Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Server

Die Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) Organisationen hilft dabei, den E-Mail-Lebenszyklus zu verwalten und die rechtlichen Risiken zu verringern, die mit der E-Mail-Kommunikation und anderen Kommunikationsmethoden einhergehen. MRM vereinfacht die Aufbewahrung von Nachrichten, die zum Erfüllen der Anforderungen von Unternehmensrichtlinien, amtlichen Vorschriften oder rechtlichen Vorgaben notwendig sind, sowie das Entfernen von Inhalten, die keinen juristischen oder geschäftlichen Nutzen mehr haben.

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

MRM in Exchange Server wird mithilfe von Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien erreicht. Bevor näher auf die einzelnen Aufbewahrungsfunktionen eingegangen wird, ist es zunächst wichtig, die Verwendung der Funktionen in der umfassenden MRM-Strategie zu verstehen.

  • Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinientags zu Standardordnern, beispielsweise dem Posteingang und dem Ordner für gelöschte Elemente.

  • Anwenden von Standardrichtlinientags auf Postfächer, um die Aufbewahrung aller nicht markierten Elemente zu verwalten.

  • Möglichkeit für Benutzer, benutzerdefinierten Ordnern und einzelnen Elementen persönliche Tags zuzuweisen.

  • Trennen der MRM-Funktionalität von den Verwaltungs- und Archivierungsvorgängen, die Benutzer für ihren Posteingang durchführen. Benutzer müssen Nachrichten nicht anhand von Aufbewahrungsanforderungen in verwalteten Ordnern ablegen. Einzelne Nachrichten können ein anderes Aufbewahrungstag aufweisen als die Ordner, in denen sie enthalten sind.

Die folgende Abbildung zeigt die Aufgaben im Zusammenhang mit der Implementierung dieser Strategie.

Verwenden von Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten

Aufbewahrungstags

Wie Sie sehen können, werden Aufbewahrungstags dazu verwendet, Aufbewahrungseinstellungen auf Ordner und einzelne Elemente wie E-Mail- und Voicemailnachrichten anzuwenden. Mit diesen Einstellungen wird angegeben, wie lange eine Nachricht in einem Postfach verbleibt und welche Aktion durchgeführt werden soll, wenn der angegebene Aufbewahrungszeitraum der Nachricht abgelaufen ist. Wenn der Aufbewahrungszeitraum einer Nachricht abläuft, wird sie in das Compliance-Archiv des Benutzers verschoben oder gelöscht.

Einstellungen in einem Aufbewahrungstag

Mithilfe von Aufbewahrungstags können Benutzer ihre eigenen Postfachordner und einzelne Elemente für die Aufbewahrung kennzeichnen. Die Benutzer müssen Elemente nicht länger in verwalteten Ordnern archivieren, die von einem Administrator auf Grundlage der Anforderungen für die Nachrichtenaufbewahrung bereitgestellt werden.

Typen von Aufbewahrungstags

Aufbewahrungstags werden in die folgenden drei Typen unterteilt, je nachdem, wer sie anwenden kann und wo in einem Postfach sie angewendet werden können.

Typ des Aufbewahrungstags Angewendet... Angewendet von... Verfügbare Aktionen... Details
Standardrichtlinientag Automatisch auf das gesamte Postfach
Ein DPT gilt für nicht verschobene Elemente, bei denen es sich um Postfachelemente handelt, für die kein Aufbewahrungstag direkt oder durch Vererbung aus dem Ordner angewendet wurde.
Administrator In Archiv verschieben
Löschen und Wiederherstellung zulassen
Permanent löschen
Benutzer können auf ein Postfach angewendete Standardrichtlinientags nicht ändern.
Aufbewahrungsrichtlinientag Automatisch auf einen Standardordner
Standardordner sind Ordner, die in allen Postfächern automatisch erstellt werden. Beispiel: Posteingang, Gelöschte Elemente und Gesendete Elemente. Eine Liste der unterstützten Standardorder finden Sie unter Default folders that support Retention Policy Tags.
Administrator Löschen und Wiederherstellung zulassen
Permanent löschen
Benutzer können auf einen Standardordner angewendete Standardrichtlinientags nicht ändern.
Persönliches Tag Manuell auf Elemente und Ordner
Benutzer können die Kennzeichnung mithilfe von Posteingangsregeln automatisieren, um eine Nachricht entweder in einen Ordner zu verschieben, der über ein bestimmtes Tag verfügt, oder um ein persönliches Tag auf die Nachricht anzuwenden.
Benutzer In Archiv verschieben
Löschen und Wiederherstellung zulassen
Permanent löschen
Persönliche Tags ermöglichen Benutzern zu bestimmen, wie lange ein Element beibehalten werden soll. Beispiel: Das Postfach kann über ein Standardrichtlinientag verfügen, damit Elemente nach sieben Jahren gelöscht werden. Benutzer können jedoch eine Ausnahme für Elemente wie beispielsweise Newsletter oder automatische Benachrichtigungen erstellen, indem sie ein persönliches Tag anwenden, sodass diese Elemente nach drei Tagen gelöscht werden.

