Oprette en debitorfaktura

Artikel
03/08/2023

En Debitorfaktura for en salgsordre er en regning, som er relateret til et salg, og som en organisation giver til en kunde. Denne type debitorfaktura oprettes på basis af en salgsordre, som omfatter ordrelinjer og varenumre. Varenumre angives og bogføres i finansmodulet. Reskontrokladdeposter er ikke tilgængelige for en debitorfaktura for en salgsordre. Du kan finde flere oplysninger i Oprette salgsordrefakturaer.

En Fritekstfaktura er ikke knyttet til en salgsordre. Den indeholder ordrelinjer, der omfatter finanskonti, fritekstbeskrivelser og et salgsbeløb, som du selv angiver. Du kan ikke angive et varenummer på en faktura af denne type. Du skal angive de relevante oplysninger om moms. Der er angivet en hovedkonto for salget på hver fakturalinje, som du kan fordele på flere forskellige finanskonti ved at klikke på Distribuer beløb på siden Fritekstfaktura. Derudover bogføres debitorsaldoen på samlekontoen fra den posteringsprofil, der bruges til fritekstfakturaen.

Du kan finde flere oplysninger i:

En Proformafaktura er en faktura, der udarbejdes som et estimat over det faktiske fakturabeløb, før fakturaen bogføres. Du kan udskrive en Proformafaktura for en debitorfaktura for en salgsordre eller for en fritekstfaktura.

Bemærk!

Hvis systemet bliver afbrudt under processen til salgsproformafakturaer, kan en proformafaktura ikke ændres. En tabt proformafaktura kan slettes ved at køre det periodiske job Slet proformafakturaer manuelt. Gå til Salg og marketing > Periodiske opgaver > Ryd op > Slet proformafakturaer manuelt.

Bruge dataenheder for salgsordres debitorfaktura

Du kan bruge dataenheder til at importere og eksportere oplysninger om en debitorfaktura for en salgsordre. Der er forskellige enheder til oplysningerne i salgsfakturahovedet og salgsfakturalinjerne.

Følgende objekter er tilgængelige for oplysningerne i salgsfakturahovedet:

Hoved i salgsfakturakladde-enhed (SalesInvoiceJournalHeaderEntity)
Salgsfakturahoveder V2-enhed (SalesInvoiceHeaderV2Entity)

Det anbefales, at du bruger enheden Hoved i salgsfakturakladde, da det giver en mere effektiv import og eksport af salgshoveder. Denne enhed indeholder ikke kolonnen Momsbeløb (INVOICEHEADERTAXAMOUNT), som repræsenterer momsværdien i salgsfakturahovedet. Hvis forretningsscenariet kræver disse oplysninger, skal du bruge enheden Salgsfakturahoveder V2 til at importere og eksportere oplysningerne i salgsfakturahovedet.

Følgende objekter er tilgængelige for oplysningerne på salgsfakturalinjer:

Debitorfakturalinjer-enhed (BusinessDocumentSalesInvoiceLineItemEntity)
Salgsfakturalinjer V3-enhed (SalesInvoiceLineV3Entity)

Når du afgør, hvilken linjeenhed der skal bruges til eksport, skal du overveje, om der skal bruges et helt push eller et trinvist push. Overvej desuden datakompositionen. Enheden Salgsfakturalinjer V3 understøtter mere komplekse scenarier (f.eks. tilknytning til lagerfelter). Den understøtter også scenarier med eksport af fuld push. I forbindelse med trinvis push anbefales det, at du bruger enheden Debitorfakturalinjer. Denne enhed indeholder en meget simplere datakomposition end enheden Salgsfakturalinjer V3, og den foretrækkes især, hvis det ikke er nødvendigt at integrere lagerfeltet. På grund af forskelle i understøttelse af tilknytning mellem linjeenhederne har enheden for Debitorfakturalinjer typisk en hurtigere ydeevne end enheden Salgsfakturalinjer V3.

Bogføre og udskrive individuelle debitorfakturaer, der er baseret på salgsordrer

Brug denne proces til at oprette en faktura, der er baseret på en salgsordre. Det kan du f.eks. gøre, hvis du beslutter at fakturere debitoren, før du leverer varerne eller tjenesterne.

Når du bogfører en faktura, opdateres antallet i Fakturarestmængde for de enkelte varer med det samlede fakturerede antal fra den valgte salgsordre. Hvis både antallet Fakturarestmængde og antallet Levér rest for alle varer i salgsordren er 0 (nul), ændres salgsordrens status til Faktureret. Hvis antallet for Fakturarestmængde ikke er 0 (nul), forbliver status for salgsordren uændret, og der kan bogføres ekstra fakturaer for den.

Du kan få vist salgsordrernes status på listesiden Alle salgsordrer. Brug listesiden Åbn debitorfakturaer til at få vist de fakturaer, du har bogført.

Bogføre og udskrive individuelle debitorfakturaer, der er baseret på følgesedler og datoen

Brug denne proces, når der er bogført en eller flere følgesedler til salgsordren. Debitorfakturaen er baseret på disse følgesedler og afspejler antallene i dem. De økonomiske oplysninger til fakturaen er baseret på de oplysninger, der angives, når du bogfører fakturaen.

