Erstellen einer Debitorenrechnung

Bei einer Debitorenrechnung für einen Auftrag handelt es sich um eine Rechnung, die sich auf einen Auftrag bezieht, und die ein Debitor von einer Organisation erhält. Diese Art von Debitorenrechnung wird auf Basis eines Auftrags, der die einzelnen Auftragspositionen und Artikelnummern enthält, erstellt. Die Artikelnummern werden im Sachkonto angegeben und gebucht. Journaleinträge in untergeordnetem Sachkonto sind bei einer Debitorenrechnung für einen Auftrag nicht verfügbar.

Freitextrechnungen sind nicht mit einem Auftrag verknüpft. Sie enthalten Auftragspositionen mit Sachkonten, Freitextbeschreibungen und benutzerdefinierten Verkaufsbeträgen. Bei dieser Art von Rechnung kann keine Artikelnummer eingegeben werden. Geben Sie die geeigneten Mehrwertsteuerinformationen ein. Für jede Rechnungsposition wird ein Hauptkonto für den Verkauf angegeben, das auf mehrere Sachkonten verteilt werden kann, indem Sie auf Beträge verteilen auf der Seite Freitextrechnung klicken. Der Debitorensaldo wird außerdem auf das Summenkonto aus dem Buchungsprofil gebucht, das für die Freitextrechnung verwendet wird.

Bei einer Proforma-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die vor dem Buchen der Rechnung als Vorkalkulation der tatsächlichen Rechnungsbeträge vorbereitet wird. Proforma-Rechnungen können sowohl für eine Debitorenrechnung für einen Auftrag als auch für Freitextrechnungen gedruckt werden.

Buchen und Drucken einzelner Debitorenrechnungen anhand von Aufträgen

Erstellen Sie mit diesem Prozess eine Rechnung, die auf einem Auftrag basiert. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Sie dem Kunden vor Lieferung der Waren oder Dienstleistungen eine Rechnung senden möchten.

Durch Buchen der Rechnung wird die Menge für den Rechnungsrestbetrag mit der Summe der fakturierten Mengen aus dem ausgewählten Auftrag aktualisiert. Wenn sowohl die Menge für den Rechnungsrestbetrag als auch die Menge Rest liefern für alle Artikel des Auftrags gleich Null ist, wird der Status des Auftrags zu In Rechnung gestellt geändert. Ist die Rechnungsrestbetrag nicht 0 (Null), bleibt der Status der Bestellung unverändert, und es können weitere Rechnungen für den Auftrag erstellt werden.

Auf der Listenseite Alle Aufträge können Sie den Status des Auftrags anzeigen. Zeigen Sie die gebuchten Rechnungen auf der Listenseite Offene Debitorenrechnungen an.

Buchen und Drucken einzelner Debitorenrechnungen anhand von Lieferscheinen und dem Datum

Verwenden Sie diesen Prozess, wenn für den Auftrag ein oder mehr als ein Lieferschein gebucht wurde. Die Debitorenrechnung basiert auf diesen Lieferscheinen und enthält die auf den Lieferscheinen angegebenen Mengen. Die Finanzinformationen für die Rechnung basieren auf den beim Buchen der Rechnung eingegebenen Informationen.

Sie können basierend auf den bisher versendeten Artikeln der Lieferscheinpositionen eine Debitorenrechnung erstellen, auch wenn noch nicht alle Artikel eines bestimmten Auftrags versendet wurden. Das kann der Fall sein, wenn Ihre juristische Person monatlich eine Rechnung pro Debitor für alle Lieferungen ausstellt, die während des Monats versendet wurden. Jeder Lieferschein stellt eine teilweise oder vollständig abgeschlossene Artikellieferung für einen Auftrag dar.

Durch Buchen der Rechnung wird die Menge des Rechnungsrestbetrags für jeden Artikel mit der Summe der gelieferten Mengen aus den ausgewählten Lieferscheinen aktualisiert. Wenn sowohl die Menge für den Rechnungsrestbetrag als auch die Menge Rest liefern für alle Artikel des Aufrags gleich 0 (Null) ist, wird der Status des Auftrags zu In Rechnung gestellt geändert. Ist die Rechnungsrestbetrag nicht 0 (Null), bleibt der Status der Bestellung unverändert, und es können weitere Rechnungen für den Auftrag erstellt werden.

