Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Hinweis

Wenn Ihre Organisation eine Exchange-Hybridumgebung verwendet, sollten Sie das lokale Exchange Admin Center zum Erstellen und Verwalten von freigegebenen Postfächern verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen freigegebener Postfächer im Exchange Admin Center.

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie ein freigegebenes Postfach oder eine Microsoft 365-Gruppe für Outlook erstellen sollten, finden Sie Informationen dazu unter Vergleichen von Gruppen. Beachten Sie, dass es aktuell nicht möglich ist, ein freigegebenes Postfach zu einer Microsoft 365-Gruppe zu migrieren. Wenn Sie diese Funktion wünschen, teilen Sie uns dies mittels Hier abstimmen mit.

Freigegebene Postfächer lassen sich auf einfache Weise erstellen, damit eine Gruppe von Personen E-Mails einer gemeinsamen E-Mail-Adresse wie "info@contoso.com" überwachen und senden kann. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer enthalten einen freigegebenen Kalender! Viele kleine Unternehmen nutzen den freigegebenen Kalender gerne als zentralen Ort, an dem jeder Mitarbeiter seine Termine eintragen kann. So können beispielsweise alle drei Personen, die Kundenbesuche durchführen, den freigegebenen Kalender nutzen und darin ihre Termine eintragen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um jeden über den jeweiligen Aufenthaltsort auf dem Laufenden zu halten.

Lesen Sie vor dem Erstellen eines freigegebenen Postfachs unbedingt Informationen zu freigegebenen Postfächern.

Tipp

Wenn Sie Hilfe bei den Schritten in diesem Thema benötigen, erwägen Sie die Zusammenarbeit mit einem Microsoft-Spezialisten für Kleinunternehmen. Mit Business Assist erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter rund um die Uhr Zugriff auf Spezialisten für Kleinunternehmen, während Sie Ihr Unternehmen ankurbeln, vom Onboarding bis zur täglichen Nutzung.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs und Hinzufügen von Mitgliedern

  1. Melden Sie sich mit einem globalen Administratorkonto oder einem Exchange-Administratorkonto an. Wenn Sie die Nachricht erhalten „Sie sind nicht berechtigt, auf diese Seite zuzugreifen oder diese Aktion auszuführen“, dann sind Sie kein Administrator.
  1. Wechseln Sie im Admin Center zur Seite Teams & Gruppen > Freigegebene Postfächer.
  1. Wechseln Sie im Admin Center zur Seite Teams & Gruppen > Freigegebene Postfächer.
  1. Wählen Sie auf der Seite Freigegebene Postfächer die Option + Freigegebenes Postfach hinzufügen aus. Geben Sie einen Namen für das freigegebene Postfach ein. Dies wählt die E-Mail-Adresse aus, aber Sie können sie bei Bedarf bearbeiten.

    Geben Sie Ihrem freigegebenen Postfach einen Namen.

  2. Wählen Sie Änderungen speichern aus. Es kann einige Minuten dauern, bis Sie Mitglieder hinzufügen können.

  3. Wählen Sie unter Nächste Schritte die Option Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen aus. Mitglieder sind die Personen, welche eingehende E-Mails für dieses freigegebene Postfach und die ausgehenden Antworten anzeigen können.

    Wählen Sie „Mitglieder hinzufügen“ aus.

  4. Wählen Sie die Schaltfläche + Mitglieder hinzufügen aus. Setzen Sie ein Häkchen neben die Personen, die dieses freigegebene Postfach nutzen sollen, und wählen Sie dann Speichern aus.

    Weisen Sie dem freigegebenen Postfach Mitglieder zu.

  5. Wählen Sie Schließen aus.

Sie haben ein freigegebenes Postfach, das einen freigegebenen Kalender enthält. Fahren Sie jetzt mit dem nächsten Schritt fort: Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto.

Welche Berechtigungen sollten Sie verwenden?

