Avancerede formateringsindstillinger i økonomirapportering

Når du opretter en rapport til økonomirapportering, er flere formateringsfunktioner tilgængelige, herunder filtre for dimensioner, begrænsninger for kolonner og rapporteringsenheder, rækker, der ikke udskrives, og IF/ELSE-sætninger i beregninger.

I følgende tabel beskrives de avancerede formateringsfunktioner, der er tilgængelige, når du opretter rapporter.

Funktion Beskrivelse
Dimensionsfilter For at få adgang til bestemte datasæt, kan du bruge dimensioner i række- og kolonnedefinitionen. Mange rapporter bruger kun det naturlige segment i rækkeformatet. Rækker kan dog ændres, så de inkluderer dimensionsværdier. Dimensionsfiltre i kolonnedefinitionen bruges til at få adgang til bestemte dimensionsværdier.
Begrænsning for rapporteringsenhed Du kan oprette en række i en rapport, så den kun viser oplysninger, der er knyttet til en bestemt rapporteringsenhed.
Rækker, der ikke udskrives (NP) Rækker, der ikke udskrives, er nyttige i mange rapporter. Hvis flere beregninger er nødvendige for at opnå en værdi, kan disse beregninger være skjult på den udskrevne rapport. Rækker, der ikke udskrives, også nyttige til fejlfinding af rapportdesign og til avanceret celleplacering.
Kolonnebegrænsning Kolonnebegrænsning i rækkedefinitionen kan bruges til at skjule værdier, der kun er relevante på nogle rækker i rapporten. Når der udføres beregninger af procentdele på en række, forhindrer kolonnebegrænsningen, at total-kolonner eller andre kolonner bliver udskrevet, når disse tal ikke gælder.
Kolonneskift Du kan tilføje kolonneskift i en rækkedefinition for at vise rapportoplysninger ved siden af hinanden. Du kan tilføje flere kolonneskift i en enkelt rækkedefinition, og kolonneoverskrifter gentages øverst i hver kolonne efter kolonneskiftet. Bemærkninger til en rapport vises mellem kolonneskiftene.
IF/THEN/ELSE-sætning Du kan ændre beregninger i en rækkedefinition eller en kolonnedefinition.

Avanceret celleplacering

Avanceret celleplacering eller tvang omfatter placering af bestemte værdier i bestemte celler. Tvang anvendes for eksempel ofte til at flytte den korrekte saldo i en likviditetsopgørelse. Du kan bruge tvang til følgende formål:

  • Flytte værdier fra Microsoft Excel til bestemte celler.
  • Placere specifikke værdier permanent i en rapport.
  • Ændre tegn ved at kopiere en værdi fra en tidligere celle og gange værdien med -1.

Bemærk: I mange tilfælde skal du konfigurere din rapportdefinition, så kolonneberegninger foretages før rækkeberegninger. Benyt denne fremgangsmåde for at fuldføre denne konfiguration.

  1. Åbn rapportdefinitionen i Report Designer.
  2. På fanen Indstillinger under Beregningsprioritet skal du vælge Udfør kolonneberegning først og derefter rækkeberegning.

Designe rapporten

Når du designer en rapport, skal du oprette alle detaljerækkerne først for at sikre, at værdierne hentes ind som forventet. Tilføj derefter formattilsidesættelsen NP (ingen udskrift) for at undertrykke de detaljer, der omfatter de endelige værdier. Vigtigt: når du bruger formateringskoden CAL i rækkedefinitionen, kan du ikke udlede transaktionsdetaljer. I forbindelse med tvang bruge følgende format til formler: <destinationskolonne>=<den oprindelige kolonne>.<rækkekode> Adskil eventuelle yderligere placeringer for en række med et komma og et mellemrum. Her er et eksempel: D=C.190,E=C.100

Eksempler på avancerede formateringsindstillinger

Følgende eksempler viser, hvordan du formaterer rækkedefinitionen og kolonnedefinitionen for at gennemtvinge en grundlæggende pengestrømsrapport (eksempel 1) og en statistisk rapport (eksempel 2).

Eksempel 1: Grundlæggende tvang

Følgende tabel viser et eksempel på en rækkedefinition, der bruger grundlæggende tvang.

