Verwalten der Freigabeeinstellungen

Dieser Artikel beschreibt, wie globale und SharePoint-Administratoren in Microsoft 365 ihre Freigabeeinstellungen für in Microsoft SharePoint und in Microsoft OneDrive auf Unternehmensebene ändern können. (Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner freigeben möchten, lesen Sie Freigeben von SharePoint-Dateien und -Ordnern oder Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern.)

Eine vollständige Anleitung zur Konfiguration der Gastfreigabe in Microsoft 365 finden Sie unter:

Informationen dazu, wie Sie die Freigabeeinstellungen für eine Website ändern können, nachdem Sie die Freigabeeinstellungen auf Organisationsebene festgelegt haben, finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der externen Freigabe für eine Website. Informationen zum Ändern der Einstellung für die externe Freigabe einer Website für die OneDrive-Umgebung eines Benutzers finden Sie unter Ändern der Einstellung für die externe Freigabe für die OneDrive-Umgebung eines Benutzers.

Videodemonstration

Dieses Video zeigt, wie sich die Einstellungen auf der Seite „Freigabe“ im SharePoint Admin Center auf die für Benutzer verfügbaren Freigabeoptionen auswirken.

Ändern der Einstellung für die externe Freigabe auf Organisationsebene

  1. Navigieren Sie zur Seite "Freigabe" im neuen SharePoint Admin Center, und melden Sie sich mit einem Konto an, das über Administratorberechtigungen für Ihre Organisation verfügt.

    Hinweis

    Wenn Sie Office 365 Deutschland verwenden, melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center an, wechseln Sie zum SharePoint Admin Center, und öffnen Sie die Seite "Freigabe".

    Wenn Sie Office 365 (betrieben von 21Vianet, China) verwenden, melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center an, wechseln Sie zum SharePoint Admin Center, und öffnen Sie die Seite "Freigabe".

  2. Geben Sie unter Externe Freigabe die Freigabeebene für SharePoint und OneDrive an. Der Standardwert für beide Anwendungen ist "Jeder".

    Hinweis

    Die SharePoint-Einstellung gilt für alle Arten von Websites, einschließlich derjenigen, die mit Microsoft 365-Gruppen verbunden sind.

    Die OneDrive-Einstellung kann restriktiver als die SharePoint-Einstellung sein, jedoch nicht weniger restriktiv.

    Die SharePoint-Einstellung für die externe Freigabe auf dieser Seite entspricht der Einstellung im Microsoft 365 Admin Center auf der Seite "Organisationseinstellungen" > SharePoint.

    Einstellungen für die externe Freigabe

    Diese Einstellung gilt für Ihre Organisation insgesamt. Jede Website verfügt über eine eigene Freigabeeinstellung. Diese können Sie unabhängig voneinander festlegen, die Einstellung muss jedoch mindestens so restriktiv wie oder restriktiver als die Einstellung der Organisation sein. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Einstellung für die externe Freigabe für eine Website.

Optionsauswahl

Wählen Sie diese Option aus: Sie möchten:
Jeder
Erlaubt Benutzern, Dateien und Ordner über Links gemeinsam zu nutzen, die jedem Benutzer, der über den betreffenden Link verfügt, ohne Authentifizierung Zugriff auf die Dateien oder Ordner gewähren. Mit dieser Einstellung können Benutzer auch Websites für neue und vorhandene Gäste freigeben, die sich authentifizieren. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, können Sie die Jeder-Links so einschränken, dass sie innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen ablaufen müssen oder nur die Anzeigeberechtigung erteilen können.

Gemäß Dateianforderungen wird vorausgesetzt, dass OneDrive auf Jeder festgelegt und die Bearbeitungsberechtigungen für Jeder-Links aktiviert ist. Dateianforderungen werden bei allen OneDrive-Einstellungen außer Jeder deaktiviert.

Weitere Informationen finden Sie unter Bewährte Methoden zum Freigeben von Dateien und Ordnern für nicht authentifizierte Benutzer kennen.
Neue und vorhandene Gäste
Personen, die Einladungen erhalten haben, müssen sich mit ihrem Geschäfts-, Schul- oder Unikonto (wenn ihre Organisation Microsoft 365 verwendet) oder einem Microsoft-Konto anmelden oder einen Code zur Überprüfung ihrer Identität bereitstellen. Benutzer können die Freigabe für Gäste vornehmen, die sich bereits im Verzeichnis Ihrer Organisation befinden, und sie können Einladungen an Personen senden, die dem Verzeichnis hinzugefügt werden, wenn sie sich anmelden. Weitere Informationen zu Überprüfungscodes finden Sie unter Sichere externe Freigabe in SharePoint.

