Regelmäßiges Verarbeiten einer Liste von Elementen mithilfe der Aktion „Auf alle anwenden“ in Microsoft Flow

Viele Trigger können direkt einen Flow starten, wenn ein Ereignis eintritt, z.B. bei Eintreffen einer neuen E-Mail in Ihrem Posteingang. Diese Trigger sind von großem Nutzen. Manchmal möchten Sie jedoch einen Flow ausführen, der eine Datenquelle nach einem vordefinierten Zeitplan abfragt und je nach den Eigenschaften der Elemente in der Datenquelle bestimmte Aktionen ausführt. Zu diesem Zweck kann der Flow nach einem Zeitplan (z.B. einmal pro Tag) gestartet werden und mit einer Schleifenaktion, z.B. Auf alle anwenden, eine Liste von Elementen verarbeiten. Beispielsweise können Sie mit Auf alle anwenden Datensätze aus einer Datenbank oder eine Liste von Elementen aus Microsoft SharePoint aktualisieren.

In dieser exemplarischen Vorgehensweise erstellen wir einen Flow, der alle 15 Minuten ausgeführt wird und die folgenden Aufgaben ausführt:

  1. Abrufen der letzten 10 ungelesenen Nachrichten in Ihrem Office 365 Outlook-Posteingang
  2. Überprüfen jeder der 10 Nachrichten, um zu ermitteln, ob der Betreff den Text jetzt treffen enthält
  3. Überprüfen, ob die E-Mail von Ihrem Vorgesetzten oder mit hoher Priorität gesendet wurde
  4. Senden einer Pushbenachrichtigung und Markieren jeder E-Mail als gelesen, deren Betreff den Text jetzt treffen enthält und von Ihrem Vorgesetzten oder mit hoher Priorität gesendet wurde

In diesem Diagramm werden die Details des Flows dargestellt, den wir in dieser exemplarischen Vorgehensweise erstellen:

Übersicht über den zu erstellenden Flow

Voraussetzungen

Für die erfolgreiche Ausführung der Schritte in dieser exemplarischen Vorgehensweise müssen die folgenden Anforderungen erfüllt sein:

  • Ein Konto, das für die Verwendung von Microsoft Flow registriert ist
  • Ein Office 365 Outlook-Konto
  • Die mobile Microsoft Flow-App für Android, iOS oder Windows Phone.
  • Verbindungen mit Office 365 Outlook und dem Pushbenachrichtigungsdienst

Erstellen eines Flows

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an:
  2. Wählen Sie die Registerkarte Meine Flows aus, und erstellen Sie dann einen Flow ohne Vorlage neu:

    Ohne Vorlage neu erstellen

  3. Geben Sie im Suchfeld „Zeitplan“ ein, um alle Dienste und Trigger zu suchen, die einen Bezug zur Zeitplanung aufweisen.
  4. Wählen Sie den Trigger Zeitplan – Wiederholung aus, um festzulegen, dass der Flow nach einem Zeitplan ausgeführt wird, den Sie anschließend angeben:

    Nach Zeitplan wiederholte Aktion

  5. Legen Sie fest, dass der Zeitplan alle 15 Minuten ausgeführt wird:

    Zeitplanausführungen

  6. Wählen Sie + Neuer Schritt, Aktion hinzufügen aus, und geben Sie dann im Suchfeld Outlook ein, um alle Aktionen im Zusammenhang mit Microsoft Outlook zu suchen.
  7. Wählen Sie die Aktion Office 365 Outlook – E-Mails abrufen aus:

    Aktion zum Abrufen von E-Mails auswählen

  8. Dadurch wird die Karte E-Mails abrufen geöffnet. Konfigurieren Sie die Karte E-Mails abrufen zum Abrufen der letzten 10 ungelesenen E-Mails aus dem Ordner „Posteingang“. Schließen Sie keine Anlagen ein, da sie im Flow nicht verwendet werden:

    Karte „E-Mail“ konfigurieren

    Hinweis

    Sie haben jetzt einen einfachen Flow erstellt, der einige E-Mails aus dem Posteingang abruft. Diese E-Mails werden in einem Array zurückgegeben. Da die Aktion Auf alle anwenden ein Array erfordert, entspricht dies genau den Anforderungen.