Du kan oprette en debitorfaktura, der er baseret på de linjeelementer på følgesedlen, som er afsendt til dato, selvom alle varerne i en bestemt salgsordre ikke er afsendt. Det kan du f.eks. gøre, hvis din juridiske enhed udsteder én faktura pr. debitor pr. måned, som dækker alle de leverancer, du sender i den pågældende måned. Hver følgeseddel repræsenterer en dellevering eller en komplet levering af varerne i salgsordren.

Når du bogfører fakturaen, opdateres antallet Fakturarestmængde for hver vare med det samlede beløb for de leverede antal fra de valgte følgesedler. Hvis både antallet Fakturarestmængde og antallet Levér rest for alle varer i salgsordren er 0 (nul), ændres salgsordrens status til Faktureret. Hvis antallet for Fakturarestmængde ikke er 0 (nul), forbliver status for salgsordren uændret, og der kan bogføres ekstra fakturaer for den.

Lagerposteringer opdateres med fakturanummeret, og status i feltet Linjestatus i salgsordren ændres til Faktureret.

Se salgsordrernes status på listesiden Alle salgsordrer.

Konsolidere salgsordrer eller følgesedler til bogføring

Brug denne fremgangsmåde, når en eller flere salgsordrer, der er klar til at blive faktureret, og du vil konsolidere dem i én faktura.

Du kan vælge flere fakturaer på listesiden Salgsordre og derefter bruge Generer fakturaer for at sammenflette dem. På siden Bogføring af faktura kan du ændre indstillingen Samleordre til at opsummere ved ordrenummer (hvor der er flere følgesedler for en enkelt salgsordre) eller efter fakturakonto (hvor der er flere salgsordrer for en enkelt faktura). Brug knappen Arranger for at konsolidere salgsordrer til enkelte fakturaer, der er baseret på indstillingen Samleordre.

Opdele salgsordrefakturaer efter lokation og leveringsoplysninger

Du kan konfigurere opdelingen af salgsordrekundefakturaer efter lokation eller efter leveringsadresse under fanen Samleopdatering på siden Debitorparametre.

Vælg indstillingen Opdel baseret på fakturasted for at oprette én faktura pr. sted ved bogføring.
Vælg indstillingen Opdel baseret på leveringsoplysninger om faktura for at oprette én faktura pr. leveringsadresse for salgsordrelinjen ved bogføring.

Bogføre på omsætningskonto for salgsordrefakturalinjer, der ikke har nogen pris eller omkostning

Du har mulighed for at opdatere kontoen Omsætning i Finans for salgsordrelinjer uden pris og omkostning.

Sådan konfigureres eller vises disse oplysninger:

Gå til Bogfør på omsætningskonto for salgsordrefakturalinjer med nulpris og nulomkostning under fanen Finans og moms på siden Debitorparametre. (Debitor > Opsætning > Debitorparametre).
Vælg Ja for at opdatere kontoen Omsætning for salgsordrefakturalinjer uden pris og omkostning.

Hvis denne indstilling er valgt, indeholder bilaget 0,00 poster for bogføringstyperne Debitorsaldo og Omsætning. Der defineres en omsætningskonto på parametersiden lagerbogføring under fanen Kontodefinition for salgsordre.
Hvis denne indstilling ikke er valgt, bogføres linjer, der ikke indeholder pris- eller omkostningsoplysninger, ikke på indtægtskontoen. Bilaget vil i stedet indeholde en post på 0,00 for bogføringstypen Debitorsaldo.

Oplysninger om nummerserie til linjeoprettelse

Når du bogfører debitorfakturalinjer, har du mulighed for at oprette sekvensnumre til oprettelse af linjer i rækkefølge. Der tildeles sekvensnumre til linjeoprettelse under bogføringsprocessen. Hvis du tillader ikke-fortløbende nummerering, kan du forbedre ydeevnen for bogføring af debitorfakturaer. Sekvensnumre til linjeoprettelse kan bruges af tredjepartsintegrationer, der forventer fortløbende bestillinger. Spørg it-afdelingen om eventuelle udvidelser, der kan integreres med nummerserier til oprettelse af linjer.

Hvis du vil oprette eller have vist disse oplysninger, skal du under fanen Opdateringer på siden Debitorparametre angive indstillingen Tildel fortløbende linjenumre ved bogføring af debitorfakturalinjer:

Angiv indstillingen Nej for at bruge ikke-fortløbende nummerering til nummerserier til linjeoprettelse.
Angiv denne indstilling til Ja, hvis du vil bruge fortløbende nummerering. Du skal angive indstillingen til Ja for juridiske enheder, der har en primær adresse i Italien. Du skal også angive den til Ja, hvis en flybillet til CustInvoiceTransRandLineCreationSeqNumFlight er deaktiveret.

Yderligere indstillinger, der ændrer funktionsmåden for bogføring

Følgende felter ændrer funktionaliteten af bogføringsprocessen.

