Bewährte Methoden für BesprechungenBest practices for meetings

Besprechungen sind für Unternehmen wichtig, um erfolgreich zu sein, und viele Personen verbringen die meiste Zeit in ihnen.Meetings are critical for businesses to succeed and many people spend most of their time in them. Gleichzeitig sagen viele Personen jedoch, dass die Besprechungen, an der sie teilnehmen, ineffektiv sind und ihre Zeit verschwenden.However, at the same time many people say the meetings they attend are ineffective and a waste of their time. Das Erstellen effektiver Besprechungen durch die Verwendung von Tagesordnungen, Besprechungsrollen und vielen anderen Taktiken kann sicherstellen, dass etwas, das so häufig durchgeführt wird, auch einen Mehrwert mit sich bringen kann.Creating effective meetings through the use of agendas, meetings roles, and many other tactics can ensure that something that is done so frequently can also bring value with it.

Warum dies wichtig istWhy it matters

Wie Sie die Produktivität Ihres Teams steigern, erklärt, dass "Es ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg, Ihrem Team zu helfen, seine Zeit gut zu verwalten."How to boost your team’s productivity explains that "helping your team manage its time well is a critical factor for its success."

Wie Sie einen besprechungsfreien Tag pro Woche einrichten, erklärt: "Indem Sie sich einen besprechungsfreien Tag pro Woche geben, reduzieren Sie den Kontextwechsel, der die dedizierte Projektarbeit verlangsamen kann."How to establish a meeting-free day each week explains: "By giving yourself one meeting-free day per week, you reduce the context switching that can slow down dedicated project work."

Im verkürzten Leitfaden zum Ausführen von Besprechungen werden einige neue Ideen erläutert, mit deren Hilfe Sie Ihre Besprechungen effektiver gestalten können:The condensed guide to running meetings explains a few new ideas that can help make your meetings more effective:

  • "Wenn Sie möchten, dass die Personen die Möglichkeit haben, sich zu beteiligen, müssen Sie die Teilnahme einschränken.""If you want people to have the opportunity to contribute, you need to limit attendance."
  • "Die Untersuchung der sozialen Psychologie hat gezeigt, dass personen, wenn sie Gruppenaufgaben ausführen (z. B. Brainstorming oder Diskutieren von Informationen in einer Besprechung), einen deutlich geringeren individuellen Aufwand als allein ausführen.""Social psychology research has shown that when people perform group tasks (such as brainstorming or discussing information in a meeting), they show a sizable decrease in individual effort than when they perform alone.”
  • "Untersuchungen zeigen, dass es Vorteile bietet, [Besprechungen] kürzer zu halten.""Research shows that there are advantages to keeping [meetings] shorter."
  • "Jeder mitwirken zu lassen, ist nicht nur gut für die Erstellung effektiverer Besprechungen, sondern auch für die Teilnehmer selbst.""Having everyone contribute isn’t just good for creating more effective meetings but for the participants themselves as well."

Im Artikel Zum Beenden des Besprechungswahnsinns wird erläutert, was 182 leitende Manager in einer Reihe von Branchen zu Besprechungen bei einer Umfrage gesagt haben:The Stop the meeting madness article explains what 182 senior managers in a range of industries said about meetings when surveyed:

  • "65 Prozent sagen, besprechungen halten sie davon ab, ihre eigene Arbeit zu beenden.""65 percent said meetings keep them from completing their own work."
  • "71 Prozent sagen, Besprechungen sind unproduktiv und ineffizient.""71 percent said meetings are unproductive and inefficient."
  • "64 Prozent geben an, dass Besprechungen auf Kosten tiefer Überlegungen gehen.""64 percent said meetings come at the expense of deep thinking."
  • "62 Prozent haben gesagt, dass Besprechungen die Möglichkeiten verpassen, das Team näher zusammenzubringen.""62 percent said meetings miss opportunities to bring the team closer together."

Höfliche Methoden zum Ablehnen einer Besprechungseinladung erklären, dass Ihre "erste Herausforderung darin besteht, zu entscheiden, welche Besprechungen ablehnen.Polite ways to decline a meeting invitation explains that your "first challenge is deciding which meetings to decline. Ein wenig Disziplin geht hier weit.A little discipline goes a long way here. Richten Sie eine Reihe von Kriterien für die Teilnahme ein, und halten Sie daran fest."Establish a set of criteria for participation and stick with it."

Wenn Sie während Besprechungen multitaskieren,hat Ihr Team auch: "Manager, die häufig E-Mails während Besprechungen senden, haben unserer Analyse zufolge 2,2 Mal häufiger direkte Berichte, die auch in Besprechungen mehrere Aufgaben durchführen."According to If you multitask during meetings, your team will, too: “Managers that frequently send emails during meetings are, according to our analysis, are 2.2 times more likely to have direct reports who also multi-task in meetings.”

