OneDrive-Schnellstarthandbuch für Kleinunternehmen

Microsoft OneDrive ist eine stabile aber einfach zu verwendende Cloudspeicherplattform für kleine Unternehmen, große Firmen und alles, was dazwischen liegt. Im Gegensatz zu anderen Cloudspeicher-Anbietern stehen die meisten der fortgeschrittenen Enterprise-Funktionen in OneDrive für alle Abonnement-Arten zur Verfügung. Somit können Organisationen OneDrive genau so einsetzen, wie sie am meisten davon profitieren. Dieser Leitfaden konzentriert sich auf die Bereitstellungs- und Konfigurationsoptionen, die für kleine Unternehmen, die OneDrive verwenden möchten, am meisten Sinn machen. Von dort ausgehend können diese Organisationen weitere erforderliche Verwaltungsfunktionen auswählen. Den vollständigen Bereitstellungsleitfaden mit weiteren Methoden für die Bereitstellung, Konfiguration und Verwaltung von OneDrive finden Sie unter OneDrive-Leitfaden für Unternehmen.

Erste Schritte mit OneDrive

OneDrive ist auch in den größten Unternehmen effektiv, aber es hat immer noch einen kleinen, einfach zu implementierenden Footprint, den kleine Unternehmen nutzen können. Denn kleine Unternehmen sind häufig dem Risiko ausgesetzt, beim Ausfall von Geräten Dateien zu verlieren, da nur wenige sich mit dem zentralen Speicher und der Datensicherung befassen. Wenn Sie jedoch OneDrive verwenden, kann Ihr Kleinunternehmen Ihre Dateien sicher verwalten, und Ihre Benutzer können auf einfache Weise von allen ihren Geräten darauf zugreifen.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mit OneDrive loszulegen:

  1. Überprüfen Sie die grundlegenden Informationen zu OneDrive. Überprüfen Sie zunächst die einführenden Informationen zu OneDrive im OneDrive-Hilfecenter. Hier erhalten Sie Antworten auf viele Ihrer Fragen, einschließlich der OneDrive-Benutzeroberfläche und deren Funktionsweise.

  2. Richten Sie ein Microsoft Office 365-Abonnement ein. Um OneDrive verwenden zu können, müssen Sie zwar ein Abonnement einrichten, doch Sie müssen nicht alle Anwendungen in der Microsoft 365-Suite erwerben. Um zu beginnen, führen Sie die Schritte unter Einrichten von Microsoft 365 Apps for Business aus.

  3. Fügen Sie OneDrive-Lizenzen hinzu. Überprüfen Sie Ihre Abonnementoptionen unter Vergleich der OneDrive-Pläne, und fügen Sie dann die benötigten Lizenzen hinzu.

Wenn Sie diese Aufgaben abgeschlossen haben, sind Sie bereit, die OneDrive-Synchronisierungs-App und zugehörige Anwendungen zu planen, bereitzustellen und zu konfigurieren. Führen Sie dazu die folgenden drei einfachen Schritte aus:

  1. Planen Sie die Einführung. Für kleine Unternehmen kann die Planung der Benutzereinführung sehr einfach ablaufen, z.B. indem den Nutzern die Verwendung von OneDrive individuell demonstriert wird. Oft ziehen Kleinunternehmen diesen Schritt bei der Einführung neuer Software nicht in Erwägung, was sich negativ auf den Erfolg der Anwendung auswirken kann. Im Abschnitt Einführung von OneDrive finden Sie hilfreiche Ressourcen zur Einführung von OneDrive.