Weitere Informationen zu persönlichen Tags

Persönliche Tags stehen Benutzern von Outlook im Web als Bestandteil ihrer Aufbewahrungsrichtlinie zur Verfügung. In Outlook und Outlook im Web werden persönliche Tags mit der Aktion In Archiv verschieben als Archivrichtlinie und persönliche Tags mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen als Aufbewahrungsrichtlinie angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt ist.

Persönliche Tags in Outlook und Outlook im Web

Benutzer können persönliche Tags auf von ihnen erstellte Ordner oder auf einzelnen Elemente anwenden. Nachrichten, auf die persönliche Tags angewendet sind, werden immer auf der Basis der Einstellungen der persönlichen Tags verarbeitet. Benutzer können ein persönliches Tag auf eine Nachricht anwenden, sodass diese früher oder später verschoben oder gelöscht wird, als durch das Standardrichtlinientag oder die Aufbewahrungsrichtlinientags angegeben ist, die auf das Postfach dieses Benutzers angewendet wurden. Sie können außerdem persönliche Tags erstellen, in denen die Aufbewahrung deaktiviert ist. Hierdurch ist es Benutzern möglich, Elemente so zu kennzeichnen, dass diese nie in ein Archiv verschoben werden oder nie ablaufen.

Hinweis

Benutzer können Archivrichtlinien auf Standardordner, auf von Benutzern erstellte Ordner oder Unterordner und auf einzelne Elemente anwenden. Benutzer können eine Aufbewahrungsrichtlinie auf von Benutzern erstellte Ordner oder Unterordner und auf einzelne Elemente (was auch Unterordner und Elemente in einem Unterordner einschließt), jedoch nicht auf Standardordner anwenden.

Benutzer können mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole (Exchange-Verwaltungskonsole) zusätzliche persönliche Tags auswählen, die nicht mit ihrer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sind. Die ausgewählten Tags sind anschließend in Outlook und Outlook im Web verfügbar. Damit Benutzer zusätzliche Tags in der Exchange-Verwaltungskonsole auswählen können, müssen Sie die MyRetentionPolicies Role zur Rollenzuweisungsrichtlinie des Benutzers hinzufügen. Weitere Informationen zu Rollenzuweisungsrichtlinien für Benutzer finden Sie unter Understanding Management Role Assignment Policies. Wenn Sie Benutzern die Auswahl zusätzlicher persönlicher Tags erlauben, werden alle persönlichen Tags in Ihrer Exchange-Organisation für die Benutzer verfügbar.

Hinweis

Persönliche Tags sind ein Premium-Feature. Für Postfächer mit Richtlinien, die diese Tags enthalten (oder diese Tags aufweisen, weil Benutzer die Tags zu ihrem Postfach hinzugefügt haben), ist eine Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL) erforderlich.

Aufbewahrungszeitraum

Wenn Sie ein Aufbewahrungstag aktivieren, müssen Sie einen Aufbewahrungszeitraum für das Tag angeben. Dieser Zeitraum gibt die Anzahl der Tage an, die eine Nachricht aufbewahrt wird, nachdem sie im Postfach des Benutzers eingegangen ist.

Der Aufbewahrungszeitraum für nicht wiederkehrende Elemente (z. B. E-Mail-Nachrichten) wird anders berechnet als für Elemente mit Enddatum oder für Serienelemente (z. B. Besprechungen und Aufgaben). Informationen zur Berechnung des Aufbewahrungszeitalters für verschiedene Arten von Elementen finden Sie unter How retention age is calculated in Exchange Server.

