Vytvářejí nebo upravují data?

Porozumění úkolům v tomto kroku vám pomůže odpovědět na otázku, zda vyžaduje řešení zachycení nějakých dat? Pokud ano, jaká data je třeba zachytit? Zde je několik věcí, které je třeba zvážit pro každý datový prvek zachycený řešením.

Existuje nějaký existující formulář?

Existuje nějaký aktuální papírový nebo elektronický formulář, který se dnes používá k zachycení těchto údajů? Takový formulář může sloužit jako skvělý počáteční bod, když přemýšlíte o rozvržení obrazovek a způsobu, jakým jsou data zachycena.

Kriticky také přemýšlejte o formě:

• Měly by být datové prvky prezentovány v jiném pořadí, které je více v souladu s tím, jak je zachytíte?

• Lze formulář rozdělit na oddělené menší formy, které umožňují, aby se části procesu odehrávaly paralelně, nikoli postupně?

Jaká data jsou zachycena?

Jaká data jsou zachycována? Jak se to nazývá? Je to skutečný název ze zdroj dat nebo běžný název použitý v této části firmy? Možná budete muset namapovat název dat ve zdroji dat na srozumitelný název, které vaši uživatelé znají.

Existuje pro data hierarchie? Například každé vyúčtování výdajů může mít více výdajů a některé typy výdajů vyžadují další informace.

Jaká data jsou vytvořena ze vzorce nebo výpočtu?

Jsou provedeny výpočty pro vytvoření dat? Pokud ano, musí být vypočítaný výsledek uložen, nebo se zobrazuje pouze při používání aplikace? Data, která lze kdykoli přepočítat (například součet položek nebo počet položek), nemusí být uložena.

Například jedinečné ID naší zprávy o výdajích bude vytvořeno pomocí dnešního data a jména zaměstnance; musí být uloženo, aby se nikdy nezměnilo. Vypočítáme také mezisoučty a součty výdajů, ale protože je lze kdykoli přepočítat z jiných dat v sestavě, nemusíme je ukládat samostatně.

Jsou data povinná?

Jsou v tomto kroku procesu data povinná k dokončení procesu? Pokud jsou povinná, proč? Jsou data povinná pouze v určitých situacích?

Jaký typ dat to je?

Jaký typ dat se zaznamenává?

• Volný text: Existuje nastavená délka, která je povolená? Je položka tohoto pole závislá na jiném poli (například na přidružené hodnotě pole, jako je možnost rozevírací nabídky Jiné)? Existuje výchozí položka, která by měla být naplněna? Je text odvozen z jiných dat?

• Čísla: Je to procento? Je to celé číslo? Je k dispozici určitý počet desetinných míst? Je pro toto číslo povoleno minimum nebo maximum? Je toto číslo závislé na jiném čísle (například nemůže být větší nebo menší než jiná položka)? Existuje výchozí číslo, které by mělo být uvedeno, nebo číslo, které se vypočítá na základě jiných položek?

• Termíny: Jaký formát byste měli použít pro datum? Měl by zahrnovat datum i čas? Existují pravidla pro datum (minimum nebo maximum, nemůže být před dnešním dnem)? Vypočítává se (například „sedm dní ode dneška“)? Existuje výchozí datum, které by mělo být naplněno?

• Volby: Měla by být odpověď omezena na konkrétní soubor odpovědí? Jaké jsou platné odpovědi? Jsou odpovědi závislé na jiném datovém prvku? Existuje výchozí volba nebo výchozí hodnota založená na jiném datovém prvku? Povolíte, aby byla vybrána pouze jedna volba, nebo lze vybrat více voleb najednou?

• Obrázky nebo video: Měl by být zachycen obrázek nebo video? Zachycuje se obraz nebo video z kamery na zařízení uživatele? Je to obrázek nebo video, které přichází prostřednictvím e-mailu? Existuje nějaká AI, která by měla být u tohoto obrázku spuštěna (například detekující prvky na obrázku)?

Kam dáte data dnes?

Když řešíte obchodní problém dnes, kde jsou data zachycena? Vrací se zpět do existujícího systému? Jde do tabulky? Zachytí se vůbec?

Pokud se data dosud digitálně neukládají, vytvoříte pro ně úložiště dat, o kterém se diskutuje Kde jsou data?

Další věcí, kterou je třeba zvážit, je, zda tato data mohou být cenná pro jiné procesy v organizaci. Mohly by být automatizovány další procesy, pokud by jim tato data byla k dispozici?

Používá někdo tato data později v tomto procesu?

Je později v tomto procesu krok, který tato data používá? Jak tyto údaje používají? Pokud byla tato data k dispozici dříve v procesu, mohl by se proces dále v linii začít spouštět dříve nebo probíhat paralelně?