Felt	Beskrivelse
Antal	Vælg de antal, som bogføringen af dokumentet skal baseres på. Indstillingerne, der er tilgængelige, afhænger af den type dokument, du bogfører, f.eks. en følgeseddel eller en faktura. Levér nu – Vælg alle de mængder, der er angivet i feltet Levér nu. Du kan bruge denne indstilling til at bekræfte eller levere en delordre. Plukket – Vælg alle de mængder, der er plukket. Alle – Vælg alle antal i salgsordren, der endnu ikke er opdateret af den aktuelle dokumenttype. Følgeseddel – Vælg alle de antal, der er opdateret af en følgeseddel,. Plukket antal og ikke-lagerførte produkter – Vælg alle de mængder, der er plukket, og alle de produktmængder, der ikke er på lager.
Postering	Vælg denne indstilling for at journalisere salgsordren. Fjern markeringen af denne indstilling for at udskrive en proformasalgsordre. Bemærk! Hvis du har indgået en aftale om en betalingsplan, vises betalingsplanen ikke på proformasalgsordren. Betalingsplaner vises kun på de egentlige salgsordrer.
Vælg senere	Vælg denne indstilling for at anvende den valgte forespørgsel senere. Denne indstilling anvendes til batchjob. Forespørgslen køres, når batchjobbet køres.
Reducer antal	Vælg denne indstilling for automatisk at reducere det leverede antal, når dokumentet bogføres, så det leverede antal er lig med den disponible beholdning.
Udskriv	Vælg, hvornår dokumenter skal udskrives: Løbende – Udskriv dokumenter, når de enkelte fakturaer er opdateret. Efter – Udskriv dokumenter, efter alle fakturaerne er blevet opdateret. Bemærk! Feltet Udskrivning er kun tilgængeligt, hvis du vælger indstillingen Udskrivning af faktura, Udskrivning af bekræftelse, Udskrivning af plukliste eller Udskrivning af følgeseddel. På siden Formsortering har du f.eks. konfigureret systemet til at sortere efter fakturakonto. Du kan da vælge Efter for at udskrive dokumenter i en batch, der er sorteret efter fakturakonto. Ellers udskrives dokumenter, før behandlingen er fuldført, og dokumenterne sorteres ikke i den rækkefølge, der er angivet på siden Formsortering.
Udskrivning af faktura	Vælg denne indstilling for at udskrive fakturaen. Hvis denne indstilling er slået fra, kan du bogføre en faktura uden at udskrive den.
Send e-mail	Vælg denne indstilling for at sende fakturaen for en salgsordre som en vedhæftet fil i en e-mail til en kunde, efter at fakturaen er blevet bogført. Vedhæftede filer sendes som PDF- og XML-filer. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis du vælger indstillingen Aktivér CFD (elektroniske fakturaer) på siden Parametre for elektronisk faktura. Bemærk! (MEX) Dette kontrolelement er kun tilgængeligt for juridiske enheder, hvis primære adresse er i Mexico.
Brug destination for udskriftsstyring	Vælg denne indstilling for at bruge de udskriftsindstillinger, der er angivet for posteringen, dokumentet eller modulet på siden Opsætning af udskriftsstyring.
Kontrollér kreditmaks.	Vælg de oplysninger, der skal analyseres, når der udføres en kontrol af kreditmaksimum. Ingen – Der er ingen krav i forbindelse med kontrol af kreditmaksimum. Saldo - Kreditmaksimum kontrolleres i forhold til debitorsaldoen. Saldo + følgeseddel eller produktkvittering – Kreditmaksimum kontrolleres i forhold til debitorsaldoen og leverancer. Saldo+Alt – Kreditmaks. kontrolleres i forhold til debitorsaldoen, leverancer og åbne ordrer.
Kreditrettelse	Vælg denne indstilling for at få vist kreditnotaen som debet i bilagsposteringerne.
Kredit, restantal	Hvis du bogfører en kreditnota, skal du vælge denne indstilling, hvis du vil beholde den resterende mængde i ordren. Hvis denne indstilling fravælges, angives den resterende mængde til 0 (nul).
Samleopdatering for	Vælg, hvordan flere salgsordrer skal opsummeres: Ingen – Opsummer ikke salgsordrer. Der oprettes f.eks. en separat faktura for hver enkelt salgsordre. Fakturakonto – Opsummer alle valgte ordrer baseret på de kriterier, der er angivet på siden Samleopdateringsparametre. Ordre – Opsummer en udvalgt række ordrer i én ordre, som du angiver. Ordrerne opsummeres baseret på de kriterier, der er angivet på siden Samleopdateringsparametre. Hvis du vælger denne indstilling, skal du vælge en værdi i feltet Salgsordrer. Automatisk samling – Hvis der er angivet samleopdateringer på siden Samleopdatering, skal du samle alle de valgte ordrer baseret på de kriterier, der er angivet på siden Samleopdateringsparametre. Hvis du ikke har angivet samleopdateringer, bliver ordren bogført særskilt. Følgeseddel – Opsummer en udvalgt række ordrer i én faktura for hver følgeseddel. Denne indstilling kan kun benyttes, hvis der er valgt Følgeseddel i feltet Antal.