Crear serie numérica

Para cada empresa configurada, se necesitan asignar códigos de identificación exclusivos a elementos como cuentas de contabilidad, cuentas de proveedores y clientes, facturas y otros documentos. La numeración es importante no solo para la identificación. Un sistema de numeración bien diseñado también permite facilitar la gestión y el análisis de la empresa, y puede reducir el número de errores en la introducción de datos.

Importante

De forma predeterminada, no se permiten saltos en las series numéricas porque, por ley, el historial exacto de las transacciones financieras debe estar disponible para auditoría y, por lo tanto, debe seguir una secuencia ininterrumpida sin números eliminados.

Si desea permitir huecos en ciertas series numéricas, consulte a su auditor o director de contabilidad para asegurarse de que cumple los requisitos legales de su país o región. Para obtener más información, vea la sección Espacios en serie numérica.

Nota

Le recomendamos que use los mismos códigos de serie numérica que aparecen en la página Lista nº serie de la empresa de demostración CRONUS. Es posible que los códigos como C-FAC+ no tengan un sentido inmediato, pero Business Central tiene una serie de opciones de configuración predeterminadas que dependen de estos códigos de serie numérica.

Para crear un sistema numérico, establezca uno o varios códigos para cada tipo de datos maestros o documento. Por ejemplo, puede establecer un código para la numeración de clientes, otro para la numeración de facturas de venta y aún otro para la numeración de documentos en los diarios generales. Tras establecer un código, debe establecer al menos una línea de serie numérica. Ésta contiene información tal como el primer y último número de la serie y la fecha de inicio. Puede establecer más de una línea de serie numérica por código, con una fecha de inicio diferente para cada una. La serie se usará de manera consecutiva, a partir de la serie de cada fecha de inicio correspondiente.

Nota

La longitud máxima de un número en una serie de números es de 20 caracteres. Hay algunas situaciones en las que Business Central agregará un número con un id. generado por el sistema. Por ejemplo, cuando se usan documentos como facturas para aplicar transacciones, como pagos, Business Central genera identificadores para las transacciones aplicadas. El identificador se compone de un número de una serie de números y un id. asignado por el sistema de seis caracteres, como -12345. Si espera procesar más de 9999 documentos en diarios bancarios o de giros postales, o diarios de recibos de efectivo, configure series de números para esos tipos de documentos para que incluyan menos de 14 caracteres.

Las series numéricas normalmente se configuran para insertar automáticamente el siguiente número consecutivo en las nuevas fichas o documentos que cree. No obstante, también puede configurar una serie numérica que le permita introducir manualmente el nuevo número. Esta información se especifica con las casillas Numeración manual.

Si desea usar más de un código de serie numérica para un tipo de datos maestros, por ejemplo, usar una serie numérica diferente para categorías de productos, puede establecer relaciones de series numéricas.

Espacios en serie numérica

No todos los registros que crea en Business Central son transacciones financieras que deben usar una numeración secuencial. Las fichas de cliente, las ofertas de venta y las actividades de almacén son ejemplos de registros a los que se les asigna un número de una serie numérica, pero no están sujetos a auditoría financiera o pueden eliminarse. Para estas series numéricas, puede seleccionar la casilla Permitir espacios en números en la página Líneas nº serie. Esta configuración también se puede cambiar después de crear la serie numérica. Para obtener más información, consulte Para crear una nueva serie numérica.

Comportamiento del campo de número en documentos y fichas

En documentos venta, compra, transferencia y servicio y en todas las fichas, el campo N.º se puede rellenar automáticamente a partir de una serie de números predefinida o puede agregarlo manualmente. Sin embargo, bajo ciertas circunstancias, el campo N.º es invisible para evitar que lo edite.

El campo Nº se puede rellenar de tres maneras:

1. Si solo existe una serie numérica para el tipo de documento o ficha y se selecciona el campo Numeración predet. y el campo Numeración manual no está seleccionado para la serie de números, el campo se rellena automáticamente con el siguiente número de la serie. El campo Nº no será visible en la tarjeta o documento.

   Aunque defina plantillas con varias series de números para los clientes, si la serie de números que se define en la página Configuración de ventas y cobros se configura de esta manera, el campo N.º será invisible en la ficha cliente, independientemente de la plantilla que utilice. Lo mismo se aplica a otros tipos de tarjetas y documentos.

