Vereinbarungen einrichten, um Arbeitsaufträge und Rechnungen automatisch zu generieren

Field Service Vereinbarungen ermöglichen es Organisationen, Arbeitsaufträge und Rechnungen mit vordefinierten Details, Häufigkeit und Datumsbereichen automatisch generieren. Vereinbarungen werden oft Wartungszeitpläne verwendet, in der eine Organisation die Inspektion der Arbeitsgeräte täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen muss.

Hier sind ein paar verschiedene Optionen, wie Vereinbarungen konfiguriert und verwendet werden können. Die Vereinbarung generiert:

  • Tägliche Inspektion der Arbeitsaufträge, die über die Zeitplanübersicht oder den Zeitplanassistent geplant werden.
  • Monatliche Wartungsarbeitsaufträge, die automatisch von Resource Scheduling Optimization geplant werden.
  • Wöchentliche Arbeitsaufträge, wo die Vereinbarung dieselbe Ressource immer mit einer definierten Startzeit zuweist.
  • Ein einzelner Arbeitsauftrag jeden Monat, um mehrere Kundenanlagen am Kundenstandort zu überprüfen.
  • Mehrere Arbeitsaufträge jedes Jahr, um mehrere Kundenanlagen am Kundenstandort zu überprüfen.
  • Vierteljährliche Rechnungen, um Kunden vordefinierte Produkten und Services zu berechnen.

Um Vereinbarungen zu verwenden, müssen Sie:

  1. Die Vereinbarung erstellen. Definieren Sie Details auf hoher Ebene, wie etwa den Kunden, die Preisliste und den Datumsbereich.
  2. Erstellen Sie ein Vereinbarungsbuchungssetup wobei Sie definieren, wie oft Arbeitsaufträge für die Vereinbarung erstellt werden sollen, zusammen mit grundlegenden Details der tatsächlichen Arbeitsaufträge wie Arbeitsauftragstyp.
  3. Fügen Sie Vereinbarungsvorfälle, Produkte, Services und Serviceaufgaben hinzu, die bestimmte Details der ausgeführten Arbeit als Teil jedes Arbeitsauftrags definieren, der ausgeführt wird.
  4. Aktivieren der Vereinbarung und Vereinbarungsbuchungszeitraum wird zusammen mit den Arbeitsauftrag erstellt, während die Daten näher kommen.

Wir betrachten zwei Szenarien, um zu zeigen, wie Vereinbarungen Arbeitsaufträge und Rechnungen erstellen können.

Voraussetzungen

  • Field Service v6.1+

  • Arbeitsauftragsverknüpfte Daten wie Firmen, Vorfalltypen, Produkte, Dienste und für Serviceaufgaben konfiguriert in Ihrem System.

  • Sie können einem Vereinbarungspräfix und eine Startnummer (optional) angeben. Gehen Sie zu Field Service > Einstellungen und dann zum Abschnitt Vereinbarungen.

Geben Sie einen Vereinbarungspräfix und Vereinbarungsstartnummer ein.

Screenshot der Field Service Einstellungen auf der Vereinbarungsregisterkarte.

Dies schreibt die Vereinbarungsnummer, wenn eine neue Vereinbarung erstellt wird.

Screenshot einer neuen Vereinbarung, mit Aufmerksamkeit auf die Vereinbarungszahl.

Szenario 1: Automatische Erstellung von Arbeitsaufträge für die Anlagenverwaltung

Eine Organisation muss für die nächsten zwei Jahre eine monatliche Wartung für ein Gerät durchführen, das sie am Standort eines Kunden installiert hat. Sie möchten Dynamics 365 Field Service verwenden, um die Wartungsaufträge in der Mitte jeden Monats mit gewisser Flexibilität automatisch zu generieren. Sie wollen Verteiler, um die monatlichen Wartungsaufträge mit den besten und passendsten Feldmechanikern planen und die Arbeit dem Kunden für die abgeschlossene Arbeit zum vereinbarten Preis berechnen.

Wir nutzen Vereinbarungen zusammen mit Kundenanlagen, Vorfalltypen und Preislisten, um dieses Szenario zu konfigurieren.

Schritt 1: Erstellen einer Vereinbarung

Klicken Sie im Hauptmenü auf Field Service > Vereinbarung > +Neu.

Tragen Sie Ihre Informationen ein. Verwenden Sie die praktischen QuickInfos als Hilfe.

  • Dienstkonto und Abrechnungskonto: Wie mit den Feldern Arbeitsaufträge definiert das Dienstkonto, wo die Arbeitsaufträge der Vereinbarung ausgeführt werden, während das Abrechnungskonto definiert, an wen die Rechnung gesendet werden soll.

  • Systemstatus: Definiert, ob die Vereinbarung aktuell ausgeführt wird. Schätzung festlegen, während eine neue Vereinbarung erstellt und Details hinzugefügt werden. Wir legen Aktiv später fest, wenn wir soweit sind, die Arbeitsaufträge zu beginnen und Rechnungen zu senden.

