Überprüfung des Rechnungsabgleichs von Kreditorenkonten einrichten

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Stellen Sie zu Beginn sicher, dass der Konfigurationsschlüssel "Rechnungsabgleich" ausgewählt wurde. Stellen Sie sicher, dass der Konfigurationsschlüssel "Belastungen" ausgewählt ist, wenn von der juristischen Person Belastungen zur Nachverfolgung von Ausgaben (wie z. B. Fracht) verwendet werden. Beim Kreditorenrechnungsabgleich handelt es sich um den Prozess zum Abgleich der Informationen aus der Kreditorenrechnung, der Bestellung und des Produktzugangs. Unterschiede zwischen diesen Dokumenten werden als Abgleichsabweichung bezeichnet. Abgleichsabweichungen werden mit den angegebenen Toleranzen verglichen. Übersteigt die Abgleichsabweichung den Toleranzprozentsatz oder -betrag, werden auf den Seiten Kreditorenrechnung und Details zum Rechnungsabgleich Abweichungssymbole angezeigt.

Bestimmen, welche Rechnungsabgleich-Prüfung verwendet wird

Vier unterschiedliche Arten von entsprechenden Prüfungen sind verfügbar.

  • Positionsebenenabgleichen – Der häufigste Abgleichstyp ist Position abgleichen. Positionsabgleich kann ein zweiseitiger oder dreiseitiger Abgleich sein. Der Standardpositionsebenenabgleich kann für eine juristische Person auf der Seite Kreditorenkontenparameter festgelegt werden. Zweiseitiger Abgleich vergleicht den Einheitspreis der Rechnung mit dem Einheitspreis der Bestelleinheit. Der dreiseitige Abgleich vergleicht zusätzlich die Rechnungsmenge mit der abgeglichenen Produktzugangsmenge.
  • Rechnungssummenablgeich – Die Gesamtbeträge der Rechnung werden mit den Gesamtbeträgen der Bestellung abgeglichen. Bei dieser Art von Rechnungsabgleich werden die wenigsten Details einbezogen. Mit dieser Option können Sie Steuerfunktionen zur Minimierung der Arbeitszeit einrichten, die für die Prüfung der Informationen aus dem Abgleich erforderlich ist. Sechs Summen werden verglichen, einschließlich der Zwischensumme, Gesamtrabatt, Belastungen, Mehrwertsteuer, Rundung und Rechnungsbetrag. Das System prüft, ob Werte auf der Rechnung von den erwarteten Beträgen um mehr als einen akzeptablen Wert abweichen.
  • Abgleich für Zuschläge – Die Informationen zu Zuschlägen (Beträge) der Rechnung werden mit den Informationen zu Zuschlägen (Beträge) der Bestellung abgeglichen.
  • Preissummen für passende Positionen – Dieser Abgleichstyp ist hilfreich für Unternehmen, die in der Regel mehrere Rechnungen für eine einzelne Bestellposition erhalten. Wenn Sie normalerweise nur eine Rechnung pro Bestellposition erhalten, ist dieser Abgleichstyp nicht erforderlich. Dieser Abgleich erfordert, dass, ein zweiseitiger oder dreiseitiger Abgleich aktiviert wird und dient als ein nicht zu überschreitender Nettobetrag, basierend auf Toleranzprozentsätzen und Beträgen. Dieser Abgleichstyp vergleicht die Preisinformationen für den Nettobetrag der einzelnen Rechnungspositionen sowie alle ausstehenden und bereits gebuchten Rechnungspositionen mit dem Nettobetrag der entsprechenden Bestellposition. Der Nettobetrag ergibt sich aus der folgenden Formel: (Einheitspreis * Positionsmenge) + Positionszuschläge - Positionsrabatte. Bei einem Abgleich der Preissummen nach Prozentsatz werden Werte mithilfe der Transaktionswährung verglichen. Bei einem Abgleich der Preissummen nach Menge vergleicht das System die Werte mithilfe der Buchungswährung.