Rækkekode Beskrivelse formateringskode Relaterede formler/rækker/enheder Tilsidesættelse af format Normal saldo Udskriftsstyring Kolonnebegrænsning Rækkemodifikator Link til økonomiske dimensioner
100 Likvide midler i starten af perioden (NP) Kontomodifikator = [/BB] +Segment2 = [1100]
130 Likvide midler i starten af perioden CAL C=C.100,F=D.100
160
190

Følgende tabel viser et eksempel på en kolonnedefinition, der bruger grundlæggende tvang i rækken.

A B K D E F
Overskrift 1
Overskrift 2 A B K D E F
Overskrift 3
Kolonnetype ROW DESC FD FD FD CALC
Bogkode/attributkategori ACTUAL ACTUAL ACTUAL
Regnskabsår BASE BASE BASE
Periode BASE BASE BASE
Perioder, der er omfattet PERIODIC YTD/BB YTD
Formel E-D
Kolonnebredde 5 30 14 14 14 14

Eksempel 2: Statistiske rapporter

Følgende tabel viser et eksempel på en rækkedefinition, der bruger tvang til en statistisk rapport.

Rækkekode Beskrivelse formateringskode Relaterede formler/rækker/enheder Tilsidesættelse af format Normal saldo Udskriftsstyring Kolonnebegrænsning Rækkemodifikator Link til økonomiske dimensioner
50 Statistiske oplysninger REM
100 Antal beskæftigede - USA CAL 4 ###0.;($###0.)
115 Antal beskæftigede - International CAL 11 ###0.;($###0.)
130
190 Salg USA K +Segment2 = [41*], Segment3 = [00]
220 Salg international K +Segment2 = [41*], Segment3 = [01:99]
250
280
310 Salg USA CAL D=C.190,E=C.100,F=(C.100/C.190)
340 Salg international CAL D=C.220,E=C115,F=(C.220/C.115)

Følgende tabel viser et eksempel på en kolonnedefinition, der bruger tvang til en statistisk rapport.

A B K D E F
Overskrift 1 A B K D E F
Overskrift 2 - - ÅTD Årligt salg Personale $ pr. Person
Overskrift 3
Kolonnetype ROW DESC FD CALC CALC CALC
Bogkode/attributkategori ACTUAL
Regnskabsår BASE
Periode BASE
Perioder, der er omfattet YTD
Formel E-D
Kolonnebredde 5 30 14 14 14 14

Begrænsning af en række til en bestemt rapporteringsenhed

Når en række i rapporten er begrænset til en bestemt rapporteringsenhed, viser den pågældende række kun de sammenkædede data for den angivne rapporteringsenhed og ignorerer data for andre rapporteringsenheder i rapporteringstræet. Du kan for eksempel oprette en række, der indeholder oplysninger om de samlede driftsudgifter for en bestemt afdeling. Rapporten kan indeholde dublerede data, hvis rapporten indeholder både et rapporteringstræ og en rækkedefinition, der har mere end blot den fysiske konto. Du kan for eksempel have et rapporteringstræ, der viser de seks afdelinger i organisationen, og du har også en rækkedefinition, der viser en bestemt kombination af en konto og en afdeling i rækken. Når du genererer rapporten, udskrives den specifikke kombination af en konto og en afdeling på alle niveauer i rapporteringstræet, selvom den pågældende afdeling ikke kan svarer til det, der er i træet. Dette problem opstår, fordi rækken tilsidesætter det, der normalt filtreres fra af rapportdefinitionen. Du kan undgå dubletter af data ved at begrænse en række til en bestemt rapporteringsenhed. Bemærk: Hvis en række indeholder dimensioner, og du begrænser rækken til en underordnet rapporteringsenhed, medtages rækkebeløbet for den pågældende underordnede enhed og dens overordnede enheder, men der forekommer ikke dubletter af data.

