Erstellen von organisationsweiten Signaturen und Haftungsausschlüssen

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Sie können E-Mail-Signaturen verwalten, indem Sie den E-Mail-Nachrichten, die an Ihre Organisation oder von ihr gesendet werden, eine E-Mail-Signatur, einen rechtlichen Haftungsausschluss oder eine Offenlegungserklärung hinzufügen. Das können Sie so einrichten, dass diese Hinzufügung auf alle ein- und ausgehenden Nachrichten angewendet wird, wie unten beschrieben wird. Oder Sie können sie nur auf bestimmte Nachrichten anwenden, z. B. solche, die bestimmte Wörter oder Textmuster enthalten.

Erstellen einer Signatur, die auf alle Nachrichten angewendet wird

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1. Wählen Sie im Microsoft 365 Admin CenterExchange.
2. Wählen Sie E-Mail-Fluss aus.
3. Wählen Sie Regeln aus.
4. Wählen Sie Regel hinzufügen + und dann Haftungsausschlüsse anwenden aus.
5. Führen Sie auf der Seite Neue Regel die Schritte aus.

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Tipp

Organisationsweite Signaturen werden „Haftungsausschlüsse“ genannt, unabhängig davon, was sie einschließen. Sie können zum Beispiel nur eine Unterschrift sein, oder auch Ihre Adresse, einen Haftungsausschluss oder andere gewünschte Informationen enthalten.

Wechseln Sie zum Admin Center unter https://admin.cloud.microsoft.

1. Wählen Sie das App-Startfeld Symbol für das aus, und wählen Sie dann Admin aus.

2. Wählen Sie Admin Center aus und dann Exchange.

3. Wählen Sie unter „E-Mail-Fluss“ die Option Regeln aus.

4. Wählen Sie das Symbol + (Hinzufügen) und dann Haftungsausschlüsse anwenden aus.

5. Benennen Sie die Regel.

6. Wählen Sie unter Diese Regel anwenden die Option[Auf alle Nachrichten anwenden] aus.

7. Lassen Sie unter „Folgendes ausführen“ die Option Haftungsausschluss anfügen ausgewählt.

8. Wählen Sie Text eingeben aus, geben Sie Ihren Haftungsausschluss ein, und wählen Sie dann Speichern aus.

9. Wählen Sie Einen auswählen, wählen Sie Als Fallbackoption umschließen aus, und wählen Sie dann Speichern aus. Dies bedeutet: Wenn der Haftungsausschluss wegen Verschlüsselung oder einer anderen E-Mail-Einstellung nicht hinzugefügt werden kann, wird er in einen Nachrichtenumschlag eingeschlossen.

10. Wählen Sie unter Außer wenn aus, ob Sie Ausnahmen für Absender, Empfänger, Anlage und mehr wünschen, und führen Sie die folgenden Schritte aus.

11. Wählen Sie Weiter aus.

12. Wählen Sie unter Regelmodusdie Option Erzwingen aus, um den Haftungsausschluss sofort zu aktivieren. Wählen Sie andernfalls Mit Richtlinientipps testen oder Ohne Richtlinientipps testen aus.

13. Wählen Sie einen Schweregrad aus.

14. Wählen Sie Diese Regel aktivieren für aus , und geben Sie ein Datum an.

15. Wählen Sie Diese Regel deaktivieren für aus, und geben Sie ein Datum an.

16. Wählen Sie Verarbeitung weiterer Regeln beenden aus, wenn nur diese Signaturregel ausgeführt werden soll.

17. Wählen Sie Die Nachricht zurückstellen aus, wenn die Regelverarbeitung nicht abgeschlossen ist, wenn Sie diese Erfahrung wünschen.

18. Wählen Sie in der Dropdownliste Absenderadresse in Nachricht abgleichen die Option *Kopfzeile und dann Weiter und Fertig stellen aus.

Einschränkungen von organisationsweiten Signaturen

Folgendes können Sie nicht tun, wenn Sie E-Mail-Signaturen in Microsoft 365 verwalten:

• Die Signatur direkt unter der letzten E-Mail-Antwort oder -Weiterleitung einfügen

• Anzeigen serverseitiger E-Mail-Signaturen in den Ordnern „Gesendete Objekte“ der Benutzer

• Bildern in E-Mail-Signaturen einbetten

• Zeilen mit Variablen überspringen, die nicht aktualisiert werden konnten (z. B. weil der Wert für einen Benutzer nicht angegeben wurde)

Verwenden Sie ein Drittanbieter-Tool, um diese und andere Funktionen zum Verwalten von E-Mail-Signaturen zu erhalten. Führen Sie bitte eine Internet-Suche nach E-Mail-Signatur-Software durch. Eine Anzahl dieser Anbieter sind Microsoft Gold-Partner und deren Software stellt diese Funktionen zur Verfügung.

Weitere Ressourcen

Weiter Informationen zur Verwendung von PowerShell finden Sie unter Organisationsweite Haftungsausschlüsse, Signaturen, Fußzeilen oder Headers für Nachrichten in Exchange Online.

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