Sie können auch Aufbewahrungstags mit deaktivierter Aufbewahrung erstellen oder die Tags nach der Erstellung deaktivieren. Da Nachrichten mit deaktiviertem Tag nicht verarbeitet werden, findet keine Aufbewahrungsaktion statt. Daher können Benutzer ein deaktiviertes persönliches Tag als Nie verschieben- oder Nie löschen-Tag verwenden, um ein Standardrichtlinientag oder ein Aufbewahrungsrichtlinientag außer Kraft zu setzen, das ansonsten auf die Nachricht angewendet werden würde.

Aufbewahrungsaktionen

Beim Erstellen oder Konfigurieren eines Aufbewahrungstags können Sie eine der folgenden Aufbewahrungsaktionen auswählen, die ausgeführt werden, wenn für ein Element das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht ist:

Aufbewahrungsaktion Aktion wurde ergriffen... Außer...
In Archiv verschieben Verschiebt die Nachricht in das Archivpostfach des Benutzers
Nur verfügbar für Standardrichtlinientags und persönliche Tags
Weitere Informationen zur Archivierung finden Sie unter In-Place Archiving in Exchange Server.
Wenn der Benutzer nicht über ein Archivpostfach verfügt, wird keine Aktion durchgeführt.
Wiederherstellung löschen und zulassen: Emuliert das Verhalten, wenn der Benutzer den Ordner "Gelöschte Elemente" leert.
Elemente werden in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in Exchange Server postfach verschoben und bis zum Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente beibehalten.
Der Benutzer erhält eine zweite Möglichkeit, das Element im Dialogfeld Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook oder Outlook im Web wiederherzustellen.
Wenn Sie die Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente auf null Tage festlegen, werden Elemente dauerhaft gelöscht. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente und Kontingente für wiederherstellbare Elemente.
Endgültig löschen Nachrichten werden dauerhaft gelöscht.
Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden, nachdem sie dauerhaft gelöscht wurden.
Wenn das Postfach im In-Place-Archiv und im Prozesssicherungsverfahren in Exchange Server oder im Prozesssicherungsverfahren platziert wird, werden Elemente basierend auf den Halteparametern im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahrt. In-Situ-eDiscovery in Exchange Server werden diese Elemente weiterhin in suchergebnissen zurück.
Als nach dem Aufbewahrungslimit liegend markieren In Outlook und Outlook im Web werden abgelaufene Elemente mit der Benachrichtigung "Dieses Element ist abgelaufen" und "Dieses Element läuft in 0 Tagen ab" angezeigt. N/V

Hinweis

Das Standardrichtlinientag (Default Policy Tag, DPT) mit der Aktion In Archiv verschieben überschreibt immer das Aufbewahrungsrichtlinientag (Retention Policy Tag, RPT) oder das Persönliche Tag (PT), wenn die Altersgrenze für die Aufbewahrung von DPT niedriger als RPT oder PT ist.

Weitere Informationen zum Erstellen von Aufbewahrungstags finden Sie unter Create a retention policy in Exchange Server.

Aufbewahrungsrichtlinien

Zur Anwendung von mindestens einem Aufbewahrungstag auf ein Postfach müssen Sie die Tags zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen und anschließend die Richtlinie auf das Postfach anwenden. Ein Postfach kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie aufweisen. Aufbewahrungstags können jederzeit mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft bzw. eine derartige Verknüpfung kann jederzeit aufgehoben werden. Die Änderungen werden dann für alle Postfächer automatisch wirksam, auf die die Richtlinie angewendet wird.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Aufbewahrungstags aufweisen:

Aufbewahrungstagtyp Tags in einer Richtlinie
Standardrichtlinientag Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben
Ein DPT mit den Aktionen Löschen und Wiederherstellung zulassen oder endgültig löschen
Ein Standardrichtlinientag für Voicemailnachrichten mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen
Aufbewahrungsrichtlinientags Ein Aufbewahrungsrichtlinientag für jeden unterstützten Standardordner
Hinweis: Sie können nicht mehr als ein RPT für einen bestimmten Standardordner (z. B. Gelöschte Elemente ) mit derselben Aufbewahrungsrichtlinie verknüpfen.
Persönliche Tags Eine beliebige Anzahl von persönlichen Tags
Hinweis: Viele persönliche Tags in einer Richtlinie können Benutzer verwirren. Es wird empfohlen, einer Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr als 10 persönliche Tags hinzuzufügen.

