prodloužení platnosti prostřednictvím oddílu aktivity. Pokud vlastník skupiny nemá platnou e-mailovou adresu, nedoporučuje se u skupiny povolovat vypršení platnosti.

30 dní před vypršením platnosti skupiny obdrží vlastníci skupiny (nebo e-mailové adresy, které jste zadali pro skupiny, které nemají vlastníka) e-mail, který jim umožní skupinu snadno prodloužit. Pokud ho neprodlouží, obdrží 15 dní před vypršením platnosti další e-mail s prodloužením platnosti. Pokud ho ještě neprodloužili, obdrží den před vypršením platnosti ještě jedno e-mailové oznámení.

Pokud z nějakého důvodu žádný z vlastníků nebo správců neprodlouží skupinu před vypršením její platnosti, může správce skupinu obnovit až po dobu 30 dnů po vypršení platnosti. Podrobnosti najdete v tématu Obnovení odstraněné skupiny Microsoft 365.

Archivace obsahu skupiny

Pokud máte skupinu, kterou už neplánujete používat, ale chcete zachovat její obsah, přečtěte si téma Archivace skupin, týmů a Viva Engage, kde najdete informace o exportu informací z různých skupinových služeb.

Související témata

Doporučení k plánování zásad správného řízení pro spolupráci

Vytvoření plánu zásad správného řízení pro spolupráci

Přehled zásad uchovávání informací

Přiřazení nového vlastníka skupině, která nemá vlastníka

Konfigurace vypršení platnosti skupin Microsoft 365