O sdílených poštovních schránkách

  • Článek

Sdílené poštovní schránky se používají, když ke stejné poštovní schránce potřebuje mít přístup víc uživatelů. Jedná se například o informace společnosti nebo o e-mailovou adresu podpory, recepci nebo jinou funkci, kterou může sdílet více osob.

Uživatelé, kteří mají oprávnění pro poštovní schránku skupiny, můžou odesílat jako nebo posílat jménem e-mailové dresy poštovní schránky, pokud jim k tomu správce udělil oprávnění. To je zvlášť užitečné u poštovních schránek pro pomoc a podporu, protože uživatelé mohou odesílat e-maily z „podpory contoso“ nebo z „recepce v budově A“.

Než vytvoříte sdílenou poštovní schránku, měli byste vědět několik věcí:

  • Licence: Do sdílené poštovní schránky můžete uložit až 50 GB dat, aniž byste k ní přiřadili licenci. Po překročení tohoto limitu je nutné poštovní schránce přiřadit licenci, abyste do ní mohli ukládat další data. Další podrobnosti o licencování sdílených poštovních schránek najdete v tématu omezení Exchange Online. Když sdílená poštovní schránka dosáhne svého limitu úložiště, budete moci ještě nějakou dobu přijímat poštu, ale nebudete moci odesílat nové e-maily. Potom poštovní schránka přestane i přijímat poštu. Odesílatelé pošty do schránky obdrží oznámení o nedoručení.

Poznámka

Následující scénáře vyžadují licenci Exchange Online Plán 2:

  • Sdílená poštovní schránka má více než 50 GB využitého úložiště.
  • Sdílená poštovní schránka používá místní archivaci.
  • Sdílená poštovní schránka je blokovaná z důvodu soudního sporu.

Podrobné pokyny k přiřazení licencí najdete v tématu Přiřazení licencí uživatelům.

  • Uživatelská oprávnění: Abyste mohli používat sdílenou poštovní schránku, musíte uživatelům udělit oprávnění (členství). Sdílenou poštovní schránku můžou používat jenom lidé z vaší organizace.

  • Externí uživatelé: Přístup ke sdílené poštovní schránce nemůžete udělit lidem mimo vaši firmu (například lidem s účtem Gmail). Pokud byste tohle potřebovali, můžete namísto sdílené poštovní schránky vytvořit skupinu pro Outlook. Další informace najdete v tématu Vytvoření skupiny Microsoftu 365 v Centru pro správu.

  • Použití s Outlookem pro Android a aplikací pro iOS: Kromě použití Outlook na webu z prohlížeče pro přístup ke sdíleným poštovním schránkám můžete použít také aplikaci Outlook pro iOS nebo Outlook pro Android. Další informace najdete v tématu Přidání sdílené poštovní schránky do Outlooku Mobile. Další možností je vytvořit skupinu pro sdílenou poštovní schránku. Další informace najdete v tématu Porovnání skupin.

  • Šifrování: E-maily odeslané ze sdílené poštovní schránky nemůžete šifrovat. Je to proto, že sdílená poštovní schránka nemá vlastní kontext zabezpečení (uživatelské jméno a heslo), takže jí nelze přiřadit klíč. Pokud je členem více než jedna osoba, která odesílá nebo přijímá e-maily, které zašifrují pomocí vlastních klíčů, ostatní členové můžou e-maily číst a ostatní ne, v závislosti na tom, kterým veřejným klíčem byl e-mail zašifrován.

  • Převod poštovní schránky: Poštovní schránky uživatelů můžete převést na sdílené poštovní schránky. Viz Převedení poštovní schránky uživatele na sdílenou poštovní schránku.

  • Správa rolí: Sdílené poštovní schránky můžou vytvářet uživatelé s rolí globálního správce nebo správce Exchange.

  • Požadavky na předplatné: Pokud chcete vytvořit sdílenou poštovní schránku, musíte se přihlásit k odběru plánu Microsoftu 365 pro firmy, který zahrnuje e-mail (službu Exchange Online). Předplatné Microsoft 365 Apps pro firmy neobsahuje e-mail. Microsoft 365 Business Standard obsahuje e-maily.

  • Přihlášení: Sdílená poštovní schránka není určená pro přímé přihlášení přidruženým uživatelským účtem. Vždy byste měli blokovat přihlášení ke sdílenému účtu poštovní schránky a ponechat ho blokované.

