Gestionar usuarios y permisos

Para agregar usuarios en Business Central, el administrador de Office 365 de la empresa primero debe crear los usuarios en el centro de administración de Office 365. Para obtener más información, vea Agregar usuarios a Office 365 para empresas.

Una vez que los usuarios se crean en Office 365, se pueden importar a la ventana de Usuarios en Business Central. A los usuarios se les asignan conjuntos de permisos según el plan asignado al usuario en Office 365. Para obtener información detallada acerca de las licencias, consulte la Guía de licencias de Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Después podrá asignar conjuntos de permisos a los usuarios para definir a qué objetos de base de datos y, por lo tanto, a qué elementos de la interfaz de usuario, tienen acceso y en qué empresas. Puede agregar usuarios a grupos de usuarios. Esto facilita asignar los mismos conjuntos de permisos a varios usuarios.

Un conjunto de permisos es una colección de permisos para objetos específicos de la base de datos. A todos los usuarios se les debe asignar uno o varios conjuntos de permisos antes de que pueden acceder a Business Central.

Desde la ventana de la Tarjeta de usuario, puede abrir la ventana Permisos efectivos para ver qué permisos tiene el usuario y a través de qué conjuntos de permisos se otorgan. Aquí también puede cambiar los detalles de los permisos para los conjuntos de permisos del tipo Definido por el usuario. Para obtener más información, consulte la sección "Para ver o editar los permisos de un usuario".

Los administradores pueden usar la ventana Configuración usuarios para definir periodos de tiempo durante los que los usuarios especificados pueden registrar, así como especificar si el sistema registra la cantidad de tiempo que los usuarios tienen iniciada la sesión.

Otro sistema que define qué usuarios pueden acceder es la configuración de Experiencia. Para obtener más información, consulte Cambiar las funciones que se muestran.

Agregar un usuario en Business Central

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Usuarios y luego elija el enlace relacionado.
  2. Elija la acción Obtener usuarios de Office 365.

Cualquier usuario nuevo que se haya creado para su suscripción a Office 365 se agregará a la ventana Usuarios.

Agrupar usuarios en un grupo de usuarios

Puede configurar grupos de usuarios para administrar conjuntos de permisos para grupos de usuarios en su empresa.

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Grupos de usuarios y luego elija el enlace relacionado.
  2. Alternativamente, en la ventana Usuarios, seleccione la acción Grupos de usuarios.
  3. En la ventana Grupo usuarios, seleccione la acción Miembros de grupo de usuarios.
  4. En la ventana Miembros de grupo de usuarios, seleccione la acción Añadir usuarios.

Cuando se crean usuarios o grupos de usuarios, se deben asignar conjuntos de permisos a cada uno para definir a qué objeto puede acceder un usuario. En primer lugar, debe organizar los permisos relevantes en los conjuntos de permisos. Para obtener más información, consulte la sección "Para crear o editar un conjunto de permisos".

Para copiar un grupo de usuarios y todos los conjuntos de permisos

Para definir rápidamente un nuevo grupo de usuarios, puede copiar todos los conjuntos de permisos de un grupo de usuarios existente al nuevo grupo de usuarios.

No copian los miembros del grupo de usuarios al nuevo grupo de usuarios. Debe añadirlos manualmente posteriormente.

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Grupos de usuarios y luego elija el enlace relacionado.
  2. Seleccione el grupo de usuarios que desea copiar y, a continuación, seleccione la acción Copiar el grupo de usuarios.
  3. En el campo Nuevo código de grupo de usuarios, introduzca el nombre del grupo y después seleccione el botón Aceptar.

El nuevo grupo de usuarios se agrega a la ventana Grupos de usuarios. Empiece a agregar usuarios. Para obtener más información, consulte la sección "Para agrupar usuarios en grupos de usuarios".

