Konfigurere godkendelsesprocesser i en arbejdsgang

  • Artikel

Vigtigt

For kunder, der bruger Human Resources, er de funktioner, der er nævnt i denne artikel, i øjeblikket tilgængelige både i enkeltstående Dynamics 365 Human Resources og den flettede finansinfrastruktur. Navigation kan være en anden end angivet, når vi foretager opdateringer. Hvis du skal finde en bestemt side, kan du bruge Søg.

Brug nedenstående procedure til at konfigurere egenskaberne for godkendelsesprocessen.

Hvis du vil konfigurere en godkendelsesproces i arbejdsgangseditoren, skal du højreklikke på godkendelsesprocessen og derefter klikke på Egenskaber for at åbne formularen Egenskaber.

Navngive godkendelsesprocessen

Udfør følgende trin for at angive et navn til godkendelsesprocessen.

  1. Klik på Grundlæggende indstillinger i venstre rude.
  2. Skriv et entydigt navn til godkendelsesprocessen i feltet Navn.

Angive, hvornår systemet automatisk skal behandle dokumentet

Du kan konfigurere systemet, så et dokument behandles automatisk, hvis bestemte betingelser er opfyldt. Systemet kan f.eks. godkende udgiftsrapporter med totalbeløb på mindre end 100 kr. Udfør disse trin for at angive, hvornår systemet skal behandle dokumentet automatisk.

  1. Klik på Automatiske handlinger i venstre rude.

  2. Marker afkrydsningsfeltet Aktivér automatiske handlinger.

  3. Klik på Tilføj betingelse.

  4. Angiv en betingelse.

  5. Angive yderligere betingelser, hvis det er nødvendigt.

  6. Hvis du vil kontrollere, at de betingelser, du har angivet, er konfigureret korrekt, skal du udføre følgende trin:

    1. Klik på Test for at åbne formen Test betingelse for arbejdsgang.
    2. Vælg en post i området Valider betingelse i formen.
    3. Klik på Test. Systemet evaluerer den valgte post for at afgøre, om den opfylder de betingelser, du har defineret.
    4. Klik på OK eller Annuller for at vende tilbage til formen Egenskaber.

  7. Vælg den handling, som systemet skal udføre på dokumentet, på listen Handling til automatisk udførelse.

Angive, hvornår beskeder sendes

Du kan sende beskeder til personer, når et dokument er godkendt, afvist, delegeret videre eller eskaleret - eller når der er anmodet om en ændring. Udfør følgende trin for at angive, hvornår der sendes beskeder, og hvem beskederne sendes til.

  1. Klik på Beskeder i ruden til venstre.

  2. Markér afkrydsningsfeltet ud for de hændelser, der skal sendes beskeder i forbindelse med.

    • Deleger – når et dokument er tildelt til en anden bruger til godkendelse.
    • Eskaler – når den tildelte bruger ikke har udført nogen handling i forbindelse med dokumentet inden for den tildelte tid.
    • Godkend – når et dokument er blevet godkendt.
    • Afvis – når et dokument er blevet afvist.
    • Anmod om ændring – når den bruger, der har fået opgaven tildelt, har anmodet om en ændring i et fremsendt dokument.

  3. Vælg rækken for den hændelse, du har valgt i trin 2.

  4. Klik på fanen Beskedtekst.

  5. Angiv beskedteksten i tekstboksen.

  6. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere, som erstattes af de korrekte data, når de vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.

    1. Klik i tekstboksen på det sted, hvor pladsholderen skal vises.
    2. Klik på Indsæt pladsholder.
    3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.
    4. Klik på Indsæt.

  7. Klik på Oversættelser for at tilføje oversættelser af beskeden. Udfør følgende trin i den form, der vises:

    1. Klik på Tilføj.
    2. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.
    3. Indtast teksten i tekstfeltet Oversat tekst.
    4. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere.
    5. Klik på Luk.

  8. Klik på fanen Modtager.

  9. Angiv, hvem beskederne sendes til. Vælg en af indstillingerne i følgende tabel, og udfør derefter de ekstra trin i forbindelse med indstillingen, før du går videre til trin 10.

    Indstilling Modtagere af besked Ekstra trin
    Deltager Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle
    1. Når du har valgt Deltager, skal du klikke på fanen Rollebaseret.
    2. Vælg den type gruppe eller rolle, du vil have sendt beskeder til, på listen Deltagertype.
    3. Vælg den gruppe eller rolle, der skal sendes beskeder til, på listen Deltager.
    Arbejdsgangsbruger Brugere, som deltager i den aktuelle arbejdsgang
    1. Når du har valgt Arbejdsgangsbruger, skal du klikke på fanen Arbejdsgangsbruger.
    2. På listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en bruger, som deltager i arbejdsgangen.
    Bruger Specifikke brugere
    1. Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger.
    2. Vælg de brugere, der skal sendes beskeder til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere.

