So finden Sie Wissen und automatisieren Sie Workflows mit Syntex und anderen Tools

  • 10 Minuten

Da Sie nun wissen, wie Sie Syntex verwenden können, um Ihre Dokumente zu verstehen und zu verarbeiten, haben Sie einen besseren Zugriff auf Ihre Daten. Der nächste Schritt besteht darin, diese Barrierefreiheit zu nutzen, um Wissen besser zu entdecken und Workflows zu automatisieren:

Diagramm eines typischen Inhaltslebenszyklus, in dem die Phasen 5, 6 und 7 als Wissenssuche und Automatisieren von Aufgaben mit Syntex hervorgehoben sind.
In dieser Lerneinheit untersuchen wir die folgenden Konzepte anhand von Beispielen von Contoso Electronics:

  • Passen Sie Dokumentansichten an, um Informationen hervorzuheben.
  • Search für wichtige Informationen mithilfe von Inhaltsabfragen.
  • Generieren Sie Power BI-Berichte direkt aus der Inhaltsbibliothek basierend auf den extrahierten Informationen, um Daten für tiefere Erkenntnisse zu visualisieren.
  • Verwenden Sie Power Automate, um Prozesse basierend auf den in den Modellen enthaltenen Informationen zu optimieren.

Anpassen von Dokumentansichten zum Hervorheben von Informationen

Wenn das Dokumentverarbeitungsmodell extrahierte Daten als Spalten in einer Dokumentbibliothek hinzufügt, zeigt die Standardansicht alle extrahierten Schlüsselinformationen in einer einzelnen Zeile (der Listenansicht) an, was bei der schnellen Suche nach Informationen stören kann. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Contoso Service Agreements-Bibliothek in der Listenansicht aussieht:

Screenshot der Contoso-Dienstvereinbarungsbibliothek in der Listenansicht.

Sie können jedoch die Anzeigeansicht anpassen, um Informationen einfacher anzuzeigen. Derzeit können Sie Ihre Bibliotheksdatensätze in einer Liste, einer kompakten Liste und Kacheln anzeigen. Sie können die Ansicht auswählen, indem Sie rechts oben die Bibliothek und dann im Dropdownmenü auswählen. Die folgende Abbildung zeigt, wie die Dienstvertragsbibliothek von Contoso in der Kachelansicht aussieht:

Screenshot der Contoso-Dienstvereinbarungsbibliothek in der Kachelansicht.

Sie können auch eine bedingte Formatierung auf eine Listenansicht oder eine kompakte Listenansicht anwenden, um wichtige Fakten hervorzuheben. Wenn der Diensttyp des Contoso-Servicevertrags im folgenden Beispiel "New Home Design" lautet, wird der Dateiname grün hervorgehoben. Wenn der Diensttyp des Contoso-Servicevertrags "Home Renovation and Design" lautet, wird der Dateiname gelb hervorgehoben.

Screenshot der Contoso-Dienstvereinbarungsbibliothek mit bedingter Formatierung.

Kommentieren und Zusammenarbeiten mithilfe von Anmerkungen

Als lizenzierter Syntex-Benutzer können Sie anmerkungen zu unterstützten Dateien in Ihrer Dokumentbibliothek hinzufügen, ohne die ursprünglichen Dateien zu ändern. Mit diesem Tool können Sie und andere wichtige Informationen hervorheben oder der Datei Kommentare hinzufügen. Prüfer können die Anmerkungen ein- oder ausblenden und eigene Kommentare hinzufügen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, um zusammenzuarbeiten und wichtige Informationen in Ihren Dokumenten visuell zu benennen.

Verwenden von Inhaltsabfragen zum Suchen von Dokumenten

Syntex bietet mehr als das Anpassen von Datenansichten eine Inhaltsabfragefunktion zum Filtern von Dokumenten anhand der Spalten, die aus dem Dokumentverarbeitungsmodell extrahiert wurden.

Sie können auswählen, ob Sie in der Aktuellen Bibliothek, aktuellen Website oder im gesamten organization suchen möchten. Standardmäßig können Sie nach Schlüsselwörtern, Dateinamen, Personen und Änderungsdatum suchen. Zusätzlich zu diesen Standardsuchfeldern können Sie jedoch auch nach extrahierten Spalten suchen, indem Sie unten im Suchraster weitere Optionen hinzufügen auswählen.

Screenshot der Verwendung zusätzlicher Suchfelder in einer Inhaltsabfrage.

