Conservar los destinatarios de grupos de distribución expandidos y CCO para la exhibición de documentos electrónicos
La conservación local y la retención por juicio permiten preservar el contenido de los buzones de correo para cumplir con las normativas los requisitos de exhibición de documentos electrónicos. La información sobre los destinatarios que se abordan directamente en los campos To y Cc de un mensaje se incluye en todos los mensajes de forma predeterminada, pero su organización requiere la capacidad de buscar y reproducir detalles sobre todos los destinatarios de un mensaje. Esto incluye lo siguiente:
Destinatarios direccionados mediante el campo CCO de un mensaje: los destinatarios CCO se almacenan en el mensaje en el buzón del remitente, pero no se incluyen en los encabezados del mensaje entregado a los destinatarios.
Destinatarios de grupos de distribución expandidos: destinatarios que reciben el mensaje porque son miembros de un grupo de distribución al que se ha dirigido el mensaje, ya sea en los campos To, Cc o CCO.
Exchange 2016 y Exchange 2019 conservan información sobre los destinatarios de grupos de distribución ampliados y cco. Puede buscar esta información mediante una búsqueda In-Place eDiscovery.
Forma de conservación de los destinatarios CCO y los destinatarios del grupo de distribución expandido
Tal como se mencionó anteriormente, la información los destinatarios CCO se almacena con el mensaje en el buzón de correo del remitente. Esta información se indexa y está disponible para conservación y exhibición de documentos electrónicos local.
La información sobre los destinatarios del grupo de distribución expandido se almacena con el mensaje después de que se coloca en un buzón de correo en conservación local o retención por juicio. La pertenencia al grupo de distribución se determina en el momento en el que se envía el mensaje. La lista de destinatarios expandida almacenada con el mensaje no se ve afectada por los cambios en la pertenencia al grupo después de enviar el mensaje.
| Información sobre... | Se almacena en... | ¿se almacena de forma predeterminada? | Es accesible para... |
|---|---|---|---|
| Destinatarios de Para y CC | Propiedades del mensaje en los buzones de correo del remitente y los destinatarios | Sí | Remitente, destinatarios y responsables de cumplimiento normativo |
| Destinatarios CCO | Propiedad del mensaje en el buzón de correo del remitente | Sí | Remitente y responsables de cumplimento normativo |
| Destinatarios del grupo de distribución expandido | Propiedades del mensaje en el buzón de correo del remitente | No. La información de los destinatarios del grupo de distribución ampliado se almacena después de que el buzón de correo se coloque en conservación local o retención por juicio. | Responsables de cumplimento normativo |
Buscar mensajes enviados a destinatarios CCO y del grupo de distribución expandido
Cuando se buscan mensajes enviados a un destinatario, los resultados de la búsqueda de exhibición de documentos electrónicos ahora incluyen los mensajes enviados a un grupo de distribución del que es miembro el destinatario. En la tabla siguiente se muestran los escenarios en los que los mensajes enviados a destinatarios CCO y del grupo de distribución ampliado se proporcionan en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos.
Escenario 1: Juan es miembro del grupo de distribución de US-Sales. En esta tabla se muestran los resultados de la búsqueda de exhibición de documentos electrónicos cuando Bob envía un mensaje a John directa o indirectamente a través de un grupo de distribución.
| Al buscar mensajes enviados en el buzón de Bob... | Y el mensaje se envía con... | ¿Los resultados incluyen el mensaje? |
|---|---|---|
| To:John | John en TO | Sí |
| To:John | US-Sales en TO | Sí |
| To:US-Sales | US-Sales en TO | Sí |
| Cc:John | John en CC | Sí |
| Cc:John | US-Sales en CC | Sí |
| Cc:US-Sales | US-Sales en CC | Sí |
Escenario 2: Bob le envía un correo electrónico a John (Para/CC) y Jack (CCO directamente o indirectamente mediante un grupo de distribución). En la tabla siguiente se muestran los resultados de búsqueda de la exhibición de documentos electrónicos.
