Presentación de la administración de registros de SharePoint 2010
Presentación de la administración de registros de SharePoint 2010
Hola a todos. Soy Adam Harmetz y trabajo en el equipo de ingeniería que se encarga de las características y la visión de la administración de registros y documentos de SharePoint. Es posible que muchos de ustedes me recuerden del blog de administración de registros de SharePoint 2007. Para el equipo, este blog fue una oportunidad estupenda de conectar con administradores de registros, profesionales de TI y arquitectos de la información, y continuaremos ese debate para las características compatibles con SharePoint 2010 mediante el blog del equipo de administración de contenido empresarial (ECM).
Creo que tiene sentido combinar en un solo blog centralizado la administración de registros con otras facetas de ECM. Al fin y al cabo, como ya explicó Jim, la administración de registros es un componente esencial de nuestra estrategia de ECM. La idea de que todos deberían participar en los procesos de ECM realmente fue el pilar de la ampliación del ámbito de la administración de registros de SharePoint 2010. Y en cuanto a todos los administradores de registros que nos están leyendo, creo que conocer las otras facetas de ECM será enriquecedor para todos ellos.
Para iniciar el debate, les presento tres aspectos esenciales que debe conocer sobre la administración de registros de SharePoint 2010.
El centro de registros: un lugar para la jerarquía, controlado por metadatos
El centro de registros se presentó en 2007 como un sitio de SharePoint que servía como un archivo de registros convencional. El contenido de toda la empresa puede enviarse a un centro de registros y, a continuación, redirigirse al lugar apropiado donde adopta las directivas y los permisos adecuados, como la expiración y la auditoría.
En SharePoint 2010, sabemos que es importante seguir apostando por esta característica y agregar incluso más características de archivo "tradicionales". Al ver la amplia variedad de características disponibles, nuestros objetivos se centraron en proporcionar características que permitan exprimir al máximo un archivo y encontrar los datos que necesita. Por ejemplo, estas son algunas de las nuevas características de un centro de registros de SharePoint 2010:
- Identificador de documento: a cada documento se le puede asignar un identificador único, que permanece con el documento incluso cuando está archivado. Esto permite hacer referencia fácilmente a los registros mediante un identificador, independientemente de dónde se traslade el documento.
- Retención en varias fases: las directivas de retención pueden tener varias fases, lo que permite especificar todo el ciclo de vida del documento como una directiva (por ejemplo, revisar los contratos cada año y eliminarlos después de siete años).
- Informes de auditoría por elemento: puede generar un informe de auditoría personalizado sobre un registro individual.
- Planes de archivos jerárquicos: puede crear estructuras de carpetas jerarquizadas y complejas, y administrar la retención en cada carpeta de la jerarquía (o heredar de carpetas primarias).
- Informe de plan de archivos: puede generar informes de estado que muestren la cantidad de elementos de cada fase del plan de archivos, junto con un resumen de las directivas de retención de cada nodo del plan.
Esta es la página principal del centro de registros de SharePoint 2010 para una autoridad gubernamental ficticia llamada Joint Task Force. Observe que la página principal es un lugar que sirve para que los administradores de registros informen a la organización acerca de la directiva de cumplimiento, así como para buscar un registro por su identificador de documento.
Además de agregar estas características de administración de registros tradicionales a nuestro archivo, como diseñadores de productos hemos creído a ciegas en que los metadatos inundarán la administración de registros electrónicos del siglo XXI. Esto se manifiesta de varias formas en el archivo de SharePoint:
- Taxonomía y tipos de contenido centralizados: el archivo será un consumidor de las taxonomías y los tipos de contenido de toda la empresa, lo que garantiza la coherencia y la transferencia de contexto entre espacios de colaboración y el archivo. En próximas entradas de blog, comentaremos con más detalle la apuesta por la taxonomía que se ha realizado en la versión 2010.
- Organizador de contenido: el enrutador de registros puede usar los metadatos para redirigir documentos entrantes al lugar correcto del plan de archivos jerárquico. Por ejemplo, permite aplicar reglas automáticamente en el contenido que se envía, por ejemplo: "si un acuerdo de compra está etiquetado con el proyecto Alfa, se debe enviar a la subcarpeta de contratos de Alfa y aplicar al elemento la directiva de retención de dicha carpeta".
- Carpetas virtuales: el plan de archivos es un modo estupendo de administrar un repositorio, pero a menudo no resulta ser lo que desea usar para navegar y encontrar el contenido que busca. El centro de registros de SharePoint 2010 usa una nueva característica denominada navegación basada en metadatos, que permite exponer los metadatos principales como carpetas virtuales:
Observe que los usuarios finales detectan el contenido en este centro de registros mediante la navegación en carpetas virtuales en función de las propiedades de metadatos de los registros.
Esta apuesta por los metadatos consiste en conferir más poder al usuario final y, de este modo, aumentar la posibilidad de una adopción correcta del sistema de administración de registros. En lugar de elegir un nodo complicado de un plan de archivos, los usuarios simplemente rellenan algunos metadatos útiles y usarán dichos metadatos cuando necesiten volver a encontrar el contenido.
