Rechnungsabgleich von Kreditorenkonten – Übersicht
Beim Kreditorenrechnungsabgleich handelt es sich um den Prozess zum Abgleich der Informationen aus der Kreditorenrechnung, der Bestellung und des Produktzugangs.
Beim Abgleich von Dokumenten werden Unterschiede zwischen diesen Dokumenten als Abgleichsabweichung bezeichnet. Abgleichsabweichungen werden mit den angegebenen Toleranzen verglichen. Übersteigt die Abgleichsabweichung den Toleranzprozentsatz oder -betrag, werden auf der Seite "Kreditorenrechnung" und auf er Seite "Details zum Rechnungsabgleich" Abweichungssymbole angezeigt.
Angenommen, Sie geben eine Bestellung mit einem Positionsartikel (1.000 Batterien) zu einem Preis von jeweils 1,00 EUR ein. Die Bestellung wird genehmigt und an den Kreditor übermittelt. Der Kreditor liefert 1.000 Batterien, und Sie geben einen Produktzugang für 1.000 Batterien zu einem Preis von jeweils 1,00 EUR ein. Die Lagerkosten für die Batterien werden mit diesen Preis aktualisiert.
Eine Rechnung über 1.000 Batterien zu einem Preis von jeweils 1,10 EUR geht ein. Gemäß der Richtlinie für die juristische Person ist bei dieser Artikelkategorie eine Nettostückpreis-Toleranz von 5 Prozent zulässig. Ein Preis von 1,05 EUR wäre also in Ordnung, 1,10 EUR sind jedoch zu viel. Bei der Eingabe der Rechnungsinformationen wird eine Preisabweichung erkannt, und die Rechnung kann gespeichert werden, bis die Abweichung behoben ist.
Sie können die folgenden Arten des Abgleichs von Debitorenrechnungen verwenden:
- Rechnungssummenablgeich – Die Gesamtbeträge der Rechnung werden mit den Gesamtbeträgen der Bestellung abgeglichen. Bei dieser Art von Rechnungsabgleich werden die wenigsten Details einbezogen. Deshalb können Sie mit dieser Option Steuerfunktionen zur Minimierung der Arbeitszeit einrichten, die für die Prüfung der Informationen aus dem Abgleich erforderlich ist.
- Zwei-Wege-Abgleich - Gleichen Sie die Preisinformationen auf der Rechnung mit den Preisinformationen auf der Kauf-Bestellung ab.
- Drei-Wege-Abgleich - Gleichen Sie die Preisinformationen auf der Rechnung mit den Preisinformationen auf der Bestellung ab. Zudem werden die Mengeninformationen der Rechnung mit den Mengeninformationen der Produktzugänge abgeglichen, die für die Rechnung ausgewählt sind.
- Abgleich der Belastungen - Gleichen Sie die Angaben zu Belastungen (Beträge) auf der Rechnung mit den Angaben zu Belastungen (Beträge) auf der Bestellung ab.
Notiz
Mithilfe von Kreditorenrechnungsrichtlinien können weitere Formen der Rechnungsprüfung vorgenommen werden.
Beim zweiseitigen und beim dreiseitigen Abgleich werden Preisinformationen stets nach dem Einheitspreis abgeglichen. Sie können diese Abgleichsrichtlinien für einen Abgleich der Preisinformationen nach dem Preissumme konfigurieren.
- Nettopreisabgleich - Gleichen Sie Preisinformationen für den Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich ab, indem Sie den Netto-Einheitspreis für jede Zeile auf der Rechnung mit dem entsprechenden Netto-Einheitspreis auf der Bestellung vergleichen. Der Nettostückpreis ergibt sich aus der folgenden Formel: Nettobetrag der Position / die Menge der Position.
- Preissummenabgleich - Gleichen Sie Preisinformationen für den Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich ab, indem Sie den Nettobetrag (Preissumme) für jede Zeile auf der Rechnung mit dem entsprechenden Nettobetrag auf der Einkaufsrechnung vergleichen. Der Nettobetrag ergibt sich aus der folgenden Formel: (Einheitspreis * Positionsmenge) + Positionszuschläge - Positionsrabatte. Bei einem Abgleich der Preissummen nach Prozentsatz werden die Werte der Transaktionswährung verglichen. Bei einem Abgleich der Preissummen nach Menge werden die Werte der Transaktionswährung verglichen. Wenn Sie eine Bestellposition teilweise in Rechnung stellen, erfolgt die Validierung des Preis-Gesamt-Abgleichs auf der letzten Rechnung für diese Position.