Begrænse en række til en rapporteringsenhed

  1. Klik på Rækkedefinitioner i Report Designer, og vælg derefter den rækkedefinition, der skal ændres.
  2. Dobbeltklik på den relevante celle Relaterede formler/rækker/enheder.
  3. I dialogboksen Valg af rapporteringsenhed i feltet Rapporteringstræ skal du vælge det træ, der er tildelt i rapportdefinitionen.
  4. Vælg en rapporteringsenhed, og klik derefter på OK. Begrænsningen vises i cellen i rækkedefinitionen.
  5. Dobbeltklik på cellen i kolonnen Link til økonomiske dimensioner i den begrænsede række, og angiv derefter et hyperlink til systemet med økonomiske data.

Vælge udskriftsstyring i en rækkedefinition

Du kan angive udskriftskontrolkoder for hver kolonne ved hjælp af cellen Udskriftsstyring.

Tilføje udskriftskontrolkoder i en rapportrække

  1. Åbn den rækkedefinition, der skal ændres, i Report Designer.
  2. Dobbeltklik på cellen Udskriftsstyring.
  3. I dialogboksen Udskriftsstyring skal du vælge en udskriftskontrolkode eller trykke på og holde Ctrl-tasten nede for at vælge flere koder. Du kan også indtaste udskriftskontrolkoder direkte i cellen Udskriftsstyring. Flere udskriftskontrolkoder skal adskilles med kommaer.
  4. Vælg betingede udskriftsindstillinger.
  5. Klik på OK.

Almindelige koder til udskriftsstyring

I følgende tabel beskrives almindelige udskriftskontrolkoder til en rækkedefinition.

Kode til udskriftstyring Fortolkning af udskriftskontrolkoden Beskrivelse
NP Rækker, der ikke udskrives Forhindrer, at beløbene i rækken udskrives på rapporten, og sørger for, at beløbene ikke medtages i beregninger. Hvis du vil medtage en kolonne, der ikke udskrives, i en beregning, skal du henvise direkte til kolonnen i formlen til beregning. Rækken 240, som ikke udskrives, medtages for eksempel i følgende beregning: 230 + 240 + 250. Rækken 240, som ikke udskrives, medtages dog ikke i følgende beregning: 230:250.
CS Valutasymbolet; anvend valutaformatet i denne række Medtag valutasymbolet i alle beløb, som ikke angiver procenter. Procentværdier får aldrig et valutasymbol.
XD Undertryk række i kontodetaljerapport Undertryk visningen af konti på kontodetaljerapporter og transaktionsdetaljerapporter. Denne udskriftsstyring er nyttig, hvis en række indeholder flere konti, der ikke skal vises på kontodetaljerapporten eller transaktionsdetaljerapporten.
X0 Undertryk række, hvis alle indeholder nulværdi Medtag ikke en række i rapporten, hvis alle celler i den pågældende række enten er tomme eller indeholder nulværdiler. Denne udskriftsstyring er kun relevant, når muligheden for at undertrykke nul-saldo ikke er markeret i rapportdefinitionen.
B0 Lad nul-kolonner være tomme Lad kolonner være tomme i en række, som indeholder beløb med værdien nul.
XR Undertryk akkumulering Undertryk en akkumulering. Hvis rapporten bruger et rapporteringstræ, akkumuleres beløbene i denne række ikke til efterfølgende overordnede noder.
SR Undertryk afrunding Undgå, at beløbene i denne række bliver afrundet.
XT Undertryk række i transaktionsdetaljerapport Undertryk visning af transaktioner på transaktionsdetaljerapporter. Denne udskriftsstyring er nyttig, hvis en række indeholder flere konti, der ikke skal vises på en transaktionsdetaljerapport.

Betingede koder til udskriftsstyring

I følgende tabel beskrives de betingede udskriftskontrolkoder til en rækkedefinition.

Kode til udskriftstyring Beskrivelse
(ingen) Fjern valget af betinget udskrivning.
DR Udskriv kun debetsaldi for denne række.
CR Udskriv kun kreditsaldi for denne række.

Celle til kolonnebegrænsning i en rækkedefinition

Den celle til kolonnebegrænsning i en rækkedefinition har flere formål. Afhængigt af rækketypen kan du bruge cellen til kolonnebegrænsning til at angive en af følgende funktioner:

  • Cellen kan begrænse udskrivning af rækkebeløb til en bestemt kolonne. Denne funktion er nyttig, hvis du vil oprette en balance i tabelformat.
  • Cellen kan angive kolonnen med beløb, der skal sorteres.

