Realizar un seguimiento de los intercambios de mensajes de correo electrónico entre vendedores y contactos

Nota

Azure Active Directory es ahora Microsoft Entra ID. Más información

Aproveche al máximo las comunicaciones entre sus vendedores y sus clientes transformando los intercambios de correos electrónicos en oportunidades procesables. Business Central puede funcionar con Exchange Online para mantener un registro de los mensajes entrantes y salientes. Puede ver y analizar el contenido de cada mensaje en la página Movimientos del log de interacción.

Importante

Para Business Central en línea, Business Central y Exchange Online deben estar en el mismo suscriptor.

Para configurar el registro de correo electrónico

Configurar carpetas públicas y reglas para registro de correo electrónico en Exchange Online

Nota

Las siguientes secciones asumen que tiene acceso de administrador para Exchange Online.

Antes de poder configurar el registro de correo electrónico, debe preparar las carpetas públicas de Office 365. Puede hacer esto en el Centro de administración de Exchange o puede usar el Exchange Online PowerShell.

Sugerencia

Si quiere usar el Exchange Online PowerShell, puede encontrar ideas sobre cómo configurar su script en un script de muestra que publicamos para el repositorio de BCTech.

Siga los pasos a continuación para configurar Exchange Online, con enlaces a donde puede obtener más información.

Crear un grupo de roles de administrador

Cree un grupo de funciones de administrador para las carpetas públicas basada en la información de la siguiente tabla:

Propiedad	Valor
Name	Administración de carpetas públicas
Roles seleccionados	Carpetas públicas
Usuarios seleccionados	El correo electrónico de la cuenta de usuario que Business Central usará para ejecutar el trabajo de registro de correo electrónico

Para obtener más información, vea Administrar grupos de roles en Exchange Online.

Crear un nuevo buzón de carpeta pública

Cree un buzón nuevo de carpetas públicas basado en la información de la siguiente tabla:

Propiedad	Valor
Name	Buzón público

Para obtener más información, vea Crear un buzón de carpeta pública.

Crear carpetas públicas nuevas

1. Cree una nueva carpeta pública con el nombre Registro de correo electrónico en la raíz para que la ruta completa a la carpeta pase a ser \Email Logging\.

2. Cree dos subcarpetas para que el resultado sea la siguiente ruta completa a las carpetas:

   • \Email Logging\Queue\
   • \Email Logging\Storage\

Para obtener más información, vea Crear una carpeta pública.

Establecer la propiedad de la carpeta pública

Configure el usuario de registro de correo electrónico como propietario de ambas carpetas públicas, Cola y Almacenamiento.

Para obtener más información, vea Asignar permisos a la carpeta pública.

Habilitar la carpeta pública Cola para el correo electrónico

Para más información, consulte Habilitar o deshabilitar una carpeta pública para el correo electrónico.

Habilitar el envío de correos electrónicos para la carpeta pública Cola

Habilitar el envío de correos electrónicos para la carpeta pública Cola con Outlook o el Shell de administración de Exchange.

Para más información, vea Permitir a los usuarios anónimos enviar correos electrónicos a una carpeta pública habilitada para correo.

Crear reglas de flujo de correo

Cree dos reglas de flujo de correo basadas en la información de la siguiente tabla:

Propósito	Name	Aplique esta regla si...	Haga lo siguiente...
Una regla para el correo electrónico entrante	Registrar el correo electrónico enviado a esta organización	El remitente se encuentra Fuera de la organización y el destinatario se encuentra Dentro de la organización	Incluya en CCO la cuenta de correo electrónico que se especifica para la carpeta pública Cola
Una regla para el correo electrónico saliente	Registrar el correo electrónico enviado desde esta organización	El remitente se encuentra Dentro de la organización y el destinatario se encuentra Fuera de la organización	Incluya en CCO la cuenta de correo electrónico que se especifica para la carpeta pública Cola

Para obtener más información, consulte Administrar reglas de flujo de correo en Exchange Online y Acciones de regla de flujo de correo en Exchange Online.