  • Start- und Enddaten: Definiert die Dauer der Vereinbarung.

  • Preisliste: Gibt den Preis für Produkte und Dienstleistungen an, die mit einer Vereinbarung verknüpft sind und bestimmt die Preisliste, die auf Basis der Arbeitsaufträge und Rechnungen generiert werden und anhand dieser Vereinbarung. Es ist wichtig, alle Produkte und Services zur Vereinbarungs-Preisliste hinzuzufügen, die während der Vereinbarung benutzt werden. Vereinbarungen enthalten normalerweise einen ausgehandelten Preis für Waren und Services, die normalerweise in einer völlig neuen Preisliste reflektiert werden. Die Preisliste auf resultierenden Arbeitsaufträgen und Rechnungen kann bei Bedarf manuell aktualisiert werden.

Screenshot einer Vereinbarung, die sämtliche Felder anzeigt.

Auf der Registerkarte Andere können Sie weitere Details angeben, wie beispielsweise das Servicegebiet, dem resultierende Arbeitsaufträge angehören sollen, und die Zeit für die Datensatzgenerierung, die die Tageszeit vorschreibt, zu der Arbeitsaufträge, Rechnungen und andere mit dieser Vereinbarung verknüpften Datensätze generiert werden sollen. Diese Definition ist wichtig, da einige Organisationen keine Vereinbarungen wünschen, die Arbeitsaufträge in der Mitte des Arbeitstages erstellen. Wenn kein Wert festgelegt wird, wird er den Standardwert unter Field Service Einstellungen verwenden.

Mit Speichern beenden.

Schritt 2: Buchungsserie einrichten

Sobald die Vereinbarung erstellt worden ist, spezifizieren Sie, wie oft Arbeitsaufträge generiert werden sollen.

Im Bereich Buchungssetups wählen Sie +Buchungssetup-Datensatz hinzufügen.

Screenshot einer Vereinbarungsentität mit Fokus auf Buchungssetup.

Füllen Sie Ihre Informationen aus, um den Vereinbarungszeitplan zu erstellen. Verwenden Sie die praktischen QuickInfos als Hilfe.

  • Name: Geben Sie den Namen des Vereinbarungszeitplanes ein. Beispielsweise könnte dies monatliche Wartung sein. Benennung ist wichtig, da eine Vereinbarung mehrere Buchungsserien aufweisen kann. Beispielsweise kann die Serviceorganisation möglicherweise eine wöchentliche und monatliche Wartung als Teil der gleichen Vereinbarung ausführen.

Arbeitsauftragseinstellungen

  • Arbeitsauftrag automatisch generieren: Legen Sie den Wert auf Ja fest, wenn diese Vereinbarung automatisch Arbeitsaufträge generieren soll. Das System erzeugt Arbeitsaufträge fortlaufend. Erzeugte Arbeitsaufträge erscheinen in der aktiven Arbeitsauftragsansicht mit dem Status Offen – Nicht Geplant. Wenn Sie den Wert auf Nein festlegen, müssen Sie den Arbeitsauftrag manuell für jedes geplante Datum festlegen, wie wir später in diesem Artikel erläutern werden.

  • Arbeitsauftrags-Tag vorab generieren: Schreibt vor, wie viele Tage im Voraus das erwartete Servicedatum den Arbeitsauftrag generieren wird. Wenn Sie eine große Anzahl von Tagen im Voraus wählen, kann Ihr Rückstand an Arbeitsaufträgen größer werden als gewünscht; wenn Sie jedoch zu wenige Tage im Voraus wählen, haben Sie möglicherweise keine Zeit zur Vorbereitung. Wenn auf der Vereinbarungsebene kein Wert eingegeben wird, gibt es eine umgebungsweite Einstellung in Field Service Einstellungen > Registerkarte Vereinbarung > Vereinbarung Arbeitsauftrag X Tage im Voraus generieren. Wenn dieses Feld auch keinen Wert hat, werden die Arbeitsaufträge sieben Tage im Voraus zum auf der Vereinbarung eingetragenen Datensatz-Generierungszeitpunkt generiert.

Arbeitsauftragstyp, Priorität, Arbeitsauftragszusammenfassung und Arbeitsort, die hier eingegeben werden, gehen in Arbeitsaufträge über.

Buchungseinstellungen

  • Automatische Buchungsgenerierung: Legen Sie den Wert auf Ja fest, damit das System die generierten Arbeitsaufträge bucht (unabhängig davon, ob manuell oder automatisch generiert). Wenn Sie den Wert auf Ja festlegen, müssen Sie eine Bevorzugte Ressource und Bevorzugte Startzeit angeben für die Buchung. Wenn Sie den Wert auf Nein festlegen, muss der generierte Arbeitsauftrag über den normalen Zeitplanungsprozess geplant werden: manuell mit dem Zeitplan-Assistenten oder mit Resource Scheduling Optimization.

