Co jsou zásady správného řízení pro spolupráci?
Zásady správného řízení pro spolupráci slouží ke správě přístupu uživatelů k prostředkům, dodržování obchodních standardů a zajištění zabezpečení dat.
Organizace dnes používají různorodou sadu nástrojů. Tým vývojářů, kteří používají týmový chat, vedoucí pracovníci posílají e-maily a celá organizace se připojuje přes podnikové sociální sítě. Používá se několik nástrojů pro spolupráci, protože každá skupina je jedinečná a má své vlastní funkční potřeby a pracovní styl. Některé budou používat jenom e-maily, zatímco jiné budou žít primárně v chatu.
Pokud si uživatelé myslí, že nástroje poskytované IT nevyhovují jejich potřebám, pravděpodobně si stáhnou svou oblíbenou spotřebitelskou aplikaci, která podporuje jejich scénáře. I když tento proces umožňuje uživatelům rychle začít, vede to k frustrujícímu uživatelskému prostředí v celé organizaci s více přihlášeními, potížemi se sdílením a bez jediného místa pro zobrazení obsahu. Tento koncept se označuje jako "stínové IT" a představuje významné riziko pro organizace. Snižuje schopnost jednotně spravovat přístup uživatelů, zajistit zabezpečení a požadavky na dodržování předpisů službou.
Služby, jako jsou skupiny Microsoft 365, Teams a Viva Engage uživatelům pomáhat a snižovat riziko stínového IT tím, že poskytují nástroje potřebné ke spolupráci. Microsoft 365 má bohatou sadu nástrojů pro implementaci všech funkcí zásad správného řízení, které může vaše organizace vyžadovat.
Tato série článků vám pomůže pochopit, jak skupiny, týmy a nastavení SharePointu spolupracují, jaké funkce zásad správného řízení jsou k dispozici a jak vytvořit a implementovat architekturu zásad správného řízení pro funkce spolupráce v Microsoftu 365.
Nastavení zabezpečené spolupráce s Microsoftem 365
Existuje mnoho možností, jak nasadit Skupiny Microsoft 365 a Teams pro zabezpečenou spolupráci ve vaší organizaci. Tento obsah zásad správného řízení doporučujeme používat společně s nastavením zabezpečeného sdílení souborů a spolupráce s Aplikací Microsoft Teams a souvisejícími články, abyste vytvořili nejlepší řešení pro spolupráci pro vaši organizaci.
Zásady správného řízení rezidencí dat
Pokud je vaše organizace multinárodní a máte požadavky na rezidenci dat pro různé geografické oblasti, zahrňte Microsoft 365 Multi-Geo jako součást plánu zásad správného řízení pro spolupráci.
Proč jsou skupiny Microsoftu 365 důležité v zásadách správného řízení spolupráce
Skupiny Microsoftu 365 vám umožňují vybrat si skupinu lidí, se kterými chcete spolupracovat, a snadno nastavit kolekci prostředků, které tito lidé můžou sdílet. Přidáním členů do skupiny se automaticky udělí potřebná oprávnění ke všem prostředkům poskytovaným skupinou. Teams i Viva Engage ke správě svého členství používají skupiny Microsoft 365.
Skupiny Microsoft 365 obsahují sadu propojených prostředků, které můžou uživatelé používat ke komunikaci a spolupráci. Skupiny vždy obsahují sharepointový web, Planner a poštovní schránku a kalendář. V závislosti na tom, jak skupinu vytvoříte, můžete volitelně přidat další služby, jako jsou Teams, Viva Engage a Project.
| Zdrojů | Popis |
|---|---|
| Kalendář | Pro plánování událostí souvisejících se skupinou |
| Složce doručená pošta | Pro e-mailové konverzace mezi členy skupiny. Tato doručená pošta má e-mailovou adresu a dá se nastavit tak, aby přijímala zprávy od lidí mimo skupinu a dokonce i mimo vaši organizaci, podobně jako tradiční distribuční seznam. |
| Onenotový poznámkový blok | Pro shromažďování nápadů, výzkumu a informací |
| Planner | Pro přiřazování a správu projektových úkolů mezi členy skupiny |
| Projekt a roadmapa | Webové nástroje pro řízení projektů |
| Týmový web SharePointu | Centrální úložiště pro informace, odkazy a obsah související s vaší skupinou |
| Teams | Chatovací pracovní prostor v Microsoftu 365 |
| Viva Engage | Společné místo pro konverzace a sdílení informací |
Skupiny Microsoft 365 zahrnuje celou řadu ovládacích prvků zásad správného řízení, včetně zásad vypršení platnosti, zásad vytváření názvů a zásad blokovaných slov, které vám pomůžou spravovat skupiny ve vaší organizaci. Vzhledem k tomu, že členství a přístup k této sadě prostředků řídí skupiny, je správa skupin klíčovou součástí řízení spolupráce v Microsoftu 365.