Nota

Si realiza cambios en el Shell de administración de Exchange, los cambios se hacen visibles en el centro de administración de Exchange después de un tiempo. Además, los cambios realizados en Exchange estarán disponibles en Business Central después de un tiempo. El retraso puede ser de varias horas.

Luego, te conectas Business Central con Exchange Online.

Configurar un buzón de correo compartido y las reglas para el registro de correo electrónico en Exchange Online

Nota

Estos pasos requieren acceso de administrador para Exchange Online.

Prepare un buzón compartido en el centro de administración de Exchange. Alternativamente, también puede usar Exchange Online PowerShell. Para más información, vea Crear un buzón compartido o Exchange Online PowerShell.

Nota

Si usa PowerShell de administración de Exchange, sus cambios están disponibles en el centro de administración de Exchange después de un tiempo. El retraso puede ser de varias horas.

Agregar una cuenta de usuario para los miembros del buzón compartido

La cuenta que utilizará para el registro de correo electrónico es una cuenta de Exchange Online. El trabajo programado usará la cuenta para conectar el buzón compartido y procesar correos electrónicos. Esta cuenta no debe estar asociada con una persona específica. Agregue la cuenta de correo electrónico a los miembros del buzón compartido. Para más información, vea Usar el EAC para editar la delegación de buzones compartidos.

Permitir que otros usuarios vean los correos electrónicos registrados

Puede permitir que otro usuario abra un mensaje de correo electrónico en Exchange relacionado con una entrada del registro de interacción de Business Central. Para hacer eso, dele al usuario el permiso Read en la carpeta Archivo en el buzón compartido. Para obtener más información, vea Exchange Online PowerShell.

Crear reglas de flujo de correo

Las reglas de flujo de correo buscan condiciones específicas en los mensajes y toman medidas al respecto. Cree dos reglas de flujo de correo basadas en la información de la siguiente tabla. Para obtener más información, consulte Administrar reglas de flujo de correo en Exchange Online y Acciones de regla de flujo de correo en Exchange Online.

Propósito	Name	Aplique esta regla si...	Haga lo siguiente...
Una regla para el correo electrónico entrante	Registrar el correo electrónico enviado a esta organización	El remitente se encuentra fuera de la organización y el destinatario se encuentra dentro de la organización	Incluya en CCO la cuenta de correo electrónico que se especifica para el buzón compartido.
Una regla para el correo electrónico saliente	Registrar el correo electrónico enviado desde esta organización	El remitente se encuentra dentro de la organización y el destinatario se encuentra fuera de la organización.	Incluya en CCO la cuenta de correo electrónico que se especifica para el buzón compartido.

Nota

Business Central solo procesa mensajes en la carpeta Bandeja de entrada en el buzón compartido. Si una regla mueve mensajes de la Bandeja de entrada a otra carpeta, esos mensajes no se procesarán. Además, los mensajes de la carpeta Correo no deseado también se ignoran.

Configurar Business Central para registrar mensajes de correo electrónico

Comience con el registro de correo electrónico en dos sencillos pasos:

1. Conecte Business Central con Exchange Online para su suscripción de Microsoft 365. Exchange Online gestiona sus mensajes de correo electrónico. Hemos facilitado este paso al proporcionar una guía de configuración asistida. Solo necesita sus credenciales de administrador para su cuenta de administrador en Microsoft 365. Para comenzar la guía, vaya a la página Configuración asistida y, a continuación, seleccione la guía Configurar registro de correo electrónico.

2. Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de sus vendedores y contactos en Business Central son válidos. Para ello, para cada cliente o vendedor, abra la ficha Contacto o Vendedor/Comprador y consulte el campo Correo electrónico.

   Sugerencia

   Después de completar los pasos de la guía, puede comprobar si la conexión se ha realizado correctamente. Busque Registro de correo electrónico, elija Acciones y, a continuación, Validar configuración.