Bewährte MethodenBest practices

  • Nein sagen zu Besprechungen.Say no to meetings. Eine Anleitung zum Erstellen einer Richtlinie finden Sie unter Set team meeting rules and policy.See Set team meeting rules and policy for a guide on how to create a policy.
  • Verwenden Sie MyAnalytics, um Besprechungen zu kürzen.Use MyAnalytics to shorten meetings. Wenn Sie beispielsweise eine Besprechungseinladung mit einer Dauer von einer Stunde verfassen, werden Sie durch einen Inlinevorschlag daran erinnert, die Besprechung um 15 Minuten zu kürzen.For example, when you're composing a meeting invitation with a duration of one hour, an inline suggestion will remind you to shorten the meeting by 15 minutes.
  • Verwenden Sie die MyAnalytics Insights, um sich auf Besprechungen vorzubereiten.Use the MyAnalytics Insights to prepare for meetings. Sie bietet Einblicke in Besprechungsinformationen, zugehörige Dokumente und Erinnerungen zur Buchvorbereitungszeit.It provides insights about meeting information, related documents, and reminders to book preparation time.
  • Laden Sie weniger Personen ein.Invite fewer people. Geben Sie bei der Vorbereitung der Tagesordnung den Zweck der Teilnahme jedes Teilnehmers an.When preparing the agenda, include the purpose of each participant's attendance. Diese Übung kann unnötige Einladungen, einschließlich Personen, die optional sind oder nur Besprechungsnotizen benötigen, offen lassen.This exercise can reveal unnecessary invitees, including people who are optional or only require meeting notes.
  • Verwenden Sie Teams und OneNote, um Besprechungsnotizen zu teilen.Use Teams and OneNote to share meeting notes. Mitarbeiter können Besprechungsnotizen mit Entscheidungen und Aktionselementen mit Managern teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.Employees can share meeting notes with decisions and action items with managers as an alternative way to keep them informed.
  • Ermöglichen Sie Manager-Einblicken in Workplace Analytics, um Managern zu helfen, Möglichkeiten zur Verbesserung des Teamverhaltens zu ermitteln.Enable Manager insights in Workplace Analytics to help managers identify ways to improve team behavior.
  • Checken Sie regelmäßig und offen mit Mitarbeitern ein, um Herausforderungen zu besprechen und Ihr Team dabei zu unterstützen, seinen Kurs zu korrigieren.Regularly and openly check in with employees to discuss challenges and help your team correct its course. Das Ändern von Verhaltensweisen dauert zeit und ist oft schwierig.Changing behaviors takes time and is often difficult to do. Vergessen Sie nicht, gewinne zu zelebrieren, auch kleine.Don't forget to celebrate wins, even small ones.
  • Teilen Sie 6 Tipps für die Behandlung von Planungskonflikten.Share 6 tips for handling scheduling conflicts.
  • Fordern Sie Besprechungsagenden mit klaren Zielen an.Require meeting agendas with clear objectives. Stellen Sie Tagesordnungsthemen als Fragen zur Fokussierung und Fokussierung von Diskussionen und unterteilen Sie die Agenda in 15-Minuten-Segmente, um Aufmerksamkeit zu erhalten.Frame agenda topics as questions to focus and prime discussions, and break the agenda into 15-minute segments to hold attention.
  • Schließen Sie bei der Vorbereitung der Besprechungsagenda die Rolle der einzelnen Eingeladenen ein.When preparing the meeting agenda, include the role of each invitee. Die Übung trägt dazu bei, die Anzahl der Teilnehmer zu minimieren, indem unnötige Eingeladene angezeigt werden, einschließlich Personen, die optional sind oder nur Besprechungsnotizen benötigen.The exercise helps minimize the number of attendees by revealing unnecessary invitees, including people who are optional or only require meeting notes.
  • Kürzere Besprechungen sind häufig produktiver als längere Besprechungen.Shorter meetings are often as or more productive than longer meetings. Halten Sie Besprechungen so kurz wie möglich, aber stürzen Sie sich auch nicht durch wichtige Unterhaltungen.Keep meetings as short as possible, but don’t rush through important conversations either.
  • Von der Verwendung von Geräten in Besprechungen abraten.Discourage the use of devices in meetings. Dies lenkt diejenigen ab, die die Geräte verwenden, und diejenigen, die an den Besprechungen teilnehmen.It's distracting for those who use the devices and those who participate in the meetings.
  • Versuchen Sie, Stand-up-Besprechungen zu halten.Try holding stand-up meetings. Studien zeigen, dass sie um ca. 34 Prozent kürzer sind als Besprechungen, die jedoch dieselben Lösungen liefern.Studies show they are about 34 percent shorter than sit-down meetings yet produce the same solutions.
  • Ermutigen Sie die Teilnahme an Besprechungen.Encourage participation in meetings. Es ist hilfreich, effektivere Besprechungen zu erstellen und Teilnehmern eine Möglichkeit zu geben, gehört und berücksichtigt zu werden.It's beneficial for creating more effective meetings and giving participants a way to be heard and considered.
  • Vermeiden Sie, eine Besprechung nur zum Aktualisieren von Personen zu halten.Avoid holding a meeting just to update people. Entscheiden Sie, ob eine E-Mail oder eine Teams-Ankündigung ausreicht.Decide if an email or a Teams announcement is enough.

