Carpetas públicas en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online
Las carpetas públicas están diseñadas para un acceso compartido y ofrecen una manera fácil y efectiva de obtener, organizar y compartir información con otras personas de su grupo de trabajo u organización. Las carpetas públicas organizan el contenido en una jerarquía profunda que es fácil de examinar. Los usuarios verán la jerarquía completa en Outlook, lo que les permitirá examinar fácilmente el contenido que les interesa.
Nota:
Las carpetas públicas están disponibles en los siguientes clientes de Outlook: Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App), Outlook 2007 o posterior y Outlook para Mac.
Las carpetas públicas también se pueden usar como método de archivado para los grupos de distribución. Cuando una carpeta pública se habilita para correo y se agrega como miembro del grupo de distribución, el correo electrónico enviado al grupo se agrega automáticamente a la carpeta pública para referencia futura.
Nota:
La funcionalidad de carpetas públicas de la experiencia clásica del Centro de administración de Exchange está disponible en el nuevo Centro de administración de Exchange a medida que seguimos trabajando en versiones actualizadas. Si usa Edge de incógnito y esta página no funciona, habilite las cookies de terceros.
Las carpetas públicas no están pensadas para los siguientes propósitos:
Archivado de datos. Los usuarios que tienen límites de buzón utilizan a veces carpetas públicas en lugar de buzones para archivar datos. Esto no se recomienda, ya que afecta al almacenamiento en las carpetas públicas y debilita el objetivo de los límites de buzón. En cambio, se recomienda utilizar In-Place Archiving como solución de archivado.
Uso compartido de documentos y colaboración. Las carpetas públicas no proporcionan control de versiones ni otras características de administración de documentos, como la funcionalidad de protección y desprotección controladas y la notificación automática de cambios de contenido. En su lugar, se recomienda usar SharePoint Online como solución de uso compartido de documentación.
Para obtener más información sobre carpetas públicas y otros métodos de colaboración en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online, consulte Colaboración en Exchange Online.
Para obtener más información sobre las cuotas de carpetas públicas en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online, consulte los artículos de descripción del servicio Uso compartido y colaboración y Exchange Online límites.
Para obtener una lista de las tareas de administración de carpetas públicas, consulte Procedimientos de carpetas públicas en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online.
Para obtener más información sobre los límites de carpetas públicas en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online, consulte límites de Exchange Online.
¿Busca la versión Exchange Server de este artículo? Consulte Carpetas públicas en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online.
Arquitectura de carpetas públicas
La arquitectura de carpetas públicas usa buzones especialmente diseñados para almacenar la jerarquía y el contenido de las carpetas públicas. Los principales elementos arquitectónicos de las carpetas públicas son los buzones de carpetas públicas.
Buzones de carpetas públicas
Existen dos tipos de buzones de carpetas públicas: el buzón de jerarquía principal y buzones de jerarquía secundarios. Ambos tipos de buzones pueden incluir contenido:
Buzón de jerarquía principal: el buzón de jerarquía principal es la única copia grabable de la jerarquía de carpetas públicas. La jerarquía de carpetas públicas se copiará en todos los demás buzones de carpetas públicas, pero serán copias de solo lectura.
Buzones de jerarquía secundaria: los buzones de jerarquía secundaria también contienen contenido de carpeta pública y una copia de solo lectura de la jerarquía de carpetas públicas.
Los buzones de carpetas públicas se pueden administrar de dos maneras:
En el Centro de administración de Exchange (EAC), vaya a Carpetas> públicasBuzones de carpetas públicas.
En Exchange Online PowerShell, use el conjunto de cmdlets *-Mailbox.
Jerarquía de carpetas públicas
La jerarquía de carpetas públicas contiene información organizativa y las propiedades de las carpetas, incluida la estructura de árbol. Cada buzón de carpetas públicas contiene una copia de la jerarquía de carpetas públicas. Solo hay una copia grabable de la jerarquía, que se encuentra en el buzón de carpetas de públicas principal. Para una carpeta específica, la información de jerarquía se utiliza para identificar lo siguiente:
Permisos de la carpeta
La posición de la carpeta dentro del árbol de carpetas públicas, incluidas las carpetas principales y secundarias
Nota:
La jerarquía no almacena información sobre direcciones de correo electrónico relativas a carpetas públicas habilitadas para correo. Las direcciones de correo electrónico se almacenan en el directorio.
Sincronización de la jerarquía
El proceso de sincronización de la jerarquía de carpetas públicas usa la sincronización de cambios incrementales (ICS), que proporciona un mecanismo para supervisar y sincronizar los cambios en una jerarquía o contenido del almacén de Exchange. Los cambios incluyen la creación, modificación y eliminación de carpetas y mensajes. Cuando los usuarios están conectados y usan buzones de contenido, la sincronización se produce cada 15 minutos. Si no hay ningún usuario conectado al buzón de contenido, la sincronización se desencadenará con menos frecuencia (cada 24 horas). Si se realiza una operación de escritura como la creación de una carpeta en la jerarquía principal, la sincronización se desencadena inmediatamente (sincrónicamente) en el buzón de contenido.