Hinweis

Die Anmeldungen, die von Vereinbarungen getroffen werden, berücksichtigen keine Buchungen, was bedeutet, dass auf den bestehenden Zeitplänen doppelt gebucht wird.

  • Die Felder Flexibilität vor der Buchung und Flexibilität nach der Buchung legen fest, wie viele Tage vor und nach dem erwarteten geplanten Datum ein Arbeitsauftrag erstellt werden darf. Dadurch werden die Felder Datumsfensterbeginn und Datumsfensterende automatisch auf dem Arbeitsauftrag erstellt, um den Zeitplan-Assistenten zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise planen, die monatliche Wartung am 8. eines Monats durchzuführen, und die Buchungsflexibilität auf 7 Tage davor und danach festlegen, können die Arbeitsaufträge zwischen dem ersten und dem 15. Tag eines Monats geplant werden.

  • Zeitfensterbeginn und Zeitfensterende können spezifiziert werden, um ein Zeitfenster für erzeugte Arbeitsaufträge herzustellen. Diese Daten werden vom Zeitplan-Assistenten berücksichtigt. (Beispiel: Arbeitsauftrag soll zwischen 08:00 Uhr und 12:00 Uhr geplant werden)

Dann müssen Sie ein Muster für die zu erstellenden Arbeitsaufträge machen. Wählen Sie Buchungsserie auf der Befehlsleiste oben aus.

Screenshot des Vereinbarungsbuchungssetups mit Fokus auf die Buchungsserieoption.

Verwenden Sie das Popup-Fenster, um eine Serie zu definieren.

Screenshot des Popup-Formulars für die Buchungsserie.

Typische Beispiele hierfür sind:

  • Wöchentlich
  • Monatlich
  • Alle drei Monate
  • Jährlich
  • Der erste Montag eines Monats
  • Jeden zweiten Freitag

Definieren Sie benutzerdefiniert Daten für Arbeitsaufträge, die ausgeführt werden sollen, wenn ein Muster nicht Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Beispielsweise wird eine Vereinbarung möglicherweise für einen Service an verschiedenen Feiertagen während des Jahrs ausgeführt.

  • Enddatum-Verhalten: Das Eingeben des bestimmte Start-Enddatums-Verhaltens ermöglicht es Ihnen, Arbeitsaufträge für alle oder einen Teil der Vereinbarungsdauer zu generieren. Kein Enddatum auswählen bedeutet, die Arbeitsaufträge sollen bis zum Vereinbarungsenddatum erstellt werden.

Mit Speichern beenden.

Hinweis

Eine einzelne Vereinbarung kann verschiedene Buchungseinstellungen haben. Zum Beispiel: Sie erstellen eine Buchung, die „Wöchentliche Besuche“ genannt wird und die jede Woche Arbeitsaufträge mit bestimmten Vorfällen, Produkten, Dienstleistungen und Service-Aufgaben generiert. Zusätzlich haben Sie innerhalb dieser Vereinbarung eine andere Buchung eingerichtet mit der Bezeichnung „Monatliche Besuche“ terminiert, durch die Arbeitsaufträge jeden Monat für unterschiedliche Vorfälle, Produkte, Dienstleistungen und Serviceaufgaben erstellt werden.

Weitere Informationen zum Importieren von Buchungsrezidiven finden Sie im Abschnitt Konfigurationsüberlegungen am Ende dieses Artikels.

Schritt 3: Fügen Sie Arbeitsdetails der Vereinbarung hinzu

Nach dem Einrichten der Vereinbarung zur Definition der Details auf hoher Ebene und dem Vereinbarungsbuchungssetup zur Definition einer Serie besteht der nächste Schritt darin, die Arbeit zu definieren, die ausgeführt werden soll.

Diese Definition erhält man, indem Vorfalltypen, Produkte, Dienste und Serviceaufgaben der Vereinbarung hinzugefügt werden.

Vom Vereinbarungsbuchungssetup wählen Sie +Vereinbarungsbuchungsvorfall-Datensatz hinzufügen. Benutzen Sie die QuickInfos als Anleitung, um die Vorfalldetails zu spezifizieren, und wählen Sie dann Speichern und Schließen.

Screenshot eines Vereinbarungsbuchungsvorfalls.

Während Sie Vorfälle der Vereinbarung hinzufügen, werden die zugehörigen Produkte, Services, Serviceaufgaben und Merkmale der Vereinbarung und dann den Arbeitsaufträge hinzugefügt, die generiert werden. Siehe Notiz zu Vorfallelemente zur Vereinbarung kopieren unter den Konfigurationsüberlegungen am Ende dieses Artikels.

Screenshot de Vereinbarungsbuchungssetups mit Fokus auf die Produkte-, Dienste- und Serviceaufgabenregisterkarten.

Wenn Sie keine Vorfalltypen verwenden möchten, können Sie Produkte, Dienste und Serviceaufgaben direkt der Vereinbarung hinzufügen.