Parameter für die Aktivierung des Rechnungsabgleichs einrichten

  1. Wechseln Sie zu Kreditorenkonten > Einrichtung > Kreditorenkontenparameter
  2. Wählen Sie die Registerkarte Rechnungsprüfung.
  3. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungsabgleichvalidierung.
    • Wählen Sie aus, ob zum Buchen einer Rechnung mit Abweichungen beim Rechnungsabgleich eine Genehmigung erforderlich sein soll. Wenn dazu Mit Warnung zulassen festgelegt ist, wird ein visueller Hinweis angezeigt, wenn eine Abweichung beim Rechnungsabgleich die Toleranz übersteigt. Sie sind jedoch dazu in der Lage, die Rechnung zu buchen. Um Workflows zusammen mit der Rechnungsabgleichsüberprüfung zu verwenden, stellen Sie sicher, dass das Feld Rechnung mit Abweichungen buchen auf Mit Warnung zulassen festgelegt ist, um zu vermeiden, dass Sie mehrmals genehmigen müssen.
    • Wählen Sie im Feld Rechnungskopf-Abgleichstatus automatisch aktualisieren aus, ob der Abgleich während der Rechnungsdateneingabe automatisch ausgeführt wird. Die empfohlene Einstellung ist Ja, es sei denn, Sie haben Probleme bei der Dateneingabeleistung. Das Deaktivieren der automatischen Aktualisierungen ermöglicht möglicherweise eine schnellere Systemleistung, da die Rechnungsabgleichüberprüfung während der Dateneingabe umgangen wird. Der Dateneingabe-Sachbearbeitende muss den Abgleichsstatus der Rechnung manuell aktualisieren, um die Rechnungsabgleichs-Prüfgebnisse anzuzeigen, wenn dieser auf Nein festgelegt ist.
  4. Rechnungssummenabgleich festlegen.
  5. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnungssummen abgleichen, um die tatsächlichen Rechnungssummen mit den erwarteten Summen abzugleichen.
    • Wählen Sie aus, ob ein Symbol angezeigt werden soll, wenn eine Abweichung beim Rechnungsabgleich die Toleranz übersteigt. Das Symbol kann angezeigt werden, wenn eine positive Abweichung die Toleranz übersteigt oder wenn entweder eine positive oder negative Abweichung die Toleranz übersteigt.
    • Beispiel: Der Toleranzprozentsatz ist 5 %%, und der Gesamtrechnungsbetrag in der Bestellung beträgt 100,00. Folglich wird ein Preisabgleichsymbol angezeigt, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 105,00 übersteigt. Wenn Sie Wenn größer oder kleiner als Toleranz auswählen, wird das Symbol auch angezeigt, wenn der Rechnungsbetrag niedriger ist als 95,00.
  6. Wählen Sie im Feld Rechnungssummentoleranz in Prozent die zulässige Abweichung in Prozent, der akzeptiert werden kann. Dieser Wert ist der Standardwert für das Unternehmen. Dieser Wert kann für bestimmte Kreditoren mithilfe der Seite Rechnungssummentoleranzen überschrieben werden. Informationen dazu, wie der Toleranzprozentsatz für Rechnungssummen für einen bestimmten Kreditor überschrieben wird, finden Sie unter Rechnungssummenabgleich-Toleranz für Kreditoren weiter unten in diesem Artikel.
  7. Preis- und Mengenabgleich festlegen.
  8. Wählen Sie im Feld Positionsabgleichsrichtlinie einen Wert aus, der als Standardrichtlinie für die juristische Person dienen soll, mit der Sie arbeiten.
  • Nicht erforderlich – Es ist keine Überprüfung von einzelnen Rechnungspositionspreisen gegenüber Bestellungspreisen oder Rechnungsmengen gegenüber Lieferscheinmengen erforderlich.
  • Zweiseitiger Abgleich – Die Überprüfung von Rechnungspositionen ist erforderlich, aber nur die Bestellung und Rechnungsdokumente des Kreditoren sind an der Überprüfung beteiligt. Der Produktzugang wird bei den Abgleichüberprüfungen nicht berücksichtigt.
  • Dreiseitiger Abgleich – Der Nettostückpreis der Rechnung wird mit dem Nettostückpreis der Bestellung verglichen und die entsprechende Produktzugangsmenge wird mit der Rechnungsmenge verglichen.
  1. Wählen Sie im Feld Überschreiben der Abgleichsrichtlinie zulassen einen Wert, um zuzulassen, dass eine andere Abgleichsebene für einen Artikel, einen Händler sowie eine Kombination von Händler und Artikel oder Bestellposition angewendet wird. Die Positionsabgleichsrichtlinie für juristische Personen kann für einen speziellen Händler, Artikel oder eine spezielle Kombination von Händler und Artikel auf der Seite Abgleichsrichtlinie überschrieben werden.
    • Wenn Sie eine Positionsabgleichsrichtlinie mit zweiseitigem Abgleich oder dreiseitigem Abgleich verwenden, richten Sie Preistoleranz-Prozentwerte für Ihre juristische Person, Artikel und Kreditoren auf der Seite Artikelpreistoleranz ein. Die Standardpreistoleranz der juristischen Person ist auf null Prozent für zweiseitigen und dreiseitigen Abgleich festgelegt. Beim Vergleich von Kreditorenrechnungen mit Bestellinformationen in Bestellungen wird nach dem entsprechenden Preistoleranz-Prozentsatz gesucht.
  2. Wählen Sie einen Wert im Feld Preissummen abgleichen aus, um Preissummen für Rechnungspositionen abzugleichen. Dieser Abgleichstyp ist nützlich, wenn der Händler mehrere Rechnungen für die gleiche Bestellposition sendet. Sie können die Preisinformationen für den Nettobetrag der einzelnen Rechnungspositionen sowie alle ausstehenden und bereits gebuchten Rechnungspositionen mit den Nettobetrag der entsprechenden Bestellposition vergleichen. Optionen sind Keine, Prozentsatz, Betrag oder Prozentsatz und Betrag.
  3. Wählen Sie im Feld Toleranz für die gesamte Einkaufssumme in Prozent einen Prozentsatz für die Abweichung aus, die Sie akzeptieren. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn im Feld Preissummen abgleichen die Optionen Prozentsatz oder Prozentsatz und Betrag ausgewählt wurden.
  4. Wählen Sie im Feld Toleranz für Preissummenabgleich einen Betrag in der Buchhaltungswährung aus. Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn im Feld Preissummenabgleich die Optionen Betrag oder Prozentsatz und Betrag ausgewählt wurden.
  5. Wählen Sie im Feld Symbol für Preissummenabgleich anzeigen aus, wann ein Symbol angezeigt werden soll, wenn eine Abweichung beim Rechnungsabgleich für den Nettostückpreis die Toleranz übersteigt. Das Symbol kann angezeigt werden, wenn eine positive Abweichung die Toleranz übersteigt oder wenn entweder eine positive oder negative Abweichung die Toleranz übersteigt. Beispiel: Der Toleranzprozentsatz ist 5 %%, und die Positionspreissumme in der Bestellung beträgt 10,00. Folglich wird ein Preisabgleichsymbol angezeigt, wenn die Positionspreissumme der Rechnung 10,50 übersteigt. Wenn Sie Wenn größer oder kleiner als Toleranz auswählen, wird das Symbol auch angezeigt, wenn die Positionspreissumme auf der Rechnung kleiner als 9,50 ist.
  6. Legen Sie Belastungen abgleichen fest.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Belastungen abgleichen, um basierend auf den Informationen zur Bestellung die tatsächlichen Belastungen mit den erwarteten Belastungen abzugleichen.

