Integration af budgetplanlægning med andre moduler

Budgetplaner kan oprettes fra flere forskellige ressourcer. De grundlæggende elementer i den periodiske proces er ens for alle ressourcer.

Periodiske processer til at generere budgetplaner

Budgetplaner kan oprettes fra følgende ressourcer:

• Finansposteringer
• Anlægsaktiver
• Budgetterede stillinger
• Projektprognoser
• Forsyningsprognoser
• Behovsprognoser
• Budgetposteringer
• Andre budgetplaner

De grundlæggende elementer i den periodiske proces er ens for alle processer. Med faner kan du angive kilden for dataene, målattributter (budgetplan) og muligheder for at køre processen i baggrunden som en batchproces. Senere afsnit i denne artikel beskriver de varer, der ikke er synlige i hver proces.

Aktioner

For hver oprettelsesproces findes tre handlinger:

• Opret en ny budgetplan opretter en ny plan, der har de attributter, der er valgt i sektionen Mål. Disse attributter behøver ikke at være entydige. De to planer kan derfor have samme navn og andre værdier.
• Erstat det eksisterende budgetplanscenarie sletter alle data i målbudgetplanen i det valgte budgetplanscenarie og opretter nye linjer, der bruger de valgte kildedata.
• Opdater det eksisterende budgetplansscenarie, og tilføj nye data opdaterer eksisterende linjer i den målplan, der matcher kildelinjerne, og tilføjer nye linjer til nye data. Matchprocessen er baseret på finansdatoen, budgetklassen og forskellige andre felter. Når du for eksempel genererer budgetplaner fra prognosepositioner, er stillingsnummeret et vigtigt felt. Alle linjer, der har et stillingsnummer, der svarer til kildestillingsnummeret, erstattes med de nye linjer fra kilden.

Kilde

For alle processer kan du under fanen Kilde filtrere data ved hjælp af knappen Filter. Som standard føjes specifikke felter til filteret for hver proces. For eksempel er processen Generér budgetplan fra finanskonto, kategorierne Finanskonto og Hovedkonto tilgængelige og vises på oprettelsessiden. Alle de felter, du føjer til filteret, føjes også til siden sammen med de kriterier, du tilføjer.

Målsætning

Indstillingen Historisk under fanen mål gør det muligt at bruge datoerne fra kildedatene som ikrafttrædelsesdatoen i budgetplanen. Ikrafttrædelsesdatoen skal typisk være inden for planens budgetcyklus. Når du angiver indstillingen Historisk til Ja, bruges kildens dato (selv året), så du kan bruge tidligere data som grundlag for sammenligning. Du kan ikke ændre historiske data i budgetplanen, og planen er indstillet til en godkendt arbejdsgangsstatus. Men du kan nulstille statussen, hvis andre scenarier i planen skal ændres.

Feltet Aggreger total efter øverst på siden bestemmer også den dato, der bruges. Dette felt laver en total på beløbene og kan også angive ikrafttrædelsesdatoen til den første dag i regnskabsåret eller regnskabsperioden.

Mange af felterne på fanen Mål bliver redigerbare eller skrivebeskyttede, afhængigt af den handling, du vælger. Når du går fra at oprette en ny budgetplan til at opdatere en eksisterende plan, bliver feltet Navn på budgetplan utilgængeligt, og de felter, der er relateret til valg af en eksisterende plan, bliver tilgængelige. Både under fanen Mål og Kilde bliver feltet Finans altid utilgængeligt, da værdien bestemmes af den valgte budgetplanlægningsproces.

Feltet Budgetklasse gør det muligt at angive budgetplanlinjerne som enten udgiftsposteringer eller indtægtsposteringer. Normalt er indtægtsposteringer krediteringer til en finanskonto og gemmes derfor som negative beløb. Disse posteringer vises typisk også som negative beløb i budgetplanen. Ved at tilføje budgetklassen som et felt i planlayoutet kan du lade omsætning blive vist som positive beløb.

Genereringsregler

Tre felter indeholder yderligere funktioner: Faktor, Minimum og Afrundingsregel.