Ver intercambios de mensajes de correo electrónico en el registro de interacciones

Business Central crea una entrada en la página Log de interacción cada vez que un vendedor y un contacto intercambian un mensaje de correo electrónico. Para ver el registro de interacción, abra la tarjeta Contacto para la persona o elija Relacionado y, a continuación, elija Historial y luego Mov. log interacción. Hay algunas cosas que puede hacer con cada entrada del registro, por ejemplo:

• Ver el contenido del mensaje de correo electrónico que se ha intercambiado seleccionando Proceso y, después Mostrar datos adjuntos.
• Convierta un intercambio de correo electrónico en una oportunidad de venta. Si una entrada parece prometedora, puede convertirla en una oportunidad y luego administrar su progreso hasta una venta. Para convertir un intercambio de correo electrónico en una oportunidad, seleccione la entrada y después Proceso, y Crear oportunidad. Para obtener más información, consulte Administrar oportunidades de venta.

Límites de buzones y carpetas en Exchange Online

Hay límites de buzones y carpetas en Exchange Online, como límites para el tamaño de las carpetas y el número de mensajes. Para obtener más información, vea Límites de Exchange Online y Límites de carpetas públicas en Exchange Server.

Business Central almacena los mensajes de correo electrónico registrados en una carpeta en Exchange Online. Business Central también almacena un vínculo para cada mensaje registrado. Los vínculos abren los mensajes registrados en Exchange Online de las páginas Movimientos del log de interacción, Ficha de contacto y Ficha de vendedor en Business Central. Si un mensaje registrado se mueve a otra carpeta, el vínculo se romperá. Por ejemplo, un mensaje puede moverse manualmente o Exchange Online podría iniciar automáticamente AutoSplit cuando se alcanza un límite de almacenamiento.

Los siguientes pasos pueden ayudarle a evitar romper vínculos a mensajes en formato Exchange Online.

1. No mueva los mensajes existentes a otra carpeta después de cambiar la configuración de registro de correo electrónico. Mantener los mensajes existentes donde están preservará los vínculos. Los vínculos a los mensajes en la nueva carpeta serán válidos.
2. Evite alcanzar los límites de buzones y carpetas. Si está a punto de alcanzar un límite, siga los siguientes pasos:
   1. Configurar un nuevo buzón compartido en Exchange Online.
   2. Actualice sus reglas de flujo de correo electrónico en Exchange Online.
   3. Actualice su configuración de registro de correo electrónico en Business Central en consecuencia

Conectar versiones locales a Microsoft Exchange

Puedes conectar Business Central local a Exchange local o Exchange Online para el registro de correo electrónico. Para ambas versiones de Exchange, la configuración de la conexión está disponible en la página Configuración de marketing. Para Exchange Online, también puede utilizar una guía de configuración asistida.

Conectar con Exchange Online

Para conectarse a Exchange Online debe registrar una aplicación en Microsoft Entra ID. Proporcione el identificador de la aplicación, el secreto de Key Vault y la URL de redireccionamiento que se va a utilizar para el registro. La URL de redireccionamiento se establece previamente y debería funcionar para la mayoría de las instalaciones. Para más información, vea Para registrar una aplicación en Microsoft Entra ID para conectarse desde Business Central a Exchange Online.

También debe usar OAuth2 como Tipo de autenticación. También debe registrar una aplicación en Microsoft Entra ID. Proporcione el identificador de la aplicación, el secreto de Key Vault y la URL de redireccionamiento que se va a utilizar para el registro. La URL de redireccionamiento se rellena previamente y debería funcionar para la mayoría de las instalaciones. Para más información, vea Para registrar una aplicación en Microsoft Entra ID para conectarse desde Business Central a Exchange Online a continuación.

Debe configurar su instalación para usar HTTPS. Para más información, vea Configuración SSL para proteger la conexión del cliente web de Business Central. Si está configurando su servidor para tener una página de inicio diferente, puede cambiar la dirección URL. El secreto del cliente se guardará como una cadena encriptada en su base de datos.