Definování osvědčených postupů zásad správného řízení pro spolupráci ve vaší organizaci
V Microsoftu 365 můžete spolupracovat a konverzovat na několika místech. Když pochopíte, kde můžou uživatelé zahajovat konverzace, můžete definovat strategii komunikace.
Microsoft 365 podporuje tři hlavní způsoby komunikace:
- Outlook: spolupráce prostřednictvím e-mailu, včetně sdílené skupinové doručené pošty a kalendáře
- Microsoft Teams: pracovní prostor založený na trvalém chatu, kde můžete vést neformální konverzace v reálném čase týkající se různých témat uspořádaných podle konkrétních podskupin.
- Viva Engage: Podnikové sociální prostředí pro spolupráci
Teams: pracovní prostor založený na chatu (vysokorychlostní spolupráce)
- Vytvořeno pro spolupráci s lidmi, se kterými vaši uživatelé pracují každý den
- Poskytuje uživatelům informace na dosah ruky v jediném prostředí.
- Přidání karet, konektorů a robotů
- Živý chat, audiokonference/videokonference, nahrané schůzky
Viva Engage: spojte se v organizaci (podniková sociální síť)
- Praktické komunity – napříč funkčními skupinami lidí, kteří sdílejí společný zájem nebo odborné znalosti, ale nemusí nutně spolupracovat na každodenní bázi
- Propojení vedení, vzdělávací komunity, komunity založené na rolích
Poštovní schránka a kalendář (spolupráce na základě e-mailu)
- Používá se pro cílenou komunikaci s jednotlivci nebo skupinou lidí.
- Sdílený kalendář pro schůzky s ostatními členy skupiny
Při určování, jak chcete používat funkce pro spolupráci v Microsoftu 365, zvažte tyto způsoby komunikace a to, které uživatelé budou pravděpodobně používat v různých scénářích.
Poznámka
Když se prostřednictvím Viva Engage nebo Teams vytvoří nová skupina Microsoftu 365, nebude tato skupina viditelná v Outlooku ani v adresáři, protože primární komunikace mezi těmito uživateli probíhá v příslušných klientech. Viva Engage skupiny nelze připojit k Teams.
Kontrolní seznam osvědčených postupů zásad správného řízení pro spolupráci
Při zahájení procesu plánování zásad správného řízení mějte na paměti tyto osvědčené postupy:
Promluvte si se svými uživateli – identifikujte své největší uživatele funkcí pro spolupráci a seznamte se s nimi, abyste porozuměli jejich základním obchodním požadavkům a scénářům použití.
Vyvážení rizik a výhod – zkontrolujte své obchodní, regulační, právní a dodržování předpisů a naplánujte řešení, které optimalizuje všechny výsledky.
Přizpůsobte se různým organizacím a různým typům obsahu a scénářům – zvažte různé potřeby různých skupin nebo oddělení a různé typy obsahu, jako je intranetový obsah, a ne obsah na OneDrivu uživatele.
Sladění s obchodními prioritami – obchodní cíle vám pomůžou definovat, kolik času a energie potřebujete investovat do zásad správného řízení.
Vkládejte rozhodnutí o zásadách správného řízení přímo do řešení, která vytvoříte – řadu rozhodnutí o zásadách správného řízení je možné implementovat zapnutím nebo vypnutím funkcí v Microsoftu 365.
Použití fázovaného přístupu – funkce pro spolupráci nejprve zavážte pro malou skupinu uživatelů. Získejte od nich zpětnou vazbu, watch lístky helpdesku a aktualizujte potřebná nastavení nebo procesy, než budete pokračovat do větší skupiny.
Posílení s využitím školení – přizpůsobte řešení, jako jsou výukové programy Microsoftu 365 , abyste zajistili, že školení poskytovaná Microsoftem upevní očekávání specifická pro vaši organizaci.
Vytvořte strategii pro komunikaci zásad správného řízení a pokynů ve vaší organizaci – vytvořte Centrum přijetí Microsoftu 365 na komunikačním webu SharePointu , kde můžete komunikovat zásady a postupy.