Kundenanlagen mit Verträgen

Wenn Sie Vereinbarungen für den Kundenanlagenbestandes nutzen möchten, verwenden Sie Vereinbarungsvorfälle.

Wenn Sie eine Kundenanlage auf dem Vereinbarungsvorfall definieren möchten, können Sie Serienarbeit, die an bestimmten Arbeitsgeräten ausgeführt werden soll, definieren und einen Verlauf der Services aufbauen. Sie können mehrere Vorfalltypen einem Vereinbarungsbuchungssetup hinzufügen alle mit einer Kundenanlage.

Mithilfe dieses Beispiels von zwei Vorfällen für die monatliche Wartung, können Organisationen:

  1. Führen Sie zwei unterschiedliche Arten Wartungsverfahren (Vorfalltypen) in der gleichen Kundenanlage aus.
  2. Führen Sie das gleiche Wartungsverfahren (Vorfalltyp) in zwei unterschiedlichen Kundenanlagen aus, wenn beide Anlagen am selben Standort sind, wie vom Dienstkonto festgelegt.

Schritt 4: Aktivieren Sie Vereinbarung und zeigen Sie Arbeitsaufträge an

Sobald die Details auf oberster Ebene, die Serie und die Arbeiten definiert sind, besteht der letzte Schritt darin, die Vereinbarung zu Aktivieren, um mit dem Generieren verknüpfter Datensätze zu beginnen, wie beispielsweise Wartungsdaten und Arbeitsaufträgen. Dies wird in der Regel nach der Managerüberprüfung und der Kundenakzeptanz erledigt. Um weitere Details zum Vereinbarungsstatus hinzuzufügen, sollten Sie die Werte Substatus der Vereinbarung verwenden. Benutzerdefinierte Substatus der Vereinbarung können auch erstellt werden.

Von der Vereinbarung legen Sie das Feld Systemstatus auf Aktiv fest. Dadurch wir die Erstellung der Buchungsdaten ausgelöst, die den Datendienst darstellt, der ausgeführt werden soll.

Screenshot einer Vereinbarung mit den Systemstatus, der auf Aktiv festgelegt ist.

Screenshot des gleichen Vereinbarungsbuchungssetups, der die Anmeldungsdatumsangabenoptionen anzeigt, die in erschienen.

Wenn die Zeit der Buchungsdaten näher kommt, werden Arbeitsaufträge im Feld Arbeitsauftrags-Tage im Voraus generieren erstellt. Das Anmeldungsdatum erhält einen Status Verarbeitet zusammen mit einer für den generierte Arbeitsauftrag.

Screenshot des gleichen Vereinbarungsbuchungssetups, der die verarbeiteten Buchungsdaten anzeigt.

Sie haben auch die Möglichkeit, die Arbeitsaufträge für jedes Buchungsdatum manuell zu generieren. Dies gilt, wenn Sie Arbeitsaufträge automatisch generieren auf Nein festlegen oder für spezielle Geschäftsfälle, die Sie für einen Arbeitsauftrag früher als definiert generieren müssen.

Screenshot eines Vereinbarungsbuchungssetups mit Fokus auf die generierte Arbeitsauftragsoption.

Wenn Sie sich entschieden haben, die Vereinbarung auf Automatisch generierte Buchung festzulegen, werden die Arbeitsaufträge für die bevorzugten Ressource geplant, die Arbeitsaufträge generiert.

Schritt 5: Führen Sie Vereinbarungsarbeitsaufträge aus

Während Arbeitsaufträge generiert werden, werden sie mit anderen Arbeitsaufträgen in der Ansicht Aktive Arbeitsaufträge angezeigt.

Das Menüband Arbeitsaufträge enthält alle Details, die auf der Vereinbarung definiert sind, wie beispielsweise Preisliste, Vorfalltyp, Arbeitsauftragstyp, Kundenanlage, usw.

Screenshot von einem Arbeitsauftrag, der ausgefüllte Felder anzeigt.

Hinweis

Obwohl die Vereinbarung einen Rahmen liefert, um Arbeitsaufträge zu erzeugen, können Details auch auf der Arbeitsauftragsebene bearbeitet werden. Zum Beispiel, obwohl ein Arbeitsauftrag möglicherweise von einer Vereinbarung erzeugt wird, können mehr Produkt und Services dem Arbeitsauftrag "ad hoc" hinzugefügt werden und andere Details, wie Preisliste- und Arbeitsauftragstyp, können geändert werden, sofern ausreichende Berechtigungen vorliegen.

Eine Suche für die Vereinbarung wird auch im Abschnitt Einstellungen verfügbar.

Screenshot eines Arbeitsauftrags auf der Registerkarte Einstellungen.

Nachdem Sie die Arbeitsauftragsschaltfläche Buchen ausgewählt haben und den Zeitplanassistenten ausgelöst ist, werden die Zeitparameter Suche starten und Suche beenden das Buchungsdatum anzeigen.

