Flows in kleinere automatisierte Prozesse trennen

Versuchen Sie beim Einrichten einer Automatisierung, Ihre Flows so zu gestalten, dass Sie keine einzige Automatisierung haben, die den gesamten Prozess abdeckt. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie mehrere, kleinere Flows erstellen sollten:

• Wartung ist einfacher

• Die Fehlerbehandlung muss nicht so ausgefeilt sein.

• An der Automatisierung können mehrere Personen arbeiten.

• Es ist nicht erforderlich, die Automatisierung von Anfang an neu zu starten, wenn ein Schritt fehlschlägt.

Im folgenden Beispiel wurde eine Automatisierung für einen Genehmigungsprozess eingerichtet, die mehrere Prozesse mit einer einzigen Automatisierung abdeckt.

Diagramm mit einem Geschäftsprozess, in dem eine Spesenabrechnung erstellt wird. Der gesamte Geschäftsprozess wird als eine einzige lange Automatisierung mit zehn Schritten eingerichtet.

Wenn beispielsweise der Bargeldrückerstattungsprozess fehlschlägt, wird die gesamte Automatisierung als fehlgeschlagen betrachtet. Wenn sich eine Anforderung oder Spezifikation zum Suchen von Bankdaten von Mitarbeitern ändert, muss der gesamte Prozess ausgesetzt werden, bis die Aktualisierungen vorliegen.

Stattdessen können Sie die Automatisierung in Module unterteilen, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Die zweite Automatisierung beginnt, wenn der Status aktualisiert wird, um die Konformitätsprüfung abzuschließen. Wenn genehmigt, wird das Ergebnis per E-Mail gesendet und der Status auf genehmigt gesetzt. Wenn die Anforderung abgelehnt wird, werden Korrekturen angefordert. Die dritte Automatisierung beginnt, wenn der Status auf genehmigt aktualisiert wird. Das System sucht automatisch nach den Bankdaten des Mitarbeiters, erstattet dem Mitarbeiter Bargeld und archiviert die Spesenabrechnung.

In diesem Beispiel hängt Automatisierung Nr. 2 von der vorherigen Automatisierung ab, um den Status der Spesenabrechnung auf „Konformitätsrüfung abgeschlossen“ festzulegen. Wenn es jedoch ein Problem mit dem E-Mail-System gibt und Automatisierung Nr. 2 fehlschlägt, werden die Aufgaben in Automatisierung Nr. 1 dennoch abgeschlossen. Nur Aufgaben in der Automatisierung Nr. 2 müssen neu gestartet werden.

Nächster Schritt: Authentifizierung und Sicherheit