Normalerweise werden die Berechnungen für den Rechnungsabgleich automatisch durchgeführt, wenn Sie Lieferantenrechnungen auf der Seite Lieferantenrechnung bearbeiten. Alternativ kann der Rechnungsabgleich bei Bedarf ausgeführt werden, falls erforderlich. Der Rechnungsabgleich bei Bedarf wird für die juristische Entität über den Kopfstatus Rechnung automatisch aktualisieren auf der Seite Kreditorenparameter auf der Registerkarte Rechnungsvalidierung gesteuert. Der Rechnungsabgleich kann auch als Teil einer Rechnungsprüfung durchgeführt werden. Sie können die Ergebnisse des Rechnungsabgleichs auf der Seite Lieferantenrechnung und den zugehörigen Rechnungsabgleichsseiten einsehen.
Rechnungssummenabgleich
Mit dem Rechnungssummenabgleich können Sie sicherstellen, dass die Abweichung der Gesamtbeträge in Rechnungen von den erwarteten Beträgen in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Auf der Seite Summen der Rechnungen, die mit den Details übereinstimmen werden sechs Summen verglichen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt. Wenn die zulässige Toleranz für den Rechnungssummenabgleich bei 20 % liegt, wird der Abweichungsprozentsatz von 100 % für den Gesamtrabattbetrag als Abgleichsabweichung angesehen.
| Summenfeld | Tatsächliche Rechnungssumme | Erwartete Rechnungssumme | Abweichung in Prozent | Status des Abgleichs |
|---|---|---|---|---|
| Gesamtbetrag | 495,00 | 495,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Rechnungsrabatt | 0,00 | 9,90 | 100 % | Fehlgeschlagen |
| Gebühren | 64,90 | 64,90 | 0 % | Erfolgreich |
| Mehrwertsteuer | 139,98 | 137,50 | 2 % | Erfolgreich |
| Rundung | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Rechnungsbetrag | 699,88 | 687,50 | 2 % | Erfolgreich |
Der Abgleich von Rechnungssummen wird für die juristische Entität über die Schaltfläche Rechnungssummen abgleichen auf der Seite Kreditorenparameter gesteuert. Der Abgleich wird basierend auf den erwarteten Rechnungssummen und den tatsächlichen Summen ausgeführt. Die Berechnung der erwarteten Rechnungssummen erfolgt basierend auf den Preisen, Zuschlägen und Mehrwertsteuerinformationen aus der Bestellung und auf den Mengen aus der Rechnung.
Zweiseitiger Preissummenabgleich
Mit dem zweiseitigen Abgleich können Sie sicherstellen, dass die Abweichung zwischen den Preisinformationen auf der Bestellung und den Rechnungen in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Sie können die Preisinformationen für den Nettobetrag der einzelnen Rechnungspositionen sowie alle ausstehenden und bereits gebuchten Rechnungspositionen mit den Nettobetrag der entsprechenden Bestellposition vergleichen. Dieser Vorgang wird Preissummenabgleich genannt.
Der Preissummenabgleich kann auf einem Prozentsatz, einem Betrag oder auf einem Prozentsatz und Betrag basieren.
Wenn der Toleranzprozentsatz einer Einkaufspreissumme angegeben wird, werden fünf Felder verglichen (siehe folgende Tabelle). Da der Toleranzprozentsatz der Einkaufspreissumme bei 10 % liegt, stellt der Prozentsatz der Preissummenabweichung von 50 % ein Abgleichsabweichung dar.
| Status des Abgleichs | Nettobetrag der Rechnung | Erwarteter Nettobetrag | Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme (Abweichungsbetrag) | Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Prozent (Abweichung in Prozent) | Toleranz für die Einkaufspreissumme in Prozent |
|---|---|---|---|---|---|
| Erfolgreich | 105,00 | 100,00 | 5,00 | 5 % | 10 % |
| Fehlgeschlagen | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50 % | 10 % |
Wenn der Toleranzbetrag einer Einkaufspreissumme angegeben wird, werden fünf Felder verglichen (siehe folgende Tabelle). Da der Toleranzbetrag der Einkaufspreissumme bei 100,00 EUR liegt, stellt der Betrag der Preissummenabweichung von 105,00 EUR ein Abgleichsabweichung dar.