Sie können die folgenden Berechtigungen mit einem freigegebenen Postfach verwenden:

  • Vollzugriff: Die Berechtigung „Vollzugriff“ ermöglicht es einem Benutzer, das freigegebene Postfach zu öffnen und als Besitzer dieses Postfachs zu agieren. Nach dem Zugriff auf das freigegebene Postfach kann ein Benutzer Kalenderelemente erstellen, E-Mails lesen, anzeigen, löschen und ändern sowie Aufgaben und Kalenderkontakte erstellen. Ein Benutzer mit der Berechtigung „Vollzugriff“ kann jedoch keine E-Mails über das freigegebene Postfach senden, es sei denn, er hat auch die Berechtigung „Senden als“ oder „Senden im Auftrag von“.

  • Senden als: Die Berechtigung „Senden als“ ermöglicht es einem Benutzer, beim Senden von E-Mails die Identität des freigegebenen Postfachs anzunehmen. Wenn Katerina sich beispielsweise beim freigegebenen Postfach „Marketingabteilung“ anmeldet und E-Mails sendet, wird es aussehen, wie wenn die Marketingabteilung die E-Mail gesendet hätte.

  • Senden im Auftrag von: Die Berechtigung „Senden im Auftrag von“ ermöglicht es einem Benutzer, E-Mails im Namen des freigegebenen Postfachs zu senden. Wenn John sich beispielsweise beim freigegebenen Postfach „Empfangsgebäude 32“ anmeldet und eine E-Mail sendet, wird es aussehen, wie wenn die E-Mail von „John im Auftrag von Empfangsgebäude 32“ gesendet worden wäre. Sie können Berechtigungen „Senden im Auftrag von“ nicht über das EAC erteilen, sondern müssen das Cmdlet Set-Mailbox mit dem Parameter GrantSendonBehalf verwenden.

Hinweis

Die Berechtigungen Senden als und Senden im Auftrag von funktionieren im Outlook-Desktopclient nicht mit dem HiddenFromAddressListsEnabled-Parameter für das Postfach, das auf TRUE festgelegt ist, da das Postfach in Outlook über die globale Adressliste sichtbar sein muss.

Verwenden des EAC zum Bearbeiten der Stellvertretung für das freigegebene Postfach

  1. Wechseln Sie im Exchange Admin Center zu Empfänger > Postfächer. Wählen Sie das gewünschte freigegebene Postfach und dann Bearbeiten Symbol „Bearbeiten“. aus.

  2. Wählen Sie unter Postfachberechtigungen die Option Verwalten der Postfachstellvertretung aus.

  3. Wählen Sie zum Erteilen oder Entziehen von Vollzugriff oder „Senden als“-Berechtigungen die Option Hinzufügen Symbol „Hinzufügen“. oder Entfernen Symbol „Entfernen“. und dann die Benutzer aus, für die Sie die Berechtigungen erteilen bzw. entziehen möchten.

    Hinweis

    Die Vollzugriff-Berechtigung ermöglicht es einem Benutzer, das Postfach zu öffnen und Elemente darin zu erstellen oder zu ändern. Die "Senden als"-Berechtigung ermöglicht es Benutzern, bei denen es sich nicht um den Postfachbesitzer handelt, E-Mails von dem freigegebenen Postfach zu senden. Beide Berechtigungen sind für erfolgreiche freigegebene Postfächer erforderlich.

  4. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

Blockieren der Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto

Zu jedem freigegebenen Postfach gehört ein entsprechendes Benutzerkonto. Haben Sie festgestellt, dass Sie beim Erstellen des freigegebenen Postfachs nicht zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert wurden? Das Konto verfügt über ein Kennwort, das jedoch vom System generiert wurde (unbekannt). Sie sollten sich nicht mit dem Konto beim freigegebenen Postfach anmelden.

Doch was passiert, wenn ein Administrator einfach das Kennwort für das freigegebene Postfachbenutzerkonto zurücksetzt? Oder was passiert, wenn ein Angreifer Zugriff auf die Anmeldeinformationen des freigegebenen Postfachkontos erhält? Dies würde dem Benutzerkonto ermöglichen, sich beim freigegebenen Postfach anzumelden und eine E-Mail zu senden. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Anmeldung für das Konto blockieren, das dem freigegebenen Postfach zugeordnet ist.

