Oversigt over forskudshavere

Artikel
11/13/2023

En forskudshaver er en medarbejder i et firma, som er ansvarlig for et udgiftsbeløb, der stilles til rådighed af organisationen. Kun et firmas arbejder kan være en forskudshaver. Når der foretages et indkøb, rapporterer en forudgående ejer til firmaet om de udgifter, der er foretaget. Firmaet refunderer udgiftsbeløbet til medarbejderen. Et firma styrer en saldo for hver forskudshaver. Brugere i juridiske enheder i Estland, Letland, Litauen, Polen, Tjekkiet, Ungarn og Rusland kan afspejle specifikke transaktioner, der ledsager operationer med firmaets medarbejdere, og som er ansvarlige for det udgiftsbeløb, der stilles til rådighed af organisationen.

Konfigurer en forskudshaver

Fuldfør opgaverne med forudbetaling for at oprette en forskudshaver. Sørg for at udføre disse opgaver i følgende rækkefølge.

Opret forskudshavergrupper.
Konfigurer en profil til medarbejderbogføring.
Konfigurere konto til kreditorparametre.
Opret en bestemt betalingsbetingelser for forskudshaveren.
Opret en bestemt betalingsbetingelser for forskudshaveren.
Oprette en forskudshaver.

Forskudshavergrupper

Brug siden Grupper af forskudshavere til at oprette en forskudshavergruppe. Du kan angive navn, beskrivelse og modkonto for gruppen af forskudshavere.

Profil til medarbejderbogføring

Brug siden Medarbejderposteringsprofiler til at oprette en profil for posteringer af forhåndshavere. Du kan angive følgende oplysninger om medarbejderens posteringsprofil.

Felt	Betegnelse
Posteringsprofil	Angiv identifikationskoden for forskudshaveren.
Betegnelse	Angiv en kort beskrivelse af posteringsprofilen.
Gælder for	Vælg en af følgende indstillinger for grupperingsniveauet til opsætning af posteringsprofilen: Tabel – Denne indstilling bruges til at konfigurere posteringsprofilen for én forskudshaver. Du skal angive koden for forskudshaver i Reference-feltet. Gruppe – Denne indstilling bruges til at konfigurere posteringsprofilen for en gruppe af forskudshavere. Du skal angive gruppekoden for forskudshaver i Reference-feltet. Alle – Denne indstilling bruges til at konfigurere posteringsprofilen for alle forskudshavere.
Reference	Vælg koden for forskudshaveren, hvis Tabel er valgt i feltet Gyldig for, eller vælg en gruppe for forskudshaver, hvis der er valgt Gruppe i feltet Gyldig for.
Samlekonto	Vælg en oversigtskonto til bogføring af transaktioner.

Konto til kreditorparametre

Hvis du vil afspejle posteringerne for en forskudshaver, skal du definere følgende felter på siden Kreditorparametre i sektionen Forskudshavere.

Felt	Betegnelse
Posteringsprofil	Vælg standardprofilen til fuldførelse af transaktioner for forskudshavere.
Forskudshaversortering	Hvis feltet er markeret, vises forskudshavere først på listen på siden Forskudshavere.
Fejl, når saldoen er åben	Hvis feltet markeres, tillades udstedelse af et kontantforskud til en forskudshaver, der har en åben positiv saldo.
Ultimosaldo via kassefeltgruppe: Navn	Vælg kladdekoden for indbetalingsbilag. Denne kladdekode bruges til at generere kontantbetalingsbilag og refusionsbilag, når en forskudshaverens saldi lukkes kontant.
Indløsning	Vælg kontantkontoen for at bestemme, hvilke bilag der skal bruges til at lukke saldi for forskudshaveren.
Ultimosaldo via bankfeltgruppe: Navn	Vælg kladdekoden for posteringer, når saldi skal lukkes via en bank.
Kontotype	Vælg en bank for at lukke saldi for en forskudshaver via en bank.
Hovedkonto	Vælg en bankkontokode for at lukke saldi for en forskudshaver via en bank.

Betalingsbetingelser for forskudshaver

Hvis du vil registrere og bogføre en indkøbsordre korrekt via en forskudshaver, skal du bruge en betalingsbetingelser, der er konfigureret, hvor indstillingen Fra forskudshaver er angivet til Sand.

Oprette en forskudshaver

Før du kan oprette en forskudshaver, skal du allerede have konfigureret arbejdere. Du kan finde flere oplysninger i Angive arbejderoplysninger (Opgavevejledning).

Gå til Kreditor>Forskudshavere>Forskudshavere.

Seddel

Du kan ikke tilføje eller slette medarbejdere på siden Forskudshavere. Medarbejdere skal først ansættes i modulet Personale. På siden Medarbejderbogføringsprofiler kan du definere den medarbejderbogføringsprofil, der skal bruges til at bogføre saldi for forskudshavere.
Vælg en medarbejder, og vælg derefter Rediger.
I oversigtspanelet Generelt skal du angive indstillingen Forskudshaver til Ja for at angive, at medarbejderen er en forskudshaver.
Vælg den forskudshavergruppe, som objektet tilhører, i feltet Gruppe.
Angiv detaljer om et identifikationsdokument under Identitetsdokument.
- Serie: Angiv serien i det dokument, der bruges til at bekræfte identifikationen af forskudshaveren.
- Nummer: Angiv nummeret i det dokument, der bruges til at bekræfte identifikationen af forskudshaveren.
- Udstedelsesdato: Vælg eller angiv udstedelsesdatoen for dokumentet.
- Udstedt af: Angiv detaljerne om myndigheden eller den person, der har udstedt dokumentet.
Vælg Gem, eller luk siden

Seddel

Hvis indstillingen Forskudshaversortering er angivet til Ja på siden Kreditorparametre, vises forskudshavere øverst i gitteret på siden Forskudshavere.