Ändern Sie StrategienChange strategies

Planen kürzerer BesprechungenSchedule shorter meetings

Die Arbeit wird auf die für sie zugewiesene Zeit erweitert.Work expands to the time allotted for it. Ändern der Besprechungslänge von 60 auf 45 Minuten und von 30 auf 25 Minuten.Change meeting length defaults from 60 to 45 minutes and from 30 to 25 minutes. Wege, um dies anzugehen:Ways to do this:

  • Senden Sie eine Kommunikation, in der Mitarbeiter über den Nachteil endloser Back-to-Back-Besprechungen informiert werden.Send out a communication informing employees about the downside of endless, back-to-back meetings. Teilen Sie mit ihnen Einblicke darüber, wie viel Zusammenarbeit der durchschnittliche Mitarbeiter erlebt.Share with them insights around how much collaboration the average employee is experiencing.
  • Ermutigen Sie Mitarbeiter, Besprechungen mit Puffern für Teilnehmer zu planen, um Notizen zu erfassen und eine Pause vor der nächsten Besprechung einlegen zu können.Encourage employees to schedule meetings that have buffers for attendees to capture notes and take a break before their next meeting
  • Beginnen Sie selbst, Mitarbeiter folgen der Führung anderer, insbesondere Führungskräfte.Start yourself, employees will follow the lead of others, especially leaders.

Vorbereiten nachdenklicher TagesordnungenPrepare thoughtful agendas

Auf den Tagesordnungen sollten die Ziele der Besprechung und der Zweck der Teilnahme jedes Teilnehmers eindeutig stehen.Agendas should clearly state meeting goals and the purpose of each participant's attendance. Stellen Sie Tagesordnungsthemen als Fragen zur Fokussierung und Hauptdiskussion.Frame agenda topics as questions to focus and prime discussion. Wege, um dies anzugehen:Ways to do this:

  • Generieren Sie eine Agendavorlage, und geben Sie sie während einer Besprechung mit allen Händen frei.Generate an agenda template and share it during an all-hands meeting.
  • Ermutigen Sie Führungskräfte, sicherzustellen, dass ihre Besprechungen die Vorlage verwenden, und das Verhalten für andere zu modellieren.Encourage leaders to ensure their meetings use the template, role-modeling the behavior to others.
  • Verwenden Sie die Vorlage während großer Besprechungen, um sie für breite Zielgruppen verfügbar zu machen.Utilize the template during large meetings to expose it to wide audiences. Teilen Sie die Vorlage nach Möglichkeit zusammen mit der Besprechungsagenda.Share the template along with the meeting agenda when possible.

Festlegen von Teamsitzungsregeln und -richtlinienSet team meeting rules and policy

  • Nehmen Sie eine Mitarbeiterumfrage vor, um Daten und Impressionen zur Besprechungshäufigkeit der Organisation und deren Auswirkungen auf die tagsüber erledigte Arbeit zu sammeln.Take an employee survey to gather data and impressions about the organization's meeting frequency and its impact on how much work is or isn't getting done during the day.
  • Kommen Sie als Team zusammen, um das Feedback aller zu teilen.Come together as a team to share everyone's feedback. Es ist wichtig, alle Beiträge und Analysen aller Teammitglieder zu verarbeiten, um mit dem Änderungsprozess zu beginnen.It's important to process all contributions and analysis from all team members to begin the process of change.
  • Vereinbaren Sie ein gemeinsames, persönliches Ziel, das auf dem Feedback der Umfrage basiert.Agree on a collective, personal goal based on the survey feedback. Deklarieren Sie beispielsweise "besprechungsfreie" Zeiträume, um Zeit im Kalender für alle Freiräume frei zu machen.For example, declare "meeting free" periods to free up time on everyone's calendar. Dies erhöht die individuelle Fokuszeit und Produktivität und reduziert den Zeitüberlauf in die persönliche Zeit.This increases individual focus time and productivity and reduces the spill over into personal time.
  • Legen Sie Standards dafür, wann ein Mitarbeiter eine Besprechung ablehnen kann.Set standards for when an employee can decline a meeting. Stellen Sie eine Vorlage zum Ablehnen von Besprechungen mit Richtlinien erläuterungen zur Verfügung, mit deren Hilfe Mitarbeiter Besprechungen basierend auf den Besprechungsregeln Ihres Teams ablehnen können.Provide a meeting decline template with policy explanations that employees can use to decline meetings based on your team’s meeting rules. Beispiel: "Die Besprechung hat keine Tagesordnung" oder "jemand aus meinem Team nimmt bereits an der Besprechung teil".For example, "the meeting has no agenda" or "someone from my team is already attending the meeting."
  • Erstellen und teilen Sie die Liste der Besprechungsregeln Ihres Teams zusammen mit einer befähigenden Nachricht, mit der Mitarbeiter Ja oder Nein zu Besprechungseinladungen sagen können, die sie als wertvoll oder nicht für die Teilnahme halten.Create and share your team’s list of meeting rules along with an empowering message that allows employees to say yes or no to meeting invitations they deem valuable or not to attend.

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