Einladungen zum Anzeigen von Inhalten können nur einmal angenommen werden. Nachdem die Einladung akzeptiert wurde, kann sie nicht weitergegeben oder von anderen Personen verwendet werden, um Zugriff zu erhalten.
Vorhandene Gäste
Die Freigabe nur für Gäste erlauben, die sich bereits in Ihrem Verzeichnis befinden. Diese Gäste befinden sich möglicherweise in Ihrem Verzeichnis, weil sie zuvor Freigabeeinladungen angenommen haben oder weil sie manuell hinzugefügt wurden, z.B. durch Azure B2B-Zusammenarbeit. (Wenn Sie die Gäste in Ihrer Organisation anzeigen möchten, navigieren Sie zur Seite "Gäste" im Microsoft 365 Admin Center).
Nur Personen in Ihrer Organisation
Deaktiviert die externe Freigabe.

Hinweis

Wenn Sie die externe Freigabe für Ihre Organisation deaktivieren und später erneut aktivieren, erlangen Gäste, die zuvor zugreifen konnten, erneut Zugriff. Wenn Sie wissen, dass die externe Freigabe zuvor aktiviert und für bestimmte Websites verwendet wurde und Sie nicht möchten, dass Gäste den Zugriff wiedererlangen, deaktivieren Sie zuerst die externe Freigabe für diese bestimmten Websites.

Wenn Sie die externe Freigabe einschränken oder deaktivieren, verlieren Gäste in der Regel innerhalb einer Stunde nach der Änderung den Zugriff.

Weitere Einstellungen für die externe Freigabe

Weitere Einstellungen für die externe Freigabe

Einschränken der externen Freigabe mithilfe von Domänen

Dies ist nützlich, wenn Sie die Freigabe für bestimmte Partnern einschränken oder dazu beitragen möchten, die Freigabe für Personen in bestimmten Unternehmen zu verhindern. Die Einstellung auf Organisationsebene auf dieser Seite wirkt sich auf alle SharePoint-Websites und die OneDrive-Umgebung jedes Benutzers aus. Wenn Sie diese Einstellung verwenden möchten, listen Sie die Domänen (maximal 3.000) im Feld im Format domäne.com auf. Wenn Sie mehrere Domänen auflisten möchten, drücken Sie nach dem Hinzufügen der einzelnen Domänen die EINGABETASTE.

Sie können die externe Freigabe nach Domäne auch einschränken, indem Sie das Microsoft PowerShell-Cmdlet Set-SPOTenant mit -SharingDomainRestrictionMode und -SharingAllowedDomainList bzw. -SharingBlockedDomainList verwenden. Informationen zum Einschränken der externen Freigabe nach Domäne auf Websiteebene finden Sie unter Exklusives Freigeben für bestimmte Domänen.

Ausschließlich Benutzern in bestimmten Sicherheitsgruppen die externe Freigabe erlauben

Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Verwalten von Sicherheitsgruppen.

Gäste müssen sich mit dem gleichen Konto anmelden, an das auch Freigabeeinladungen gesendet werden

Standardmäßig können Gäste eine Einladung unter einem Konto erhalten, sich aber mit einem anderen Konto anmelden. Nachdem sie die Einladung eingelöst haben, kann sie nicht mehr mit einem anderen Konto verwendet werden.

Gästen das Freigeben von Elementen erlauben, die sich nicht in ihrem Besitz befinden

Standardmäßig müssen Gäste die Berechtigung "Vollzugriff" besitzen, um Elemente extern freigeben zu können.

Der Gastzugriff auf eine Website oder OneDrive läuft nach so vielen Tagen automatisch ab

Wenn Ihr Administrator eine Ablaufzeit für den Gastzugriff festgelegt hat, erhält jeder Gast, den Sie zur Website einladen oder für den Sie einzelne Dateien und Ordner freigeben, für eine bestimmte Anzahl von Tagen Zugriff. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Ablaufs von Gästen für eine Website

Personen, die einen Verifizierungscode verwenden, müssen sich nach so vielen Tagen wieder authentifizieren

Wenn Personen, die einen Verifizierungscode verwenden, im Browser die Option „Angemeldet bleiben“ ausgewählt haben, müssen sie nachweisen, dass sie immer noch auf das Konto zugreifen können, das sie zum Einlösen der Einladung zur gemeinsamen Nutzung verwendet haben.

Wählen Sie die Option aus, die einem Benutzer beim Abrufen eines Links standardmäßig angezeigt werden soll.

Standardlinks

Hinweis

Diese Einstellung legt die Standardeinstellung für Ihre Organisation fest, aber Websitebesitzer können einen anderen Standardlinktyp für eine Website auswählen.

  • Bestimmte Personen – Diese Option ist am restriktivsten und behindert eine breite interne Freigabe. Wenn Sie die externe Freigabe zulassen, können Benutzer mit dieser Option Informationen für bestimmte Personen außerhalb der Organisation freigeben.