Einrichten von Einehitspreistoleranz-Prozentsätzen

Wechseln Sie zu Kreditorenkonten > Einstellungen > Rechnungsableich > Preistoleranzen, um die zulässige Preistoleranzen zu definieren. Wenn Sie eine Positionsabgleichsrichtlinie mit zweiseitigem Abgleich oder dreiseitigem Abgleich verwenden, können Sie Preistoleranz-Prozentwerte für Ihre juristische Person, Artikel und Kreditoren auf der Seite Artikelpreistoleranz einrichten. Beim Vergleich von Kreditorenrechnungen mit Bestellinformationen in Bestellungen wird nach dem entsprechenden Preistoleranz-Prozentsatz gesucht. Das ist die Standard-Suchreihenfolge:

  • Tabelle/Tabelle
  • Tabelle/Gruppe
  • Tabele/Alle
  • Gruppe/Tabelle
  • Gruppe/Gruppe
  • Gruppe/Alle
  • Alle/Tabelle
  • Alle/Gruppe
  • Alle/Alle

Die Standardpreistoleranz für die juristische Person liegt bei 0 Prozent, und diese Preistoleranz wird auf alle Artikel sowie auf alle Konten angewendet ("Alle", "Alle"). Der Datensatz der Standardpreistoleranz für die juristische Person kann nicht gelöscht werden.