   Nota

   Si la serie numérica no funciona, por ejemplo porque alcanzó el último número definido para su rango, el N.º aparece para que pueda introducir un número de forma manual. Puedes resolver problemas en la página N.º Serie.

2. Si tiene varias series numéricas para el tipo de documento de compra o ficha, y la casilla Numeración predet. no está marcada para la serie numérica que hay asignada a la serie numérica, el campo N.º está visible, y puede ir a la página N.º serie y seleccionar la serie numérica que desea utilizar. El número siguiente de la serie se inserta en el campo N.º .

3. Si no ha configurado una serie numérica para el tipo de documento o ficha, o si el campo Numeración manual de la serie numérica está seleccionado, el campo N.º aparece y debe introducir un número de forma manual. Puede introducir hasta 20 caracteres, números y letras.

Al abrir un nuevo documento o ficha para el que existe una serie numérica, la página Configuración N.º serie relevante se abre para que pueda configurar un número de serie para el tipo de documento o tarjeta y seguir trabajando.

Nota

Si necesita activar la numeración manual, por ejemplo, se han creado nuevas fichas de producto con un proceso de la migración de datos que ha ocultado el campo Nº de forma predeterminada, vaya a la página Configuración del inventario y elija el campo Nº serie producto para abrir y para definir las series numéricas relacionadas con Numeración manual.

Lo mismo ocurre si utiliza funciones de administración de servicios. Para resolver este problema, vaya a la página Configuración de administración de servicio y elija el campo Nº servicio producto para abrir y para definir las series numéricas relacionadas con Numeración manual.

Para crear una nueva serie numérica

1. Elija el icono , , escriba Nº series y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione la acción Nuevo.
3. En la línea nueva, rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
4. Seleccione la acción Líneas.
5. En la página Líneas nº serie, complete los campos para definir el uso real y el contenido de la serie numérica que creó en el paso 2.
6. Repita el paso 5 para los distintos usos de la serie numérica que necesite. El campo Fecha inicial define qué línea de serie numérica está activa.

Sugerencia

Para permitir que los usuarios especifiquen números manualmente al registrar un nuevo cliente o proveedor, por ejemplo, elija el campo Núms. manuales en la propia serie numérica. Para prevenir la numeración manual, borre el campo.

Puede asignar series numéricas a las plantillas que configura para los diferentes tipos de clientes y proveedores que su personal de ventas y compradores agregan con mayor frecuencia. En ese caso, configure la serie de números relevante, vincúlelos a través de relaciones y luego agregue la primera serie de números de la relación relevante a la página de configuración correspondiente. A continuación, cuando un usuario crea un cliente, elige la plantilla correspondiente, y el nuevo cliente recibe un número asignado de la serie de números que se ha definido para esa plantilla.

Para crear relaciones entre números de serie

Si ha configurado más de un código de número de serie para el mismo tipo de información básica o transacciones, puede crear relaciones entre los códigos. Esta característica puede servirle de ayuda para decidir entre un código u otro cuando utilice un número. Cuando configure una relación entre varias series de números, asocie todas las series relacionadas a un código de número de serie. Luego puede ingresar ese código en un campo de la ficha desplegable Numeración en una de las páginas de configuración relevantes, como Configuración de ventas y cobros.

1. Elija el icono , escriba Nº series y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione la línea con las series numéricas que desea insertar para crear relaciones y, a continuación, elija Relaciones.
3. En el campo Código serie, escriba el código del número de serie con el que desee relacionar la serie seleccionada en el paso 2.
4. Agregue una línea para cada código que desee relacionar con el número de serie seleccionado.
5. Cierre la página.

En lo sucesivo, cuando configure algo que requiera un número, podrá utilizar las relaciones que haya creado para seleccionar uno de los números de serie relacionados.

Para configurar dónde se usa una serie numérica

El siguiente procedimiento muestra cómo configurar una serie numérica para el área de ventas. Los pasos son parecidos a los de otras áreas.

1. Elija el icono , escriba Ventas y cobros y, a continuación, elija el vínculo relacionado.
2. En la página Ventas y cobros, en la ficha desplegable Serie numérica, seleccione la serie numérica que desee para cada ficha de ficha o documento.

El número seleccionado se utilizará para rellenar el campo Nº en la ficha o el documento en cuestión, según la configuración que ha establecido en la línea de serie numérica.

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