Durchführen eines Benutzerpilotprojekts

Artikel
01/29/2024

Wichtig

Wir haben den Versand von Briefing-E-Mails beendet, um einige Verbesserungen vorzunehmen. Benutzer können weiterhin auf das Viva Insights Outlook-Add-In oder Viva Insights-App in Teams zugreifen, bis dieser Dienst fortgesetzt wird. Weitere Informationen zu dieser Änderung finden Sie in der Briefing-Pause.

Wenn Sie die Briefing-E-Mail für Ihre organization deaktivieren möchten, können Sie zuerst ein Pilotprojekt mit einer Teilmenge von Benutzern ausführen. Insbesondere für große Organisationen ist ein kleines Pilotprojekt ein natürlicher erster Schritt, um die Benutzerbereitschaft zu überprüfen, Probleme zu identifizieren und zu beheben und einen erfolgreichen, organization breiten Rollout sicherzustellen.

Um die realistischsten Ergebnisse zu erzielen, sollte das Pilotprojekt eine Gruppe von tatsächlichen Benutzern einbeziehen, imitieren, wie sie regelmäßig kommunizieren und zusammenarbeiten, und sowohl technische als auch Benutzererfahrungen überprüfen. 

Gliederung der Pilotlogistik

Ein erfolgreiches Pilotprojekt umfasst Folgendes:

Definierte Start- und Endtermine sowie klar definierte Ziele zur Erfolgsmessung. Diese Ziele können Ihnen helfen, den Rollout nach Abschluss des Pilotprojekts zu planen.
Planen Sie genügend Zeit ein, um das Pilotprojekt durchzuführen und seine Auswirkungen zu bewerten, was mindestens 30 Tage empfohlen wird.
Schließen Sie die richtigen Projektbeteiligten und Teilnehmer ein, und wissen Sie, dass Sie während des Pilotprojekts bei Bedarf weitere Benutzer hinzufügen können.
Beginnen Sie klein, und nehmen Sie sich Zeit, um anzuhalten, die Ergebnisse zu bewerten und den Pilotversuch anzupassen.

Rekrutieren von Pilotteilnehmern

Die wichtigste Aufgabe bei der Planung eines Pilotprojekts ist die durchdachte Auswahl der Teilnehmer. Heute zeigt die Briefing-E-Mail Erkenntnisse an, z. B. in E-Mails identifizierte Aufgaben und Dokumente im Zusammenhang mit anstehenden Besprechungen. Die besten Teilnehmer für Ihr Pilotprojekt sind Personen, die über konsistente E-Mail- und Kalenderaktivitäten verfügen, da sie regelmäßig die Briefing-E-Mail erhalten und am meisten davon profitieren können, wenn sie für tägliche Arbeitsaktivitäten verwendet werden.

Ein guter Ausgangspunkt ist, Ihre Projektbeteiligten und Abteilungsleiter zu fragen, welche Teams ihrer Meinung nach von der in der Briefing-E-Mail angebotenen Unterstützung profitieren würden. Das Pilotprojekt sollte auch auf wichtige Personen in den It-, Schulungs-, Unternehmenskommunikations- und Helpdesks ausgeweitet werden. Auf diese Weise können sich Personen in Schlüsselrollen in Ihrem organization mit den Funktionen der Briefing-E-Mail vertraut machen.

Tipp

Wenn Sie eine Gruppe von Personen für Ihr Briefing-Pilot auswählen, müssen Sie diejenigen einschließen, die E-Mails auf adaptiven kompatiblen Clients überprüfen. Die adaptive Version stellt sicher, dass Benutzer die optimale Erfahrung mit Links zu offenen Aufgaben, anstehenden Besprechungen, verwandten Dokumenten und Buchvorschlägen in der E-Mail erhalten.

Sie können auf eine der folgenden Arten steuern, wer die Briefing-E-Mail in Ihrem Pilot erhält:

Verwenden Sie das Admin Center, um den Standardstatus für alle Personen in Ihrer organization als deaktiviert festzulegen. Dann empfehlen Sie Ihren Pilotteilnehmern, sich für den Empfang der Briefing-E-Mail in ihrer Viva Insights-App in Teams oder im Web zu entscheiden.
Verwenden Sie PowerShell, um Briefing für Nicht-Pilotbenutzer zu deaktivieren und Pilotbenutzer aktiviert zu lassen. Lassen Sie im Admin Center standardmäßig alle Benutzer angemeldet sein.
- Benutzer, die aktiviert und angemeldet sind, erhalten die Briefing-E-Mail.
- Benutzer, die deaktiviert und angemeldet sind, erhalten die Briefing-E-Mail nicht. Beachten Sie, dass Sie beim Onboarding neuer Benutzer in einen Mandanten PowerShell verwenden müssen, um briefing für sie zu deaktivieren, wenn Sie nicht möchten, dass sie Teil des Pilotprojekts sind.

