Konfigurere egenskaberne for en arbejdsgang

I dette emne forklares det, hvordan du konfigurerer de forskellige egenskaber for en arbejdsgang.

Du kan konfigurere egenskaberne for en arbejdsgang ved at åbne arbejdsgangen i arbejdsgangseditoren. Klik på lærredet i arbejdsgangseditoren, og klik derefter på Egenskaber for at åbne siden Egenskaber. Du kan derefter bruge følgende procedurer til at konfigurere forskellige egenskaber for arbejdsgangen.

Navngive arbejdsgangen

Udfør følgende trin for at angive et navn på arbejdsgangen.

  1. Klik på Grundlæggende indstillinger i venstre rude.
  2. Angiv et entydigt navn til arbejdsgangen i feltet Navn. Hvis du f.eks. opretter en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner for hvert land eller område, du opererer i, kan du navngive arbejdsgangen for indkøbsrekvisitioner Indkøbsrekvisitioner Danmark eller Indkøbsrekvisitioner Spanien.

Angive ejer af arbejdsgang

Ejeren af arbejdsgangen er den person, der administrerer og vedligeholder arbejdsgangen. Udfør følgende trin for at angive ejeren af arbejdsgangen.

  1. Klik på Grundlæggende indstillinger i venstre rude.
  2. Vælg navnet på den person, der skal administrere arbejdsgangen, på listen Ejer.

Vælge en e-mail-skabelon

Udfør følgende trin for at vælge den mailskabelon, der skal bruges til at generere beskeder om arbejdsgangen.

  1. Klik på Grundlæggende indstillinger i venstre rude.
  2. På listen E-mail-skabelon til arbejdsgangsbeskeder skal du vælge skabelonen.

Angive instruktioner til brugere

Du kan angive instruktioner til brugere, der sender dokumenter til behandling og godkendelse. Disse brugere kaldes også igangsættere. Antag f.eks., at du opretter en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner, og du angiver instruktioner. Disse instruktioner kan derefter ses af brugere, der angiver indkøbsrekvisitioner på siden Indkøbsrekvisitioner. Igangsætteren klikker på ikonet på arbejdsgangens meddelelseslinje for at få vist instruktioner. Udfør følgende trin for at angive instruktioner til brugerne.

  1. Klik på Grundlæggende indstillinger i venstre rude.
  2. I feltet Afsendelsesinstruktioner skal du indtaste instruktionerne.
  3. Hvis du vil personalisere instruktionerne, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholdere erstattes med de relevante data, når instruktionerne vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.

    1. Klik et sted i feltet Afsendelsesinstruktioner for at angive, hvor pladsholderen skal vises.
    2. Klik på Indsæt pladsholder.
    3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.
    4. Klik på Indsæt.
  4. Følg disse trin for at tilføje oversættelser af instruktionerne:

    1. Klik på Oversættelser.
    2. Klik på Tilføj på den viste side.
    3. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.
    4. Indtast teksten i feltet Oversat tekst.
    5. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere. I trin 3 kan du se anvisninger i, hvordan du angiver en pladsholder.
    6. Klik på Luk.

Angive, hvornår denne arbejdsgang bruges

Du kan oprette flere arbejdsgange, der er baseret på samme type. Du kan f.eks. oprette en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner for hvert land eller område, som du opererer i, f.eks. Indkøbsrekvisitioner Danmark eller Indkøbsrekvisitioner Spanien. Når der findes flere arbejdsgange, der er baseret på samme type, skal du angive, hvornår den enkelte arbejdsgang bruges. I det foregående eksempel skal du angive følgende betingelser:

  • Indkøbsrekvisitioner Danmark bruges når: land/område = DK
  • Indkøbsrekvisitioner Spanien bruges når: land/område = ES

Udfør følgende trin for at angive, hvornår den arbejdsgang, du konfigurerer, skal bruges.