Bruge en beregningsformel i en rækkedefinition

En beregningsformel i en rækkedefinition kan omfatte operatorerne +, -, \* og / og også IF/THEN/ELSE-sætninger. Desuden kan en beregning omfatte individuelle celler og absolutte beløb (faktiske tal, der indgår i formlen). Formlen kan indeholde op til 1.024 tegn. Beregninger kan ikke anvendes til rækker, der indeholder celler af typen Link til økonomiske dimensioner (FD). Du kan dog medtage beregninger på fortløbende rækker, undertrykke udskrivning af disse rækker og derefter lægge beregningsrækkerne sammen.

Operatorer i en formel til beregning

En formel til beregning bruger mere komplekse operatorer end en formel til sammenlægning af beløb i rækker. Du kan dog bruge operatorerne \* og / sammen med de ekstra operatorer, hvis du vil gange (*) og dividere (/) beløb. Hvis du vil bruge et interval eller en sum i en formel til beregning, skal du bruge @-tegnet foran en rækkekode, medmindre du bruger en kolonne i rækkedefinitionen. Hvis du for eksempel vil lægge beløbet i række 100 sammen med beløbet i række 330, kan du bruge rækketotalformlen 100+330 eller beregningsformlen @100+@330. Bemærk: du skal @-tegnet før hver rækkekode, der bruges i en beregningsformel. I modsat fald læses tallet som et absolut beløb. Formlen @100+330 føjer f.eks. 330 kr. til beløbet i række 100. Når du henviser til en kolonne i en beregningsformel, er tegnet (@) ikke påkrævet.

Oprette en beregningsformel

  1. Klik på Rækkedefinitioner i Report Designer, og åbn derefter den rækkedefinition, der skal ændres.
  2. Dobbeltklik på cellen formateringskode, og vælg derefter CAL.
  3. Angiv beregningsformlen i cellen Relaterede formler/rækker/enheder.

Eksempel på en beregningsformel for bestemte rækker

I dette eksempel betyder beregningsformlen @100+@330, at beløbet i række 100 lægges til beløbet i række 330. Rækketotalformlen 340 + 370 føjer beløbet i række 340 til beløbet i række 370. (Beløbet i række 370 er beløbet fra beregningsformlen).

Rækkekode Beskrivelse formateringskode Relaterede formler/rækker/enhed Udskriftsstyring Rækkemodifikator Link til økonomiske dimensioner
340 Likvide midler i starten af perioden NP BB +Konto = [1100:1110]
370 Likvide midler i starten af året CAL @100+@330 NP
400 Likvide midler i starten af perioden TOT 340+370

Når rækken i en rækkedefinition har formateringskoden CAL, og du indtaster en matematisk beregning i cellen Relaterede formler/rækker/enheder, skal du også angive bogstavet for den tilknyttede kolonne og række i rapporten. Angiv f.eks. A.120 for at repræsentere kolonne A, række 120. Du kan også bruge et (@) tegn til at angive alle kolonnerne. Angiv f.eks. @120 for at repræsentere alle kolonner i række 120. En matematisk beregning, der ikke har et kolonnebogstav eller et (@) tegn antages at være et reelt tal. Bemærk: hvid du bruger en etiketrækkekode til at henvise til en række, skal du bruge et punktum (.) som separator mellem kolonnebogstavet og etiketten (for eksempel A.GROSS_MARGIN/A.SALES). Hvis du bruger et @-tegn, er en separator ikke påkrævet (for eksempel @GROSS\_MARGIN/@SALES).

Eksempel på en beregningsformel for en bestemt kolonne

I dette eksempel angiver beregningsformlen E=C.340, at beregningen i cellen i kolonne C, række 340, kun udføres på kolonne E. Bemærk: når du refererer til en kolonne i en beregningsformel, er et @-tegn ikke påkrævet.