  • Příliš mnoho uživatelů: Pokud ke sdílené poštovní schránce současně přistupuje příliš mnoho určených uživatelů (podporuje se jich maximálně 25), může se jim občas podařit připojit k této poštovní schránce nebo se může vyskytnout nekonzistence, jako je duplikování zpráv ve složce Pošta k odeslání. V takovém případě snižte počet uživatelů nebo použijte jinou úlohu, jako je skupina Microsoft 365.

  • Odstranění zprávy: Uživatelům bohužel nemůžete zabránit v odstranění zpráv ve sdílené poštovní schránce. Jediný způsob, jak to obejít, je vytvořit skupinu Microsoft 365 místo sdílené poštovní schránky. Skupina v Outlooku je jako sdílená poštovní schránka. Porovnání těchto dvou skupin najdete v tématu Porovnání skupin. Další informace o skupinách najdete v tématu Informace o skupinách Microsoftu 365.

  • Multi-Geo V prostředí s více geografickým umístěním musí být sdílené poštovní schránky licencované stejným způsobem jako poštovní schránka uživatele. Mějte na paměti, že auditování poštovních schránek napříč geografickým umístěním se nepodporuje. Pokud jsou například uživateli přiřazena oprávnění pro přístup ke sdílené poštovní schránce v jiném geografickém umístění, akce poštovní schránky provedené tímto uživatelem se nezaznamenávají do protokolu auditování sdílené poštovní schránky.

Poznámka

Pro přístup ke sdílené poštovní schránce musí mít uživatel licenci Exchange Online, ale sdílená poštovní schránka nevyžaduje samostatnou licenci. Každá sdílená poštovní schránka má odpovídající uživatelský účet. Všimněte si, že jste při vytváření sdílené poštovní schránky nebyli požádáni o zadání hesla? Účet má heslo, ale je vygenerované systémem (neznámé). Účet byste neměli používat k přihlášení ke sdílené poštovní schránce. Bez licence jsou sdílené poštovní schránky omezené na 50 GB. Pokud chcete zvýšit limit velikosti na 100 GB, musí mít sdílená poštovní schránka přiřazenou licenci Exchange Online Plan 2. Licence Exchange Online Plan 1 s doplňkovou licencí Exchange Online – archiv jenom zvětší velikost archivační poštovní schránky. To vám také umožní povolit automatické rozšíření archivace pro další kapacitu úložiště archivu. Podobně pokud chcete sdílenou poštovní schránku blokovat z důvodu soudního sporu, musí mít sdílená poštovní schránka licenci Exchange Online Plan 2 nebo licenci Exchange Online Plan 1 s Exchange Online – archiv doplňkovou licencí.

Pokud chcete použít pokročilé funkce, jako jsou Microsoft Defender pro Office 365, eDiscovery (Premium) nebo zásady uchovávání informací, můžou být vyžadovány licence. Další informace najdete v pokynech k licencování Microsoftu 365 pro dodržování předpisů & zabezpečení.

Poznámka

Před červencem 2018 byly všechny nelicencované sdílené poštovní schránky zřízené s velikostí 100 GB. Další informace najdete v tématu Oprava zřizování a velikosti sdílené poštovní schránky.

Řešení potíží se sdílenou poštovní schránkou

Chyba při vytváření sdílených poštovních schránek

Pokud se zobrazí chybová zpráva Adresa proxy serveru smtp:<název poštovní schránky> je již používána adresa proxy serveru nebo LegacyExchangeDN< "název>". Zvolte jinou adresu proxy serveru, to znamená, že se pokoušíte dát sdílené poštovní schránce název, který se už používá. Řekněme, že chcete například sdílené poštovní schránky info@doména1 a info@doména2. Můžete to udělat dvěma způsoby:

Chyba týkající se toho, že při použití sdílené poštovní schránky nemáte oprávnění k odesílání

Pokud jste vytvořili sdílenou poštovní schránku a pak se z ní pokusíte odeslat zprávu, může se zobrazit toto:

Tuto zprávu nelze odeslat. Nemáte oprávnění k odeslání zprávy jménem zadaného uživatele.

Tato zpráva se zobrazí, když v Microsoftu 365 dochází k problému s latencí replikace. Když se informace o nové sdílené poštovní schránce (nebo přidaném uživateli) replikují do všech našich datových center, mělo by to zmizet za hodinu. Počkejte hodinu a zkuste zprávu odeslat znovu.

Související obsah

Vytvoření sdílené poštovní schránky (článek)
Konfigurace sdílené poštovní schránky (článek)
Převod poštovní schránky uživatele na sdílenou poštovní schránku (článek)
Odebrání licence ze sdílené poštovní schránky (článek)