  1. Klik på Aktivering i venstre rude.
  2. Markér afkrydsningsfeltet Angiv betingelserne for at køre denne arbejdsgang
  3. Klik på Tilføj betingelse.
  4. Angiv en betingelse.
  5. Angiv eventuelle supplerende betingelser, hvis det er påkrævede.
  6. Hvis du vil kontrollere, at de angivne betingelser er konfigureret korrekt, skal du følge disse trin:
    1. Klik på Test.
    2. På siden Test betingelse for arbejdsgang i området Valider betingelse, og vælg en post.
    3. Klik på Test. Systemet evaluerer den valgte post for at afgøre, om den opfylder de betingelser, du har angivet. Hvis du f.eks. opretter en arbejdsgang for indkøbsrekvisitioner til Spanien, vises en liste over indkøbsrekvisitioner i området Valider betingelse på siden. Når du klikker på Test, evaluerer systemet den markerede indkøbsrekvisition for at finde ud af, om land/område er ES.
    4. Klik på OK eller Annuller for at vende tilbage til siden Egenskaber.

Angive, hvornår beskeder sendes

Når et dokument sendes til behandling, oprettes en arbejdsgangsforekomst. Du kan sende beskeder til brugerne, når forekomster, som er baseret på arbejdsgangen, startes, fuldføres, afsluttes eller stoppes på grund af en fejl. Udfør følgende trin til at angive, hvornår der sendes beskeder.

  1. Klik på Beskeder i ruden til venstre.
  2. Markér afkrydsningsfeltet for hver hændelse, som skal udløse beskeder:

    • Startet – Send beskeder, når en arbejdsgangsforekomst er startet.
    • Stoppet – Send beskeder, når en arbejdsgangsforekomst er stoppet på grund af en fejl.
    • Fuldført – Send beskeder, når en arbejdsgangsforekomst er fuldført.
    • Uoprettelig – Send beskeder, når en arbejdsgangsforekomst er stoppet på grund af en uoprettelig fejl.
    • Afsluttet – Send beskeder, når en arbejdsgangsforekomst er afsluttet.
  3. Vælg rækken for den hændelse, du har valgt i trin 2.

  4. Indtast teksten til beskeden på fanen Beskedtekst.
  5. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante data, når teksten vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.

    1. Klik i feltet for at angive, hvor pladsholderen skal vises.
    2. Klik på Indsæt pladsholder.
    3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.
    4. Klik på Indsæt.
  6. Følg disse trin for at tilføje oversættelser af teksten:

    1. Klik på Oversættelser.
    2. Klik på Tilføj på den viste side.
    3. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.
    4. Indtast teksten i feltet Oversat tekst.
    5. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere. I trin 5 kan du se anvisninger i, hvordan du angiver en pladsholder.
    6. Klik på Luk.
  7. På fanen Modtager skal du bruge følgende indstillinger til at angive, hvem der skal modtage beskeder.

    Indstilling Beskederne sendes til disse brugere. Hvis du vil sende beskeder, skal du følge disse trin
    Deltager Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle
    1. På fanen Modtager skal du klikke på Deltager.
    2. På fanen Rollebaseret på listen Deltagertype skal du vælge den type gruppe eller rolle, du vil sende beskeder til.
    3. Vælg den gruppe eller rolle, der skal sendes beskeder til, på listen Deltager.
    Arbejdsgangsbruger Brugere, som deltager i denne arbejdsgang
    1. På fanen Modtager skal du klikke på Arbejdsgangsbruger.
    2. På fanen Arbejdsgangsbruger på listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en deltager i denne arbejdsgang.
    Bruger Bestemte Finance and Operations-brugere
    1. På fanen Modtager skal du klikke på Bruger.
    2. Under fanen Bruger på listen Tilgængelige brugere vises alle Finance and Operations-brugere. Vælg de brugere, der skal sendes beskeder til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere.

  8. Gentag trin 3 til 7 for hver af de hændelser, du har valgt i trin 2.

Angiv kommentarer om de ændringer, du har foretaget i arbejdsgangen.

Hvis du vil angive kommentarer om de ændringer, du har foretaget i arbejdsgangen, skal du udføre følgende trin.

  1. Klik på Noter i ruden til venstre.
  2. I feltet Angiv kommentarer om arbejdsgangen skal du angive dine kommentarer.
  3. Gennemse kommentarer. Når du har tilføjet kommentarer, kan du ikke ændre dem.
  4. Klik på Tilføj til at tilføje dine kommentarer til området Kommentarhistorik.