  • Nur Personen in Ihrer Organisation: Wenn Links weitergeleitet werden, funktionieren sie für alle Benutzer in der Organisation. Diese Option empfiehlt sich, wenn Ihre Organisation weitgehend intern und selten extern Freigaben vornimmt.

  • Jeder mit dem Link: Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Einstellung für die externe Freigabe auf "Jeder" festgelegt ist. Weitergeleitete Links funktionieren intern oder extern, aber Sie können nicht nachverfolgen, wer Zugriff auf freigegebene Elemente besitzt oder wer auf freigegebene Elemente zugegriffen hat. Diese Option eignet sich am besten für die reibungslose Freigabe, wenn die meisten Dateien und Ordner in SharePoint und OneDrive nicht vertraulich sind.

    Wichtig

    Wenn Sie „Jeder mit dem Link“ auswählen, aber die Website oder OneDrive-Umgebung so festgelegt ist, dass sie nur für Gäste freigegeben werden kann, die sich anmelden oder einen Bestätigungscode angeben, lautet der Standardlink „Nur Personen in Ihrer Organisation“. Benutzer müssen den Linktyp in „Bestimmte Personen“ ändern, um Dateien und Ordner auf der Website oder in der OneDrive-Umgebung extern freigeben zu können.

Einstellungen im neuen SharePoint Admin Center

Ablauf des Links: Sie können verlangen, dass alle Jeder-Links ablaufen, und Sie können die maximale Anzahl der zulässigen Tage angeben.

Linkberechtigungen: Sie können Jeder-Links so einschränken, dass sie nur die Anzeigeberechtigung für Dateien oder Ordner bereitstellen.

Bei Verwendung von Dateianforderungen müssen die Linkberechtigungen für Anzeigen und Bearbeiten für Dateien sowie für Anzeigen, Bearbeiten und Hochladen für Ordner festgelegt werden.

Andere

Weitere Freigabeeinstellungen

Besitzern die Namen der Personen anzeigen, die ihre Dateien angezeigt haben

Mit dieser Einstellung können Sie steuern, ob der Besitzer einer freigegebenen Datei auf der Dateikarte die Personen anzeigen kann, von denen die Datei in OneDrive nur angezeigt (und nicht bearbeitet) wurde. Die Dateikarte wird auf einer Karte angezeigt, wenn Benutzer auf einen Dateinamen oder eine Miniaturansicht in OneDrive zeigen. Die Informationen umfassen die Anzahl der Aufrufe der Datei, die Anzahl der Personen, die sie angezeigt haben, und die Liste der Personen, von denen sie angezeigt wurde. Weitere Informationen zur Dateikarte finden Sie unter Anzeigen von Dateien, die Sie in OneDrive freigegeben haben.

Hinweis

Diese Einstellung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Informationen zur Dateianzeige weiterhin aufgezeichnet und können von Ihnen als Administrator überwacht werden. Auch OneDrive-Besitzer können über Office.com oder Office-Desktop-Apps weiterhin sehen, von wem ihre freigegebenen Office-Dateien angezeigt wurden.

Zulassen, dass Besitzer die Namen von Personen anzeigen, die Dateien oder Seiten in SharePoint angezeigt haben

Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Websitebesitzer Benutzern, die Zugriff auf eine Datei, eine Seite oder einen Newsbeitrag haben, erlauben können, auf der Dateikarte anzuzeigen, wer das Element angesehen hat.

Viewerinformationen auf der Dateikarte für ein Dokument.

Diese Einstellung ist standardmäßig auf Organisationsebene aktiviert und auf Websiteebene für vorhandene Websites deaktiviert. Informationen zu anzeigenden Benutzern werden nur angezeigt, wenn die Einstellung auf Organisations- und Websiteebene aktiviert ist. Es wird empfohlen, dass Websitebesitzer dieses Feature nur auf Teamwebsites aktivieren, die keine vertraulichen Informationen enthalten. Erfahren Sie, wie Websitebesitzer dieses Feature aktivieren können.

Hinweis

Verlaufsdaten werden einbezogen, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Entsprechend gilt, dass bei Deaktivieren und erneutem Aktivieren der Einstellung auf Organisations- oder Betriebsebene auch die Ansichten während des Zeitraums der Deaktivierung in den Verlauf einbezogen werden.

Auf der klassischen Freigabeseite können Sie die externe Freigabe nach Sicherheitsgruppen einschränken und Freigabelinks kürzen oder deren Standardberechtigungen ändern.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

Frage stellen Wenn Sie technische Fragen zu diesem Thema haben, ist es vielleicht hilfreich, diese im SharePoint-Diskussionsforum zu stellen. Dies ist eine großartige Ressource, um andere Benutzer zu finden, die mit ähnlichen Problemen zu tun oder sich in der gleichen Situation befunden haben.

Sie können auch Hilfe zu Sicherheit und Berechtigungen in diesen YouTube-Videos von SharePoint-Community-Expertenfinden.

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