Entwerfen Ihres Testplans und ihrer Feedbackumfrage

Für eine erfolgreiche Piloterfahrung bieten Sie Ihren Teilnehmern klar definierte Aufgaben, die sie ausführen müssen, sowie eine Möglichkeit, ihr Feedback zu teilen. Beispiele dafür, was Benutzer in der Briefing-E-Mail tun können, sind:

Organisieren oder Akzeptieren einer Besprechungseinladung mit angefügtem Clouddokument (kann ein Link in der Einladung selbst, eine Antwort auf die ursprüngliche Einladung oder das Senden in einem verwandten E-Mail-Thread sein).
Wenn Dokumente in der Briefing-E-Mail angezeigt werden, können sie sie direkt aus der E-Mail öffnen und als Fertig oder Nicht verknüpft markieren.
Überprüfen Sie die Aufgaben, die durch Öffnen der verknüpften Quell-E-Mail identifiziert werden, und markieren Sie die Aufgaben als Erledigt oder Keine Aufgabe.
Buchen Sie die Fokuszeit, sofern in Ihrem Kalender verfügbar.

Stellen Sie sicher, dass Sie über einen offenen Feedbackkanal verfügen, um den Fortschritt nachzuverfolgen und Ergebnisse zu messen, z. B.:

Verwenden Sie eine vordefinierte Umfrage als einfache Möglichkeit zum Erfassen und Bewerten von Pilotergebnissen. Sie können die Beispielfeedbackumfragen verwenden, um zu beginnen.
Erstellen Sie ein Team oder einen Kanal, damit Pilotteilnehmer teilnehmen und ihre Erfahrungen teilen können.
Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe, in der Pilotbenutzer Fragen stellen und Feedback übermitteln können.

Erstellen Ihres Kommunikationsplans

Für den Erfolg Ihres Pilotprojekts ist es entscheidend, dass Sie die Pilotteilnehmer darüber informieren, was wann und warum passiert und was von ihnen erwartet wird. Um Begeisterung und maximale Teilnahme zu fördern, stellen Sie sicher, dass Sie Mehrwertnachrichten und Links zu Training und Support einschließen, wo Benutzer während des gesamten Pilotprojekts zusätzliche Informationen erhalten können. Die folgenden Ressourcen sind für die ersten Schritte mit einem Pilotkommunikationsplan verfügbar:

Tipps zur Pilotplanung

Mit den folgenden Tipps können Sie den Erfolg Ihres Pilotprojekts sicherstellen:

Denken Sie daran, dass die Briefing-E-Mail standardmäßig für alle Benutzer mit einem Exchange Online Postfach in einer unterstützten Sprache aktiviert ist. Sie können PowerShell verwenden, um auszuwählen, wer zuerst die Briefing-E-Mail erhält.
Vergewissern Sie sich vor Beginn eines Pilotprojekts, dass alle Pilotteilnehmer über aktive Exchange Online Lizenzen verfügen.
Treffen Sie sich während eines Pilotprojekts mit Ihren Projektbeteiligten, um Benutzerfeedback und Helpdesktickets zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das Pilotprojekt reibungslos funktioniert. Nehmen Sie nach Bedarf Anpassungen vor.

Es folgt ein Beispiel Zeitleiste für ein 30-tägiges Pilotprojekt:

Eine Woche vor dem Start des Pilotprojekts : Senden Sie eine erste Kommunikation an Pilotbenutzer, was wann zu erwarten ist. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, Schulungen durchzuführen oder Schulungsmaterialien zur Verwendung der Briefing-E-Mail zu teilen. Sie können jetzt auch eine Umfrage senden, um die Stimmung der Benutzer vor und nach dem Pilotversuch zu vergleichen.
Tag 1 : Senden der Kickoff-Kommunikation an Pilotbenutzer.
Tag 14 : Senden Sie die Kommunikation mit dem Mittelpunkt an Pilotbenutzer, und senden Sie optional eine Umfrage.
Tag 30 : Senden der endgültigen Kommunikation an Pilotbenutzer. Führen Sie eine abschließende Umfrage zu ihren Erfahrungen durch.
Tage 31–45 : Bewerten der Pilotergebnisse und Planen der nächsten Schritte

Bewerten von Erkenntnissen und Erstellen eines Plans

Nachdem ein Pilotprojekt abgeschlossen ist, sammeln Sie alle Feedbackumfragen, Supporttickets und andere Metriken, um sie mit Ihren Zielen zu analysieren und Ihren Plan für den Rollout zu entscheiden. Ihre Analyse sollte Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Ihr organization für eine umfassende Bereitstellung von Briefing bereit ist, oder ob Sie das Pilotprojekt auf mehr Benutzer ausdehnen oder den Pilotversuch erneut besuchen müssen, nachdem Sie Bedenken erkannt und behoben haben.

Wenn die Ergebnisse Folgendes angeben:

Die Pilotziele wurden erreicht (z. B. Benutzerzufriedenheit): Sie können die Rolloutphase starten. Abhängig von Ihren Zielen können Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
- Erweitern Sie das Pilotprojekt auf zusätzliche Teilnehmer, möglicherweise in anderen Rollen oder mit anderen Zusammenarbeitsmustern als die ursprüngliche Pilotgruppe.
- Aktivieren Sie Briefing für andere ausgewählte Gruppen in Ihrem organization.
- Aktivieren Sie Briefing für alle anderen Benutzer in Ihrem organization.
Das Pilotprojekt hat die Ziele nicht erreicht : Nehmen Sie sich einige Zeit, um Anpassungen an Ihrem Plan vorzunehmen, und besuchen Sie den Pilotversuch erneut.