Hinweis

Das Suchfeld befindet sich oben auf dem Bildschirm, aber das Symbol für die Inhaltsabfrage wird erst angezeigt, wenn Sie es auswählen.

Screenshot der Suchleiste für die Inhaltsabfrage.

Contoso Electronics findet Informationen mit Inhaltsabfrage

Sehen wir uns ein Beispiel dafür an, wie ein Vertragsmanager bei Contoso Electronics Inhaltsabfragen verwendet, um Informationen und Wissen aus den generierten Spalten zu finden.

Contoso Electronics stellt häufig Anbieter für seine verschiedenen Projekte ein. Wenn Contoso Electronics RFPs (Request for Proposals) sendet, erhält es in der Regel Hunderte von Vorschlägen. Ein Vertragsmanager verwendet ein unstrukturiertes Dokumentverarbeitungsmodell, um Hunderte von Vorschlägen zu verarbeiten, die Contoso Electronics für einen RFP für die Installation von Solarpanels für mehrere Satellitenstandorte erhalten hat.

Nachdem das unstrukturierte Dokumentverarbeitungsmodell erstellt und mit früheren Vorschlägen aus ähnlichen Projekten trainiert wurde, hat der Vertragsmanager Daten mit wichtigen Informationen extrahiert. Diese wichtigen Informationen sind für das Team für die Bewertung und Auswahl von Anbietern unerlässlich. Der Vertragsmanager wendet dieses Modell dann auf die Projektvorschlagsbibliothek an, in der alle Vorschläge für dieses Projekt hochgeladen werden. Das Modell extrahiert wichtige Informationen zu den Vorschlägen und zeigt sie als Spalten in der Vorschlagsbibliothek an. Das Team kann jetzt inhaltsbezogene Abfragen verwenden, um schnell nach Informationen in den Spalten zu suchen, um Vorschläge zu finden, die ihren Anforderungen entsprechen. Sie können beispielsweise Vorschläge nach Lieferantennamen, Adresse und vorgeschlagenem Lieferdatum filtern. Sie können auch einen Bereich für das geschätzte Budget (Verfügbar Anfang 2023) festlegen und nach Vorschlägen suchen, die innerhalb dieses Bereichs liegen.

Syntex funktioniert nicht nur in SharePoint. Syntex lässt sich nahtlos in Tools wie Power BI, Regeln und Power Automate integrieren, damit Sie wissen und Aufgaben direkt aus der Dokumentbibliothek automatisieren können.

Entdecken von Wissen mit Power BI

Power BI ist eine Sammlung von Diensten, Apps und Connectors, die eine interaktive Möglichkeit zum Visualisieren von Daten bieten. Mit Syntex können Sie einen Power BI-Bericht basierend auf den extrahierten Daten Ihrer Dokumente direkt aus der Dokumentbibliothek erstellen. Wählen Sie in der Dokumentbibliothek, die die Informationen enthält, die in Power BI angezeigt werden müssen, die Option Integrieren, Power BI und dann Bibliothek visualisieren aus. Der Bericht wird auf einer neuen Registerkarte oder einem neuen Fenster geöffnet. Anschließend können Sie den Bericht bearbeiten, um die Visualisierung zu optimieren.

Screenshot der Menüoption zur Verwendung von Power BI.

Contoso Electronics verwendet Power BI mit Syntex zum Visualisieren von Daten

Sehen wir uns an, wie der Vertragsmanager von Contoso Electronics dieses Feature verwendet, um der Führung zu zeigen, wie sie Entscheidungen über den Anbieter für ein Projekt treffen.

Die Führung im Team des Vertragsmanagers möchte wissen, wie der Anbieter für ein Projekt ausgewählt wird. Der Vertragsmanager beschließt, die visualisierten Daten aller Vorschläge der Geschäftsleitung mithilfe von Power BI zu präsentieren. Sie navigieren zur Dokumentbibliothek und erstellen einen Power BI-Bericht, ohne die Bibliothek zu verlassen. Der Vertrags-Manager passt dann die Berichte an, indem er die Diagrammtypen anpasst, Felder in den Filtern hinzufügt und neue Tabellen erstellt. Diese visualisierten Erkenntnisse bieten dem Leiter eine direkte Ansicht der Vorschlagsdaten und erklären, warum der Anbieter für das Projekt ausgewählt wurde.