Screenshot der geplanten Filterassistenansicht mit Fokus auf die Felder Suche beginnen und Suche beenden.

Wenn ein Vereinbarungsarbeitsauftrag von einem Feldmechaniker ausgeführt und von einem Manager geschlossen wird, wird eine Rechnung für abgeschlossene Arbeiten erstellt und zwar im Rahmen des normalen Arbeitsauftragsrechnungsstellungsprozesses. Dies ist der Fall, unabhängig davon, ob ein Arbeitsauftrag Teil einer Vereinbarung ist oder nicht. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Arbeitsauftragslebenszyklus und -status.

Szenario 2: Rechnungen automatisch generieren

Vereinbarungsrechnungen werden verwendet, um Rechnungen für die Produkte und Services automatisch zu generieren. Diese Rechnungen werden mit einer definierten Serie generiert und enthalten jeweils dieselben Produkte mit demselben Preis. Diese Rechnungen werden generiert und gestellt unabhängig davon, ob Arbeitsaufträge ausgeführt werden oder nicht.. Es ist ein ähnliches Modell wie wen Sie eine monatliche Monatsmobiltelefonrechnung bezahlen, unabhängig von der Anzahl der getätigten Telefonanrufe oder Textnachrichten, die Sie senden.

Nun konfigurieren wir das Szenario, in dem ein Kunde einer Field Service Organisation einen Preis für einen vierteljährlichen Serviceplan bezahlt.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Vereinbarung oder wählen Sie eine vorhandene aus

Sie können eine Vereinbarungsrechnung einer vorhandenen Vereinbarung hinzufügen oder ihr eine neue hinzufügen. Sie können eine Vereinbarung mit nur einer Vereinbarungsrechnung und ohne Wartungsplan habe, selbst wenn Sie bereits mehrere Rechnungen für eine einzelne Vereinbarung haben.

In unserem Beispiel fügen wir der Vereinbarung vierteljährliche Rechnungen hinzu, die wir erstellt haben.

Von der Vereinbarung gehen Sie zu Rechnung einrichten > Neues Vereinbarungs-Rechnungs-Setup hinzufügen

Screenshot einer Vereinbarung, die das Hinzufügen neuer Vereinbarungsrechnungsoptionen unter Rechnungssetup anzeigt.

Schritt 2: Rechnungsserie und Produkte einrichten

Im Abschnitt Rechnung (Produkte) fügen Sie die Produkte hinzu, die regelmäßig Kunden Rechnungen zustellen. Der Preis der Rechnung (Produkte) wird von der Preisliste in der Vereinbarung berechnet.

Screenshot des Vereinbarungsrechnungssetups auf der Rechnungsproduktregisterkarte.

Hinweis

Die Rechnung (Produkt) kann nur Produkt sein, wenn Field Service Produkttyp auf Bestand oder Nicht-Bestand festgelegt ist. Servicetypprodukte können nicht hinzugefügt werden.

Danach definieren Sie, wie oft die Rechnungen generiert werden sollen, indem Sie oben Rechnungsserie auswählen.

Screenshot eines Vereinbarungsrechnungssetups mit Fokus auf die Rechnungsserieoption.

Screenshot der Popupserie, wobei alle Felder ausgefüllt sind.

Vergessen Sie nicht zu Speichern!

Schritt 3: Aktivieren Sie Rechnungsserie und Rechnungen anzeigen

Da diese Vereinbarungen bereits aktiv ist, werden die Rechnungsdatumsangaben nach kurzer Zeit jedoch nicht sofort angezeigt. Wenn Sie ein Vereinbarungsrechnungssetup hinzugefügt haben, um eine neue oder eine vorhandenen Vereinbarung zu installieren, die einen geschätzten Status hat, dann müssen die Vereinbarung aktivieren.

Screenshot Vereinbarungsrechnungssetup, die die betreffende Registerkarte mit den hervorgehobenen Rechnungsdaten anzeigt.

Sobald die Vereinbarung aktiv ist, werden Vereinbarungsrechnungsdatumsangaben in kurzer Zeit generiert.

Screenshot des Vereinbarungsrechnungssetups, das eine Liste mit Rechnungsdatumsangaben anzeigt.

Es ist nicht möglich, Vereinbarungsrechnungen manuell zu generieren, wie Sie dies mit Vereinbarungsarbeitsaufträgen tun können.

Hinweis

Die Rechnung wird im Voraus erstellt, je nachdem, was Sie im Feld Vereinbarungsrechnungen X Tage im Voraus generieren in den Field Service-Verwaltung-Einstellungen im Abschnitt Vereinbarung eingestellt haben. Dies heißt, dass das Fälligkeitsdatum der Rechnung gemäß der Rechnungsserie für das Rechnungssetup festgelegt ist, die Rechnung dann aber X Tage im Voraus erstellt wird. Wenn kein Wert für X Tage der Vereinbarung im Voraus generieren angegeben ist, wird das System die Rechnung am Tag des Rechnungsdatums der Datensatzgenerierungszeit im Feld auf der Vereinbarung und dann in den Field Service Einstellungen erstellen.