| Status des Abgleichs | Nettobetrag der Rechnung | Erwarteter Nettobetrag | Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme (Abweichungsbetrag) | Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Buchhaltungswährung (Abweichungsbetrag) | Toleranz für die Einkaufspreissumme |
|---|---|---|---|---|---|
| Erfolgreich | 150,00 | 100,00 | 50,00 | 50,00 | 100,00 |
| Fehlgeschlagen | 205,00 | 100,00 | 105,00 | 105,00 | 100,00 |
Wenn der Preissummenabgleich mit einen Toleranzprozentsatz und einem Toleranzbetrag (auch als nicht zu überschreitender Betrag bezeichnet) eingerichtet ist, werden beide Toleranzen bei der Auswertung, ob bei der Position eine Abgleichsabweichung vorliegt, berücksichtigt. Überschreitet der Prozentsatz oder der Betrag den Toleranzwert, weist die Position eine Abgleichsabweichung auf, wie an den Positionen 150,00 und 205,00 in der folgenden Tabelle zu sehen ist.
| Status des Abgleichs | Nettobetrag der Rechnung | Erwarteter Nettobetrag | Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Prozent (Abweichung in Prozent) | Toleranz für die Einkaufspreissumme in Prozent | Nicht abgeglichene Einkaufspreissumme in Buchhaltungswährung (Abweichungsbetrag) | Toleranz für die Einkaufspreissumme |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Erfolgreich | 105,00 | 100,00 | 5 % | 10 % | 5,00 | 100,00 |
| Fehlgeschlagen | 150,00 | 100,00 | 50 % | 10 % | 50,00 | 100,00 |
| Fehlgeschlagen | 205,00 | 100,00 | 105 % | 10 % | 105,00 | 100,00 |
Der zweiseitige Abgleich wird für die juristische Entität über das Feld Zeilenabgleichsrichtlinie auf der Seite Kreditorenparameter gesteuert. Abhängig von der Auswahl im Feld Richtlinie zum Abgleich zulassen können Sie auf der Seite Richtlinie zum Abgleich einen beidseitigen Abgleich für einen bestimmten Lieferanten, ein Element oder eine Kombination aus Element und Lieferant und auf der Seite Bestellung für eine bestimmte Bestellung auswählen.
Der Abgleich von Preissummen wird für die juristische Entität über das Feld Preissummen abgleichen auf der Seite Kreditorenparameter gesteuert. Der Toleranzprozentsatz einer Einkaufspreissumme und der Toleranzbetrag (nicht zu überschreitender Betrag) werden ebenfalls auf dieser Seite angegeben.
Zweiseitiger Nettostückpreis-Abgleich
Mit dem zweiseitigen Abgleich können Sie sicherstellen, dass die Abweichung zwischen den Preisinformationen auf der Bestellung und der Rechnung in einem akzeptablen Rahmen bleibt. Sie können die Preisinformationen für den Nettostückpreis der einzelnen Artikel in der Rechnung vergleichen. Dieser Vorgang ist der Nettostückpreis-Abgleich.
Auf der Seite Details zum Rechnungsabgleich werden neun Zeilenbeträge verglichen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt. Wenn die zulässige Preistoleranz für den Nettostückpreis-Abgleich bei 10 % liegt, wird der Abweichungsprozentsatz von 22,61 % für den Nettostückpreis als Abgleichsabweichung angesehen.
| Positionsfeld | Rechnungswert | Wert der Erstbestellung | Abweichung in Prozent | Status des Abgleichs |
|---|---|---|---|---|
| Preis je Einheit | 55,40 | 55,38 | 0 % | Erfolgreich |
| Preiseinheit | 1,00 | 1,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Belastungen für Einkäufe | 50,00 | 0,00 | 100 % | Fehlgeschlagen |
| Rabatt | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Rabatt in Prozent | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Sammelrabatt | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Sammelrabatt (Prozentsatz) | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Nettobetrag | 271,60 | 221,52 | 22,61 % | Fehlgeschlagen |
| Nettostückpreis | 67,9000 | 55,3800 | 22,61 % | Fehlgeschlagen |
Der zweiseitige Abgleich wird für die juristische Entität über das Feld Zeilenabgleichsrichtlinie auf der Seite Kreditorenparameter gesteuert. Abhängig von der Auswahl im Feld Richtlinie zum Abgleich zulassen können Sie auf der Seite Richtlinie zum Abgleich einen beidseitigen Abgleich für einen bestimmten Lieferanten, ein Element oder eine Kombination aus Element und Lieferant und auf der Seite Bestellung für eine bestimmte Bestellung auswählen.