Importante
Dado que solo hay una copia grabable de la jerarquía, la creación de carpetas se conecta mediante proxy al buzón de jerarquía en función del buzón de contenido al que están conectados los usuarios.
Para obtener más información, vea Actualizar la jerarquía de carpetas públicas.
Contenido de carpetas públicas
El contenido de las carpetas públicas puede incluir mensajes de correo electrónico, mensajes, documentos y formularios electrónicos. Este contenido se almacena en el buzón de carpetas públicas, pero no se replica en varios buzones de carpetas públicas. Todos los usuarios acceden al mismo buzón de carpetas públicas para ver el mismo conjunto de contenidos. Aunque hay disponible una búsqueda de texto completo de contenido de carpeta pública, el contenido de la carpeta pública no se puede buscar en las carpetas públicas (excepto cuando se usa la herramienta de exhibición de documentos electrónicos búsqueda de contenido en el portal de cumplimiento Microsoft Purview) y el contenido no se indexa mediante búsqueda de Exchange.
Consideraciones
Aunque hay muchas ventajas al usar carpetas públicas en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online, hay algunas cosas que debe tener en cuenta antes de implementarlas en su organización:
Outlook Web App es compatible, pero con limitaciones. Puede agregar y eliminar carpetas públicas favoritas y realizar operaciones de nivel de elemento, como crear, editar y eliminar y responder mensajes. Sin embargo, no puede crear ni eliminar carpetas públicas en Outlook Web App.
Si bien se encuentra disponible una búsqueda de texto completo del contenido de las carpetas públicas, no se puede buscar contenido de carpetas públicas entre carpetas públicas y Exchange Search no lo indiza.
Debe usar Exchange Online cliente de Outlook compatible o posterior para acceder a carpetas públicas en Microsoft 365, Office 365 y Exchange Online.
Migración de carpetas públicas a Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online
Al migrar las carpetas públicas, usará un proceso denominado migración de carpetas públicas por lotes. La migración de carpetas públicas por lotes (o simplemente migración por lotes) crea una solicitud de migración para cada buzón de carpeta pública que existirá en Exchange Online. Si se usan varias solicitudes, la migración será mucho más rápida porque es capaz de hacer un uso más eficiente del ancho de banda de red disponible. También es más segura porque reduce la posibilidad de que un solo fallo o cuello de botella afecte a toda la migración.
Aunque es necesario iniciar las migraciones por lotes con el cmdlet New-MigrationBatch en Exchange Online PowerShell, el progreso y la finalización de la migración se pueden ver y administrar en el EAC. Como el cmdlet New-MigrationBatch inicia una solicitud de migración de buzones para cada buzón de carpetas públicas, puede ver el estado de estas solicitudes usando la página migración de buzones. Puede acceder a la página de migración del buzón de correo y crear informes de migración que se pueden enviar por correo electrónico, abriendo el EAC en Exchange Online y navegando aMigración de buzones>.
Para migrar las carpetas públicas a Exchange Online mediante la migración por lotes, su servidor de Exchange necesita cumplir los requisitos de la lista siguiente. Si lo hace y está listo para iniciarse, consulte Uso de la migración por lotes para migrar carpetas públicas heredadas a Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online.
Exchange admite el traslado de las carpetas públicas a Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online de las siguientes versiones heredadas de Exchange Server:
- Exchange Server 2010 SP3 RU8 o posterior
Consulte Uso de la migración por lotes para migrar Exchange Server carpetas públicas a Exchange Online para migrar las carpetas públicas de Exchange Server.
Se recomienda usar la migración por lotes en lugar de la característica de exportación PST de Outlook para migrar carpetas públicas a Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online. Microsoft 365 y Office 365 crecimiento del buzón de carpeta pública se administra mediante una característica de división automática que divide el buzón de carpeta pública cuando supera las cuotas de tamaño. La división automática no puede controlar el crecimiento repentino de los buzones de la carpeta pública cuando se usa la exportación de PST para migrar las carpetas públicas y puede que tenga que esperar hasta dos semanas para que la división automática mueva los datos desde el buzón principal. Proporcionamos instrucciones de migración por lotes en Uso de la migración por lotes para migrar carpetas públicas heredadas a Microsoft 365 o Office 365 y Exchange Online y Usar migración por lotes para migrar Exchange Server carpetas públicas a Exchange Online. Aunque, si decidió hacer una migración de PST y se topó con el problema de que el buzón principal está lleno, tiene dos opciones para recuperar la migración de PST:
Espere a que la división automática mueva los datos desde el buzón principal. Esto puede tardar hasta dos semanas. Sin embargo, todas las carpetas públicas en un buzón completamente lleno de carpetas públicas no podrán recibir el contenido nuevo hasta que se complete la división automática.
Cree un buzón de carpeta pública y, a continuación, use el cmdlet New-PublicFolder con el parámetro Mailbox para crear las carpetas públicas restantes en el buzón de carpeta pública secundario. En este ejemplo se crea una nueva carpeta pública denominada PF201 en el buzón de carpeta pública secundario.
New-PublicFolder -Name PF201 -Mailbox SecondaryPFMbx