Hinzufügen von Aktionen und Bedingungen

  1. Wählen Sie + Neuer Schritt, Mehr und dann die Aktion „Apply to Each“-Schleife hinzufügen aus:

    „Auf alle anwenden“ auswählen

  2. Fügen Sie auf der Karte Auf alle anwenden das Token Text in das Feld Ausgabe von vorherigen Schritten auswählen ein. Dadurch wird der Text der in der Aktion Auf alle anwenden zu verwendenden E-Mails eingeschlossen:

    Token „Text“ hinzufügen

  3. Wählen Sie Bedingung hinzufügen aus.

    Bedingung hinzufügen

  4. Konfigurieren Sie die Karte Bedingung, um im Betreff jeder E-Mail nach dem Ausdruck „jetzt treffen“ zu suchen.

    • Fügen Sie im Textfeld Objektname das Token Betreff ein.
    • Wählen Sie in der Liste Beziehung die Option Enthält aus.
    • Geben Sie jetzt treffen im Feld Wert ein.

      Bedingung konfigurieren

  5. Wählen Sie Mehr und dann in der Verzweigung Wenn ja, keine Aktion durchführen die Option Bedingung hinzufügen aus. Daraufhin wird die Karte Bedingung 2 geöffnet. Konfigurieren Sie diese Karte wie folgt:

    • Fügen Sie im Textfeld Objektname das Token Priorität ein.
    • Wählen Sie in der Liste Beziehung die Option ist gleich aus.
    • Geben Sie Hoch im Feld Wert ein.

      Bedingung hinzufügen

  6. Wählen Sie unter dem Abschnitt Wenn ja, keine Aktion durchführen die Option Aktion hinzufügen aus. Hierdurch wird die Karte Aktion auswählen geöffnet. Dort definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Suchbedingung (die E-Mail, deren Betreff den Text jetzt treffen enthält, wurde mit hoher Priorität gesendet) zutrifft:

    Aktion hinzufügen

  7. Suchen Sie nach Benachrichtigung, und wählen Sie dann die Aktion Benachrichtigungen – Send me a mobile notification (Mobiltelefonbenachrichtigung an mich senden) aus:

    Benachrichtigung suchen und auswählen

  8. Geben Sie auf der Karte Send me a mobile notification (Mobiltelefonbenachrichtigung an mich senden) die Informationen für die Pushbenachrichtigung ein, die gesendet wird, wenn der Betreff einer E-Mail den Text „jetzt treffen“ enthält. Wählen Sie dann Aktion hinzufügen aus:

    Benachrichtigung konfigurieren

  9. Geben Sie gelesen als Suchbegriff ein, und wählen Sie dann die Aktion Office 365 Outlook – Als gelesen markieren aus. Hierdurch wird jede E-Mail als gelesen markiert, nachdem die Pushbenachrichtigung gesendet wurde:

    Aktion „Als gelesen markieren“ hinzufügen

  10. Fügen Sie dem Feld Nachrichten-ID der Karte Als gelesen markieren das Token Nachrichten-ID hinzu. Möglicherweise müssen Sie Mehr anzeigen auswählen, um das Token Nachrichten-ID zu finden. Hierdurch wird die ID der Nachricht angegeben, die als gelesen markiert wird:

    Nachrichten-Id hinzufügen

  11. Kehren Sie zur Karte Bedingung 2 zurück, und führen Sie in der Verzweigung Wenn nein, keine Aktion durchführen folgende Schritte aus:

    • Wählen Sie Aktion hinzufügen, aus, und geben Sie dann im Suchfeld Vorgesetzten abrufen ein.
    • Wählen Sie in der Liste der Suchergebnisse die Aktion Office 365-Benutzer – Vorgesetzten abrufen aus.
    • Geben Sie im Feld Benutzer der Karte Vorgesetzten abrufen Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein.