  2. Installieren und Konfigurieren. Für die Betriebssysteme Windows und macOS stehen Synchronisierungs-Apps zur Verfügung, die Benutzern eine nahtlose Erfahrung bei der Arbeit mit ihren Dateien bieten. Die meisten kleinen Unternehmen beginnen, indem sie die Synchronisierungs-App auf den Geräten ihrer Benutzer installieren und dann später die Verwendung der mobilen OneDrive-Apps in Betracht ziehen. Möglicherweise verfügen Sie bereits über den OneDrive-Client auf Ihren Geräten. Geräte, die das Betriebssystem Windows 10 ausführen und Geräte unter Windows oder macOS mit Microsoft Office 2016 oder höher verfügen bereits über die OneDrive-Synchronisierungs-App. Informationen zum Installieren und Konfigurieren der OneDrive-Synchronisierungs-App und mobiler Apps finden Sie im Abschnitt Installieren und Konfigurieren von OneDrive.

  3. Verwalten von OneDrive. Für viele kleine Unternehmen ist die Verwaltung von OneDrive optional. Sie können OneDrive einfach installieren und konfigurieren und es dabei belassen. Wenn Sie erweiterte Features von OneDrive verwenden oder Gerätefreigabe- oder Zugriffseinschränkungen hinzufügen möchten, können Sie diese und andere Einstellungen jedoch ganz einfach im SharePoint Admin Center verwalten. Weitere Informationen zum Verwalten von OneDrive finden Sie im Abschnitt Verwalten von OneDrive.

Wichtige OneDrive-Funktionen für Kleinunternehmen

Im Gegensatz zu den meisten anderen Cloudspeicher-Anbietern bietet OneDrive für kleinere Unternehmen standardmäßig nicht nur zuverlässige Grundfunktionen, sondern zudem auch die meisten der erweiterten Funktionen. Auf diese Weise erhalten kleine Unternehmen die Flexibilität, erweiterte Features basierend auf den Anforderungen ihrer Organisation zu nutzen.

Die in diesem Abschnitt aufgelisteten Funktionen sind auf häufige Anliegen von Kunden oder bestimmte Complianceanforderungen oder stellen einzigartige Funktionen bereit, die nur in OneDrive zur Verfügung stehen. Eine vollständige Liste der Features, die in OneDrive-Plänen zur Verfügung stehen, finden Sie unter Microsoft OneDrive.

Hinweis

Die Informationen in diesem Abschnitt dienen nur zu Informationszwecken und sind nicht erforderlich, um OneDrive zu installieren und zu verwenden.

OneDrive-Dateien bei Bedarf

Mit OneDrive-Dateien bei Bedarf können Benutzer Dateien, die in OneDrive gespeichert sind, im Datei-Explorer anzeigen, suchen und mit ihnen interagieren, ohne alle Dateien auf Ihr Gerät herunterladen zu müssen. Das Feature bietet ein nahtloses Aussehen und Verhalten sowohl für OneDrive-Dateien als auch für lokale Dateien, ohne dass Speicherplatz auf der lokalen Festplatte belegt wird. Wie im folgenden Screenshot gezeigt, weisen Dateien, die noch nicht heruntergeladen wurden, ein Cloud-Symbol zur Darstellung ihres Status auf. Bei Dateien, die heruntergeladen wurden, wird ein grünes Häkchen angezeigt.

Screenshot von Windows-Explorer mit einigen OneDrive-Dateien, die heruntergeladen wurden, und anderen, die nur in der Cloud vorhanden sind.

Dateien werden standardmäßig nur dann heruntergeladen, wenn Sie darauf zugreifen müssen. Wenn Sie jedoch beabsichtigen, auf eine Datei zuzugreifen, während Sie nicht mit dem Internet verbunden sind, können Sie die Datei einfach offline verfügbar machen, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf diesem Gerät immer beibehalten auswählen. Wenn Sie aber den Speicherplatz auf Ihrem Gerät freigeben und die heruntergeladene Kopie einer Datei entfernen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Speicherplatz freigeben aus. Der folgende Screenshot zeigt das Kontextmenü für OneDrive-Dateien auf einem Gerät unter Windows.

Screenshot des Kontextmenüs „OneDrive“ mit Optionen für „Immer auf diesem Gerät beibehalten“ und „Speicherplatz freigeben“

Weitere Informationen über OneDrive-Dateien bei Bedarf finden Sie unter Learn about OneDrive Files On-Demand (Informationen zu OneDrive-Dateien bei Bedarf).