Forskudshaver, forespørgsler og rapporter

Forespørg om forskudshavertransaktioner

Vælg Transaktioner på siden Forskudshavere, hvis du vil have vist en liste over transaktioner for en forskudshaver. Hvis du vil have vist transaktioner for alle forskudshavere eller oprette en bestemt forespørgsel baseret på en forhåndsholders transaktioner, skal du gå til Kreditor>Forespørgsler og rapporter>Forskudshavere, forespørgsler og rapporter>Transaktioner. Vælg Bilag for at åbne siden Bilagsposteringer.

Forskudshaversaldo, forespørgsel

Brug siden Forskudshavere til at få vist saldoen for en advance-holder. Hvis du vil have vist saldo for alle forskudshavere eller oprette en bestemt forespørgsel baseret på en forskudshavers konti, skal du klikke på Kreditor>Forespørgsler og rapporter>Forskudshavere, forespørgsler og rapporter>Saldo

Forskudshaversaldo, rapport

Hvis du vil have vist og udskrive en rapport baseret på oplysninger om saldo for forskudshavere, skal du klikke på Kreditor>Forespørgsler og rapporter>Forskudshavere, forespørgsler og rapporter>Saldo

Forskudshavertransaktioner, rapport

Hvis du vil have vist og udskrive en rapport baseret på transaktionerne for forskudshavere, skal du klikke på Kreditor>Forespørgsler og rapporter>Forskudshavere, forespørgsler og rapporter>Forskudshavertransaktioner, rapport.

Forskudshavertransaktioner

Posteringer for disse arbejdere, som er forskudshavere, kan bogføres ved hjælp af forskudshaverkonti. Det arbejder-id, der er angivet for hver forskudshaver, kan bruges til at spore alle posteringer i forhåndsindehaveren. Dette nummer hentes som et kontonummer for posteringer for forskudshavere i Finanskladderne og Forskudsholdertransaktioner.

Oprette og bogføre en indkøbsordre med oplysninger om forhåndsindehaver

Du kan finde generelle oplysninger om indkøbsordrer i Oversigt over indkøbsordrer. Hvis der oprettes og bogføres en kreditorfaktura med oplysninger om forhåndsindehaveren, bogføres forskudshaverens saldi på medarbejderens statuskonto og ikke på kreditorsaldokontoen. Hvis du vil føje oplysninger om forskudshaver til en indkøbsordre, skal du gøre følgende:

Vælg betalingsbetingelserne i feltet Betalingsbetingelser i afsnittet Pris og rabat. Du kan finde flere oplysninger om Betalingsbetingelser i Definere kreditorbetalingsbetingelser.
Vælg betalingsvilkår, hvor indstillingen Fra forskudshaver er valgt på siden Betalingsbetingelser.
Vælg forskudshaveren for indkøbsordren i feltet Forskudshaver i oversigtspanelet Pris og rabat.

Ved bogføringen af indkøbsordren oprettes to kreditorposteringer med modsat beløb og én fremrykning af en kreditorpostering. Uden oplysninger om forhåndsindehaveren oprettes der kun én kreditorpostering.

Udlign saldi for forskudshavere via en bank

Når du udligner saldi fra en forskudsindehaver via en bank, oprettes der kladdeposter til lukning af saldi fra forskudsindehaveren i finanskladden. Du kan definere koden for kladden og banken i sektionen Forskudshavere på siden Kreditorparametre.

Hvis du vil lukke en forskudsindehavers saldo via en bank, kan du åbne Kreditorer>Forskudshavere>Forskudshavere.
I handlingsruden skal du vælge Saldo>Luk via bank.

På siden Luk via bank skal du angive følgende værdier.

Felt	Betegnelse
Betalingstermin	Angiv den dato, hvor betalingen skal posteres.
Beløb, som skal omposteres	Angiv saldobeløbet under lukningen. Det beløb, der er angivet i feltet Beløb på siden Saldo, vises som standard.
Automatisk	Markér afkrydsningsfeltet Automatisk for automatisk at oprette og bogføre en kladde automatisk, der er foruddefineret på siden Kreditorparametre.

Udlign saldi for forskudshavere via en kontant betaling

Når du udligner saldi fra en forskudsindehaver via kontant betaling, oprettes der kladdeposter til lukning af saldi fra forskudsindehaveren i følgesedlen. Du kan definere koden for kladden og kontant betaling i fanen Forskudshavere på siden Kreditorparametre.

Hvis du vil lukke en forskudsindehavers saldo via en kontant betaling, kan du åbne Kreditorer>Forskudshavere>Forskudshavere.
I handlingsruden skal du vælge Saldo>Luk via kontant betaling.

På siden Luk via kontant betaling skal du angive følgende værdier.

Felt	Betegnelse
Betalingstermin	Angiv den dato, hvor betalingen skal posteres.
Beløb, som skal omposteres	Angiv saldobeløbet under lukningen. Det beløb, der er angivet i feltet Beløb på siden Saldo, vises som standard.
Automatisk	Markér afkrydsningsfeltet Automatisk for automatisk at oprette og bogføre en kladde automatisk, der er foruddefineret på siden Kreditorparametre.

Når følgeseddelkladden er behandlet, og hvis beløbet i feltet Beløb, der skal overføres, var negativt, genereres der et udbetalingsbilag for forskudshaveren, når saldi er lukkede. Hvis beløbet i feltet Beløb, der skal overføres, var positivt, genereres der et refusionsbilag.