Anzeigen und Aktualisieren von Entitätsdaten mit Excel

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Gilt für diese Dynamics 365-Apps:
Commerce, Finance, Supply Chain Management

Wichtig

Kunden, die Human Resources verwenden, die in diesem Artikel erwähnte Funktionalität ist derzeit in der Standalone-Version von Dynamics 365 Human Resources und in der zusammengeführten Finance-Infrastruktur verfügbar. Während wir Aktualisierungen vornehmen, kann die Navigation abweichen. Verwenden Sie die Suche, um eine bestimmte Seite zu finden.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Entitätsdaten in Microsoft Excel geöffnet und anschließend mit dem Microsoft Dynamics-Add-In für Excel angezeigt, aktualisiert und bearbeitet werden. Um die Daten der Entitäten zu öffnen, können Sie entweder von Excel oder den Finanz- und Betriebs-Apps aus starten.

Durch das Öffnen der Entitätsdaten in Excel können Sie die Daten mit dem Add-in für Excel schnell und einfach anzeigen und bearbeiten. Dieses Add-In erfordert Microsoft Excel 2016 oder höher.

Hinweis

Wenn Ihr Microsoft Entra ID (Azure AD)-Mandant für die Verwendung von Active Directory Federation Services (AD FS) konfiguriert ist, müssen Sie sicherstellen, dass das Update von Mai 2016 für Office eingespielt wurde, sodass Sie über das Excel-Add-In korrekt angemeldet werden können.

Weitere Informationen zur Verwendung des Excel-Add-Ins bietet das kurze Video Erstellen einer Excel-Vorlage für Kopf- und Positionsmuster.

Öffnen Sie Entitätsdaten in Excel, wenn Sie aus einer Finanz- und Betriebs-App starten

  1. Wählen Sie auf einer Seite in einer Finanz- und Betriebs-App Öffnen in Microsoft Office.

    Wenn die Stammdatenquelle (Tabelle) der Seite dieselbe ist wie die Stammdatenquelle für beliebige Entitäten, werden standardmäßige In Excel öffnen-Optionen für die Seite generiert. In Excel öffnen-Optionen finden Sie auf häufig verwendeten Seiten wie Alle Kreditoren und Alle Debitoren.

  2. Klicken Sie auf eine In Excel öffnen-Option, um die generierte Arbeitsmappe zu öffnen. Diese Arbeitsmappe besitzt Bindungsinformationen für die Entität, einen Mauszeiger auf Ihre Umgebung und einen Zeiger auf das Excel-Add.

  3. Klicken Sie in Excel auf die Option zum Bearbeiten aktiveren, damit das Excel Add-In ausgeführt werden kann. Das Excel-Add-In wird in einem Bereich auf der rechten Seite des Excel-Fensters ausgeführt.

  4. Wenn Sie das Excel-Add-In zum ersten Mal ausführen, klicken Sie auf Diesem Add-In vertrauen.

  5. Wenn Sie aufgefordert werden, sich anzumelden, wählen Sie Anmelden und melden Sie sich mit denselben Anmeldeinformationen an, mit denen Sie sich bei der App für Finanzen und Vorgänge angemeldet haben. Das Excel-Add-In verwendet einen vorherigen Anmeldungskontext aus dem Browser und meldet Sie automatisch an, wenn dies möglich ist. (Informationen über den Browser, der je nach Betriebssystem verwendet wird, finden Sie unter Browser, die von Office Add-Ins verwendet werden. Um sicherzustellen, dass die Anmeldung erfolgreich war, überprüfen Sie den Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Excel-Add-Ins.

Das Excel-Add-In liest automatisch die Daten für die Entität, die Sie ausgewählt haben. Beachten Sie, dass keine Daten in der Arbeitsmappe sind, bis sie vom Excel-Add-In eingelesen werden.

Öffnen von Entitätsdaten in Excel beim Start von Excel

  1. Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Add-Ins auf Shop, um den Office Store zu öffnen.

  2. Suchen Sie im Office Store nach dem Schlüsselwort Dynamics, und klicken Sie auf Hinzufügen neben dem Microsoft Dynamics Office Add-in (dem Excel-Add-In).