Para configurar restricciones de tiempo de usuarios

Los administradores pueden definir periodos de tiempo durante los que los usuarios especificados pueden registrar, así como especificar si el sistema registra la cantidad de tiempo que los usuarios tienen iniciada la sesión. Los administradores también pueden asignar centros de responsabilidad a los usuarios. Para obtener más información, consulte Trabajar con centros de responsabilidad.

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Configuración del usuario y luego elija el enlace relacionado.
  2. En la ventana Configuración usuarios que se abre, seleccione la acción Nuevo.
  3. En el campo Id. usuario, escriba el identificador de un usuario o elija el campo para ver todos los usuarios de Windows actuales en el sistema.
  4. Rellene los campos según sea necesario.

Crear o modificar un conjunto de permisos

Los conjuntos de permisos funcionan como contenedores de permisos, de modo que puede administrar fácilmente múltiples permisos en un registro. Cuando haya creado un conjunto de permisos, debe agregar los permisos reales. Para obtener más información, consulte la sección "Para crear o editar permisos".

Nota

Una solución de Business Central generalmente contiene una serie de conjuntos de permisos predefinidos que Microsoft o su proveedor de software agregan. Estos conjuntos de permisos son de tipo Sistema o Extensión. No puede crear o editar estos tipos de conjuntos de permisos ni los permisos que estos contienen. Sin embargo, puede copiarlos para definir sus propios permisos y conjuntos de permisos.

Los conjuntos de permisos que los usuarios crean, de nuevo o como copias, son del tipo Definido por el usuario y se pueden editar.

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Conjunto de permisos y luego elija el enlace relacionado.
  2. Para crear un conjunto de permisos nuevo, elija la acción Crear.
  3. En la línea nueva, rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Copiar un conjunto de permisos

Cuando crea conjuntos de permisos nuevos, puede utilizar una función de copia para transferir rápidamente todos los permisos de otro conjunto a uno nuevo.

Nota

Si se modifica un conjunto de permisos del sistema que ha copiado, se le notificará (dependiendo de su selección), para que pueda considerar si los cambios son relevantes para copiarlos o escribirlos en su conjunto.

  1. En la ventana Conjuntos de permisos, seleccione la línea para el conjunto de permisos que desea copiar y luego elija la acción Copiar conjunto de permisos.
  2. En la ventana Copiar conjunto de permisos, especifique el nombre del nuevo conjunto de permisos y después seleccione el botón Aceptar.
  3. Seleccione la casilla de verificación Notificar sobre el conjunto de permisos modificado si desea mantener un enlace entre el original y los conjuntos de permisos copiados. El enlace se usa para notificarle si el nombre o el contenido del conjunto de permisos original cambia en una versión futura a la que se actualiza la solución más adelante.

El nuevo conjunto de permisos, que contiene todos los permisos del conjunto de permisos copiado, se agrega como una nueva línea en la ventana Conjuntos de permisos. Tenga en cuenta que las líneas están ordenadas alfabéticamente dentro de cada tipo.

Crear o modificar permisos

  1. En la ventana Conjuntos de permisos, seleccione la línea para el conjunto de permisos y luego elija la acción Permisos.
  2. En la ventana Permisos, cree una nueva línea o modifique los campos de la línea existente.

En cada uno de los cinco campos de tipo de acceso, Permiso de lectura, Permiso de inserción, Permiso de modificación, Permiso de eliminación y Permiso de ejecución, puede seleccionar una de las siguientes tres opciones de permiso:

Opción Description Ranking
El usuario puede realizar la acción del objeto en cuestión. El mayor
Indirecto El usuario puede realizar la acción del objeto en cuestión pero solo a través de otro objeto relacionado con el que el usuario tiene acceso a total. En segundo mayor
En blanco El usuario no puede realizar la acción del objeto en cuestión. El menor

Nota

Cuando edite un permiso y, por lo tanto, el conjunto de permisos relacionado, los cambios también se aplicarán a otros usuarios que tengan asignado el conjunto de permisos.