Rækkekode Beskrivelse formateringskode Relaterede formler/rækker/enhed Udskriftsstyring Rækkemodifikator Link til økonomiske dimensioner
340 Likvide midler i starten af perioden NP BB +Konto = [1100:1110]
370 Likvide midler i starten af året CAL E=C.340 NP
400 Likvide midler i starten af perioden TOT 340+370

Ændring af et tal i markerede kolonner

Når du ændrer et tal eller en beregning i en kolonne i en bestemt række men ikke vil påvirke andre kolonner i rapporten, kan du angive CAL (beregning) i kolonnen Formateringskode i rækkedefinitionen.

  • Hvis du vil udføre en beregning på alle rapportkolonner (FD), skal du ikke angive en kolonnetildeling.
  • Hvis du vil begrænse en formel til bestemte kolonner, skal du indtaste kolonnebogstavet, et lighedstegn (=) og derefter formlen.
  • Du kan angive flere kolonner. Når du bruger et @-tegn med en bestemt kolonneplacering, er @-tegnet relateret til rækken.
  • Du kan angive flere kolonneformler i én række. Adskil formlerne med kommaer.

Eksempler på beregninger

Kalkulation Handling, der oprettes
@130*.75 For hver kolonne ganges værdien i rækken 130 med 0,75. Resultatet anbringes derefter i den aktuelle række for hver kolonne.
B=@130*.75 Samme beregning udføres kun på kolonne B.
A,B,C=(@100/@130)*.75 A=(A.100/A.130)*.75 B=(B.100/B.130)*.75 C=(C.100/C.130)*.75

IF/THEN/ELSE-sætninger i en rækkedefinition

IF/THEN/ELSE-sætninger kan føjes til en hvilken som helst gyldig beregning og bruges sammen med formatet CAL. Du indtaster IF/THEN/ELSE-beregningsformler i cellen i kolonnen Relaterede formler/rækker/enheder. IF/THEN/ELSE-beregningsformler bruger følgende format: IF <sand/falsk-sætning> THEN <formel> ELSE <formel> Delen ELSE <formel> af sætningen er valgfri.

IF-sætninger

Den sætning, der følger efter IF-sætningen, kan være enhver sætning, der kan evalueres som sand eller falsk. Den sætning, der følger efter IF-sætningen, kan omfatte en enkel vurdering, eller det kan være en kompleks sætning, der kan indeholde flere udtryk. Her er nogle eksempler:

  • IF A.200>0 (enkel evaluering)
  • IF A.200>0 AND A.200<10,000 (kompleks sætning)
  • IF A.200>10000 OR ((A.340/B.1200)*2 <1200) (kompleks sætning, der indeholder flere udtryk)

Udtrykket Perioder i en IF-sætning angiver antallet af perioder for rapporten. Dette udtryk bruges typisk til at beregne et gennemsnit for år til dato. Når du for eksempel kører en rapport for perioden 7 år til dato, betyder sætningen B.150/perioder, at værdien i række 150 i kolonne B divideres med 7.

THEN- og ELSE-formler

THEN- og ELSE-formler kan være en hvilken som helst gyldig beregning fra meget enkle værditildelinger til komplekse formler. Eksempelvis betyder sætningen IF A.200>0 THEN A=B.200 "hvis værdien i cellen i kolonne A i række 200 er større end 0 (nul), skal værdien i cellen i kolonne B i række 200 placeres i cellen i kolonne A i den aktuelle række." Den foregående IF/THEN-sætning anbringer en værdi i en kolonne i den aktuelle række. Du kan dog også bruge @-tegnet i sand/falsk-vurderinger eller formlen til at repræsentere alle kolonner. Her er nogle eksempler, der er beskrevet i følgende afsnit:

  • IF A.200 >0 THEN B.200: Hvis værdien i celle A.200 er positiv, anbringes værdien fra celle B.200 i hver kolonne i den aktuelle række.
  • IF A.200 >0 THEN @200: Hvis værdien i celle A.200 er positiv, anbringes værdien fra hver kolonne i række 200 i den tilsvarende kolonne i den aktuelle række.
  • IF @200 >0 THEN @200: Hvis værdien i række 200 i den aktuelle kolonne er positiv, anbringes værdien fra række 200 i den samme kolonne i den aktuelle række.