  3. Wenn Sie das Excel-Add-In zum ersten Mal ausführen, klicken Sie auf Diesem Add-In vertrauen, damit das Excel-Add-In ausgeführt werden kann. Das Excel-Add-In wird in einem Bereich auf der rechten Seite des Excel-Fensters ausgeführt.

  4. Klicken Sie auf Serverinformationen hinzufügen, um den Bereich Optionen zu öffnen.

  5. Kopieren Sie in Ihrem Browser die URL Ihrer Zielinstanz für Finanz- und Betriebs-Apps, fügen Sie sie in das Feld Server URL ein und löschen Sie dann alles nach dem Hostnamen. Die resultierende URL soll derzeit nur den Hostnamen haben.

    Wenn beispielsweise die URL https://xxx.dynamics.com/?cmp=usmf&mi=CustTableListPage ist, löschen Sie alles außer https://xxx.dynamics.com.

  6. Klicken Sie auf OK und dann auf Ja, um die Änderung zu bestätigen. Das Excel-Add-In wird neu gestartet und lädt die Metadaten.

    Die Schatfläche für den Entwurf ist jetzt verfügbar. Verfügt das Excel-Add-In über den Link Applets laden, sind Sie möglicherweise nicht als der korrekte Benutzer angemeldet. Weitere Informationen zur Behebung dieses Problems finden Sie im Eintrag Applets laden zur Fehlerbehebung.

  7. Wählen Sie Entwerfen aus. Das Excel-Add-In ruft die Entitätsmetadaten ab.

  8. Tabelle hinzufügen auswählen. Eine Liste von Entitäten wird angezeigt. Die Entitäten werden in "Name - Beschriftungs"-Format angezeigt.

  9. Wählen Sie eine Entität in der Liste aus, beispielsweise Kunden - Kunden, und klicken Sie dann auf Weiter.

  10. Um ein Feld von der Liste Verfügbare Felder zur Liste Ausgewählte Felder hinzuzufügen, klicken Sie auf das Feld und dann auf Hinzufügen. Alternativ doppelklicken Sie auf das Feld in der Liste Verfügbare Felder.

  11. Nachdem Sie die gewünschten Felder der Liste Ausgewählte Felder hinzugefügt haben, stellten Sie sicher, dass sich der Cursor auf der korrekten Position in der Arbeitsmappe befindet (beispielsweise Zelle A1) und klicken dann auf Fertig. Klicken Sie anschließend auf Fertig, um den Designer zu beenden.

  12. Klicken Sie auf Aktualisieren, um Daten zu laden.

Anzeigen und Aktualisieren von Entitätsdaten in Excel

Nachdem das Excel-Add-In die Entitätsdaten in die Arbeitsmappe eingelesen hat, können Sie die Daten jederzeit aktualisieren, indem Sie im Excel-Add-In auf Aktualisieren klicken.

Bearbeiten von Entitätsdaten in Excel

Sie können die Daten der Entitäten nach Bedarf ändern und sie dann wieder in den Finanz- und Betriebs-Apps veröffentlichen, indem Sie Veröffentlichen im Excel Add-In wählen. Wenn Sie einen Datensatz bearbeiten möchten, wählen Sie eine Zelle im Arbeitsblatt und ändern anschließend den Zellenwert. Wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  • Klicken Sie auf eine beliebige Datenquelle im Arbeitsblatt, und klicken Sie dann im Excel-Add-In auf Neu.
  • Klicken Sie irgendwo in die letzte Zeile der Datenquelle im Arbeitsblatt, und drücken Sie dann die TAB-Taste, bis der Cursor die letzten Spalte dieser Zeile verlässt und eine neue Zeile erstellt wird.
  • Klicken Sie irgendwo in die Zeile direkt unterhalb der Datenquelle im Arbeitsblatt und geben Sie Daten in eine Zelle ein. Wenn Sie den Fokus aus der Zelle heraus bewegen, wird die Tabelle um die neue Zeile erweitert.
  • Für Feldbindungen von Überschriftendatensätzen, klicken Sie auf eines der Felder, und klicken Sie dann . Excel-Add-In Neu.

Beachten Sie, dass ein neuer Datensatz erstellt werden kann, wenn alle Schlüssel und Pflichtfelder im Arbeitsblatt gebunden werden oder wenn Standardwerten ausgefüllt wurden, indem die Filterbedingungen verwendet werden.