Verwenden von Regeln zum Reagieren auf Dateiänderungen

Innerhalb der Dokumentbibliothek können Sie Regeln verwenden, um Aktionen basierend auf Dateiänderungen zu automatisieren. Sie können Regeln einrichten, um zu handeln, wenn Dateien oder Spalten geändert, bearbeitet oder gelöscht werden. Konkret sind das die folgenden Aktionen:

  • So senden Sie E-Mail-Warnungen
  • So verschieben oder kopieren Sie Dateien aus einer Dokumentbibliothek in eine andere
  • So erstellen Sie eine Regel zum automatischen Festlegen eines Inhaltstyps

So verwenden Sie Regeln:

  1. Wählen Sie in der Menüleiste Automatisieren aus.
  2. Regeln auswählen
  3. Wählen Sie Neue Regeln aus.
  4. Auswählen einer Regel Create
  5. Wählen Sie aus, ob Sie Regeln basierend auf der Änderung von Spalten, Spaltenwerten oder Dateien erstellen möchten.
  6. Konfigurieren der Bedingung und Aktion für die Regel
  7. Wählen Sie Erstellen aus

Contoso Electronics automatisiert Aufgaben mit Regeln

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Contoso Electronics Regeln verwendet, um Aktionen basierend auf Dateiänderungen zu automatisieren:

  • Wenn eine neue Anfrage eingegangen ist, senden Sie eine E-Mail, um einen Vertriebsmitarbeiter zu einem Folgeanruf aufzufordern.
  • Wenn ein Vorschlag genehmigt wurde, senden Sie eine E-Mail an den Vertragsmanager, um ihm mitzuteilen, dass ein Vertrag ausgestellt werden muss.
  • Wenn die Visa-Verlängerungsdaten der Mitarbeiter näher kommen, senden Sie den Mitarbeitern Erinnerungen und geben Sie den Benutzern einen einfachen und intuitiven Prozess für die Aktualisierung ihrer Visa.
  • Wenn sich die "status" einer Vertragsdatei in "audit" ändert, verschieben Sie den Vertrag in die Dokumentbibliothek "Audit".
  • Wenn der Vertragsbibliothek eine neue Vertragsdatei hinzugefügt wird, kopieren Sie die Vertragsdatei in die Dokumentbibliothek "Archiv".

Create Workflows durch Kombinieren von Syntex mit Power Automate und Power Apps

Power Automate unterstützt Sie dabei, sich wiederholende manuelle Aufgaben zu automatisieren, z. B. das Senden von E-Mail-Erinnerungen, das Verschieben von Dokumenten und das Herstellen einer Verbindung mit Datenquellen. Power Apps ist eine Suite von Apps, Diensten und Connectors sowie eine Datenplattform, die eine schnelle Entwicklungsumgebung bietet, um benutzerdefinierte Apps für Ihre Geschäftsanforderungen zu erstellen. Sie können Power Apps und Power Automate verwenden, um Aufgaben direkt aus Ihrer Syntex-Dokumentbibliothek zu automatisieren.

Contoso Electronics automatisiert Aufgaben mit Power Automate

Sehen wir uns an, wie ein Vertragsmanager bei Contoso Electronics Power Automate verwendet, um Workflows für die Vertragsabwicklung zu erstellen. Der Vertrags-Manager erstellt Power Automate-Workflows, um die folgenden Aufgaben zu automatisieren:

  • Nachdem ein Teammitglied Verträge in die SharePoint-Bibliothek "Verträge" hochgeladen hat, löst ein Power Automate-Flow das unstrukturierte Dokumentverarbeitungsmodell aus, um die Verträge zu klassifizieren und wichtige Informationen zu extrahieren.
  • Nachdem Ihr Syntex-Modell einen Vertrag klassifiziert hat, wird der Vertrag status in In Review geändert.
  • Der Vertragsmanager überprüft dann den Vertrag und ändert seine status entweder in genehmigt oder abgelehnt.
  • Bei genehmigten Verträgen werden die Vertragsinformationen zur Zahlungsabwicklung auf einer Registerkarte im Teams-Vertragsverwaltungskanal veröffentlicht.
  • Bei abgelehnten Verträgen wird das Team zur weiteren Analyse benachrichtigt.

In der nächsten Lerneinheit erfahren Sie, wie Contoso Electronics Inhalte im großen Stil mit den Informationen generieren kann, die aus vorhandenen Dokumenten ermittelt wurden.