Hinweis

Auch wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie nicht zwingend mit Aufbewahrungstags verknüpfen müssen; wird ein solches Szenario trotzdem nicht empfohlen. Wenn keine Aufbewahrungstags mit Postfächern mit Aufbewahrungsrichtlinien verknüpft sind, kann dies dazu führen, dass die Postfachelemente niemals ablaufen.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann sowohl Archivtags (Tags, mit denen Elemente in das persönliche Archivpostfach verschoben werden) als auch Löschungstags (Tags, die Elemente löschen) enthalten. Auf ein Postfachelement können ebenfalls beide Arten von Tags angewendet werden. Archivpostfächer verfügen über keine separate Aufbewahrungsrichtlinie. Dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie wird auf das primäre und das Archivpostfach angewendet.

Wenn Sie planen, Aufbewahrungsrichtlinien zu erstellen, müssen Sie berücksichtigen, ob diese sowohl Archiv- als auch Löschungstags einbeziehen werden. Wie bereits erwähnt, kann eine Aufbewahrungsrichtlinie über ein Standardrichtlinientag, das die Aktion In Archiv verschieben verwendet, und über ein Standardrichtlinientag verfügen, das entweder die Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen verwendet. Das Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben muss einen kürzeren Aufbewahrungszeitraum aufweisen als das Standardrichtlinientag mit einem Löschvorgang. Sie können z. B. ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben verwenden, um Elemente in zwei Jahren in das Archivpostfach zu verschieben, während Sie ein Standardrichtlinientag mit einem Löschvorgang verwenden, um Elemente in sieben Jahren aus dem Postfach zu entfernen. Elemente in primären und Archivpostfächern werden nach sieben Jahren gelöscht.

Standardaufbewahrungsrichtlinie

Exchange-Setup erstellt eine MRM-Standardrichtlinie für die Aufbewahrung. Die Richtlinie wird automatisch angewendet, wenn Sie ein Archiv für den neuen Benutzer erstellen und keine Aufbewahrungsrichtlinie angeben.

Sie können Tags modifizieren, die in der MRM-Standardrichtlinie enthalten sind, z. B., indem Sie die Verfallszeit für die Aufbewahrung oder die Aufbewahrungsaktion ändern, ein Tag deaktivieren oder die Richtlinie ändern, indem Sie Tags zu ihr hinzufügen oder aus ihr entfernen. Die aktualisierte Richtlinie wird ab der nächsten Verarbeitung von Postfächern durch den Assistent für verwaltete Ordner auf die Postfächer angewendet.

Genauere Informationen, darunter eine Liste von mit der Richtlinie verknüpften Aufbewahrungs-Tags finden Sie unter Default Retention Policy.

Assistent für verwaltete Ordner

Der Assistent für verwaltete Ordner, ein auf Postfachservern ausgeführter Postfach-Assistent, verarbeitet Postfächer, auf die eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird.

Der Assistent für verwaltete Ordner wendet die Aufbewahrungsrichtlinie an, indem die Elemente im Postfach untersucht werden und somit ermittelt wird, ob diese aufbewahrt werden müssen. Elemente, die der Aufbewahrung unterliegen, werden dann mit den entsprechenden Aufbewahrungstags versehen, und die angegebene Aufbewahrungsaktion wird für Elemente ausgeführt, deren Aufbewahrungslimit überschritten wurde.

Der Assistent für verwaltete Ordner ist ein einschränkungsbasierter Assistent. Einschränkungsbasierte Assistenten werden immer ausgeführt und müssen nicht eingeplant werden. Die Systemressourcen, die von ihnen beansprucht werden können, sind eingeschränkt. Sie können den Assistenten für verwaltete Ordner so konfigurieren, dass dieser alle Postfächer auf dem Postfachserver innerhalb eines bestimmten Zeitraums verarbeitet (auch als Arbeitszyklus bezeichnet). Zusätzlich aktualisiert der Assistent in einem angegebenen Intervall (auch als Arbeitszyklusprüfpunkt bezeichnet) die Liste der zu verarbeitenden Postfächer. Während der Aktualisierung fügt der Assistent neu erstellte oder verschobene Postfächer zur Warteschlange hinzu. Er weist vorhandenen Postfächern auch neue Prioritäten zu, die aufgrund von Fehlern nicht erfolgreich verarbeitet wurden und verschiebt sie in der Warteschlange nach vorne, damit Sie im gleichen Arbeitszyklus verarbeitet werden können.