Die Lagerbuchungen werden mit der Rechnungsnummer aktualisiert, und der Status im Feld Positionsstatus des Auftrags wird zu In Rechnung gestellt geändert.

Auf der Listenseite Alle Aufträge können Sie den Status des Auftrags anzeigen.

Konsolidieren von Aufträgen oder Lieferscheinen für das Buchen

Verwenden Sie diesen Prozess, wenn eine oder mehrere Aufträge fakturierungsbereit sind, und Sie möchten sie in einer einzelnen Rechnung konsolidieren.

Sie können mehrere Rechnungen auf der Listenseite Auftrag auswählen und dann Generieren von Rechnungen verwenden, um sie zu konsolidieren. Auf der Seite Rechnung buchenkönnen Sie die Einstellungen Sammelaufträge ändern, um nach Auftragsnummern (wenn es mehrere Lieferscheine für einen einzelnen Auftrag gibt) oder nach Rechnungskonto (wenn es mehrere Aufträge für ein einzelnes Rechnungskonto gibt) zusammenzufassen. Verwenden Sie die Anordnen Schaltfläche, um Aufträge als einzelne Rechnungen, basierend auf den Einstellungen für Sammelaufträge zu konsolidieren. Nutzen Sie die Ordnet an Schaltfläche, um Aufträge in einzelne Rechnungen, die auf Grundlage der Einstellungen Zusammenfassender Auftrag basieren.

Zusätzliche Einstellungen, die das Buchungsverhalten ändern

Die folgenden Felder ändern das Verhalten des Buchungsprozesses.