Negative Preisabweichungen sind standardmäßig zulässig. Die Eingabe eines negativen Preistoleranz-Prozentsatzes ist jedoch nicht möglich. Wählen Sie zum Nachverfolgen negativer Toleranzen auf der Seite Kreditorenkontenparameter im Feld Symbol für Abgleich von Belastungen anzeigen die Option Wenn größer oder kleiner als Toleranz aus. Geben Sie dann den Preistoleranz-Prozentsatz auf der Seite Preistoleranzen ein.

Überschreiben der Abgleichsrichtlinie einrichten

Wechseln Sie zu Kreditorenkonten > Einrichten > Rechnungsabgleich einrichten > Abgleichsrichtlinie, um den Standardeintrag für das Feld Abgleichsrichtlinie für Positionen auf der Seite Bestellung zu definieren. Diese Einrichtung ist optional. Mithilfe dieses Seite können Sie einen zweiseitigen oder dreiseitigen Abgleich für Artikel, Kreditoren oder Kombinationen von Kreditoren und Artikeln einrichten. Diese Einträge ermöglichen es, präzisere Abgleichsrichtlinien als die Abgleichrichtlinie der juristischen Person festzulegen, die Sie auf der Seite Kreditorenkontenparameter definiert haben. Diese Standard-Positionsabgleichsrichtlinie gilt für alle Artikel und Kreditoren mit Ausnahme derer, für die in diesem Formular eine andere Positionsabgleichsrichtlinie angegeben ist.

Auf dieser Registerkarte wählen Sie Abgleichsrichtlinienebene aus. Wählen Sie die Ebene der Abgleichsrichtlinienhierarchie aus, für die Sie die Positionsabgleichsrichtlinien festlegen möchten. Die verfügbaren Abgleichsrichtlinienebenen sind:

  • Artikel und Kreditor – Bestimmte Artikel, die bei bestimmten Kreditoren erworben werden.
  • Artikel – Bestimmte Artikel, die von einem beliebigen Kreditoren erworben wurden, mit Ausnahme derjenigen, die auf Artikel- und Kreditorenebene angegeben sind.
  • Kreditor – Alle Artikel, die bei bestimmten Kreditoren erworben werden, mit Ausnahme der Artikel, die auf den Ebenen „Artikel“ und „Kreditor“ angegeben werden.

Die verwendete Abgleichsrichtlinie wird anhand der folgenden Hierarchie bestimmt:

  • Artikel und Kreditor
  • Element
  • Lieferant
  • Juristische Person

Toleranzen für den Abgleich von Rechnungssummen für Kreditoren einrichten

Wechseln Sie zu Kreditor > Einrichtung > Rechnungsabgleich einrichten > Rechnungssummentoleranzen, um Kreditor spezifische Toleranzen für Rechnungssummenabgleich festzulegen. Zur Berechnung des Abgleichs wird der Rechnungssummentoleranz-Prozentsatz aus dem Kreditorenkonto verwendet, das auf der Kreditorenrechnung als Auftragskonto angegeben ist. Wenn für das Kreditorenkonto kein Toleranzprozentsatz für Rechnungssummen angegeben ist, wird der Rechnungssummentoleranz-Prozentsatz verwendet, der für die juristische Person auf der Seite Kreditorenkonten-Parameter angegeben ist.

  1. Sie können für einzelne Kreditoren Toleranzen festlegen, die die Standardtoleranz überschreiben. Wählen Sie dazu Kreditoren-Konto.
  2. Hier können Sie den Prozentsatz der Abweichung eingeben, der für diesen Kreditor akzeptiert wird.