Para registrar una solicitud en Microsoft Entra ID para conectarse desde Business Central a Exchange Online

Se parte de la base que para los siguientes pasos está usando Microsoft Entra ID para gestionar identidades y accesos. Para obtener más información, consulte Inicio rápido: registrar una aplicación con la plataforma de identidad de Microsoft.

1. En el Portal de Azure, en Administrar elija Autenticación.

2. En Redirigir URL, agregue la URL de redireccionamiento que se sugiere en la página Registro de correo electrónico en Business Central. Si el campo URL de redireccionamiento en la página Registro de correo electrónico está vacío, busque la URL de redireccionamiento sugerida en la página Configuración asistida. Para abrir la página, en la página Registro de correo electrónico, elija Acciones, y luego Configuración asistida.

   Nota

   Si no especifica la URL de redireccionamiento, puede hacerlo más tarde eligiendo Agregar una plataforma y luego elegir Web para agregar la aplicación web y la URL de redireccionamiento.

3. En Administrar, elija Permisos de la API, y elija Microsoft Graph y luego elija Permisos delegados.

4. Utilice el cuadro de búsqueda para buscar y seleccionar Correo y, a continuación, agregue el permiso Mail.ReadWrite.Shared.

5. En Administrar, elija Certificados y secretos y, luego, cree un nuevo secreto para la aplicación. Usará el secreto ya sea en el campo Secreto del cliente en la página Registro de correo electrónico en Business Central.

6. Elija Panorama y luego encuentre el valor Id. de la aplicación (cliente). Este es el identificador de cliente de su aplicación. Debe introducirlo ya sea en el campo Identificación del cliente en la página Registro de correo electrónico.

7. En Business Central, configure el registro de correo electrónico en la página Registro de correo electrónico o utilice la guía Configuración asistida para obtener ayuda.

Usar otro servicio de administración de identidades y accesos

Si no estas usando Microsoft Entra ID para administrar las identidades y el acceso, necesitará ayuda de un desarrollador. Si prefiere almacenar el identificador y el secreto de la aplicación en una ubicación diferente, puede dejar en blanco los campos Id . del cliente y Secreto del cliente y escribir una extensión para obtener el identificador y el secreto de la ubicación. Puede proporcionar el secreto en tiempo de ejecución suscribiéndose a los eventos OnGetEmailLoggingClientId y OnGetEmailLoggingClientSecret en la codeunit 1641 "Impl. de CDS Integration".

Para empezar a registrar correo electrónico

1. Para comenzar a registrar el correo electrónico, en la página Registro de correo electrónico, active la opción Habilitado.

2. Inicie sesión con la cuenta de Exchange Online que el trabajo programado usará para conectar el buzón compartido y procesar correos electrónicos.

   Nota

   Si no se le solicita que inicie sesión en la cuenta de Exchange Online, podría deberse a que las ventanas emergentes de su navegador están bloqueadas. Para iniciar sesión, permita las ventanas emergentes de https://login.microsoftonline.com.

Para dejar de registrar correo electrónico

1. Elija el icono icono, escriba Registro de correo electrónico y luego elija el enlace relacionado.
2. Desactive el botón de alternancia Habilitado.

Para cambiar la cuenta de usuario utilizada para el registro de correo electrónico

Business Central Online

1. Inicie sesión en Business Central con la cuenta que el trabajo programado usará para conectar el buzón compartido y procesar correos electrónicos. Esta cuenta debe tener acceso a Business Central y Exchange Online.
2. Elija el icono icono, escriba Registro de correo electrónico y luego elija el enlace relacionado.
3. Elija Relacionados, y después Entrada de la cola de trabajos.
4. Reinicie el trabajo Registro de correo electrónico.

Business Central Local

1. Elija el icono icono, escriba Registro de correo electrónico y luego elija el enlace relacionado.
2. Elija Acciones, y luego Renovar token.
3. Inicie sesión con la cuenta de Exchange Online que el trabajo programado usará para conectar el buzón compartido y procesar correos electrónicos.

Consulte también

Gestionar las relaciones

Encuentre módulos de aprendizaje en línea gratuitos de Business Central aquí