Moderne Anlagen

OneDrive wird in Microsoft Outlook integriert, sodass Sie OneDrive-Dateien, die ähnlich wie E-Mail-Anlagen angezeigt werden, einfacher teilen können. Dieses Feature bietet eine vertraute Benutzeroberfläche und gleichzeitig die zentrale Speicherung von Anlagen in OneDrive. Auf diese Weise können Ihre Benutzer an derselben Datei zusammenarbeiten, anstatt unterschiedliche Versionen per E-Mail hin und her zu senden. Darüber hinaus können Sie die Berechtigungen zum Teilen für die Dateien direkt aus dem Outlook-Client heraus konfigurieren.

Screenshot von Outlook mit einer modernen Anlage und dem Kontextmenü mit Berechtigungsoptionen

Um die Gefahr von Verwirrung zu verringern, falls Benutzer sich entscheiden, eine Kopie anstelle eines Links zu angefügten OneDrive-Dateien hinzuzufügen, können Sie das Standardverhalten des Outlook-Clients festlegen, wie in Steuern des Standardzustands von Anlagen beim Anfügen einer Clouddatei in Outlook 2016 gezeigt.

Dateiwiederherstellung

Mit dem OneDrive-Feature „Dateien wiederherstellen“ können Benutzer Dateien zum Zustand während eines beliebigen Zeitpunkts innerhalb der letzten 30 Tage wiederherstellen. Um die gewünschte Wiederherstellungszeit auszuwählen, zeigt OneDrive ein Histogramm mit Dateiaktivitäten an, damit Sie ermitteln können, welche wiederhergestellte Version Ihren Anforderungen entspricht. Wählen Sie dazu einfach den Dateihistorien-Eintrag aus, den Sie wiederherstellen möchten, und alle Änderungen, die nach diesem Punkt vorgenommen wurden, werden zurückgesetzt.

Screenshot des Bildschirms „Mein OneDrive wiederherstellen“ in Microsoft 365

Da im Histogramm einzelne Aktivitäten für eine Datei dargestellt werden, können Sie diese Funktion zusätzlich dazu verwenden, um den Änderungsverlauf Ihrer Dateien schnell anzuzeigen. Weitere Informationen zu diesem Feature finden Sie unter Wiederherstellen Ihres OneDrive.

Papierkorb

OneDrive verfügt über einen Papierkorb ähnlich dem auf dem Windows-Desktop. Gelöschte Dateien werden in den Papierkorb verschoben und für einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt, bevor sie endgültig gelöscht werden. Für Geschäfts-, Schul- oder Unikonten werden gelöschte Dateien nach 93 Tagen bereinigt, sofern nichts anderes konfiguriert wird. Eine Funktionsdemonstration des Papierkorbs finden Sie unter Restore deleted files or folders in OneDrive (Wiederherstellen gelöschter Dateien oder Ordner in OneDrive).

Verschiebung bekannter Ordner

Durch die Verschiebung bekannter Ordner können Benutzer Windows-bekannte Ordner (z. b. Desktop, Dokumente oder Bilder) auswählen, um die Synchronisierung mit OneDrive automatisch durchführen zu lassen. Sie können dieses Feature während der erstmaligen Einrichtung von OneDrive oder nach der Konfiguration hinzufügen. Diese Funktion bietet eine einfache Migrationsoption für Benutzer, die ihre vorhandene Liste synchronisierter Ordner um bekannte Ordner erweitern möchten. Weitere Informationen zum Verschieben bekannter Ordner finden Sie unter Schutz Ihrer Dateien durch Speicherung auf OneDrive.

OneDrive übernehmen

Die Annahme durch den Benutzer ist für den Gesamterfolg jeder neuen Anwendung wichtig. Idealerweise müssen Sie zur Maximierung Ihrer Investition in Office 365 und OneDrive sicherstellen. dass Sie die Benutzerbindung mit diesen Anwendungen maximiert haben. Für kleine Unternehmen kann die Steigerung der Benutzerbindung ganz einfach verlaufen, indem Sie den Benutzern OneDrive vorstellen, wenn Sie es installieren oder ihnen einige der Schulungsvideos aus dem Office 365-Schulungscenter vorspielen.

