Formalizace zpráv a upozornění
Při odesílání e-mailových oznámení a zpráv Microsoft Teams je někdy možná nebudete chtít posílat vy sami, ale stále budete chtít zajistit, aby vás lidé, kteří je obdrží, mohli kontaktovat.
Použijte sdílené odesílatele
Odesílání zpráv z Power Automate s vámi jakožto odesílatelem jste v malých případech v pořádku, ale s tím, jak se proces formalizuje, doporučujeme posílat zprávy jako sdílený odesílatel. To pomáhá příjemcům vědět, že zpráva byla odeslána prostřednictvím automatizace, nikoli jako osobní naléhání. Má tu další výhodu, že se vás lidé nebudou snažit vyrušovat přímo v reakci na něco, co má být čistě informační. Pro konektor Microsoft Teams máme několik akcí „Odeslat jako robot Flow“, které se k tomu dobře hodí. Outlook má akci „Odeslat e-mail ze sdílené poštovní schránky“, budete si však muset přinést vlastní poštovní schránku. Tato rada se vztahuje také na aktualizaci tiketů, vytváření záznamů atd., ale specifika se budou u jednotlivých konektorů lišit.
Přidání podpisu
Když používáte automatizaci k odesílání e-mailů a zveřejňování zpráv, chcete, aby lidé věděli, odkud přicházejí. Sdílená poštovní schránka pomáhá příjemci uvědomit si, že zpráva nepřichází přímo od vás. V případě, že se automatizace přeruší nebo se spustí příliš rychle, měli byste být snadno dosažitelní, abyste problém vyřešili. To je zvláště důležité, pokud automatizace pracuje s lidmi mimo vaši organizaci nebo v externích systémech, kde příjemce nemusí vědět o vašem toku. Lidé vás možná budou chtít kontaktovat a navrhnout způsoby, jak zlepšit váš tok! Používáme podpis jako „Odesláno pomocí Power Automate. Kontaktujte <váš e-mail>, pokud máte dotazy. Může být také užitečné propojit se s konkrétním tokem, abyste jej rychle zjistili, že vám někdo přeposlal e-mail.