Begrænse en beregning til en rapporteringsenhed i en rækkedefinition

For at begrænse en beregning til en enkelt rapporteringsenhed i et rapporteringstræ, så det beregnede beløb ikke akkumuleres til en enhed på et højere niveau, kan du bruge koden @Unit i cellen Relaterede formler/rækker/enheder i rækkedefinitionen. Koden @Unit er angivet i kolonne B i rapporteringstræet Enhedsnavn. Når du bruger koden @Unit, akkumuleres værdierne ikke, men beregningen evalueres på hvert niveau i rapporteringstræet. Bemærk: hvis du vil bruge denne funktion, skal der knyttes et rapporteringstræ til rækkedefinitionen. Beregningsrækken kan henvise til en beregningsrække eller en række med økonomiske data. Beregningen er registreret i cellen Relaterede formler/rækker/enheder i rækkedefinitionen og begrænsningen af typen økonomiske data. Beregningen skal bruge en betinget beregning, der starter med en IF @Unit-konstruktion. Her er et eksempel: IF @Unit(SALES) THEN @100 ELSE 0 Denne beregning medtager beløbet fra række 100 i hver kolonne i rapporten men kun for enheden SALG. Hvis flere enheder navngives SALG, vises beløbet i hver af disse enheder. Desuden kan række 100 være en række med økonomiske data række og kan defineres som en række, der ikke udskrives. I så fald forhindres beløbet i at blive vist i alle enheder i træet. Du kan også begrænse beløbet til en enkelt kolonne i rapporten, såsom kolonne H, ved hjælp af en kolonnebegrænsning, så værdien kun udskrives i den pågældende kolonne i rapporten. Du kan medtage OR-kombinationer i en IF-sætning. Her er et eksempel: IF @Unit(SALES) OR @Unit(SALESWEST) og THEN 5 ELSE @100 Du kan angive en enhed i en begrænsning af typen beregning på en af følgende måder:

  • Indtast et enhedsnavn for at medtage enheder, der matcher. For eksempel aktiverer IF @Unit(SALES) beregningen af enhver enhed med navnet SALG, selvom der er flere enheder med navnet SALG i rapporteringstræet.
  • Angiv navnet på virksomheden og enheden for at begrænse beregningen til bestemte enheder i en bestemt virksomhed. Indtast for eksempel IF @Unit(ACME:SALES) for at begrænse beregningen til enheder med navnet SALG i firmaet ACME.
  • Angiv den fulde hierarkikode fra rapporteringstræet for at begrænse beregningen til en bestemt enhed. Angiv for eksempel IF @Unit(SUMMARY^ACME^WEST COAST^SALES). Bemærk: du kan finde den fulde hierarkikode ved at højreklikke på definitionen af rapporteringstræet og derefter vælge Kopiér rapporteringsenhedsidentifikator (H-kode).

Begrænse en beregning til en rapporteringsenhed

  1. Klik på Rækkedefinitioner i Report Designer, og åbn derefter den rækkedefinition, der skal ændres.
  2. Dobbeltklik på cellen formateringskode, og vælg derefter CAL.
  3. Klik på cellen Relaterede formler/rækker/enheder, og angiv derefter en betinget beregning, der starter med en IF @Unit-konstruktion.

IF/THEN/ELSE-sætninger i en kolonnedefinition

En IF/THEN/ELSE-sætning gør det muligt for enhver beregning at afhænge af resultaterne fra en anden kolonne. Du kan henvise til andre kolonner, men du kan ikke referere til en celle i rapporten i IF-sætningen. En beregning skal gælde for hele kolonnen. For eksempel betyder sætningen IF B>100 THEN B ELSE C*1,25 betyder "Hvis beløbet i kolonne B er større end 100, placeres værdien fra kolonne B i kolonnen CALC. Hvis beløbet i kolonne B ikke er større end 100, ganges værdien i kolonne C med 1,25, og resultatet placeres i kolonnen CALC. " IF-sætningen skal altid ledsages af en logisk sætning, der kan evalueres som sand eller falsk. De formler, du bruger til både THEN-sætningen og ELSE-sætningen kan indeholde henvisninger til et vilkårligt antal kolonner, og disse formler kan være lige så komplekse, du ønsker. Bemærk: du kan ikke placere resultaterne af en beregning i en anden kolonne. Resultaterne skal være i den kolonne, der indeholder formlen.