Někdy automatizace procesu pomáhá zkrátit celkovou dobu řešení obchodního problému, protože data jsou k dispozici dříve a ostatní účastníci, kteří pracují na řešení problému, mohou jednat dříve. To může přispět k obchodní hodnotě, kterou automatizace obchodního procesu poskytuje.

Může z těchto dat profitovat někdo jiný mimo tento proces?

Existuje jiný tým nebo proces, který může použít data zachycená v tomto procesu? (Nejedná se o další krok v procesu, ale o proces jinde v podniku, který by mohl zachytit stejné informace nebo by je mohl použít?)

Firemní uživatelé někdy přemýšlejí jen v mezích toho, co dělají ze dne na den. Pokud uděláte krok zpět, vidíte příležitosti rozšířit tato data do dalších procesů, které lze automatizovat? Procesy jsou často ruční, protože proces v jiné oblasti nemá prostředky, jak získat data. Nyní, když je tento proces automatizován, existuje příležitost, aby na něm další procesy stavěly?

Příklad: Vytvoření dat vyúčtování výdajů

Zde jsou některé datové prvky v listu pro proces zachycení vyúčtování výdajů.

Úroveň dat	Datová položka	Typ položky	Lze upravit?	Formát povolen	Ověření	Výchozí / Výpočet
Vyúčtování výdajů	Číslo vyúčtování výdajů	Text	Ne		Nemůže být prázdný	"EXP" + Datum (RRRRMMDD) + UserID
Výdajová položka	Datum výdaje	Datum	Ano	MM-DD-RRRR	V budoucnosti se nemůže vyskytnout
Výdajová položka	Typ výdaje	Výběr	Ano	Vyberte ze seznamu: Cestování, Jídlo, Hotel, Doprava, Parkování, Spotřební materiál	Nemůže být prázdný
Výdajová položka	Množství	Počet	Ano	###,###.##	Nemůže být prázdné, nemůže mít zápornou hodnotu.
Výdajová položka	Potvrzení	Obrázek	Ano	JPG, PNG	Povinné, pokud je částka vyšší než $74,99
Výdajová položka	Lze proplatit	Ano/Ne	Ano	Ano/Ne		Výchozí hodnota je Ne
Detail výdajů	Jméno hosta	Text	Ano	Cokoliv	Požadováno pro typ výdaje Jídlo, pokud je částka vyšší než $75

V tomto příkladu jsou zachyceny tři úrovně dat. (To bude velmi důležité ve fázi návrhu jak pro návrh obrazovky, tak pro návrh ukládání dat.)

• Vyúčtování výdajů: Tyto prvky jsou zachyceny jednou pro celkové vyúčtování výdajů.

• Výdaje: Tyto prvky jsou zachyceny pro každý výdaj vykázaný v tomto vyúčtování výdajů. Ke stejnému vyúčtování výdajů lze přiřadit více položek výdajů.

• Detail výdajů: Tyto prvky jsou spojeny s konkrétními výdajovými položkami Jídlo a Hotel a pomáhají rozepsat tyto dva typy výdajů. Pokud je výdajová položka Jídlo, jsou potřeba Jméno hosta a Společnost hosta. Pokud je výdajová položka Hotel, jsou typ výdaje a Částka povinné—a částka za každou z těchto položek se musí rovnat částce výdajové položky.

Data, která se budou zobrazovat v aplikaci, ale nikde se neuloží, jsou tyto nepřetržité výpočty:

• Součet výdajových položek do souhrnného vyúčtování výdajů

• Součet detailů výdajových položek do celkové výdajové položky

• Spočítání počtu záznamů ve vyúčtování výdajů

• Zjistěte, zda celková částka vyúčtování výdajů přesahuje schvalovací limit pro manažera zadavatele

Data zachycená během procesu vyúčtování výdajů musí být nakonec zaúčtována ve finančním systému. Samotná vyúčtování výdajů však nejsou v současné době ukládána online, pouze na papíře. Neexistuje tedy žádný existující systém pro vkládání těchto dat; budeme si ho muset vytvořit.

Pokud by všechny tyto údaje o výdajích byly k dispozici, mohly by se použít pro budoucí analýzu, kdybychom je digitalizovali. Například pokud všichni zaměstnanci zůstanou ve stejném hotelu, když cestují, může nákupní oddělení vytáhnout údaje o výdajích a případně vyjednat lepší sazby. To poznamenáme v našem projektovém plánu.

Další krok: Co jsou obchodní pravidla?

Poznámka

Můžete nám sdělit, jaké máte jazykové preference pro dokumentaci? Zúčastněte se krátkého průzkumu. (upozorňujeme, že tento průzkum je v angličtině)

Průzkum bude trvat asi sedm minut. Nejsou shromažďovány žádné osobní údaje (prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů).