Información general sobre la activación en equipos compartidos de Aplicaciones de Microsoft 365

Sugerencia

La información de este artículo está dirigida a profesionales de TI y administradores. Para obtener información sobre la activación de una copia personal de Office, consulte Activar Office.

La activación en equipos compartidos permite implementar Aplicaciones de Microsoft 365 en un equipo de la organización al que varios usuarios tienen acceso. Estos son algunos ejemplos de escenarios admitidos:

  • Tres trabajadores en una fábrica comparten el mismo ordenador físico y cada uno de ellos usa Office en ese ordenador durante su turno de ocho horas.
  • Quince enfermeras en un hospital utilizan Office en diez equipos diferentes a lo largo del día.
  • Cinco empleados conectan de forma remota en el mismo equipo para ejecutar Office.
  • Varios empleados usan Office en un equipo que se encuentra en una sala de conferencias u otro espacio público de la compañía.
  • Varios usuarios acceden a una instancia de Office hospedada en Servicios de Escritorio remoto (RDS).

La activación en equipos compartidos es necesaria para aquellos casos en los que varios usuarios comparten el mismo equipo y los usuarios inician sesión con su propia cuenta. Normalmente, los usuarios pueden instalar y activar Aplicaciones de Microsoft 365 en un número limitado de dispositivos, como 5 equipos. El uso de Aplicaciones de Microsoft 365 con la activación en equipos compartidos habilitada no se contabiliza para el límite. Si hay usuarios que tienen equipos dedicados y no hay otros usuarios que trabajen en esos equipos, use la activación con clave de producto para Aplicaciones de Microsoft 365.

Nota

Para activar Aplicaciones de Microsoft 365, TLS 1.2 debe estar habilitado de forma predeterminada en el sistema operativo. Algunos sistemas operativos anteriores, como Windows 7 Service Pack 1 (SP1) y Windows Server 2012, necesitan que se aplique una actualización para habilitar TLS 1.2 de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Actualizar para habilitar TLS 1.1 y TLS 1.2 como protocolos seguros predeterminados en WinHTTP en Windows Pero tenga en cuenta que las Aplicaciones de Microsoft 365 no son compatibles con los sistemas operativos antes mencionados. Para obtener más información, vea Recursos para la finalización del soporte de Office.

Cómo habilitar la activación en equipos compartidos de Aplicaciones de Microsoft 365

Para usar la activación en equipos compartidos, necesita un plan de Office 365 (o Microsoft 365) que incluya Aplicaciones de Microsoft 365 y sea compatible con la activación en equipos compartidos. La activación en equipos compartidos también está disponible para los siguientes planes:

  • Cualquier plan que incluya Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas (anteriormente denominadas Office 365 Plus). Por ejemplo, Office 365 E3 o Microsoft 365 E5.
  • Cualquier plan que incluya la versión de escritorio de Project o Visio. Por ejemplo, el plan 3 de Project o Visio Plan 2.
  • El plan Microsoft 365 Empresa Premium, que incluye Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios.

Nota

  • El plan Microsoft 365 Empresa Premium es el único plan para la empresa que incluye soporte para la activación en equipos compartidos. Hay otros planes para empresas, como Microsoft 365 Empresa Estándar, que incluyen Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, pero estos planes para empresas no incluyen soporte técnico para la activación en equipos compartidos.
  • La activación en equipos compartidos está disponible para los planes para el entorno educativo que incluyen Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Por ejemplo, Office 365 A3 o Microsoft 365 A5.
  • La activación en equipos compartidos no está disponible en Office para Mac.

Asegúrese de asignar a cada usuario una licencia de Aplicaciones de Microsoft 365 y que los usuarios inicien sesión en el equipo compartido con su propia cuenta de usuario.

Si desea habilitar la activación en equipos compartidos durante la instalación inicial de Aplicaciones de Microsoft 365, puede indicar a la Herramienta de implementación de Office que lo haga durante la instalación.

Si las Aplicaciones de Microsoft 365 ya están instaladas y desea habilitar la activación en equipos compartidos, tiene tres opciones para elegir. No es necesario volver a instalar. Se debe reiniciar el dispositivo para aplicar el cambio.

  • Para usar la directiva de grupo, descargue los archivos de plantilla administrativa (ADMX/ADML) para Office más actuales y habilite la configuración de directiva "Usar activación en equipos compartidos". Esta configuración de directiva se encuentra en Configuración del equipo \Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016 (equipo)\Configuración de licencias.

  • Use el Editor del Registro para agregar un valor de la cadena (Reg_SZ) de SharedComputerLicensing con un ajuste de 1 en HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration.

  • Descargue y ejecute el Asistente de soporte y recuperación de Microsoft. Este se necesita para cambiar el método de activación del modo suscripción al modo compartido.

    Nota

    Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios no admiten el uso de la directiva de grupo, por lo que tendrá que usar otro método para habilitar la activación en equipos compartidos. Si un usuario ya activó las Aplicaciones de Microsoft 365 antes de habilitar la activación en equipos compartidos, tendrá que restablecer la activación para permitir que la activación en equipos compartidos funcione.

Tras instalar Aplicaciones de Microsoft 365, puede comprobar que la activación en equipos compartidos está habilitada en ese equipo.

Funcionamiento de la activación en equipos compartidos para Aplicaciones de Microsoft 365

Esto es lo que sucede después de instalar Aplicaciones de Microsoft 365 en un equipo que tiene habilitada la activación en equipos compartidos.

  1. Un usuario inicia sesión en el equipo con su cuenta.

  2. El usuario inicia un programa de Office, como Word.

  3. Aplicaciones de Microsoft 365 se pone en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener un token de licencia para el usuario.

    Para determinar si el usuario tiene licencia para usar Aplicaciones de Microsoft 365, el servicio de licencia de Office tiene que conocer la cuenta del usuario para Office 365. En algunos casos, Aplicaciones de Microsoft 365 pide al usuario que proporcione la información. Por ejemplo, el usuario podría ver el cuadro de diálogo Activar Office.

    Activar Office.

    Si su entorno está configurado para sincronizar Office 365 (Azure Active Directory) y las cuentas locales de Active Directory (AD), lo más probable es que el usuario no vea ningún aviso. Aplicaciones de Microsoft 365 debe obtener automáticamente la información necesaria sobre la cuenta de usuario en Office 365.

  4. Si el usuario tiene licencia para Aplicaciones de Microsoft 365, se guarda un token de licencia en el equipo en la carpeta del perfil del usuario y se activa Aplicaciones de Microsoft 365. El usuario puede ahora usar Aplicaciones de Microsoft 365.

Estos pasos se repiten para cada usuario que inicia sesión en el equipo compartido. Cada usuario obtiene un token de licencia único. Que un usuario active Aplicaciones de Microsoft 365 en el equipo no significa que se active para todos los demás usuarios que inicien sesión en el equipo.

Si un usuario va a otro equipo que también está habilitado para la activación en equipos compartidos, se producen los mismos pasos. Hay un token de licencia diferente para cada equipo en el que el usuario inicia sesión.

Si un usuario vuelve a iniciar sesión en un equipo compartido, Aplicaciones de Microsoft 365 usa el mismo token de licencia, si sigue siendo válido.

Más información sobre la activación en equipos compartidos para Aplicaciones de Microsoft 365

Renovación del token de licencia El token de licencia que se guarda en el equipo compartido solo es válido durante 30 días. A medida que se acerca la fecha de expiración del token de licencia, Aplicaciones de Microsoft 365 intenta renovarlo automáticamente cuando el usuario inicia sesión en el equipo y usa Aplicaciones de Microsoft 365.

Si el usuario no inicia sesión en el equipo compartido durante 30 días, puede expirar el token de licencia. Aplicaciones de Microsoft 365 se pondrá en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener un nuevo token de licencia la próxima vez que el usuario intente abrirla.

Conectividad a Internet Como el equipo compartido tiene que ponerse en contacto con el servicio de licencias de Office en Internet para obtener o renovar el token de licencia, es necesaria una conexión confiable entre el equipo compartido e Internet.