Definujte role a odpovědnosti – identifikujte základní tým zásad správného řízení a projděte si klíčová rozhodnutí zásad správného řízení týkající se zřizování a pojmenování a externího přístupu a pak projděte zbývající rozhodnutí.
Znovu se podívejte na svá rozhodnutí s tím, jak se mění obchodní a technologické změny – pravidelně se schovávejte a kontrolujte nové možnosti a nová obchodní očekávání.
Podrobnější informace o těchto postupech najdete v tématu Vytvoření plánu zásad správného řízení pro spolupráci.
Správa dopadu a změn na koncové uživatele
Vzhledem k tomu, že skupiny a týmy se dají vytvořit několika způsoby, doporučujeme uživatelům zaškolit, aby používali metodu, která nejlépe vyhovuje vaší organizaci:
- Pokud vaše organizace nasadila Teams, požádejte uživatele, aby vytvořili tým, když potřebují prostor pro spolupráci.
- Pokud vaše organizace většinu komunikace provádí pomocí e-mailu, požádejte uživatele, aby vytvořili skupiny v Outlooku.
- Pokud vaše organizace hodně používá SharePoint nebo migruje z místního SharePointu, požádejte uživatele, aby vytvořili sharepointové týmové weby pro spolupráci.
To pomáhá vyhnout se nejasnostem v případě, že uživatelé nejsou obeznámeni s tím, jak skupiny souvisí se souvisejícími službami. Další informace o tom, jak mluvit s uživateli o skupinách, najdete v článku Vysvětlení Skupiny Microsoft 365 uživatelům.
Klíčové možnosti zásad správného řízení pro spolupráci a licenční požadavky
Funkce zásad správného řízení pro spolupráci v Microsoftu 365 zahrnují funkce v Microsoftu 365, Teams, SharePointu a Microsoft Entra ID.
| Funkce nebo funkce | Popis | Licencování |
|---|---|---|
| Sdílení týmu a webu | Určete, jestli je možné sdílet týmy, skupiny a weby s lidmi mimo vaši organizaci. | Microsoft 365 E5 nebo E3 |
| Povolení nebo blokování domény | Omezit sdílení s lidmi mimo vaši organizaci na lidi z konkrétních domén. | Microsoft 365 E5 nebo E3 |
| Samoobslužné vytvoření webu | Povolí nebo zabrání uživatelům v vytváření vlastních sharepointových webů. | Microsoft 365 E5 nebo E3 |
| Omezený web a sdílení souborů | Omezit sdílení webů, souborů a složek na členy konkrétní skupiny zabezpečení. | Microsoft 365 E5 nebo E3 |
| Omezené vytváření skupin | Omezte vytváření týmů a skupin na členy konkrétní skupiny zabezpečení. | Microsoft 365 E5 nebo E3 s licencemi Microsoft Entra ID P1 nebo P2 nebo Microsoft Entra Basic EDU |
| Zásady pojmenování skupin | Vynucujte předpony nebo přípony u názvů skupin a týmů. | Microsoft 365 E5 nebo E3 s licencemi Microsoft Entra ID P1 nebo P2 nebo Microsoft Entra Basic EDU |
| Zásady vypršení platnosti skupiny | Nastavte neaktivní skupiny a týmy tak, aby vypršela platnost a aby se po zadaném časovém období odstranily. | Microsoft 365 E5 nebo E3 s licencemi Microsoft Entra ID P1 nebo P2 |
| Přístup hosta podle skupiny | Povolit nebo zakázat sdílení týmů a skupin s lidmi mimo vaši organizaci pro jednotlivé skupiny. | Microsoft 365 E5 nebo E3 |
Tyto doplňkové licence navíc poskytují rozšířené možnosti zásad správného řízení:
- Microsoft Teams Premium poskytuje funkce dodržování předpisů pro schůzky, včetně vodoznaků, šifrování a popisků citlivosti.
- Microsoft Syntex – Rozšířená správa SharePointu poskytuje zásady pro přístup k obsahu, spolupráci a správu životního cyklu.
Doporučení k plánování zásad správného řízení pro spolupráci
Pokud chcete vytvořit plán zásad správného řízení, postupujte podle těchto základních kroků:
- Zvažte klíčové obchodní cíle a procesy – vytvořte plán zásad správného řízení tak, aby vyhovoval potřebám vaší firmy.