Wenn Sie einen Datensatz löschen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilennummer neben der zu löschenden Arbeitsblattzeile, und klicken Sie dann auf Löschen.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo in der zu löschenden Arbeitsblattzeile, und klicken Sie dann auf Löschen>Tabellenzeilen.

Wenn Datenquellen als zugeordnete Datenquellen hinzugefügt wurden, wird die Überschrift vor den Positionen veröffentlicht. Sind Abhängigkeiten zwischen anderen Datenquellen vorhanden, müssen Sie möglicherweise den Standard-Veröffentlichen-Auftrag ändern. Um den Veröffentlichungsauftrag, im Excel-Add-In zu ändern, wählen die Optionen (das Gangsymbol), und klicken Sie dann auf dem Inforegister auf Datenkonnektor, wählen Sie Veröffentlichungsreihenfolge konfigurieren

Spalten hinzufügen oder entfernen

Sie können den Designer verwenden, um die Spalten anzupassen, die automatisch zum Arbeitsblatt hinzugefügt wurden.

Notiz

Wenn die Schaltfläche Entwurf nicht unter der Schaltfläche Filtern im Excel-Add-In angezeigt wird, müssen Sie den Datenquellendesigner aktivieren. Wählen Sie die Optionen (Schaltfläche das Gangsymbol) aus, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Aktivieren von Entwicklungen.

  1. Klicken Sie auf die Option für Design. Alle Datenquellen werden aufgelistet.

  2. Klicken Sie neben der Datenquelle auf Bearbeiten (Bleistiftsymbol).

  3. Passen Sie die Liste in der Liste Ausgewählte Felder die Liste der Felder Ihren Bedürfnissen an:

    • Um ein Feld von der Liste Verfügbare Felder zur Liste Ausgewählte Felder hinzuzufügen, klicken Sie auf das Feld und dann auf Hinzufügen. Alternativ doppelklicken Sie auf das Feld in der Liste Verfügbare Felder.
    • Zum Entfernen eines Felds aus der Liste Ausgewählte Felder klicken Sie auf das Feld und dann auf Entfernen. Sie können auch einen Doppelklick auf das Feld ausführen.
    • Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, klicken Sie auf das Feld in der Liste Ausgewählte Felder und klicken dann auf die Option für Nach oben oder Nach unten.

  4. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Änderungen der Datenquelle zu übernehmen. Klicken Sie anschließend auf Fertig, um den Designer zu beenden.

  5. Wenn Sie ein Feld (Spalte) hinzugefügt haben, klicken Sie auf Aktualisieren, um aktualisierte Datensätze zu laden.

Ändern der Größe des Veröffentlichungsstapels

Wenn Benutzer Änderungen an Datensätzen mithilfe des Excel-Add-Ins veröffentlichen, werden die Aktualisierungen stapelweise übermittelt. Die Standard- (und maximale) Batch-Größe für das Veröffentlichen beträgt 100 Zeilen. Die Funktion Konfiguration der Batch-Größe für das Veröffentlichen im Excel-Add-In zulassen gibt Ihnen jedoch die Flexibilität, die Batch-Größe für das Veröffentlichen zu verringern, insbesondere wenn Sie beim Versuch, Aktualisierungen aus Excel zu veröffentlichen, Zeitüberschreitungen feststellen.

Systemadministratoren können eine systemweite Begrenzung der Größe des Veröffentlichungsstapels für „In Excel öffnen“-Arbeitsmappen angeben, indem Sie im Feld Begrenzung für Veröffentlichungsstapel im Abschnitt App-Parameter auf der Seite Office-App-Parameter einen Wert angeben.

Die Größe des Veröffentlichungsstapels kann mithilfe des Excel-Add-Ins auch für eine einzelne Arbeitsmappe geändert werden.

  1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe in Excel.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche Option (Zahnradsymbol) oben rechts im Excel-Add-In aus.
  3. Legen Sie das Feld Größe des Veröffentlichungsstapels auf den gewünschten Wert fest. Der von Ihnen festgelegte Wert muss kleiner sein als der systemweite Begrenzungswert für Veröffentlichungsstapel.
  4. Wählen Sie OK.
  5. Speichern Sie die Arbeitsmappe. Wenn Sie die Arbeitsmappe nicht speichern, nachdem Sie Änderungen an den Add-In-Einstellungen vorgenommen haben, bleiben diese Änderungen beim erneuten Öffnen der Arbeitsmappe nicht erhalten.