Modo de funcionalidad reducida Si el usuario no tiene licencia para Aplicaciones de Microsoft 365, o si cerró el cuadro de diálogo Activar Office, no se obtiene un token de licencia y Aplicaciones de Microsoft 365 no se activa. En ese caso, Aplicaciones de Microsoft 365 estará en modo de funcionalidad reducida. Eso significa que el usuario podrá ver e imprimir documentos de Office, pero no podrá crear ni editar documentos. El usuario también verá un mensaje en el programa de Office que indica que la mayoría de las características están desactivadas.

Funcionalidad reducida.

Límites de activación Normalmente, los usuarios solo pueden instalar y activar Aplicaciones de Microsoft 365 en un número limitado de dispositivos, como 5 equipos. El uso de Aplicaciones de Microsoft 365 con la activación en equipos compartidos habilitada no se contabiliza para el límite.

Microsoft permite a un solo usuario activar Aplicaciones de Microsoft 365 en un número razonable de equipos compartidos en un período de tiempo determinado. En el caso poco probable de que supere este límite, el usuario verá un mensaje de error.

Mensaje de demasiados equipos activados.

Inicio de sesión único recomendado Se recomienda el uso del inicio de sesión único (SSO) para reducir la frecuencia con que se pide a los usuarios iniciar sesión para la activación. Con el inicio de sesión único configurado, Aplicaciones de Microsoft 365 se activa con las credenciales que proporciona el usuario para iniciar sesión en Windows, siempre y cuando se haya asignado al usuario una licencia para Aplicaciones de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Modelos de identidad de Microsoft 365 y de Azure Active Directory.

Si no usa el inicio de sesión único, considere el uso de perfiles móviles e incluya la carpeta %localappdata%\Microsoft\Office\16.0\Licensing como parte del perfil móvil.

Itinerancia de tokens de licencia A partir de la versión 1704 de Aplicaciones de Microsoft 365, se puede configurar el token de licencia para usar un perfil itinerante con el perfil de usuario o estar en una carpeta compartida en la red. Anteriormente, el token de licencia siempre se guardaba en una carpeta específica en el equipo local y se asociaba a ese equipo específico. En esos casos, si el usuario iniciaba sesión en un equipo diferente, se le pedía que active Aplicaciones de Microsoft 365 en dicho equipo para obtener un nuevo token de licencia. La capacidad de usar perfiles itinerantes en el token de licencia es especialmente útil para los escenarios de VDI no persistentes.

Para configurar la itinerancia con tokens de licencia, puede usar la Herramienta de implementación de Office o la directiva de grupo, o bien puede usar el Editor del Registro para modificar el Registro. Independientemente del método que seleccione, debe proporcionar una ubicación de carpeta que sea única para el usuario. La ubicación de la carpeta puede ser parte del perfil móvil del usuario o una carpeta compartida en la red. Aplicaciones de Microsoft 365 necesita tener permisos de escritura en esa ubicación de carpeta. Si usa una carpeta compartida en la red, tenga en cuenta que los problemas de latencia de red pueden afectar de forma negativa al tiempo necesario para abrir programas de Office. La ubicación solo se necesita si prefiere no usar la ubicación predeterminada, que es %localappdata%\Microsoft\Office\16.0\Licensing.

  • Si usa una directiva de grupo, descargue los archivos de plantilla administrativa (ADMX/ADML) para Office más actuales y habilite la configuración de directiva "Especificar la ubicación para guardar el token de licencia utilizado por la activación en equipos compartidos". Esta configuración de directiva se encuentra en Configuración del equipo\Directivas\Plantillas administrativas\Microsoft Office 2016 (equipo)\Configuración de licencias.

  • Si usa la Herramienta de implementación de Office, incluya SCLCacheOverride y SCLCacheOverrideDirectory en el elemento Property del archivo configuration.xml. Para obtener más información, consulte Opciones de configuración de la Herramienta de implementación de Office.

  • Para editar el Registro, vaya a HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration, agregue un valor de cadena de SCLCacheOverride y establezca el valor en 1. Además, agregue un valor de cadena de SCLCacheOverrideDirectory y establezca el valor en la ruta de acceso a la carpeta donde se guardará el token de licencia.

    Nota

    Si usa Microsoft Application Virtualization (App-V) para implementar Aplicaciones de Microsoft 365, la ubicación del registro es HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Common\Licensing.