Administrar la aprobación de mensajes en Exchange OnlineManage message approval in Exchange Online

A veces es conveniente echar un segundo vistazo a un mensaje antes de entregarlo. Como administrador de Exchange, puede configurar esto. Este proceso se denomina moderación y el aprobador se llama moderador. Según qué mensajes necesiten aprobación, puede usar uno de estos dos enfoques:Sometimes it makes sense to have a second set of eyes on a message before the message is delivered. As an Exchange administrator, you can set this up. This process is called moderation, and the approver is called the moderator. Depending on which messages need approval, you can use one of two approaches:

  • Cambiar las propiedades del grupo de distribuciónChange the distribution group properties

  • Crear una regla de flujo de correoCreate a mail flow rule

En este artículo se explica:This article explains:

Para obtener información sobre cómo implementar escenarios comunes, vea Escenarios comunes de aprobación de mensajes.To learn how to implement common scenarios, see Common message approval scenarios.

Cómo decidir qué método de aprobación usarHow to decide which approval approach to use

Esta es una comparación de los dos enfoques para la aprobación de mensajes.Here's a comparison of the two approaches to message approval.

¿Qué quiere hacer?What do you want to do? EnfoqueApproach Primer pasoFirst step
Crear un grupo de distribución moderado donde se deben aprobar todos los mensajes al grupo.Create a moderated distribution group where all messages to the group must be approved. Configurar la aprobación de mensajes para el grupo de distribución.Set up message approval for the distribution group. Go to the Exchange admin center (EAC) > Recipients >  Groups, edit the distribution group, and then select Message approval.Go to the Exchange admin center (EAC) > Recipients >  Groups, edit the distribution group, and then select Message approval.
Requerir la aprobación de los mensajes que cumplan determinados criterios o que se envíen a una persona específica.Require approval for messages that match specific criteria or that are sent to a specific person. Cree una regla de flujo de correo (también denominada regla de transporte) mediante la acción reenviar el mensaje para aprobación .Create a mail flow rule (also known as a transport rule) using the Forward the message for approval action.
Puede especificar los criterios de mensaje, incluidos los patrones de texto, remitentes y destinatarios. Los criterios también pueden contener excepciones. You can specify message criteria, including text patterns, senders, and recipients. Your criteria can also contain exceptions.
Vaya a EAC > Flujo de correo> Reglas.Go to the EAC > Mail flow > Rules.

Cómo funciona el proceso de aprobaciónHow the approval process works

Cuando alguien envía un mensaje a una persona o grupo que requiere aprobación, si está usando Outlook en la web (anteriormente conocido como Outlook Web App), se le notifica que su mensaje podría retrasarse.When someone sends a message to a person or group that requires approval, if they're using Outlook on the web (formerly known as Outlook Web App), they're notified that their message might be delayed.

Mensaje que muestra la notificación de aprobación de mensaje

El moderador recibe un correo electrónico con una solicitud para aprobar o rechazar el mensaje. El texto del mensaje incluye botones para aprobar o rechazar el mensaje y los datos adjuntos incluyen el mensaje original para revisar.The moderator receives an email with a request to approve or reject the message. The text of the message includes buttons to approve or reject the message, and the attachment includes the original message to review.

Mensaje de solicitud de aprobación, incluidos datos adjuntos

El moderador puede realizar una de tres acciones:The moderator can take one of three actions:

Flujo de trabajo que muestra las opciones de aprobación de un mensaje

  1. Si se aprueba, el mensaje va a los destinatarios originales previstos. No se informa al remitente original.If approved, the message goes to the original intended recipients. The original sender isn't notified.

  2. Si se rechaza, se envía un mensaje de rechazo al remitente. El moderador puede agregar una explicación:If rejected, a rejection message is sent to the sender. The moderator can add an explanation:

    Aviso de rechazo con comentarios del moderador

  3. Si el aprobador elimina o pasa por alto el mensaje de aprobación, se envía un mensaje de expiración al remitente.If the approver either deletes or ignores the approval message, an expiration message is sent to the sender. Esto ocurre después de dos días en Exchange Online y después de cinco días en Exchange Server.This happens after two days in Exchange Online, and after five days in Exchange Server. (En Exchange Server, puede cambiar este período de tiempo).(In Exchange Server, you can change this time period).