Der Abgleich des Nettopreises pro Einheit wird für die juristische Entität über das Feld Überprüfung des Rechnungsabgleichs aktivieren auf der Seite Parameter für Verbindlichkeiten gesteuert. Die prozentualen Toleranzen für den Netto-Einheitspreis können für Artikel, Artikelgruppen, Lieferanten, Lieferantengruppen, Artikel- und Lieferantenkombinationen oder juristische Entitäten über die Seite Preistoleranzen konfiguriert werden.
Zweiseitiger Preissummenabgleich und Nettostückpreis-Abgleich
Preissummenabgleich und Nettostückpreis-Abgleich können zusammen verwendet werden. Das folgende Beispiel basiert auf folgender Konfiguration:
- Die Nettostückpreis-Toleranz für den Artikel "USB-Laufwerk" liegt bei 10 %.
- Die Preissummenabgleich-Toleranz für die juristische Person liegt bei 15 % oder 500,00 EUR.
Die Bestellung enthält die folgende Position:
| Artikelnummer | Menge | Preis je Einheit | Nettobetrag |
|---|---|---|---|
| USB-Laufwerk | 1.000 | 10,00 | 10.000,00 |
Drei Rechnungen werden wie in der folgenden Tabelle dargestellt eingegeben. Rechnung 3 stellt eine Abweichung beim Rechnungsabgleich dar, da die Abweichung von 1.880,00 EUR den Toleranzbetrag der Einkaufspreissumme von 500,00 EUR übersteigt. Beim Preissummenabgleich schließt der Rechnungsnettobetrag alle bereits gebuchten Rechnungen zusätzlich zur aktuell bearbeiteten Rechnung ein.
| Artikelnummer | Menge | Preis je Einheit | Nettobetrag | Preisabgleich | Preissummenabgleich |
|---|---|---|---|---|---|
| Rechnung 1: USB-Laufwerk | 800 | 10,80 | 8.640,00 | Erfolgreich | Erfolgreich |
| Rechnung 2: USB-Laufwerk | 100 | 10,80 | 1.080,00 | Erfolgreich | Erfolgreich |
| Rechnung 3: USB-Laufwerk | 200 | 10,80 | 2.160,00 | Erfolgreich | Fehlgeschlagen |
| Summe | 11.880,00 |
Dreiseitiger Abgleich
Verwenden Sie den dreiseitigen Abgleich, um sicherzustellen dass die Abweichung zwischen den Preisinformationen der Bestellung und der Rechnung in einem akzeptablen Rahmen liegt. Außerdem können Sie damit sicherstellen, dass die Menge in der Rechnung mit der Menge in den entsprechenden Produktzugängen übereinstimmt.
Auf der Seite "Details zum Rechnungsabgleich" werden dieselben Positionsbeträge verglichen wie für den zweiseitigen Abgleich. Zudem wird die Menge in der Rechnung mit den erhaltenen Mengen in den Produktzugängen abgeglichen. Weicht die Rechnungsmenge von der abgeglichene Produktzugangsmenge ab, liegt ein Fehler beim Mengenabgleich vor.
| Positionsfeld | Rechnungswert | Wert der Erstbestellung | Abweichung in Prozent | Status des Abgleichs |
|---|---|---|---|---|
| Preis je Einheit | 55,40 | 55,38 | 0 % | Erfolgreich |
| Preiseinheit | 1,00 | 1,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Belastungen für Einkäufe | 50,00 | 0,00 | 100 % | Fehlgeschlagen |
| Rabatt | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Rabatt in Prozent | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Sammelrabatt | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Sammelrabatt (Prozentsatz) | 0,00 | 0,00 | 0 % | Erfolgreich |
| Nettobetrag | 271,60 | 221,52 | 22,61 % | Fehlgeschlagen |
| Nettostückpreis | 67,9000 | 55,3800 | 22,61 % | Fehlgeschlagen |
| Positionsfeld | Rechnungswert | Status des Abgleichs |
|---|---|---|
| Rechnungsmenge | 4,00 | |
| Gesamtanzahl abgeglichener Produktzugänge | 0,00 | Fehlgeschlagen |
Der dreifache Abgleich wird für die juristische Entität über das Feld Zeilenabgleichsrichtlinie auf der Seite Kreditorenparameter gesteuert. Abhängig von der Auswahl im Feld Außerkraftsetzen von übereinstimmenden Richtlinien zulassen können Sie auf der Seite Übereinstimmende Richtlinie den dreifachen Abgleich für einen bestimmten Lieferanten, ein Element oder eine Kombination aus Element und Lieferant und auf der Seite Bestellung für eine bestimmte Bestellung auswählen.