      Aktion „Vorgesetzten abrufen“ hinzufügen und konfigurieren

  12. Wählen Sie Mehr aus, und wählen Sie dann in der Verzweigung Wenn nein die Option Bedingung hinzufügen aus. Daraufhin wird die Karte Bedingung 3 geöffnet. Konfigurieren Sie die Karte, um zu überprüfen, ob die E-Mail-Adresse des Absenders (das Token „Von“) mit der E-Mail-Adresse Ihres Vorgesetzten (das Token „E-Mail“) identisch ist:

    • Fügen Sie im Feld Objektname das Token Von ein.
    • Wählen Sie in der Liste Beziehung die Option Enthält aus.
    • Geben Sie im Feld Wert das Token E-Mail ein.

      Suchbedingung konfigurieren

  13. Wählen Sie unter dem Abschnitt Wenn ja, keine Aktion durchführen der Karte Bedingung 3 die Option Aktion hinzufügen aus. Hierdurch wird die Karte Wenn ja geöffnet. Dort definieren Sie, was geschehen soll, wenn die Suchbedingung (die E-Mail wurde von Ihrem Vorgesetzten gesendet) zutrifft:

    Bedingung konfigurieren

  14. Suchen Sie nach Benachrichtigung, und wählen Sie dann die Aktion Benachrichtigungen – Send me a mobile notification (Mobiltelefonbenachrichtigung an mich senden) aus:

    Benachrichtigung suchen

  15. Geben Sie auf der Karte Send me a mobile notification 2 (Mobiltelefonbenachrichtigung an mich senden 2) die Informationen für die Pushbenachrichtigung ein, die gesendet wird, wenn die E-Mail von Ihrem Vorgesetzten stammt. Wählen Sie dann Aktion hinzufügen aus:

    Benachrichtigungskarte konfigurieren

  16. Fügen Sie die Aktion Office 365 Outlook – Als gelesen markieren hinzu. Hierdurch wird jede E-Mail als gelesen markiert, nachdem die Pushbenachrichtigung gesendet wurde:

    Aktion „Als gelesen markieren“ hinzufügen

  17. Fügen Sie der Karte Als gelesen markieren 2 das Token Nachrichten-ID hinzu. Möglicherweise müssen Sie Mehr anzeigen auswählen, um das Token Nachrichten-ID zu finden. Hierdurch wird die ID der Nachricht angegeben, die als gelesen markiert wird:

    Aktion „Als gelesen markieren“ konfigurieren

  18. Benennen Sie den Flow, und erstellen Sie ihn dann:

    Flow benennen und speichern

Wenn Sie die vorherigen Schritte ausgeführt haben, sollte Ihr Flow ähnlich wie in diesem Diagramm aussehen:

Übersicht über den erstellten Flow

Ausführen des Flows

  1. Senden Sie sich selbst eine E-Mail mit hoher Priorität, deren Betreff den Text jetzt treffen enthält (oder bitten Sie eine Person in Ihrer Organisation, eine solche E-Mail an Sie zu senden).
  2. Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail als ungelesen in Ihrem Posteingang ist.
  3. Melden Sie sich bei Microsoft Flow an, wählen Sie Meine Flows und dann Jetzt ausführen aus:

    Jetzt ausführen

  4. Wählen Sie Jetzt ausführen aus, um zu bestätigen, dass Sie den Flow wirklich ausführen möchten:

    Ausführung bestätigen

  5. Nach einigen Augenblicken werden die Ergebnisse der erfolgreichen Ausführung angezeigt:

    Ausführungsergebnisse

Anzeigen der Ergebnisse der Ausführung

Nachdem Sie den Flow erfolgreich ausgeführt haben, empfangen Sie eine Pushbenachrichtigung auf Ihrem mobilen Gerät.

  1. Öffnen Sie die Microsoft Flow-App auf Ihrem mobilen Gerät, und wählen Sie dann die Registerkarte Aktivität aus. Die Pushbenachrichtigung zu der Besprechung wird angezeigt:

    Registerkarte „Aktivität“ auswählen

  2. Möglicherweise müssen Sie die Benachrichtigung auswählen, um den vollständigen Inhalt der Benachrichtigung anzuzeigen. Die vollständige Benachrichtigung sieht etwa wie folgt aus:

    Benachrichtigungsdetails

    Hinweis

    Wenn Sie die Pushbenachrichtigung nicht erhalten, vergewissern Sie sich, dass auf Ihrem mobilen Gerät eine funktionsfähige Datenverbindung vorhanden ist.