Общие сведения об управлении записями в SharePoint 2010

Общие сведения об управлении записями в SharePoint 2010

Привет. Меня зовут Адам Харметц. Я вхожу в состав технической группы, отвечающей за разработку концепции и функций системы управления документами и записями SharePoint. Возможно, вы читали мой блог менеджера записей SharePoint 2007. Этот блог стал эффективным средство взаимодействия группы с менеджерами записей, ИТ-специалистами и разработчиками информационной архитектуры. Обсуждение совместимых функций SharePoint 2010 будет продолжено в блоге группы разработчиков платформы управления корпоративным контентом.

Я полагаю, что решение об объединении вопросов управления записями с другими аспектами управления корпоративным контентом в общем блоге будет достаточно эффективным. В конечном итоге, как писал ранее Джим, управление записями является одним из важнейших компонентов нашей стратегии управления корпоративным контентом. В качестве руководящего принципа при расширении области управления записями в SharePoint 2010 была определена возможность участия всех пользователей в процессе управления корпоративным контентом. С другой стороны, менеджеры записей найдут крайне полезными сведения о других аспектах управления корпоративным контентом.

В начале обсуждения рассмотрим три основных понятия, относящиеся к управлению записями в SharePoint 2010, которые необходимо знать.

Центр записей — место для размещения иерархии, управляемой на основе метаданных 

Центр записей впервые был представлен в выпуске 2007 в виде сайта SharePoint, который выступал в качестве стандартного архива записей. Весь контент организации может отправляться в центр записей, где он перенаправляется в нужное место, и к нему применяются соответствующие разрешения, права и политики, например, политики устаревания и аудита.
При разработке SharePoint 2010 расширение возможностей центра записей было определено как наиболее приоритетное направление, даже по сравнению с традиционными функциями архивации. Выбирая из множества доступных возможностей, мы в первую очередь ориентировались на предоставление возможностей, позволяющих обеспечить максимальную эффективность архивации и поиска данных. Например, ниже приведен ряд новых возможностей центра записей в SharePoint 2010:

• Идентификатор документа. Каждому документу может быть назначен уникальный идентификатор, который сохраняется даже для архивного документа. Это позволяет с легкостью определять записи по идентификатору независимо от того, каким образом был перемещен документ.
• Многоуровневое хранение. Политики хранения могут иметь несколько уровней, что позволяет определять весь жизненный цикл документа в рамках одной политики (например, можно задавать ежегодный пересмотр контрактов и их удаление по истечении 7 лет).
• Отчеты аудита по каждому элементу. Можно создавать настраиваемые отчеты аудита по отдельным записям.
• Иерархические планы файлов. Можно создавать глубокие иерархические структуры папок и управлять политиками хранения для каждой из папок в иерархии (или задать наследование параметров хранения от родительских папок).
• Отчет по плану файлов. Можно создавать отчеты по состоянию, показывающие число элементов на каждом уровне плана файлов, а также сводку политик хранения для каждого узла плана.

 

Здесь показана домашняя страница центра записей SharePoint 2010 для вымышленного правительственного учреждения "Объединенная рабочая группа" (Joint Task Force). Обратите внимание, что на этой странице менеджеры записей могут управлять обучением сотрудников организации по вопросам политики соответствия нормативным требованиям, а также осуществлять поиск записей по идентификатору документа.

Помимо добавления традиционных функций управления записями для архива мы, как разработчики, сделали основную ставку на использование метаданных для реализации эффективного управления электронными записями. Такой подход проявляется в архиве SharePoint несколькими способами:

• Таксономия и централизованные типы контента: Архив выступает в качестве получателя корпоративных таксономий и типов контента, что обеспечивает согласованность и единообразное применение контекста между областями для совместной работы архива. В последующих публикациях будут более подробно освещены вопросы развития таксономий в выпуске 2010.
• Организатор контента. Средство маршрутизации записей, которое использует метаданные для маршрутизации входящих документов в нужное место в иерархическом плане файлов. Например, это позволяет автоматически применять правила к отправляемому контенту следующим образом: "Если Соглашение о покупке имеет тег "Проект Альфа", отправить во вложенную папку "Контракты проекта альфа" и применить к элементу политику хранения этой папки".
• Виртуальные папки. Применение плана файлов позволяет организовать эффективное управление репозиторием, однако часто навигация и поиск контента по времени не требуются. В центре записей SharePoint 2010 поддерживается новая возможность навигации на основе метаданных, которая позволяет предоставлять основные метаданные в виде виртуальных папок:

 

Обратите внимание, что в центре записей пользователи осуществляют поиск контента посредством навигации по виртуальным папкам на основе свойств метаданных записей.