Sie können auch das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant verwenden, um den Assistenten für die Verarbeitung eines Postfachs manuell auszulösen. Weitere Informationen finden Sie unter Configure and run the Managed Folder Assistant in Exchange Server.

Hinweis

Der Assistent für verwaltete Ordner führt keine Aktion für Nachrichten aus, die nicht der Aufbewahrung unterliegen, was durch Deaktivieren des Aufbewahrungstags angegeben wird. Sie können ein Aufbewahrungstag auch deaktivieren, um die Verarbeitung von Elementen mit diesem Tag temporär einzustellen.

Verschieben von Elementen zwischen Ordnern

Ein Postfachelement, das von einem Ordner in einen anderen verschoben wird, erbt ggf. alle Tags, die auf den Zielordner angewendet wurden. Wenn ein Element in einen Ordner verschoben wird, dem kein Tag zugewiesen wurde, wird das Standardrichtlinientag angewendet. Wenn dem Element ein Tag explizit zugewiesen wurde, hat dieses Tag immer Vorrang gegenüber allen Tags auf Ordnerebene sowie gegenüber dem Standardtag.

Anwenden eines Aufbewahrungstags auf einen Ordner im Archiv

Wenn der Benutzer ein persönliches Tag auf einen Ordner im Archiv wendet, wenn im primären Postfach ein Ordner mit demselben Namen vorhanden ist und ein anderes Tag vorhanden ist, ändert sich das Tag für diesen Ordner im Archiv so, dass es mit dem Ordner im primären Postfach identisch ist. Dies ist ein Entwurf, um Verwirrung darüber zu vermeiden, dass Elemente in einem Ordner im Archiv ein anderes Ablaufverhalten haben als der gleiche Ordner im primären Postfach des Benutzers. Beispielsweise verfügt der Benutzer über einen Ordner mit dem Namen Project Contoso im primären Postfach mit dem Tag Delete - 3 years, und ein Project Contoso-Ordner ist auch im Archivpostfach vorhanden. Wenn der Benutzer ein persönliches Tag löschen – 1 Jahr wendet, um Elemente im Ordner nach 1 Jahr zu löschen. Wenn das Postfach erneut verarbeitet wird, wird der Ordner zum Tag Delete - 3 Years zurückgesetzt.

Entfernen oder Löschen eines Aufbewahrungstags aus einer Aufbewahrungsrichtlinie

Wenn ein Aufbewahrungstag aus der auf ein Postfach angewendeten Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird, steht das Tag nicht mehr für den Benutzer zur Verfügung und kann nicht auf Elemente im Postfach angewendet werden.

Vorhandene Elemente, auf die dieses Tag angewendet wurde, werden weiterhin anhand dieser Einstellungen vom Assistenten für verwaltete Ordner verwaltet, und alle im Tag angegebenen Aufbewahrungsaktionen werden auf diese Nachrichten angewendet.

Wenn Sie das Tag jedoch löschen, wird die in Active Directory gespeicherte Definition entfernt. Das führt dazu, dass der Assistent für verwaltete Ordner alle Elemente in einem Postfach verarbeitet und diejenigen mit einem neuen Tag versieht, auf die das entfernte Tag angewendet wurde. Je nach Anzahl von Postfächern und Nachrichten kann dieser Prozess erhebliche Ressourcen auf allen Postfachservern in Anspruch nehmen, die Postfächer mit Aufbewahrungsrichtlinien enthalten, in denen das entfernte Tag enthalten war.

Wichtig

Wenn ein Aufbewahrungstag aus einer Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird, verlieren ggf. alle vorhandenen Postfachelemente, auf die das Tag angewendet wurde, ihre Gültigkeit weiterhin laut den Einstellungen im Tag. Wenn Sie verhindern möchten, dass die Einstellungen des Tags weiterhin auf Elemente angewendet werden, sollten Sie das Tag löschen. Indem Sie ein Tag löschen, entfernen Sie es aus allen Aufbewahrungsrichtlinien, in denen es enthalten ist.