Para asignar conjuntos de permisos a usuarios o grupos de usuarios

Puede asignar permisos a los usuarios de dos formas:

  • Definir conjuntos de permisos en la tarjeta de usuario de un usuario.
  • Seleccione la casilla de verificación para un usuario, en una columna, para un conjunto de permisos relacionado, en una fila, en la ventana Conjunto de permisos por usuario. Con este método, también puede asignar conjuntos de permisos a grupos de usuarios.

Para asignar un conjunto de permisos en una tarjeta de usuario

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Usuarios y luego elija el enlace relacionado.
  2. Seleccione el usuario al que desea asignar el permiso. Los conjuntos de permisos ya asignados al usuario se muestran en el cuadro informativo Conjuntos de permisos.
  3. Seleccione la acción Editar para abrir la ventana Ficha de usuario.
  4. En la ficha desplegable Conjuntos de permisos de usuario, en una línea nueva, rellene los campos según sea necesario. Para obtener más información, consulte la sección "Para crear o editar un conjunto de permisos".

Para asignar un conjunto de permisos en la ventana Conjunto de permisos por usuario

El siguiente procedimiento explica cómo asignar conjuntos de permisos a un usuario en la ventana Conjunto de permisos por usuario. Los pasos son similares en la ventana Conjunto de permisos por grupo de usuarios.

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Usuarios y luego elija el enlace relacionado.
  2. En la ventana Usuarios, seleccione el usuario relevante y luego elija la acción Conjunto de permisos por usuario.
  3. En la ventana Conjunto de permisos por usuario, seleccione la casilla de verificación [nombre de usuario] en una línea del conjunto de permisos relevante para asignarlo al usuario.
  4. Seleccione la casilla de verificación Todos los usuarios para asignar el conjunto de permisos a todos los usuarios.

Para ver o editar los permisos del usuario

  1. Elija el icono bombilla que abre la función Dígame, escriba Usuarios y luego elija el enlace relacionado.

  2. Abra la ficha del usuario correspondiente.

  3. Elija la acción Permisos eficaces.

    La parte de Permisos enumera todos los objetos de la base de datos a los que el usuario tiene acceso. Esta sección no se puede modificar.

    La parte Por conjunto de permisos muestra los conjuntos de permisos asignados a través de los cuales se otorgan los permisos al usuario, la fuente y el tipo de conjunto de permisos y a qué extensión se permiten los diferentes tipos de acceso.

    Para cada fila que seleccione en la sección Permisos, la sección Por conjunto de permisos muestra a qué conjunto de permisos o conjuntos de permisos se otorga. En esta sección, puede editar el valor en cada uno de los cinco campos de tipo de acceso, Permiso de lectura, Permiso de inserción, Permiso de modificación, Permiso de eliminación y Permiso de ejecución.

    Nota

    Solo se pueden editar los conjuntos de permisos del tipo Definido por el usuario.

    Las filas del derecho de origen se originan del plan de suscripción. Los valores del permiso del derecho anulan los valores en otros conjuntos de permisos si tienen un ranking mayor. Un valor en un conjunto de permisos sin derecho que tiene una clasificación más alta que el valor relacionado en el derecho estará entre paréntesis para indicar que no es efectivo ya que está invalidado por el derecho. Para obtener una explicación del ranking, consulte la sección "Para crear o editar permisos".

  4. Para editar un conjunto de permisos, en la parte Por conjunto de permisos, en la línea para un conjunto de permisos relevante de tipo Definido por el usuario, elija uno de los cinco campos de tipo de acceso y seleccione un valor diferente.

  5. Para editar permisos individuales dentro del conjunto de permisos, elija el valor en el campo Conjunto de permisos para abrir la ventana Permisos. Siga los pasos descritos en la sección "Para crear o editar permisos".

Nota

Cuando edite un conjunto de permisos, los cambios también se aplicarán a otros usuarios que tengan asignado el conjunto de permisos.

Consulte también

Preparación para hacer negocios
Cambiar las funciones que se muestran
Administración
Agregar usuarios para Office 365 para empresas
Guía sobre licencias de Microsoft Dynamics 365 Business Central