  1. Wechseln Sie im Admin Center zu der Seite Benutzer > Aktive Benutzer.
  1. Wechseln Sie im Admin Center zu der Seite Benutzer > Aktive Benutzer.
  1. Suchen Sie in der Liste der Benutzerkonten nach dem Konto für das freigegebene Postfach (ändern Sie beispielsweise den Filter in Nicht lizenzierte Benutzer).

  2. Wählen Sie den Benutzer aus, dessen Eigenschaftenbereich Sie öffnen möchten, und wählen Sie dann das Symbol Diesen Benutzer blockieren Screenshot des Symbols „Diesen Benutzer blockieren“. aus.

    Hinweis

    Wenn das Konto bereits blockiert ist, wird am oberen Rand Anmeldung blockiert angezeigt und das Symbol zeigt Entsperren des Benutzers.

  3. Wählen Sie im Bereich Diesen Benutzer blockieren? Benutzer für die Anmeldung blockieren aus und wählen Sie dann Änderungen speichern.

Anweisungen dazu, wie Sie die-Anmeldung für-Konten mit Azure AD PowerShell (einschließlich vieler Konten gleichzeitig) blockieren können, finden Sie unter Blockieren von Benutzerkonten mit Office 365 PowerShell.

Hinzufügen des freigegebenen Postfachs in Outlook

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die automatische Zuordnung aktiviert haben (wie es die meisten Benutzer standardmäßig tun), wird das freigegebene Postfach in der Outlook-App ihrer Benutzer automatisch angezeigt, nachdem sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben.

Die automatische Zuordnung wird für das Postfach des Benutzers und nicht für das freigegebene Postfach festgelegt. Dies bedeutet: Wenn Sie über eine Sicherheitsgruppe zu verwalten versuchen, wer auf das freigegebene Postfach zugreifen darf, funktioniert die automatische Zuordnung nicht. Deshalb müssen Sie zur Nutzung der automatischen Zuordnung Berechtigungen explizit zuweisen. Die automatische Zuordnung ist standardmäßig aktiviert. Informationen zum Deaktivieren dieser Option finden Sie unter Entfernen der automatischen Zuordnung für ein freigegebenes Postfach.

Weitere Informationen zu in Outlook freigegebenen Postfächern finden Sie unter:

Verwenden eines geteilten Postfachs auf einem mobilen Gerät (Smartphone oder Tablet)

Sie können auf ein geteiltes Postfach auf einem mobilen Gerät auf zweierlei Arten zuzugreifen:

Hinweis

Das freigegebene Postfach kann nur zur Outlook für iOS-App oder zur mobilen Outlook für Android-App hinzugefügt werden.

Verwenden des geteilten Kalenders

Beim Erstellen des freigegebenen Postfachs haben Sie automatisch auch einen freigegebenen Kalender erstellt. Wir verwenden bevorzugt den freigegebenen Kalender des Postfachs statt eines SharePoint-Kalenders zum Nachverfolgen von Terminen und des Aufenthaltsorts von Personen. Ein freigegebener Kalender ist in Outlook integriert und ist viel einfacher zu verwenden als ein SharePoint-Kalender.

  1. Wechseln Sie in der Outlook-App zur Kalenderansicht und wählen Sie das freigegebene Postfach aus.

  2. Wenn Sie Termine eingeben, kann diese jeder ansehen, der Mitglied des geteilten Postfachs ist.

  3. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Termine im Kalender erstellen, sehen und verwalten, genau wie in seinem persönlichen Kalender. Jedes Mitglied des geteilten Postfachs kann Änderungen im freigegebenen Kalender sehen.

Informationen zu freigegebenen Postfächern (Artikel)
Konfigurieren eines freigegebenen Postfachs (Artikel)
Konvertieren eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach (Artikel)
Entfernen einer Lizenz aus einem freigegebenen Postfach (Artikel)
Beheben von Problemen mit freigegebenen Postfächern (Artikel)