El mensaje que está esperando la aprobación se almacena temporalmente en un buzón del sistema llamado buzón de arbitraje. Hasta que el moderador decida aprobar o rechazar el mensaje, elimina el mensaje de aprobación o deja que el mensaje de aprobación expire, el mensaje original se conserva en el buzón de arbitraje.The message that's waiting for approval gets temporarily stored in a system mailbox called the arbitration mailbox. Until the moderator decides to approve or reject the message, deletes the approval message, or lets the approval message expire, the original message is kept in the arbitration mailbox.

Preguntas y respuestasQuestions and answers

¿Cuál es la diferencia entre el aprobador y el propietario de un grupo de distribución?What's the difference between the approver and owner of a distribution group?

El propietario de un grupo de distribución es responsable de administrar la pertenencia al grupo de distribución.The owner of a distribution group is responsible for managing the distribution group membership. Por ejemplo, una persona de TI puede ser el propietario de un grupo de distribución llamado Todos los empleados, pero solo el administrador de Recursos humanos puede estar configurado como moderador.For example, a person in IT might be the owner of a distribution group called All Employees, but only the Human Resources manager might be set up as the moderator. Además, los mensajes que el propietario envía al grupo de distribución no tienen que ser aprobados por un moderador.Also, messages that the owner sends to the distribution group do not need to be approved by a moderator.

¿Qué sucede cuando el moderador o el aprobador envían un mensaje al grupo de distribución?What happens when the moderator or approver sends a message to the distribution group?

El mensaje va directamente al grupo, pasando por alto el proceso de aprobación.The message goes directly to the group, bypassing the approval process.

¿Qué ocurre cuando solo un subconjunto de destinatarios necesita aprobación?What happens when only a subset of recipients needs approval?

Puede enviar un mensaje a un grupo de destinatarios y que solo un subconjunto de ellos necesite aprobación. Considere un mensaje que se envía a 12 destinatarios, uno de los cuales es un grupo de distribución moderado. El mensaje se divide automáticamente en dos copias. Un mensaje se entrega inmediatamente a los 11 destinatarios que no necesitan aprobación, y el segundo mensaje se envía al proceso de aprobación para el grupo de distribución moderado. Si un mensaje está dirigido a más de un destinatario moderado, se crea automáticamente una copia diferente del mensaje para cada destinatario moderado y cada copia pasa por el proceso de aprobación correspondiente.You can send a message to a group of recipients where only a subset of the recipients requires approval. Consider a message that's sent to 12 recipients, one of which is a moderated distribution group. The message is automatically split into two copies. One message is delivered immediately to the 11 recipients that don't require approval, and the second message is submitted to the approval process for the moderated distribution group. If a message is intended for more than one moderated recipient, a separate copy of the message is automatically created for each moderated recipient and each copy goes through the appropriate approval process.

¿Qué sucede si mi grupo de distribución contiene destinatarios moderados que requieren aprobación?What if my distribution group contains moderated recipients that require approval?

Un grupo de distribución puede incluir destinatarios moderados que también necesitan aprobación.A distribution group can include moderated recipients that also require approval. En este caso, después de que el mensaje del grupo de distribución es aprobado, se produce un proceso de aprobación independiente para cada destinatario moderado que es miembro del grupo de distribución.In this case, after the message to the distribution group is approved, a separate approval process occurs for each moderated recipient that's a member of the distribution group. Sin embargo, también puede habilitar la aprobación automática de los miembros del grupo de distribución después de que se aprueba el mensaje para el grupo de distribución moderado.However, you can also enable the automatic approval of the distribution group members after the message to the moderated distribution group is approved. Para ello, use el parámetro BypassNestedModerationEnabled en el cmdlet set-DistributionGroup .To do this, you use the BypassNestedModerationEnabled parameter on the Set-DistributionGroup cmdlet.

¿Este proceso es diferente si tenemos nuestros propios servidores de Exchange?Is this process different if we have our own Exchange servers?

De forma predeterminada, se usa un buzón de arbitraje para cada organización de Exchange. Si tiene sus propios servidores de Exchange y necesita más buzones de arbitraje para equilibrar la carga, siga las instrucciones para agregar buzones de arbitraje en Administrar y solucionar problemas de aprobación de mensajes. Los buzones de arbitraje son buzones del sistema y no necesitan una licencia de Exchange.By default, one arbitration mailbox is used for each Exchange organization. If you have your own Exchange servers and need more arbitration mailboxes for load balancing, follow the instructions for adding arbitration mailboxes in Manage and troubleshoot message approval. Arbitration mailboxes are system mailboxes and don't require an Exchange license.

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