Autoren von Excel-Arbeitsmappenvorlagen können auf dieselbe Weise die Größe des Veröffentlichungsstapels für Vorlagen festlegen, bevor sie diese in das System hochladen.

Umgebungsdaten kopieren

Die Daten, die in die Arbeitsmappe in einer Umgebung eingelesen werden, können in eine andere Umgebung kopiert werden. Sie können jedoch die Verbindungs-URL derzeit nicht ändern, da der Datencache in der Arbeitsmappe weiterhin die Daten als vorhandene Daten behandelt. Stattdessen müssen Sie die Copy Environment Data-Funktionen verwenden, um die Daten in einer neuen Umgebung als neue Daten zu veröffentlichen.

  1. Wählen Sie die Optionen-Schaltfläche (Gangsymbol), und klicken Sie dann auf den FastTab Datenkonnektor, wählen Sie Umgebungsdaten kopieren.

  2. Geben Sie die Server-URL für die neue Umgebung an.

  3. Klicken Sie auf OK und dann auf Ja, um die Aktion zu bestätigen. Das Excel-Add-In wird neu gestartet und verbindet sich mit der neuen Umgebung. Alle vorhandenen Daten in der Arbeitsmappe werden als neue Daten behandelt.

    Nachdem das Excel-Add-In neugestartet wurde, zeigt ein Meldungsfeld an, dass die Arbeitsmappe im Umgebungskopiemodus ist.

  4. Um die Daten in die neue Umgebung als neue Daten zu kopieren, wählen Sie Veröffentlichen aus. Um den Umgebungskopiervorgang abzubrechen und die vorhandenen Daten in der neuen Umgebung zu prüfen, wählen Sie Aktualisieren.

Problembehandlung

Es gibt mehrere Probleme, die ganz einfach behoben werden können.

  • Der Link „Applets laden“ wird angezeigt – Weitere Informationen zur Behebung dieses Problems finden Sie im Eintrag Applets laden zur Fehlerbehebung.
  • Sie erhalten eine "Nicht zulässig"-Meldung. – Wenn Sie eine "Nicht zulässig"-Meldung erhalten, während das Excel-Add-In die Metadaten lädt, dann verfügt das Konto, mit dem Sie beim Excel-Add-In angemeldet sind, nicht über die Berechtigungen, den gewünschten Dienst, die gewünschte Instanz oder die gewünschte Datenbank zu verwenden. Zur Behebung dieses Problems sollten Sie sicherstellen, dass der korrekte Benutzername in der oberen rechten Ecke des Excel-Add-Ins angezeigt wird. Wenn ein falscher Benutzername angezeigt wird, klicken Sie auf dieses Symbol, melden Sie sich ab, und melden Sie sich dann wieder an.
  • Eine leere Webseite wird über Excel angezeigt – Wenn eine leere Webseite während des Anmeldungsprozesses geöffnet wird, benötigt das Konto AD FS, aber die Excel-Version, mit der das Excel-Add-In ausgeführt wird, ist veraltet und reicht für das Laden des Anmeldedialogs nicht aus. Zur Behebung dieses Problems aktualisieren Sie die Excel-Version, die Sie verwenden. Zum Aktualisieren der Excel-Version, während Sie sich in einem Unternehmen mit einem verzögerten Kanal befinden, nutzen Sie das Office-Bereitstellungstool um vom verzögerten Kanal zum aktuellen Kanal zu wechseln.
  • Sie erhalten beim Veröffentlichen von Datenänderungen ein Timeout – Wenn Sie Meldungen zu Timeouts erhalten, während Sie versuchen, Datenänderungen in einer Entität zu veröffentlichen, sollten Sie die Größe des Veröffentlichungsstapels für die betroffene Arbeitsmappe reduzieren. Bei Entitäten, die bei Datensatzänderungen eine umfangreiche Logik auslösen, müssen Aktualisierungen möglicherweise in kleineren Stapeln gesendet werden, um Timeouts zu vermeiden.