Screenshot der Field Service Einstellungen mit Fokus auf die Felder Vereinbarungsrechnung X Monate vorab generieren und Rechnungsvereinbarung X Tage vorab.

Konfigurationsüberlegungen

In den Field Service Einstellungen gibt es wichtige Standards, die Sie für die Vereinbarung einstellen können, die Administratoren helfen, zu steuern, wie die Organisation Vereinbarungen erstellt.

Screenshot der Field Service Einstellungen auf der Vereinbarungsregisterkarte.

  • Erstellen der Buchungsdaten X Minuten vorab: Vereinbarungsanmeldungsdatumsangaben-Hilfeorganisationsplan für die Wartung. Wenn eine Vereinbarung sich über einen bestehenden Zeitraum erstreckt, dann können Sie nicht auf einmal alle Anmeldungsdatumsangaben generieren, aber eher X Monate vorab. Der Standardwert ist 12 Monate.

  • Generiert Vereinbarungs-Arbeitsauftrag X Tage vorab: Dieser Wert besteht beim Vereinbarungsbuchungssetup und kann für jede Anmeldungsserie unterschiedlich, aber ein Standardwert kann hier angegeben werden.

  • Generiert automatisch Arbeitsauftrag für eine Vereinbarungsbuchung: Dieser Wert besteht beim Vereinbarungsbuchungssetup und kann für jede Anmeldungsserie unterschiedlich sein, aber ein Standardwert kann hier angegeben werden.

  • Rekordgenerierungszeit: Dieser Wert besteht für eine Vereinbarung und gibt an, wenn der Tagvereinbarungsdatensatz wie Buchungsdatum und Arbeitsaufträge erstellt werden sollen. Dies ist hilfreich, da einige Organisationen keine Vereinbarungen möchten, die viele Arbeitsaufträge in der Mitte eines Arbeitstages generieren, während Verteiler andere Aufträge planen und verwalten.

Mehrere Vorfälle für mehrere Serien

Während sich die Vereinbarungen erhöhen, müssen Sie entscheiden, ob Sie mehrere Vereinbarungsvorfällen einer einzelnen Serie oder mehreren Serien hinzufügen möchten, jeder mit mindestens einem oder mehreren Vorfällen. Die folgenden Dinge sollte Sie berücksichtigen:

  • Wer wird die Arbeitsaufträge ausführen?: Eine einzelne Serie erstellt einen einzelnen Arbeitsauftrag, wobei mehrere Serien mehrere Arbeitsaufträge erstellen und Arbeitsaufträge in der Regel von einer einzelnen Person ausgeführt werden. Wenn Sie denken, dass die Vereinbarungsarbeit von einer einzelnen Person abgeschlossen wird, dann ist die Verwendung einer einzelnen Serie besser. Die Problemumgehung besteht darin, Vorfalltypen mit Anforderungsgruppenvorlagen zu nutzen, die helfen, einzelne Arbeitsaufträge mit mehreren Ressourcen zu planen.

  • Reise: Wenn mehrere Serien mehrere Arbeitsaufträge erstellen, dann kann dies mehre Reisen und noch mehr reisen erstellen.

  • Wie verfolgen Sie Anlagen?: Einige Organisationen bevorzugen es, dass jeder Arbeitsauftrag einer einzelnen Kundenanlage zugewiesen wird. Dadurch wissen Sie, wie viel Zeit für einen Arbeitsauftrags aufgewendet wurde und wie viel Zeit für die Instandhaltung einer Anlage erforderlich war, was wiederum die Berichterstellung vereinfacht. Wenn dies der Fall ist, können Sie auswählen, mehrere Serien für jeden erstellten Arbeitsauftrag mit einem einzelnen Vorfall zu haben, der sich auf eine einzelne Anlage bezieht.

Automatische Planung von Vereinbarungsarbeitsaufträgen mit Resource Scheduling Optimization

Resource Scheduling Optimization plant automatisch Arbeitsaufträge, um Arbeitszeiten und Reisezeit zu optimieren. Dazu gehören die Arbeitsaufträge ein, die aus Vereinbarungen generiert werden. Wenn Sie an der Nutzung von Resource Scheduling Optimization interessiert sind, um Vereinbarungsarbeitsaufträge zu planen, finden Sie hier drei Möglichkeiten:

  1. Nutzen Sie die automatische Generierung für Arbeitsauftragsvereinbarungen und stellen Sie sicher, Arbeitsaufträge zu erstellen, die vom Resource Scheduling Optimization-Umfang aufgenommen werden.
  2. Nutzen Sie die automatische Vereinbarungsgenerierung und buchen Sie Arbeitsaufträge um sicherzustellen, dass die bevorzugte Ressource geplant wird, um Resource Scheduling Optimization zu aktivieren und den Buchungsstatus der verknüpften Buchung zu optimieren. Sie können die Zeitplanung nutzen, um Optionen in der Buchung zu sperren, um sicherzustellen, dass die Vereinbarung für diese Ressource oder das Zeitfenster oder beides geplant bleibt.
  3. Erstellen Sie einen spezifischen Resource Scheduling Optimization-Zeitplan und -Umfang, die nur die Arbeitsaufträge berücksichtigt, die von Vereinbarungen erstellt werden. Damit können Sie spezifische Rhythmen und die Prioritäten festlegen, wann die Vereinbarungsarbeitsauftragsbuchungen optimiert werden.