Feld Beschreibung
Menge Wählen Sie die Mengen aus, auf denen die Buchung des Dokuments basieren soll. Die verfügbaren Optionen varieren, abhängig von Dokumenttyp, den Sie buchen, z. B. Lieferschein oder Rechnung.
  • Jetzt liefern - Hiermit werden alle Mengen ausgewählt, die im Feld Jetzt liefern eingegeben wurden. Verwenden Sie diese Option, um einen Teilauftrag zu bestätigen oder zu liefern.
  • Entnommen – Wählt alle Mengen aus, die entnommen wurden.
  • Alle – Wählt alle Mengen im Auftrag aus, die noch nicht durch den aktuellen Dokumenttyp aktualisiert wurden.
  • Lieferschein– Hiermit werden alle Mengen ausgewählt, die durch einen Lieferschein aktualisiert wurden.
  • Entnommene Menge und nicht gelagerte Produkte– Wählen Sie alle Mengen aus, die entnommen wurden, und alle Produktmengen, die nicht gelagert werden.
Buchung
  • Wählen Sie diese Option, um den Auftrag journalisieren.
  • Deaktivieren Sie diese Option, um einen Proformaauftrag zu drucken. Hinweis: Falls Sie eine Vereinbarung über einen Zahlungsplan getroffen haben, wird dieser auf dem Proforma-Auftrag nicht angezeigt. Der Zahlungsplan wird nur auf dem tatsächlichen Auftrag angezeigt.
Späte Auswahl Aktivieren Sie diese Option, um die ausgewählte Abfrage später anzuwenden. Diese Option wird für Stapelverarbeitungsaufträge genutzt. Die Anfrage läuft, wenn der Batchauftrag ausgeführt wrid.
Menge verringern Wählen Sie diese Option aus, um die gelieferte Menge automatisch zu reduzieren, wenn das Dokument gebucht wird, sodass die gelieferte Menge dem verfügbaren Bestand entspricht.
Drucken Wählen Sie aus, wann Dokumente gedruckt werden sollen:
  • Aktuell – Dokumente drucken, nachdem eine Rechnung aktualisiert wurde.
  • Später – Dokumente drucken, nachdem alle Rechnungen aktualisiert wurden.
Hinweis: Das Feld Drucken ist nur verfügbar, wenn Sie die Option Rechnung drucken, Angebot drucken, Kommissionierliste drucken oder Lieferschein drucken aktivieren. Sie haben beispielsweise das System so eingerichtet, dass Daten im Formular Formularsortierung nach Rechnungskonto sortiert werden. Sie können dann Später auswählen, um die Dokumente in einer Charge zu drucken, die nach Rechnungskonto sortiert wird. Andernfalls werden die Dokumente, bevor die Verarbeitung abgeschlossen ist, gedruckt und die Dokumente werden nicht in der Reihenfolge sortiert, die in der Seite Formularsortierung angegeben ist.
Rechnung drucken Aktivieren Sie diese Option, um die Rechnung zu drucken. Wenn diese Option deaktiviert ist, können Sie eine Rechnung buchen, ohne sie zu drucken.
E-Mail senden Aktivieren Sie diese Option, um die Rechnung für einen Auftrag nach dem Buchen der Rechnung als E-Mail-Anhäng an einen Debitor zu senden. Anlagen werden als PDF- und XML-Dateien übermittelt. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie die Option CFD (elektronische Rechnungen) aktivieren auf der Seite Parameter für elektronische Rechnungen auswählen. Hinweis: (MEX) Dieses Steuerelement ist nur für juristische Personen verfügbar, deren primäre Adresse sich in Mexiko befindet.
Druckverwaltungsziel verwenden Wählen Sie diese Option aus, um die Druckeinstellungen zu verwenden, die für die Transaktion, das Dokument oder das Modul auf der Seite Druckverwaltungseinstellungen angegeben werden.
Kreditlimit prüfen Hier legen Sie die Daten fest, die bei einer Kreditlimitprüfung analysiert werden sollen.
  • Kein – Es gelten keine Anforderungen für die Kreditlimitprüfung.
  • Saldo – Der Debitorensaldo wird durch Vergleich mit dem Kreditlimit überprüft.
  • Saldo + Lieferschein oder Produktzugang – Das Kreditlimit wird durch Vergleich mit Debitorensaldo und Lieferungen überprüft.
  • Saldo+Alles – Das Kreditlimit wird durch Vergleich mit Debitorensaldo, Lieferungen und offenen Aufträgen überprüft.
Habenkorrektur Wählen Sie diese Option, um eine Gutschrift in den Belegbuchungen als Verrechnung anzuzeigen.
Haben-Restmenge Wenn Sie eine Gutschrift buchen, aktivieren Sie diese Option, damit die Restmenge im Auftrag bleibt. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird die Restmenge auf 0 (Null) festgelegt.
Sammelaktualisierung für Wählen Sie aus, wie mehrere Aufträge zusammengefasst werden sollen.
  • Kein – Aufträge werden nicht zusammengefasst. Für jeden Auftrag wird z. B. eine separate Rechnung erstellt.
  • Rechnungskonto – Fassen Sie alle ausgewählten Aufträge, basierend auf der im Formular Sammelaktualisierungsparameter festgelegten Kriterien, zusammen.
  • Auftrag – Ein ausgewählter Bereich von Aufträgen wird in einem angegebenen Auftrag summiert. Die Aufträge werden entsprechend der im Formular Sammelaktualisierungsparameter festgelegten Kriterien zusammengefasst. Wenn Sie diese Option auswählen, muss auch ein Wert im Feld Auftrag ausgewählt werden.
  • Automatische Zusammenfassung – Wenn Sammelaktualisierungen auf der Seite Sammelaktualisierung angegeben wurden, können Sie alle ausgewählten Aufträge, basierend auf den Kriterien der Seite Sammelaktualisierungsparameter, zusammenfassen. Wenn Sammelaktualisierungen nicht angegeben wurden, wird der Auftrag separat gebucht.
  • Lieferschein – Ein ausgewählter Bereich von Aufträgen wird in einer Rechnung pro Lieferschein zusammengefasst. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Lieferschein im Feld Menge ausgewählt wurde.