  10. Gentag trin 3 til 9 for hvert af de hændelser, du har valgt i trin 2.

Angive en endelig godkender

For at kræve yderligere godkendelse, hvis den bruger, der har sendt dokumentet, også godkender det, kan du angive en endelig godkender til godkendelsestrinnet.

  1. Højreklik på godkendelsesprocessen i arbejdsgangseditoren, og vælg derefter Egenskaber for at åbne formularen Egenskaber.
  2. Klik på Avancerede indstillinger i venstre rude.
  3. Markér afkrydsningsfeltet Brug endelig godkender.
  4. Vælg en bruger på listen, der skal være endelig godkender.

Forhindre afsenderen i at godkende trin i arbejdsgangen

Benyt følgende fremgangsmåde for at forhindre brugere, der sender dokumenter til godkendelse, i at godkende dokumenter selv:

  1. Gå til Systemadministration > Arbejdsproces > Arbejdsgangsparametre > Generelt > Godkender.
  2. Opdater indstillingen Tillad ikke afsenders godkendelse for arbejdsgangen til Ja.

Dette er som standard angivet til Nej, og brugerne kan godkende dokumentet, hvis de er inkluderet i tildelingsindstillingerne for godkendelsestrinnet.

Hvis arbejdsgangen er angivet til Tillad ikke afsenders godkendelse og inkluderer godkendelsestrin med en endelig godkender, skal du bekræfte, at den endelige godkender ikke er en bruger, der typisk sender dokumenter til arbejdsgangen, da de ikke kan fuldføre godkendelsen.

Angive en tidsgrænse

Udfør følgende trin, hvis godkendelsesprocessen skal fuldføres inden en bestemt tidsgrænse.

Bemærk!

De indstillinger, du vælger under udførelsen af disse trin, tilsidesætter de indstillinger, du har valgt i områderne Tildeling og Eskalering for hvert godkendelsestrin.

  1. Klik på Avancerede indstillinger i venstre rude.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Angiv en tidsgrænse for arbejdsgangselementet.

  3. Angiv, hvornår godkendelsesprocessen skal fuldføres, i feltet Varighed. Vælg en af følgende indstillinger:

    • Timer – angiv det antal timer, inden for hvilke godkendelsesprocessen skal være fuldført. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
    • Dage – angiv det antal dage, inden for hvilke godkendelsesprocessen skal være fuldført. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
    • Uger – angiv det antal uger, inden for hvilke godkendelsesprocessen skal være fuldført.
    • Måneder – vælg den dag og uge, hvor godkendelsesprocessen senest skal være fuldført. Måske ønsker du godkendelsesprocessen fuldført f.eks. senest fredag i den tredje uge i måneden.
    • År – vælg den dag, uge og måned, hvor godkendelsesprocessen senest skal være fuldført. Måske ønsker du godkendelsesprocessen fuldført f.eks. senest fredag i den tredje uge i december.

  4. Hvis tidsfristen overskrides, behandles dokumentet af systemet. Vælg den handling, der skal udføres, på listen Handling.

Angiv, hvilke handlinger der er tilgængelige for brugeren

Når en bruger tildeles et dokument, som skal godkendes, skal han eller hun behandle dokumentet som angivet. Udfør følgende trin for at angive, hvilke handlinger brugeren kan udføre med det dokument, der er sendt.

  1. Klik på Avancerede indstillinger i venstre rude.
  2. Markér afkrydsningsfeltet Godkend, hvis brugeren kan godkende dokumentet.
  3. Markér afkrydsningsfeltet Afvis, hvis brugeren kan afvise dokumentet.
  4. Markér afkrydsningsfeltet Anmod om ændring, hvis brugeren kan anmode om ændringer af dokumentet.
  5. Marker afkrydsningsfeltet Deleger, hvis brugeren kan tildele dokumentet til en anden bruger til godkendelse.

Bemærk!

Afkrydsningsfeltet Aktivér handlinger fra opgavelisten i Enterprise Portal er blevet udfaset.

Konfigurere godkendelsestrinene

En godkendelsesproces består af godkendelsestrin. Fuldfør følgende procedure for at tilføje trin til godkendelsesprocessen og konfigurere trinene.

  1. Dobbeltklik på godkendelsesprocessen i arbejdsgangseditoren. I arbejdsgangseditoren vises trinene i godkendelsesprocessen.
  2. Du kan tilføje et godkendelsestrin ved at trække trinnet fra området Arbejdsgangselementer til lærredet.
  3. Hvis du vil konfigurere et godkendelsestrin, skal du se Konfigurer et godkendelsestrin i en arbejdsgang.