Værdien i feltet Faktor ganges med kildebeløbet for at angive beløbet i budgetplanen. Du kan derefter foretage justeringer, når du opretter budgetplanlinjer. Du kan f.eks. angive 1,03 for en stigning på 3 procent. Faktoren skal være et positivt tal.

Feltet Minimum gør det muligt at indstille grænsebeløbet for oprettelse af en budgetplanlinje. Hvis kildebeløbet er mindre end dette antal, er budgetplanlinjen ikke oprettet. En værdi på 0,00 tillader alle beløb, men begrænser ikke linjer til positive beløb. (Ingen værdi begrænser linjer til positive beløb. Negative beløb medtages altid og repræsenterer normalt kreditposter).

Feltet Afrundingsregel gør det muligt at angive, hvor præcise de budgetplaner, der oprettes, skal være. Du kan afrunde valutabeløb til nærmeste hele 1,00, 10,00, 100,00 og så fremdeles.

Bemærkninger til bestemte processer

Generér budgetplan fra finanskonto

Når du opretter en budgetplan fra finansdata, skal du angive feltet Aggreger total efter til Regnskabsår, hvis indstillingen Historisk er angivet til Nej. Perioder og datoer i kilden stemmer muligvis ikke overens med perioderne angivet med datoer i målet. Da processen ikke har en sikker metode til at tilknytte disse værdier, skal du begrænse processen til først på året.

I målet er feltet Budgetklasse indstillet til enten Udgift eller Indtægter. Denne indstilling bruges til at vælge Budgettype-attribut for linjer, der oprettes, når hovedkontoen på en linje ikke er af typen Indtægter eller Udgift.

Generér budgetplan fra anlægsaktiver

Processen Generér budgetplan fra anlægsaktiver har ingen valgmulighed for aggregering efter periode eller dag. Der er heller ingen indstilling til angivelse af planen som historisk. Du kan bruge denne periodiske proces til at medtage budgetterede anlægstransaktioner i din budgetplanlægning.

Opret budgetplaner fra budgetpositioner

Processen Opret budgetplaner fra budgetpositioner tildeler kildeprognosestillingen til budgetplanlinjen. Du kan få vist positionen ved at tilføje prognosestillingen som en række i budgetplanlayoutet eller ved at bruge forespørgslen Budgetplanlinjer. Hvis du ikke ønsker, at prognosestillingen skal knyttes til budgetplanlinjer, skal du angive indstillingen Medtag stilling på budgetplanlinje til Nej.

Linjerne i budgetplanen samles efter finanskonto og position. Dog kan du udelukke positionsnummer, så linjerne kun samles efter finanskonto. På fanen Mål skal du angive indstillingen Medtag stilling på budgetplanlinje til Nej.

I feltet Budgetplansscenarie for fuldtid kan du vælge et scenarie for at medtaget antallet af fuldtidsækvivalenter (fuldtidsmedarbejdere) i budgetplanen. Dette felt er begrænset til scenarier med antal, der findes i layoutet for målbudgetplanen. Hvis du vælger et scenarie med fuldtidsækvivalenter, skal du også vælge en hovedkonto med fuldtidsækvivalenter. Denne konto bruges til at oprette budgetplanlinjer med antal.

Den budgetplanlægningsproces og det budgetplanscenarie, der er valgt i kilden, angiver budgetplanlægningsprocessen og scenariet for målscenariet. Da disse attributter tildeles til prognosestillinger, skal de svare til budgetplanen. Disse attributter kan derfor ikke ændres på målet.

Opret budgetplan fra projektprognoser

Processen Opret budgetplan fra projektprognoser har ligesom processen Opret budgetplaner fra budgetpositioner en mulighed for at medtage projektantal (timer, udgifter og varer) i et scenarie med antal. De to processer har også lignende filtre for kolonnerne i budgetplanlayoutet.