Такое внимание метаданным позволяет расширить возможности конечных пользователей и, тем самым, повысить шансы на успешное внедрение системы управления записями. Вместо того, чтобы выбирать сложный узел в плане файлов, отправитель просто указывает интересующие метаданные, которые будут использоваться при повторном поиске контента.

Управление записями на месте — внедрение функций управления записями в интерфейс создания контента

Практически в каждом сообщении клиента мы сталкиваемся с одним и тем же: управление записями не начинается и не заканчивается в архиве. Контент не создается здесь и, естественно, не присутствует здесь на самых активных стадиях жизненного цикла.

В выпуске 2010 мы проделали огромную работу, чтобы реализовать эффективное управление записями в областях для совместной работы. Теперь в них можно управлять такими возможностями, как аудит, хранение, устаревание, отчетность, рабочие процессы записей, eDiscovery, удержание информации по юридическим причинам и преобразование в записи. Применение таких возможностей в областях для совместной работы позволяет достичь оптимального баланса между ценностью SharePoint для конечных пользователей и потребностями в эффективном управлении информацией.

Все эти возможности объединены в новом компоненте SharePoint 2010, который называется "Управление записями на месте". Это позволяет объявлять некоторые документы SharePoint (а также блоги, вики-ресурсы, веб-страницы и элементы списка) как записи. При необходимости можно запретить на уровне системы удаление или редактирование таких записей, если того требует политика обработки записей организации:

 

Обратите внимание, что некоторые документы могут быть заблокированы, что позволяет пользователям судить о том, что они работают с записями. При выборе записи пользовательский интерфейс редактирования и удаления элемента недоступен.

Этот процесс преобразования в записи может осуществляться как вручную (в рамках более крупного процесса в рабочем процессе), так и по расписанию в рамках политики хранения документа (например, по истечении двух лет). Обратите внимание, что при объявлении документа как записи его контент не перемещается в архив, а сохраняется в прежнем месте и остается доступен для поиска и работы.

После объявления элемента как записи система распознает соответствующее его состояние. Это позволяет создавать различные политики хранения для записей или использовать это состояние при определении рабочих процессов в SharePoint Designer. Также поддерживается модель программирования, что позволяет выполнять настраиваемые процессы и политики после преобразования документов в записи в соответствии с нормативными требованиями.

Является ли модель записей на месте заменой традиционному архиву? Не во всех случаях. Некоторые клиенты предпочтут использовать преимущества традиционной иерархии и централизованности, которые дает применение архива, другие — исключительно модель хранения записей на месте, а третьи — комбинированную модель. Мы более подробно рассмотрим этот вопрос в этом блоге. Обсуждение преимуществ и недостатков обоих подходов уже обсуждается в документации.

Масштаб: мыслим глобально

В современном мире, в котором объемы электронной информации увеличиваются дикими темпами, а организации тратят миллиарды на системы электронного обнаружения, применение управления записями позволяет эффективно выполнять все нужные функции в сжатые сроки. При этом масштаб систем управления контентом или записями не должен иметь особого значения.

Участники технической группы по управлению записями со всей серьезностью подошли к этому вопросу. Значительная часть наших усилий при разработке этого выпуска была направлена на внедрение функций, позволяющих упростить масштабирование крупных архивов. Такие возможности, как удаленное хранилище больших двоичных объектов, оптимизация запросов баз данных, внутренние улучшения, связанные с обработкой заданий таймера, новые стратегии индексации баз данных и другие технические нововведения позволили нам существенно продвинуться вперед и дать нашим клиентам следующие преимущества:

• Хранение десятков миллионов записей в одном центре записей.
• Хранение сотен миллионов записей в распределенном архиве. Мы более подробно будем рассматривать этот вопрос в последующих публикациях, однако многие из описанных выше функций могут использоваться для объединения множества центра записей в единый логический репозиторий.

Совместно с нашими партнерами в блоге, посвященном SharePoint, мы планируем в ближайшие месяцы более подробно рассмотреть параметры масштабирования и требования к производительности для соответствующих уровней масштаба.

Подводя итоги

Наша группа проделала огромный объем работы по созданию и реализации концепции управления записями нового поколения. В сочетании с интегрированными возможностями архивации, хранения и обнаружения электронной почты Exchange 2010, новая стратегия управления записями Майкрософт являет собой технологический прорыв.

Мы гордимся проделанной работой и с радостью обсудим ее со всеми пользователями. Не стесняйтесь оставлять комментарии о том, что бы вы хотели видеть в нашем блоге!

Спасибо за внимание.
Адам Харметц (Adam Harmetz)
главный руководитель программы

P.S. Если вам нужно еще больше информации по управлению записями в SharePoint 2010, вы можете ознакомиться с моим интервью в блоге Дона Лудера (Don Lueder).

Это локализованная запись блога. Исходная статья доступна по адресу Introducing Records Management in SharePoint 2010