Gennemgang: Opsæt og brug godkendelsesworkflow af køb

Artikel
03/11/2024

Du kan automatisere processen med at godkende nye eller ændrede poster, f.eks dokumenter, kladdelinjer og debitorkort, ved at oprette arbejdsgange med fremgangsmåder for de pågældende godkendelser.

Før du opretter godkendelsesarbejdsgange, skal du oprette en godkender og erstatte godkenderen for hver godkendelsesbruger. Du kan også angive beløbsgrænser for godkendere for at definere, hvilke salgs- og købsposter, som de er kvalificerede til at godkende. Godkendelsesanmodninger og andre meddelelser kan sendes som mail eller intern note. For hver godkendelsesbrugeropsætning kan du også angive, hvornår der skal modtages notifikationer.

Bemærk

Ud over Workflow-funktionaliteten i Business Central kan du bruge Power Automate til at definere workflows for hændelser i Business Central. Vær opmærksom på, selvom det er to separate workflowsystemer, tilføjes en flow-skabelon, du opretter med Power Automate, på listen over workflowskabeloner i Business Central. Flere oplysninger i Bruge Business Central i et automatisk workflow.

Du kan oprette og bruge arbejdsgange, der forbinder forretningsprocesopgaver, der udføres af forskellige brugere. Systemopgaver, f.eks automatisk bogføring, kan medtages som trin i arbejdsgange, med forudgående eller efterfølgende brugeropgaver. Anmodning om og tildeling af tilladelse til at oprette nye poster er typiske arbejdsgangstrin. Flere oplysninger i Workflow.

Om denne gennemgang

Denne gennemgang er et scenarie, der illustrerer følgende opgaver:

Angive indstillinger for godkendelsesbrugere
Oprette notifikationer til godkendelsesbrugere
Ændre og aktivere en godkendelsesarbejdsgang
Anmoder om godkendelse af en købsordre (som Alicia)
Modtager en besked og godkender derefter anmodningen (som Sean)

Historie

Sean er superbruger hos CRONUS og opretter to godkendelsesbrugere. Den ene er Anna, der repræsenterer en indkøber. Den anden er Sean selv, som repræsenterer Annas godkender. Sean giver derefter sig selv ubegrænsede indkøbsgodkendelsesrettigheder og angiver, at han skal modtage notifikationer via intern note, så snart en relevant hændelse finder sted. Til sidst opretter Sean den krævede godkendelsesarbejdsgang som en kopi af den eksisterende arbejdsgangskabelon Workflow for godkendelse af købsordre, lader alle eksisterende hændelsesbetingelser og svarmuligheder være uændrede og aktiverer arbejdsprocessen.

For at kontrollere godkendelsesworkflowet logger Sean først på Business Central som Alicia og anmoder derefter om godkendelse af en købsordre. Derefter logger Sean på som sig selv, ser noten i sit Rollecenter, følger linket til godkendelsesanmodningen for købsordren og godkender derefter anmodningen.

Brugere

Før du kan konfigurere godkendelsesbrugere og deres notifikationsmetode, skal du kontrollere, at disse brugere findes i Business Central: en bruger, der repræsenterer Alicia. Den anden bruger, dig selv, repræsenterer Søren. Flere oplysninger i Oprette brugere ifølge licenser.

Opsætte godkendelsesbrugere

Når du er logget på som dig selv, skal du indstille Alicia som godkendelsesbruger, og hendes godkender er dig selv. Indstil dine godkendelsesrettigheder, og angiv, hvordan og hvornår du skal have besked om godkendelsesanmodninger.

Sådan opretter du dig selv og Anna som godkendelsesbrugere

Vælg ikon, skriv Godkendelse af brugerkonfiguration, og vælg derefter det relaterede link.
På siden Brugeropsætning af godkendelser skal du vælge handlingen Ny.

Bemærk

Du skal oprette en godkender, før du kan konfigurere brugere, der kræver denne godkenders godkendelse. Det betyder, at du skal oprette dig selv, før du opretter Alicia.
Oprette de to godkendelsesbrugere ved at udfylde felterne som beskrevet i følgende tabel.

Bruger-id Godkender-id Ubegrænset godkendelse af køb

DIG Valgt

ANNA DIG

Bruger-id	Godkender-id	Ubegrænset godkendelse af køb
DIG		Valgt
ANNA	DIG

Opsætning af notifikationer.

