Registrere og refundere medarbejdernes udgifter

Business Central understøtter transaktioner for medarbejdere på samme måde som for kreditorer. Derfor findes der medarbejderbogføringsgrupper for at sikre, at medarbejderposter bogføres på de relevante konti i regnskabet.

Bemærk

Refusion af betalinger til medarbejdere understøtter ikke rabatter og betalingstolerancer.

Hvis medarbejdere bruger deres egne penge under forretningsaktiviteter, kan du bogføre udgiften til medarbejderens konto. Du kan derefter refundere medarbejderen ved at foretage en betaling til medarbejderens bankkonto, på samme måde som når du betaler leverandører.

I denne artikel forklares det, hvordan du registrerer udgiften i bøgerne og refunderer medarbejderen. Din organisation kan have en portal eller app, som medarbejderne kan sende deres udgiftsrapporter til.

Business Central er fleksibel nok til at dække mange forskellige fremgangsmåder. De nøjagtige kontonumre, der skal bruges, afhænger af organisationens konfiguration og processer.

Du kan bruge finanskladder til medarbejderkonti til at registrere medarbejderudgifter og refusionstransaktioner i udenlandsk valuta og derefter nemt spore beløbene og sammenligne dem med modtagelser. Lad lommeregneren ligge i skrivebordsskuffen – Business Central kan justere valutakursen for dig. Når du bruger finanskladder til at bogføre transaktioner for medarbejderkonti, f.eks. når du refunderer udgifter, kan du bruge feltet Valutakode til at angive valutaen for transaktionerne. Når du angiver en valuta, kan du bruge de samme funktioner, som når du registrerer transaktioner i debitor- og kreditorposterne. For eksempel kan medarbejdere registrere en udgift i euro, men blive betalt i dollars.

Hvis du vil sikre dig, at kursen for beløbene er opdateret, kan du regulere medarbejdersaldi, når du udfører kørslen Valutakurs. Hvis du vil bruge valutakurstabellen, men afregne medarbejdersaldi i den lokale valuta, kan du ekskludere medarbejderkonti, når du regulerer valutakurserne.

Sådan registrerer du en medarbejders udgift

Du bogfører medarbejdernes udgifter på siden Finanskladde.

1. Vælg ikon, skriv Finanskladder, og vælg derefter det relaterede link.

2. Åbn det relevante finanskladdenavn. Du kan finde flere oplysninger i Arbejde med finanskladder.

3. Udfyld felterne efter behov på en ny kladdelinje. Placer markøren over et felt for at se en kort beskrivelse.

   Bemærk

   Finanskladden viser kun et begrænset antal felter på kladdelinjen som standard. Hvis du vil have vist flere felter, f.eks. feltet Kontotype, skal du vælge handlingen Vis flere kolonner. Hvis du vil skjule flere felter igen, skal du vælge handlingen Vis færre kolonner. Når du får vist færre kolonner, bruges samme bogføringsdato på alle linjer. Hvis du vil have flere bogføringsdatoer for den samme kladdepost, skal du vælge handlingen Vis flere kolonner.

4. Gentag trin 3 for alle de udgifter, som er påløbet medarbejderen.

   Tip

   Hvis du vil angive flere udgiftslinjer over én modkontolinje for medarbejderens bankkonto, skal du markere afkrydsningsfeltet Foreslå modkontobeløb på linjen for kørslen på siden Finanskladdenavne. Feltet Beløb på modkontolinjen udfyldes derefter automatisk med den værdi, der skal bruges til at afstemme udgifterne.

5. Vælg handlingen Bogfør for at registrere udgifter på medarbejderens konto.

Sådan refunderer du en medarbejder

Du refunderer medarbejdere ved at bogføre betalinger til deres bankkonto på siden Udbetalingskladde.

1. Vælg ikon, skriv Udbetalingskladder, og vælg derefter det relaterede link.
2. Åbn den relevante udbetalingskladdekørsel. Du kan finde flere oplysninger i Arbejde med finanskladder.
3. Udfyld felterne efter behov. Du kan finde flere oplysninger i Foretage betalinger.
4. Du kan også vælge handlingen Foreslå medarbejderbetaling for automatisk at indsætte kladdelinjerne for ventende medarbejderrefusioner.
5. Vælg handlingen Bogfør for at registrere refusionen.

Sådan afstemmes refusioner med medarbejderposter

Du udligner medarbejderbetalinger til deres relaterede åbne medarbejderposter på samme måde som for kreditorbetalinger, f.eks. på siden Betalingsudligningskladde, baseret på de relaterede bankkontoudtogsposter. Du kan finde flere oplysninger i Udligne betalinger automatisk og afstemme bankkonti. Du kan også udligne manuelt på siden Medarbejderposter. Du kan finde flere oplysninger i det relaterede emne Afstemme kreditorbetalinger med udbetalingskladden eller fra kreditorposter.

Se også

Bogføre transaktioner direkte i finansposterne
Arbejde med finanskladder
Tilbageføre kladdeposteringer og annullere modtagelser/leverancer
Finans
Arbejd med Business Central

Find gratis e-learning-moduler til Business Central her