Abgleich von Belastungen
Mit dem Abgleich für Zuschläge können Sie sicherstellen, dass die Abweichung der Zuschlagsbeträge von den erwarteten Beträgen in einem akzeptablen Prozentrahmen bleibt. Die Gesamtbeträge für jeden Gebührencode, der für die Rechnung und die Bestellung gilt, werden auf der Seite Vergleich Gebührenwerte - Rechnung: verglichen, wie in der folgenden Tabelle dargestellt. Wenn die zulässige Toleranz für den Gebührencode 25% beträgt, wird die prozentuale Abweichung von 99.999.999.999,99% für den Lizenzgebührencode als übereinstimmende Diskrepanz betrachtet.
Notiz
Ein Abweichungsprozentsatz von 99.999.999.999,99 % bedeutet, dass der auf der Bestellung basierende erwartete Betrag null und der tatsächliche Betrag der Rechnung ein positiver Wert ist.
| Status des Abgleichs von Belastungen | Code für Belastungen (Rechnung) | Tatsächlicher berechneter Gesamtwert | Erwarteter berechneter Gesamtwert | Abweichungsbetrag | Abweichung in Prozent | Toleranzprozentsatz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fehlgeschlagen | Lizenz | 25 | 0 | 25 | 99.999.999.999,99 % | 25 % |
| Erfolgreich | Fracht | 200 | 200 | 0 | 0 % | 25 % |
| Fehlgeschlagen | Eillieferung | 4 | 2 | 2 | 100 % | 25 % |
Der Abgleich von Belastungen wird für die juristische Entität durch den Schalter Belastungen abgleichen auf der Seite Kostenpflichtige Parameter gesteuert. Auf der Seite Toleranzen für Belastungen können Sie prozentuale Abweichungstoleranzen für Belastungen festlegen.
Notiz
Der Abgleich von Belastungen wird nur für Kostencodes durchgeführt, für die auf der Seite Kostencode das Umschaltfeld Bestell- und Rechnungswerte vergleichen ausgewählt ist.
Zugehörige Funktionen
Kreditorenrechnungen basieren häufig auf Produktzugängen, die für die tatsächlichen Lieferungen stehen, und weniger auf Bestellungen. In manchen Fällen stimmen die fakturierten Beträge nicht mit den Beträgen der Bestellung überein, in anderen liegt eine Diskrepanz zwischen der Liefermenge und der fakturierten Menge vor. Sie haben folgende Möglichkeiten, um die Verwaltung dieser Informationen zu vereinfachen:
- Erstellen einer Kreditorenrechnung basierend auf den Produktzugängen. Produktzugänge werden für Rechnungen automatisch vorgeschlagen, und Sie können den zu verwendenden Produktzugang auswählen. Sie können ggf. auch bestimmte Positionsartikel in Produktzugängen aus mehreren Bestellungen auswählen.
- Anzeigen und Genehmigen von Mengenabweichungen zwischen der fakturierten Menge (Rechnung) und der Eingangsmenge (Produktzugang). Liegt eine Differenz vor, kann die Rechnung gespeichert und später mit einem anderen Produktzugang abgeglichen werden. Alternativ kann auch die Rechnungsmenge der Eingangsmenge angepasst werden.
- Eingeben von Rechnungsbeträgen, die nicht Teil der ursprünglichen Bestellung waren, um die Rechnungsinformationen mit der vom Kreditor erhaltenen Rechnung abzugleichen. Die Zuschläge für Bestellungen können mit den Zuschlägen für Rechnungen verglichen werden. Sie haben auch die Möglichkeit, Rechnungen Zuschläge hinzuzufügen und diese den Rechnungspositionen zuzuweisen.
- Anzeigen und Genehmigen von Preisabweichungen zwischen dem Nettostückpreis der Rechnung und dem Nettostückpreis der Bestellung. Sie haben die Möglichkeit zum Einrichten von Preistoleranz-Prozentwerten für juristische Personen, Kreditoren und Artikel. Liegt der Preis in einer Position der Kreditorenrechnung nicht innerhalb der zulässigen Preistoleranz, kann die Rechnung gespeichert werden, bis entweder die Buchung genehmigt wird oder eine Korrektur vom Kreditor eingeht.
Weitere Informationen finden Sie unter Dreiseitige Abgleichsrichtlinien und Einstellungskreditor-Rechnungsabgleichsprüfung.