Verwenden von Rechnungen und Ansprüchen mit Vereinbarungen

Um zu entscheiden, wie eine Vereinbarungsrechnung verwendet werden soll, können Sie für eine neue Vereinbarung erstellen, um Rechnungen zu generieren oder eine Rechnung einer vorhandene Servicevereinbarung hinzuzufügen. Wenn die Vereinbarungsrechnungen sich auf die geplante Wartung beziehen, empfehlen wir, die mit der Vereinbarung generierten Arbeitsaufträge und die für die Vereinbarung generierten Rechnungen in der gleichen Vereinbarung zu integrieren.

Auch wenn Sie eine Vereinbarung haben, die Rechnungen generiert, erstellen die Vereinbarungsarbeitsaufträge nach Abschluss und der Status Abschluss-gebucht Rechnungen. Wenn nur die Vereinbarungsrechnungen darstellt, was dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, müssen Sie einen Prozess erstellen, um die Arbeitsauftragsrechnungen zu missachten oder zu verringern. Dies kann so einfach sein wie zum Beispiel diese Rechnungen oder die Anwendung von Preislisten und Ansprüchen zu deaktivieren, um sicherzustellen, dass das Teilergebnis der Arbeitsaufträge und der Arbeitsauftragsrechnung $0 ist.

Berechtigungen werden für Arbeitsauftragspreisberechnung basierend auf mehreren Faktoren angewendet wie Dienstkonto, und Kundenanlagenkategorien. Es ist üblich, bestimmte Vorfalltypen für bestimmte Kunden zu erstellen, die die benutzerdefinierte Arbeit darstellen. Eine Option ist es, eine Berechtigung anzuwenden, wenn der benutzerdefinierte Vorfalltyp einem Arbeitsauftrag hinzugefügt wird, der die Produkte und Services auf 0 US-Dollar setzt, indem er einen Rabatt von 100 % anwendet.

Weitere Informationen finden Sie im Artikel zu Berechtigungen.

Buchungsserie importieren

Es ist möglich, ein Buchungswiederholungsmuster für ein Vertragsbuchungssetup (ABS) oder ein Vertragsrechnungssetup (AIS) zu importieren.

  • Der Wiederholungsdialog füllt beim Speichern ein Feld in den ABS- oder AIS-Datensätzen.
  • Das Feld wird Wiederholungseinstellungen genannt und wird standardmäßig nicht im Formular angezeigt.
  • Um eine Wiederholung mit einem oder mehreren ABS- oder AIS-Datensätzen über CSV zu importieren, rufen Sie einfach eine repräsentative Zeichenfolge von einem ABS oder AIS ab, die ähnlich eingerichtet ist, wie die importierten Datensätze konfiguriert werden sollen.
  • Mit dieser Zeichenfolge werden Sie feststellen, dass einige Werte das Verhalten des Datensatzes beeinflussen, die aus dieser Zeichenfolge heraus analysiert werden können, z. B. Start- und Enddatum, jeweils Monate usw.
  • Verwenden Sie diese Beispielzeichenfolgen, um die Vertragsbuchungs- und Rechnungs-Setup-Datensätze in eine Tabelle einzufügen und damit vollständig konfigurierte Datensätze zu importieren.

Sehen Sie sich beispielsweise eine Wiederholung im folgenden Screenshot und das zugehörige XML unten an.

Screenshot der Buchungsserie.

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

Weitere Hinweise

  • Die können aktive Vereinbarungen bearbeiten; die Bearbeitungen sind sofort freigegeben und die Vereinbarung wird nach kurzer Zeit aktualisiert.

  • Die Bearbeitung der Buchungsserie einer aktiven Vereinbarung aktualisiert die Buchungsdaten asynchron.

  • Wenn Arbeitsauftrag automatisch generieren auf Nein festgelegt ist, aber Automatische Buchungsgenerierung auf Ja festgelegt ist, wird die Buchung automatisch erstellt, wenn der Arbeitsauftrag manuell im Buchungsdatum generiert wird.

  • Eine Vereinbarung wird an einem einzigen Standort ausgeführt werden, der vom Dienstkonto dargestellt wird. Arbeiten an mehreren Standorten sollten mit mehreren Vereinbarungen konfiguriert werden.