Wenn Sie Ihren Benutzern persönlich zeigen, wie Sie Dokumente in OneDrive speichern und teilen können, ist dies tendenziell die effektivste Option für die Einführung, da Sie wahrscheinlich manuelle Installationen durchführen werden. Die wichtigsten Vorteile für kleine Unternehmen sind Dateiverfügbarkeit und Redundanz. Ein Dokument, das lokal gespeichert wurde, kann mit einem Gerät verloren gehen. Ein Dokument, das auf OneDrive gespeichert ist, ist davor sicher. Wenn Sie diese Diskussion mit Ihren Benutzern im Vorfeld führen und die einfache Verwendung der Anwendung demonstrieren, kann dies zu positiven Ergebnissen führen.

Informationen zu einer formelleren Microsoft 365-Benutzer-Einführungsstrategie finden Sie im Einführungsleitfaden für Benutzer von Microsoft 365. Weitere Informationen zur Steigerung der Benutzereinbindung durch einen ähnlichen, formaleren Vorgang finden Sie unter Erfolgsfaktoren für die Benutzerbindung an Office 365. Sie können in der Driving Adoption Tech Community Ideen zur Einführung beitragen oder diese kommentieren.

Installieren und Einrichten von OneDrive-Apps

Sie können Ihre OneDrive-Dateien über einen Webbrowser hochladen, herunterladen und mit ihnen interagieren, aber die optimale OneDrive-Erfahrung entstammt der Verwendung der Synchronisierungs-Apps für Windows und Mac sowie der mobilen iOS-und Android-Apps. Mit diesen Clients und Apps ist das Speichern von Dateien auf OneDrive und die Interaktion damit viel einfacher, als jedes Mal, wenn Sie etwas benötigen, eine Website zu besuchen. Auf diese Weise können Sie OneDrive nahtlos in Ihre vorhandenen Datei-Interaktions-Oberflächen integrieren.

Sie können OneDrive auf jedem unterstützten Gerät installieren. Für kleine Unternehmen sind manuelle Installationen in der Regel am besten geeignet. Bei einigen Gerätetypen reicht es aus, die entsprechende App aus dem App-Store herunterzuladen. Bei anderen müssen Sie ggfs. erst ältere Versionen von OneDrive deinstallieren. In diesem Abschnitt werden Sie durch die Installation und Konfiguration von OneDrive auf mobilen iOS- und Android-Geräten, Windows-Geräten und Computern mit macOS geführt. Je nach den in Ihrer Organisation verwendeten Geräten müssen Sie möglicherweise OneDrive nicht auf allen diesen Plattformen installieren.

Die meisten kleinen Unternehmen beginnen, indem sie die OneDrive-Synchronisierungs-App auf den Windows- und macOS-Geräten ihrer Benutzer installieren und dann später die Verwendung der mobilen OneDrive-Apps in Betracht ziehen. Sie müssen OneDrive nicht auf allen Ihren Geräten installieren und konfigurieren, bevor Sie es verwenden.

Installieren und Konfigurieren der OneDrive-Synchronisierungs-App auf einem Windows-Gerät

Wenn auf Ihrem Windows-Gerät Office 2016 oder Windows 10 installiert ist, verfügt es bereits über die OneDrive-Synchronisierungs-App.

Für Geräte, die ältere Windows-Versionen ausführen oder auf denen Office 2016 nicht installiert ist, können Sie die OneDrive-Synchronisierungs-Apps für Windows von https://onedrive.live.com/about/download herunterladen.

Hinweis

Wenn das Gerät über eine ältere Version der Synchronisierungs-App verfügt, werden Sie bei der Installation der neuen Version aufgefordert, diese zu deinstallieren.