I denne gennemgang får brugeren en besked i form af en intern note om anmodninger, der skal godkendes. Godkendelsesnotifikationer kan også sendes via mail, og du kan tilføje et trin i arbejdsgangs svaret, som giver afsenderen besked, når en anmodning godkendes eller afvises. Flere oplysninger Angive, hvornår og hvordan notifikationer modtages.

Sådan angiver du, hvordan og hvornår du skal have besked

På siden Brugeropsætning af godkendelser skal du vælge linjen til dig selv og derefter vælge handlingen Konfiguration af notifikation.
På siden Konfiguration af notifikation i feltet Notifikationstype skal du vælge Godkendelse.
I feltet Notifikationsmetode skal du vælge Note.
På siden Konfiguration af notifikation skal du vælge handlingen Notifikationsplan.
I feltet Gentagelse på siden Notifikationsplan skal du vælge Øjeblikkeligt.

Oprette godkendelsesworkflow

Opret godkendelsesarbejdsgangen for købsordren ved at kopiere trinnene fra skabelonen Godkendelsesworkflow for købsordre. Lad de eksisterende trin i arbejdsgangen være uændrede, og aktiver derefter arbejdsgangen.

Tip

Alternativ kan du tilføje et trin i arbejdsgangs svaret for at give afsenderen besked, når anmodningen er godkendt eller afvist. Flere oplysninger Angive, hvornår og hvordan notifikationer modtages.

Sådan oprettes og aktiveres en godkendelsesarbejdsgang for en købsordre

Vælg ikon, skriv Workflows, og vælg derefter det relaterede link.
Vælg Handlinger på siden arbejdsprocesser, vælg Ny, og vælg derefter den nye arbejdsgang fra skabelon-handling.
På siden Workflowskabeloner skal du vælge workflowskabelonen Workflow for godkendelse af købsordre.

Siden Workflow åbnes for et nyt workflow, der indeholder alle oplysninger fra den valgte skabelon. Værdien i feltet Kode er udvidet med -01 for at angive, at dette er det første workflow, som oprettes ud fra skabelonen Godkendelsesworkflow for købsordre.
I hovedet af siden Workflow skal du markere afkrydsningsfeltet Aktiveret.

Bruge godkendelsesworkflow

Brug det nye workflow Godkendelsesworkflow for købsordre ved først at logge på Business Central som Alicia for at anmode om godkendelse af en købsordre. Log derefter ind som dig selv, åbn noten i rollecenteret, følg linket til godkendelsesanmodningen, godkend derefter anmodningen.

Sådan anmoder du om godkendelse af en købsordre, som Anna

Log ind som Anna.
Vælg ikon, skriv Købsordrer, og vælg derefter det relaterede link.
Marker linjen for at åbne indkøbsordre 106001.
Vælg Handlinger på siden Indkøbsordre, derefter Anmod om godkendelse, og vælg derefter handlingen Send godkendelsesanmodning.

Bemærk, at værdien i feltet Status er ændret til Afventer godkendelse.

Sådan godkender du købsordren, som Søren

Log ind som Søren.
Vælg feltet Anmodninger til godkendelse i rollecenteret i området Selvbetjening.
På siden Anmodninger til godkendelse skal du markere linjen om købsordren fra Alicia og derefter vælge handlingen Godkend.

Værdien i feltet Status i Annas købsordre ændres til Frigivet.

Du har nu oprettet og testet en simpel godkendelsesarbejdsgang baseret på de to første trin i Godkendelsesworkflow for godkendelse af købsordre. Du kan nemt udvide denne arbejdsgang for at bogføre Annas købsordre automatisk, når Søren har godkendt den. For at gøre dette skal du aktivere arbejdsgangen Købsfakturaworkflow, så svaret på en frigivet købsfaktura er at bogføre den. Først skal du ændre hændelsesbetingelsen i det første trin i arbejdsgangen fra (køb) Faktura til Ordre.

Den generelle version af Business Central indeholder mange workflowskabeloner til scenarier, der understøttes af programkoden. De fleste af disse skabeloner er til godkendelsesworkflows.

Du definerer arbejdsgangsvariationer ved at udfylde felter om arbejdsganglinjer fra faste lister over hændelses- og svarværdier, der repræsenterer scenarier, der understøttes af programkoden. Flere oplysninger i Oprette workflows.