Administración de registros locales: inserción de la administración de registros en la experiencia de creación de contenido
Con cada compromiso del cliente en que se encuentra involucrado mi equipo, escuchamos el mismo mensaje una y otra vez: la administración de registros no comienza (o no se detiene) en el archivo. El contenido no se crea y definitivamente no permanece allí durante los momentos más interesantes de su vida.
En 2010 nos hemos esforzado mucho para permitirle llevar a cabo una administración de registros eficaz en espacios de colaboración. La auditoría, la retención, la expiración, los informes, los flujos de trabajo de registros, la exhibición de documentos electrónicos, la retención legal y la capacidad de registro son características que pueden usarse en espacios de colaboración al buscar un balance entre el valor de SharePoint para los usuarios finales y la necesidad de gobierno de información.
La combinación de todo esto es una nueva característica de SharePoint 2010 denominada Administración de registros locales. Esto permite que ciertos documentos (o blogs, sitios wiki, páginas web y elementos de lista) de SharePoint se declaren como registros. El sistema puede impedir que dichos registros se eliminen o se editen, si es necesario, mediante la definición por parte de la organización de lo que es realmente un registro:
Observe que algunos de los documentos tienen bloqueos, lo que da a entender al usuario que se encuentra frente a un registro. Al seleccionar un registro, la interfaz de usuario para editar y eliminar el elemento se deshabilita.
Este proceso de capacidad de registro puede realizarse manualmente, como parte de un proceso de mayor tamaño en un flujo de trabajo, o como una parte programada de la retención de un documento (por ejemplo, después de dos años). El punto principal es que, al declararse como registro, el contenido no se traslada a un archivo, sino que permanece donde está para que los usuarios finales puedan encontrarlo e interactuar con él.
Una vez declarado, el sistema conoce el estado del registro de un elemento, por lo que puede realizar tareas como crear diferentes directivas de retención para los registros o usar el estado del registro al definir flujos de trabajo en SharePoint Designer. También habilitamos un modelo de programación para que pueda llevar a cabo directivas y procesos personalizados en la capacidad de registro para satisfacer necesidades de cumplimiento especializadas.
¿Los registros locales sustituyen a un archivo tradicional? Por supuesto, la respuesta es: a veces. Hay clientes que desean usar un método local exclusivamente, y otros que prefieren la centralización y la jerarquía tradicionales que ofrece un archivo, y hay muchos que desean ambas opciones. Hablaremos mucho más sobre este tema en este blog. En nuestra documentación ya se ha comenzado a debatir sobre las ventajas y desventajas de ambos métodos.
Cuestión de tamaño
La información electrónica crece a un ritmo vertiginoso y las empresas invierten miles de millones al año en la exhibición de documentos electrónicos. Ante este panorama, los administradores tienen motivos más que suficientes para no pegar ojo. El tamaño de su sistema de administración de contenido/registros no debería suponer otra preocupación más.
Dado que somos el equipo de ingeniería de administración de registros, nos tomamos este asunto muy en serio y gran parte de nuestro esfuerzo en esta versión se invirtió en la adición de características para facilitar el escalado de archivos masivos. Características como el almacenamiento remoto de blobs, las optimizaciones de consulta de base de datos, las mejoras al procesamiento de trabajos del temporizador internos, las nuevas estrategias de indizado de base de datos y otras iniciativas de ingeniería nos permiten avanzar a pasos agigantados en esta versión y ofrecer a nuestros clientes la posibilidad de disponer de:
- Decenas de millones de registros en un solo centro de registros
- Cientos de millones de registros en un archivo distribuido: lo ampliaremos en próximas entradas de blog, pero muchas de las características mencionadas anteriormente permiten el enlace de varios centros de registros para actuar como un solo repositorio lógico.
Junto a nuestros compañeros del blog de SharePoint, estamos impacientes por mostrarle más detalles sobre los nuevos objetivos de escala y perfiles de rendimiento para implementaciones a esta escala en los próximos meses.
En resumen
Nuestro equipo ha trabajado muy duro para hacer realidad nuestra visión de la administración de registros para el siglo XXI. En combinación con las funcionalidades de archivado de correo electrónico integrado, retención y detección de Exchange 2010, creo que el lanzamiento de la versión 2010 será como un soplo de aire fresco para la estrategia de administración de registros de Microsoft.
Nuestro equipo está orgulloso del trabajo realizado, y ansioso por ofrecer información y conocer los comentarios de todos los usuarios. ¡No dude en sugerir nuevas ideas para las próximas entradas de blog en la sección de comentarios!
Gracias por leer esta información.
Adam Harmetz
Director de programas
P.D.: si desea obtener más información acerca de la administración de registros de SharePoint 2010, eche un vistazo a una entrevista que realicé en el blog de Don Lueder.
Esta entrada de blog es una traducción. Puede consultar el artículo original en Introducing Records Management in SharePoint 2010