Das Konfigurieren von OneDrive für Windows ist einfach. Wenn Sie jedoch eine Demonstration anzeigen möchten, finden Sie diese unter Dateisynchronisierung mit der OneDrive-Synchronisierungs-App unter Windows

Installieren und Konfigurieren von OneDrive auf einem macOS-Gerät

Wenn Sie die OneDrive-Synchronisierungs-App auf einem Computer mit macOS installieren möchten, führen Sie die Schritte unter Synchronisieren von Dateien mit der OneDrive-Synchronisierungs-App unter macOS aus. Die Setupoberfläche ähnelt der für Windows. Weitere Informationen zu OneDrive unter macOS finden Sie unter OneDrive für Mac – häufig gestellte Fragen (FAQ).

Installieren und Konfigurieren von OneDrive auf einem mobilen Gerät

Die Installation der OneDrive-App auf einem mobilen Gerät ist einfach: Laden Sie die App aus dem App-Store eines beliebigen Android-, iOS-oder Windows-Mobile-Geräts herunter. Wenn Sie den manuellen Installationsvorgang noch weiter vereinfachen möchten, wechseln Sie zu https://onedrive.live.com/about/download und geben Sie die Mobiltelefonnummer des Geräts ein, auf dem Sie OneDrive installieren möchten. Microsoft sendet eine Textnachricht mit einem Link zur App im App-Store des Geräts an das mobile Gerät. Nach der Installation starten Sie den Konfigurationsprozess, indem Sie die App öffnen und auf die Eingabeaufforderungen reagieren.

Informationen zum Ausführen von Aufgaben in OneDrive auf einem iOS-Gerät finden Sie unter Verwenden von OneDrive unter iOS.

Informationen zum Ausführen von Aufgaben in OneDrive auf einem Android-Gerät finden Sie unter Verwenden von OneDrive unter Android.

Verwalten von OneDrive

Viele kleine Unternehmen verwenden OneDrive, ohne jegliche Optionen zu ändern. Verwenden Sie das SharePoint Admin Center, um diese Einstellungen zu ändern.

  • Teilen. Wechseln Sie zur Seite "Freigabe", um Freigabeeinstellungen auf Organisationsebene festzulegen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten der Freigabeeinstellungen.

  • Synchronisierung. Wechseln Sie zur seite Einstellungen, und wählen Sie "Synchronisieren" aus. Sie können festlegen, dass synchronisierte Computer mit Ihrer Domäne verknüpft werden oder Uploads basierend auf dem Dateityp blockiert werden.

  • Storage Grenzwert. Wechseln Sie zur Einstellungen Seite, und wählen Sie Storage Limit aus. Legen Sie den Standardspeicherplatz für alle neuen und vorhandenen Benutzer fest, die für einen qualifizierenden Plan lizenziert sind und für die Sie keine bestimmten Speicherlimits festgelegt haben.

  • Speicherung. Wechseln Sie zur Seite Einstellungen, und wählen Sie "Aufbewahrung" aus. Konfigurieren Sie, wie lange Daten für Benutzer beibehalten werden, deren Konten gelöscht wurden (der Standardwert ist 30 Tage).

  • Zugriffssteuerung. Wechseln Sie zur Zugriffssteuerungsseite, um den Zugriff von nicht verwalteten Geräten oder basierend auf dem Netzwerkstandort zu steuern.

  • Compliance. Anzeigen der Compliance- und Risikomanagementlösungen, die in Microsoft 365

  • Benachrichtigungen. Wechseln Sie zur seite Einstellungen, und wählen Sie Benachrichtigungen aus. Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Steuerelementbenachrichtigungen.

Hilfe zu OneDrive erhalten

Wenn Sie Hilfe zu OneDrive benötigen, stehen Ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung, um Lösungen für häufig auftretende Probleme zu finden oder um Hilfe anzufordern:

Hinweis

Microsoft wird im Laufe des Jahres 2021 Produkt für Produkt von UserVoice zu unserer eigenen Kundenfeedback-Lösung wechseln. Weitere Informationen.