| Al buscar... | Para los mensajes enviados... | ¿Los resultados incluyen el mensaje? | Notas |
|---|---|---|---|
| Buzón de correo de Bob | To/Cc:John | Sí | Presenta una indicación de que Jack se incluyó en CCO. |
| Buzón de correo de Bob | Bcc:Jack | Sí | Presenta una indicación de que Jack se incluyó en CCO. |
| Buzón de correo de Bob | Bcc:Jack (mediante grupo de distribución) | Sí | La lista de miembros del grupo de distribución con CCO, que se expandió cuando se envió el mensaje, es visible en la vista previa de la búsqueda de la exhibición de documentos electrónicos, exportación y registros. |
| Buzón de correo de John | To/Cc:John | Sí | Sin indicación de los destinatarios CCO. |
| Buzón de correo de John | Bcc:Jack (directamente o mediante grupo de distribución) | No | La información de cco no se almacena en el mensaje entregado a los destinatarios. Debe buscar en el buzón de correo del remitente. |
| Buzón de correo de Jack | To/Cc:John (directamente o mediante grupo de distribución) | Sí | La información de Para/CC se incluye en el mensaje que se entrega a todos los destinatarios. |
| Buzón de correo de Jack | Bcc:Jack (directamente o mediante grupo de distribución) | No | La información de cco no se almacena en el mensaje entregado a los destinatarios. Debe buscar en el buzón de correo del remitente. |
Preguntas más frecuentes
P: ¿Cuándo y dónde se almacena la información del destinatario de CCO?
R. La información de CCO se conserva de forma predeterminada en el mensaje original en el buzón de correo del remitente. Si el destinatario CCO es un grupo de distribución, la pertenencia al grupo de distribución solo se expande si el buzón del remitente está en conservación.
P: ¿Cuándo y dónde se almacena la lista de destinatarios del grupo de distribución expandido?
A. La pertenencia al grupo se expande en el momento en el que se envía el mensaje. La lista de miembros del grupo de distribución expandido se almacena en el mensaje original en el buzón de correo del remitente. El buzón de correo del remitente debe estar en conservación local o en retención por juicio.
P: ¿Pueden los destinatarios de to/cc ver qué destinatarios eran cco'ed?
R: No. Esta información no se incluye en los encabezados de mensaje y no es visible para los destinatarios de To/Cc. El remitente puede ver el campo CCO almacenado en el mensaje original almacenado en el buzón de correo. Los responsables de cumplimento normativo pueden ver esta información cuando buscan en el buzón de correo del remitente.
P: ¿Cómo puedo garantizar que los destinatarios del grupo de distribución expandido siempre se conserven?
A. Para asegurarse de que se conserven siempre los miembros del grupo de distribución expandido con un mensaje, Poner todos los buzones en retención.
P: ¿Qué tipos de grupos se admiten?
A. Se admiten grupos de distribución, grupos de seguridad habilitados para correo y grupos de distribución dinámicos.
P: ¿Hay un límite en el número de destinatarios del grupo de distribución que se expanden y almacenan en el mensaje?
A. Se conservan hasta 10.000 miembros de un grupo de distribución.
P: ¿Se admiten los grupos de distribución anidados?
A. Sí, se expanden 25 niveles de grupos de distribución anidados.
P: ¿Dónde está visible la información del destinatario del grupo de distribución ampliado y CCO?
A. La información de los destinatarios CCO y del grupo de distribución expandido aparece visible para los responsables del cumplimiento normativo cuando se realiza una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos. Los destinatarios CCO y del grupo de distribución expandido se incluyen en los resultados de la búsqueda que se hayan copiado en un buzón de correo de detección o se hayan exportado a un archivo PST y en el registro de exhibición de documentos electrónicos incluidos en los resultados de la búsqueda. La información de los destinatarios CCO también se encuentra disponible en la vista previa de la búsqueda.
P: ¿Qué ocurre si un miembro de un grupo de distribución está oculto en la lista global de direcciones (GAL) de la organización?
A. No pasa nada. Si los destinatarios están ocultas en la GAL, todavía se incluirán en la lista de destinatarios del grupo de distribución expandido.