Microsoft Word bietet leistungsstarke Möglichkeiten, Ihre Dynamics 365 Sales Daten in einem standardisierten und gut formatierten Dokument zu präsentieren. Verwenden Sie Word-Vorlagen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente, die an Ihre Kunden gehen, ein einheitliches Aussehen für das Branding Ihres Unternehmens haben. Sie können Ihre Vorlage ganz einfach erstellen und mit anderen teilen.
Lizenz- und Rollenanforderungen
Anforderungstyp
Sie benötigen
Lizenz
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise oder Dynamics 365 Sales Professional Weitere Informationen: Dynamics 365 Sales-Preise.
Folgen Sie den Schritten in diesem Thema, um Word-Vorlagen in Dynamics 365 Sales Professional erfolgreich zu erstellen.
Schritt 1: Erstellen einer Word-Vorlage
Stellen Sie sicher, dass Sie die Rolle Systemadministrator in Dynamics 365 Sales Professional haben.
Wählen Sie in der Siteübersicht Vertriebseinstellungen aus.
Wählen Sie unter Erweiterte Einstellungen die Option Excel- und Word-Vorlagen.
Wählen Sie Neue Vorlage.
Wählen Sie im Bereich Vorlagentyp erstellen die Option Word-Vorlage und dann Weiter.
Wählen Sie die Entität aus, für die die Vorlage gilt. Die Vorlage verwendet Daten aus dieser Entität.
Um die Felder hinzuzufügen, die in die Word-Vorlage aufgenommen werden sollen, wählen Sie Zugehörige Entitäten auswählen. Das Dialogfeld Bezogene Entität auswählen wird geöffnet.
Die Beziehungen, die Sie auf diesem Bildschirm auswählen, legen fest, welche Entitäten und Felder später zur Verfügung stehen, wenn Sie die Word-Vorlage definieren. Wählen Sie nur die Beziehungen aus, bei denen Sie Dynamics 365 Sales Professional-Daten zu den Word-Vorlagen hinzufügen müssen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Erledigt.
Im Folgenden finden Sie einige Beispielbeziehungen für die Entität "Firma".
1:N-Beziehung Eine Firma kann mehrere Kontakte haben.
N:1-Beziehung Ein Lead, eine Firma oder ein Kontakt kann mehrere Firmen haben.
N:N-Beziehung Eine Firma kann mehrere Marketinglisten haben. Eine Marketinglisten kann mehrere Firmen haben.
Notiz
Um das rechtzeitige Herunterladen von Dokumenten sicherzustellen, gibt es eine Obergrenze von 100 für die Anzahl der verknüpften Datensätze, die für jede Beziehung zurückgegeben wurden. Wenn Sie beispielsweise eine Firma für eine Vorlage exportieren, und Sie möchten eine Liste der Kontakte einbeziehen, dann gibt das Dokument höchstens 100 Kontakte der Firma zurück.
Klicken Sie im Dialogfeld Entität auswählen auf Weiter.
Klicken Sie auf Herunterladen, um eine Word-Datei mit der exportierten Entität als XML-Daten auf dem lokalen Computer zu erstellen.
Um die Vorlage später hochzuladen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Die Vorlage später hochladen, und klicken Sie dann auf Weiter.
Um die Vorlage nach Anpassung der Daten hochzuladen, öffnen Sie die Liste der Vorlagen, und klicken Sie dann auf Vorlage hochladen.
Öffnen Sie die Word-Vorlagendatei. Zu diesem Zeitpunkt ist das Dokument leer.
Um Dynamics 365 Sales Professional XML-Daten anzuzeigen und hinzuzufügen, müssen Sie die Registerkarte Word-Entwickler aktivieren.
Wechseln Sie zu Datei>Optionen>Menüband anpassen, und aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Entwickler.
Wählen Sie OK aus.
Die Registerkarte Entwickler wird jetzt im Word-Menüband angezeigt.
Schritt 3: Definieren der Word-Vorlage
Verwenden Sie das XML-Mapping-Fenster, um die Word-Vorlage mit Dynamics 365 Sales Professional Entitätsfeldern zu definieren.
Wählen Sie in der Word-Vorlage Entwickler>XML-Zuordnungsbereich aus.
Das standardmäßige XML-Schema ist aktiviert.
Aktivieren Sie das Dynamics 365 Sales Professional-XML-Schema. Beginnt mit “urn:microsoft-crm/document-template/”.
Wichtig
Wenn Sie häufige versehentliche Bearbeitung haben, die Word einfrieren lassen, oder es zu einem Leistungsabfall kommt, deaktivieren Sie wie im Abschnitt "Ein bekanntes Problem und wie Sie es vermeiden" gezeigt die AutoKorrektur-Optionen.
Erweitern Sie die Entität, um alle verfügbaren Felder zu sehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, das Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Inhaltssteuerelement einfügen>Plain Text.
Das Feld von Dynamics 365 Sales Professional wird der Word-Vorlage hinzugefügt.
Fügen Sie zusätzliche Entitätsfelder hinzu, geben Sie beschreibenden Text und Beschriftungen ein, und formatieren Sie das Dokument.
Eine vollständige Vorlage können so aussehen:
Einige Inhaltssteuerelementfelder haben wahrscheinlich mehrere Datenzeilen. Beispielsweise verfügen Firmen oft über mehr als einen Kontakt. Um alle Daten in Ihre Word-Vorlage aufzunehmen, stellen Sie das Feld Inhaltskontrolle auf Wiederholung.
Fest von wiederholten Inhaltssteuerelementfeldern
Platzieren Sie Felder mit wiederholenden Daten in einer Tabellenzeile.
Wählen Sie die gesamte Tabellenzeile in der Vorlage aus.
Klicken Sie im XML-Mapping-Bereich mit der rechten Maustaste auf die Beziehung, die die Felder der Inhaltskontrolle enthält, und wählen Sie dann Wiederholen.
Wenn Sie die Word-Vorlage in Dynamics 365 Sales Professional verwenden, um ein Dokument zu erstellen, wird die Tabelle mit mehreren Datenzeilen gefüllt.
Wenn die Vorlage über die gewünschten Felder und Formatierungen verfügt, speichern Sie sie, und laden Sie sie in Dynamics 365 Sales Professional hoch.
Schritt 4: Laden Sie die Word-Vorlage wieder in die Sales-App hoch.
Wenn Sie Ihre Word-Vorlage nach Ihren Wünschen erstellen lassen, speichern Sie sie, damit Sie sie auf Dynamics 365 Sales Professional hochladen können.
Ein Administrator kann über die Seite Erweiterte Einstellungen die Word-Vorlage in Dynamics 365 Sales Professional hochladen.
Notiz
Benutzer in Ihrem Unternehmen können die ihnen zur Verfügung stehenden Vorlagen sehen, indem sie die Schaltfläche Word-Vorlagen in der Befehlsleiste in der Liste der Datensätze auswählen.
Gehen Sie in der Sales Professional App zu Erweiterte Einstellungen>Excel- und Word-Vorlagen.
Wählen Sie Vorlage hochladen aus.
Suchen Sie nach der Datei, und laden Sie sie hoch.
Klicken Sie auf Hochladen.
Daraufhin wird Ihnen eine Zusammenfassung der Datei angezeigt, die Sie hochladen.
Ihr Administrator hat die Funktion nicht aktiviert.
In Ihrem Unternehmen wird eine benutzerdefinierte App verwendet. Erkundigen Sie sich beim Administrator, wie Sie am besten vorgehen. Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte gelten insbesondere für die sofort einsatzbereite Vertriebshub-App und Sales Professional-App.
und dann Erweiterte Einstellungen.