Deaktivieren eines Aufbewahrungstags

Wenn Sie ein Aufbewahrungstag deaktivieren, ignoriert der Assistent für verwaltete Ordner Elemente, auf die dieses Tag angewendet wurde. Elemente mit einem Aufbewahrungstag, für das die Aufbewahrung deaktiviert ist, werden in Abhängigkeit von der angegebenen Aufbewahrungsaktion entweder nie verschoben oder nie gelöscht. Da diese Elemente weiterhin als mit einem Tag markierte Elemente angesehen werden, wird auf sie nicht das Standardrichtlinientag angewendet. Wenn Sie beispielsweise eine Problembehandlung für Einstellungen von Aufbewahrungstags durchführen möchten, können Sie ein Aufbewahrungstag vorübergehend deaktivieren, um zu verhindern, dass der Assistent für verwaltete Ordner Nachrichten mit diesem Tag verarbeitet.

Hinweis

Der Aufbewahrungszeitraum für ein deaktiviertes Aufbewahrungstag wird dem Benutzer als Nie angezeigt. Wenn ein Benutzer ein Element markiert, von dem er annimmt, dass es nie gelöscht wird, kann das nachträgliche Aktivieren des Tags dazu führen, dass Elemente ungewollt gelöscht werden. Das Gleiche gilt für Tags mit der Aktion In Archiv verschieben.

Anhalten der Aufbewahrungszeit

Wenn Benutzer sich vorübergehend nicht am Arbeitsplatz befinden und nicht über Zugriff auf ihre E-Mails verfügen, können Aufbewahrungseinstellungen auf neue Nachrichten angewendet werden, bevor der jeweilige Benutzer zum Arbeitsplatz zurückkehrt oder über E-Mail-Zugriff verfügt. Abhängig von der Aufbewahrungsrichtlinie können Nachrichten gelöscht oder in das persönliche Archiv des Benutzers verschoben werden. Sie können die Verarbeitung eines Postfachs durch Aufbewahrungsrichtlinien für einen angegebenen Zeitraum anhalten, indem Sie die Aufbewahrungszeit für das Postfach anhalten. Wenn Sie die Aufbewahrungszeit für ein Postfach anhalten, können Sie außerdem einen Aufbewahrungskommentar angeben, mit dem der Postfachbenutzer (oder ein anderer Benutzer, der zum Zugreifen auf das Postfach autorisiert ist) über das Anhalten der Aufbewahrungszeit informiert wird (einschließlich des geplanten Anfangs und Endes). Aufbewahrungskommentare werden auf unterstützten Outlook-Clients angezeigt. Sie können den Aufbewahrungskommentar auch in die bevorzugte Sprache des Benutzers lokalisieren.

Hinweis

Das Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach hat keine Auswirkung auf die Verarbeitung von Speicherkontingenten für das Postfach. Abhängig von der Speicherverwendung des Postfachs und den anwendbaren Postfachkontingenten sollten Sie möglicherweise das Speicherkontingent des Postfachs für Benutzer erhöhen, die für längere Zeit in Urlaub sind oder nicht über Zugriff auf E-Mail verfügen. Weitere Informationen zu Speicherkontingenten für Postfächer finden Sie unter Konfigurieren von Speicherkontingenten für ein Postfach.

Für Benutzer, die lange nicht am Arbeitsplatz sind, können sich sehr viele E-Mails ansammeln. Abhängig von der Anzahl der E-Mails und der Dauer der Abwesenheit können diese Benutzer einige Wochen benötigen, um ihre Nachrichten durchzusehen. Berücksichtigen Sie in diesen Fällen die zusätzliche Zeit, die die Benutzer möglicherweise benötigen, um ihre E-Mails aufzuarbeiten, bevor Sie das Anhalten der Aufbewahrungszeit beenden.

Wenn in Ihrem Unternehmen keine Messaging-Datensatzverwaltung implementiert wurde und die Benutzer mit deren Funktionen nicht vertraut sind, können Sie während der anfänglichen Aufwärm- und Schulungsphase für die Bereitstellung der Messaging-Datensatzverwaltung auch Aufbewahrungszeiten verwenden. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und bereitstellen sowie die Benutzer über die Richtlinien in Kenntnis setzen, ohne zu riskieren, dass Elemente verschoben oder gelöscht werden, bevor diese von Benutzern markiert werden können. Wenige Tage vor dem Ende der Aufwärm- und Schulungsphase sollten Sie die Benutzer an die Aufwärmfrist erinnern. Nachdem die Frist abgelaufen ist, können Sie die Aufbewahrungszeit für Postfächer entfernen, wodurch der Assistent für verwaltete Ordner die Möglichkeit erhält, Postfachelemente zu verarbeiten und die angegebene Aufbewahrungsaktion durchzuführen.