Under fanen Kilde bestemmer de tre indstillinger i sektionen Inkluder udtog, hvilke budgetplanlinjer der oprettes. Disse indstillinger er de samme som de indstillinger, der er tilgængelige, når du opretter budgetregisterposter direkte fra projektprognoser. Angiv indstillingen Drift til Ja for at oprette linjer til omkostninger og indtægter. Angiv indstillingen WIP til Ja for at oprette arbejde i procesposter. Angiv indstillingen Lønfordeling til Ja for at oprette linjer for modkonti for løn for timeposteringer.

Feltet Budgetklasse er der ikke, fordi budgetklassen (Udgift eller Indtægter) bestemmes af kilden.

Du kan bruge projektbudgetter som kilde ved at vælge den prognosemodel, der indeholder projektbudgetbeløb. Husk, at projektbudgetter opretter projektprognoseposter, når de er godkendt.

Hvis du kun vælger omkostninger eller indtægter for budgetplanlinjer, skal du bruge filtret til at vælge Budgetopdateringer: Beløbsstype = Omkostning. Hvis du kun vil vælge en type prognose, skal du bruge filtret til at vælge Budgetopdateringer: Transaktionstype = xxx.

Kun én prognosemodel kan bruges til at oprette et budgetplansscenarie. Hvis du kører processen for en prognosemodel og derefter foretager en opdatering og prøver at angive en anden model, overskrives den første model, hvis det samme projekt og de samme finanskonti gælder. Hvis du vil generere et budgetplanscenarie fra mere end én prognosemodel, skal du generere ind i forskellige budgetplanscenarier og bruge fordelingsindstillinger til at lægge dem sammen i et andet scenarie.

Processen Opret budgetplan fra projektprognoser tildeler også kildeprojektet til budgetplanlinjen.

Opret budgetplan fra forsyningsprognose

Kildefilterindstillingerne i processen Opret budgetplan fra forsyningsprognose blev modelleret efter indstillingerne i funktionen Overføre købsbudget til finans på grund af ligheden mellem processen og funktionen.

Oprette budgetplan fra behovsprognose

For processen Opret budgetplan fra behovsprognoser kan du angive indstillingen Salgsordre til Ja for at generere indtægtslinjer i budgetplanen, angive fForbrug til Ja for at oprette udgiftslinjer eller angive begge indstillinger til Ja.

Opret budgetplan ud fra budgetregisterpostposter

For processen Opret budgetplan ud fra budgetregisterpostposter skal kilden angive en undermodel, en budgetkode og et posteringsnummer. Med andre ord kan du kun oprette budgetlinjer for én budgetregisterpost ad gangen. Du kan bruge yderligere poster i samme budgetplan ved at køre processen én gang for hver kildepostering.

Opret budgetplan fra budgetplan

Når det gælder processen Opret budgetplan fra budgetplan, giver et ekstra sæt indstillinger under fanen Mål mulighed for at tildele nye økonomiske dimensioner. Hvis en økonomisk dimension er markeret, bruges værdien for alle budgetplanlinjer. Du kan derfor bruge en budgetplan som grundlag for andre budgetplaner, men kan også tildele eksempelvis en anden afdeling eller bærer til de nye budgetplaner.

Se tilbage fra budgetplanen

Forespørgsel om budgetplaner efter dimensionssæt

Forespørgslen Budgetplaner efter dimensionssæt har flere indstillinger, der gør det muligt at køre en forespørgsel for at identificere kilden til budgetplansdataene.

Marker en linje, og klik på knappen Budgetplanlinjer for at køre forespørgslen Budgetplanlinjer. Resultaterne filtreres for dimensionsværdierne på den valgte linje. Du kan derefter anvende yderligere parametre.

Brug knapperne Forsyningsprognose og Behovsprognose til at køre disse forespørgsler. I begge tilfælde søger forespørgslen efter prognoselinjer, der kunne have oprettet budgetplanlinjerne.

Yderligere rapporter, der er tilgængelige, omfatter rapporten Budgetpositioner efter budgetplan. Denne rapport er især nyttig, når du vil finde ud af, om en position er blevet allokeret korrekt til budgetplaner.