- Principy nastavení ve službách – nastavení ve skupinách a SharePoint spolu vzájemně spolupracují, stejně jako nastavení ve skupinách, SharePointu a Teams a dalších službách. Při plánování strategie zásad správného řízení nezapomeňte těmto interakcím rozumět.
- Plánování správy přístupu uživatelů – naplánujte úroveň přístupu, kterou chcete udělit uživatelům ve skupinách, SharePointu a Teams.
- Plánování správy nastavení dodržování předpisů – projděte si dostupné možnosti dodržování předpisů pro skupiny Microsoft 365, Teams a sharepointovou spolupráci.
- Plánování správy komunikace – projděte si dostupné možnosti zásad správného řízení komunikace pro scénáře spolupráce.
- Plánování zásad správného řízení organizace a životního cyklu – zvolte zásady, které chcete použít pro vytváření skupin a týmů, pojmenování, vypršení platnosti a archivaci. Seznamte se také s možnostmi ukončení životního cyklu pro skupiny, týmy a Viva Engage
Školení pro správce
Tyto školicí moduly z Microsoft Learn vám můžou pomoct seznámit se s funkcemi zásad správného řízení v Microsoftu 365.
- Úvod do ochrany informací a správy životního cyklu dat v Microsoft Purview – Zjistěte, jak řešení ochrany informací a správy životního cyklu dat v Microsoftu 365 pomáhají chránit a řídit vaše data během celého životního cyklu.
- Základy zabezpečení, dodržování předpisů a identit Microsoftu: Popis možností řešení microsoftu pro dodržování předpisů – Přečtěte si o řešeních dodržování předpisů v Microsoftu. Topics zahrnují dodržování předpisů, ochranu informací a zásady správného řízení v řešeních Microsoft 365, Insider Risk, audit a eDiscovery. Probírané jsou také možnosti zásad správného řízení prostředků Azure.
Ilustrace
Tyto ilustrace vám pomůžou pochopit, jak skupiny a týmy komunikují s dalšími službami v Microsoftu 365 a jaké funkce zásad správného řízení a dodržování předpisů jsou k dispozici pro správu těchto služeb ve vaší organizaci.
Skupiny v Microsoftu 365 pro architekty IT
Co it architekti potřebují vědět o skupinách v Microsoftu 365
| Položka | Popis |
|---|---|
 PDF | Aplikace visio Aktualizováno v květnu 2022 |
Tyto ilustrace podrobně uvádějí různé typy skupin, způsob jejich vytváření a správy a několik doporučení zásad správného řízení. |
Microsoft Teams a související služby pro zvýšení produktivity v Microsoftu 365 pro IT architekty
Logická architektura služeb pro zvýšení produktivity v Microsoftu 365, která vede s Microsoft Teams.
| Položka | Popis |
|---|---|
 Aktualizováno duben 2019 |
Microsoft poskytuje sadu služeb pro zvýšení produktivity, které společně poskytují možnosti spolupráce s možnostmi zásad správného řízení dat, zabezpečení a dodržování předpisů. Tato série ilustrací poskytuje pohled na logickou architekturu služeb produktivity pro podnikové architekty, která vede s Microsoft Teams. |
Funkce ochrany informací a dodržování předpisů v Microsoftu 365
Microsoft 365 zahrnuje širokou škálu možností ochrany informací a dodržování předpisů. Společně s nástroji Microsoftu pro zvýšení produktivity jsou tyto funkce navržené tak, aby organizacím pomohly spolupracovat v reálném čase a současně dodržovaly přísné rámce dodržování právních předpisů.
Tato sada ilustrací používá jeden z nejvíce regulovaných odvětví, finanční služby, k demonstraci toho, jak se tyto možnosti dají použít k řešení běžných zákonných požadavků. Nebojte se přizpůsobit tyto ilustrace pro vlastní použití.
| Položka | Popis |
|---|---|
 Angličtina: Stáhnout jako PDF | Stáhnout jako Visio Japonština: Stáhnout jako PDF | Stáhnout jako Visio Aktualizováno v listopadu 2020 |
Zahrnuje:
|
Související témata
Dokumentace Zabezpečení Microsoftu 365
Dokumentace k Microsoft Purview
Zásady správného řízení & postupy zabezpečení pro Microsoft 365 – Microsoft Ignite
Váš názor
Připravujeme: V průběhu roku 2024 budeme postupně vyřazovat problémy z GitHub coby mechanismus zpětné vazby pro obsah a nahrazovat ho novým systémem zpětné vazby. Další informace naleznete v tématu: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
Odeslat a zobrazit názory pro