  • In den Szenarien, in denen Sie Vereinbarungen einzig für die Rechnungserstellung und nicht für die Arbeitsauftragsgenerierung verwenden, empfiehlt es sich aber, die im Rahmen der Field Service Lösung verwendete Angebotsentität zu nutzen, die vergleichbare Funktionen enthält.

  • Vereinbarungen arbeiten nahtlos mit Dynamics 365 Sales Lead > Verkaufschance > Angebot > Auftragsvorgang. Dies wird erreicht durch:

    • Kategorisieren eines Leads als Service-Wartungslead
    • Hinzufügen von Verkaufschancenzeilen mit Service basierten Zeilen
    • Angebotszeilen als Service basierte Zeilen erstellen und ein Angebotsbuchungssetup erstellen
  • Begrenzen Sie beim Einrichten von Vereinbarungen zum automatischen Generieren von Arbeitsaufträgen die Anzahl der untergeordneten Arbeitsauftragsdatensätze – Arbeitsauftragsprodukte, Services, Serviceaufgaben, Vorfalltypen usw. –, die generiert werden sollen, auf nicht mehr als 500. Größere Datensätze, synchrone benutzerdefinierte Plugins oder benutzerdefinierte Prozesse können eine Zeitüberschreitung verursachen, was dazu führt, dass die verbleibenden untergeordneten Datensätze nicht generiert werden.

  • Das Feld Vorfallselemente in Vereinbarung kopieren ist während der Einrichtung des Vorfalltyps aus zwei Gründen wichtig:

    1. Der Vorfall, den Sie zur Vereinbarung hinzufügen möchten, kann sich leicht von dem Vorfall unterscheiden, den Sie zu einem einzelnen Arbeitsauftrag hinzufügen würden, der nicht Teil einer Vereinbarung ist. Beispielsweise würde der Vorfall 1 Stunde Service erfordern, aber Sie haben mit dem Kunden 2 Stunden vereinbart. Anstatt, dass Sie einen zweiten Vorfalltyp nur für die Vereinbarung erstellen müssen, können Sie einfach Vorfallselemente in Vereinbarung kopieren auf Nein festlegen, den Vorfall zur Vereinbarung hinzufügen und dann manuell die bestimmten Serviceaufgaben, Produkte, Dienste usw. hinzufügen. Dadurch können Sie denselben Vorfalltyp verwenden, was später bei der Berichterstellung hilft. Legen Sie diese Option auf Ja fest, und die Vorfallelemente werden der Vereinbarung hinzugefügt. Sie können diese Elemente dann annehmen oder geringfügige Änderungen vornehmen.

Wenn auf Ja festgelegt, werden Vereinbarungselemente erstellt.

Screenshot des Datensatzes des Vereinbarungsbuchungssetup auf der Registerkarte Services mit aufgeführtem Service.

Wenn auf Nein gesetzt, passiert dies nicht.

Screenshot des Datensatzes eines Vereinbarungsbuchungssetup auf der Registerkarte "Services" ohne aufgeführte Services.

  1. Vorfälle können für wiederkehrende Arbeiten zu Vereinbarungen hinzugefügt werden. Das bedeutet, dass die Vereinbarungen Arbeitsaufträge generieren mit angefügten, vordefinierten Arbeitsauftragsvorfällen. Allerdings, wie weiter oben in diesem Artikel erwähnt, können Vorfälle bearbeitet werden, wenn sich Prozesse und Vorgehensweisen ändern. Aber Vereinbarungen können mehrere Monate und sogar Jahre umfassen, sollte als die Vereinbarung den ursprünglichen Vorfalltyp zum Zeitpunkt der Vereinbarungserstellung nutzen oder die letzten Änderungen am Vorfalltyp? Dies kann zu anderen Arbeiten führen, die durchgeführt werden, als die, die ursprünglich am Vereinbarungsende vorgesehen waren. Legen Sie Ja fest, wenn der Vorfall während der Vereinbarungslebensdauer gleich bleiben soll, indem Sie die Vorfalldetails zum Zeitpunkt der Vereinbarungsaktivierung in diese kopieren. Legen Sie Nein fest, wenn die Arbeitsaufträge, die sich aus der Vereinbarung ergeben, die letzten Vorfalltypdetails aufgreifen sollen, wenn die Arbeitsaufträge aus der Vereinbarung generiert werden. Dies geschieht in der Regel fortlaufend und hängt vom Feld Vereinbarungsarbeitsaufträge X Tage im Voraus generieren im Vereinbarungsbuchungssetup ab.
  2. Elemente werden in die Vereinbarung kopiert, wenn sie der Vereinbarung hinzugefügt werden, wenn die Vereinbarung einen Schätzungsstatus enthält.

Siehe auch

Hinweis

Können Sie uns Ihre Präferenzen für die Dokumentationssprache mitteilen? Nehmen Sie an einer kurzen Umfrage teil. (Beachten Sie, dass diese Umfrage auf Englisch ist.)

Die Umfrage dauert etwa sieben Minuten. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben. (Datenschutzbestimmungen).