Más información sobre la retención para el intercambio

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Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

La información de este artículo complementa el contenido de Más información sobre la retención porque tiene información que es específica de Exchange. Para otras cargas de trabajo, vea:

Sugerencia

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¿Qué se incluye para la retención y eliminación?

Los siguientes elementos de Exchange de buzones de usuario y buzones compartidos se pueden conservar y eliminar mediante directivas de retención y etiquetas de retención: los mensajes de correo (incluidos mensajes recibidos, borradores o mensajes enviados) con datos adjuntos, las tareas cuando tienen una fecha de finalización y las notas.

Los elementos de calendario que tienen una fecha de finalización son compatibles con las directivas de retención, pero no son compatibles con las etiquetas de retención.

Las carpetas públicas son compatibles con las directivas de retención, pero no se admiten para las etiquetas de retención.

Los contactos y las tareas y elementos del calendario que no tienen una fecha de finalización no son compatibles.

Otros elementos almacenados en un buzón de correo, como los mensajes de Skype y de los Teams, no están incluidos en las directivas de retención ni en las etiquetas de Exchange. Estos elementos tienen sus propias directivas de retención.

Los buzones deben tener al menos 10 MB de datos antes de que se les aplique la configuración de retención, y las etiquetas de retención se puedan publicar en ellos.

Cómo funciona la retención para Exchange

Tanto un buzón como una carpeta pública utilizan la carpeta Elementos recuperables para retener elementos. Sólo las personas a las que se les han asignado permisos de eDiscovery pueden ver los elementos de la carpeta Elementos recuperables de otro usuario.

Cuando un usuario elimina un mensaje en una carpeta distinta de la carpeta Elementos eliminados, de forma predeterminada, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Sin embargo, un usuario puede borrar un elemento (Mayús+Supr) en cualquier carpeta, lo que evita la carpeta Elementos eliminados y mueve el elemento directamente a la carpeta Elementos recuperables.

Cuando aplica una configuración de retención a los datos de Exchange, un trabajo de temporizador evalúa periódicamente los elementos de la carpeta Elementos recuperables. Si un elemento no coincide con las reglas de al menos una directiva o etiqueta de retención, para retener el elemento este se elimina permanentemente (lo que también se conoce como eliminación permanente) de la carpeta Elementos recuperables. Los elementos configurados para la revisión de eliminación nunca se eliminan permanentemente de la carpeta Elementos recuperables hasta que se confirma la eliminación.

Nota:

Debido al primer principio de retención, la eliminación permanente siempre se suspende si el mismo elemento debe conservarse debido a otra directiva de retención o etiqueta de retención, o si está en retención de eDiscovery por motivos legales o de investigación.

El trabajo del temporizador puede tardar hasta siete días en ejecutarse y la ubicación de Exchange debe contar con al menos 10 MB de espacio.

When a user attempts to change properties of a mailbox item—such as the subject, body, attachments, senders and recipients, or date sent or received for a message—a copy of the original item is saved to the Recoverable Items folder before the change is committed. Esto ocurre con cada cambio posterior. Al final del período de retención, se eliminan de forma permanente las copias de la carpeta Elementos recuperables.

Una vez que se aplica la configuración de retención al contenido de Exchange, las rutas que sigue el contenido dependen de si la configuración de retención debe retener y eliminar, solo retener o solo eliminar.

Cuando los ajustes de retención son para retener y borrar:

Diagrama de flujo de retención en el correo electrónico y las carpetas públicas.

  1. Si el elemento se ha modificado o eliminado permanentemente por el usuario (usando MAYÚS+SUPR o eliminarlo de Elementos eliminados) durante el periodo de retención: el elemento se mueve (o es copiado, en el caso de la modificación) a la carpeta Elementos recuperables. Allí, un trabajo de temporizador se ejecuta periódicamente e identifica los artículos cuyo período de retención ha expirado, y estos artículos se eliminan de forma permanente dentro de los 14 días siguientes a la finalización del período de retención. Tenga en cuenta que 14 días es la opción predeterminada, pero puede configurar hasta 30 días.

  2. Si no se modifica ni elimina el elemento durante el periodo de retención: se ejecuta periódicamente el mismo proceso en todas las carpetas en el buzón y se identifican los elementos cuyo periodo de retención ha caducado. Estos elementos se eliminan permanentemente en el plazo de 14 días al finalizar el periodo de retención. Tenga en cuenta que 14 días es la opción predeterminada, pero puede configurar hasta 30 días.

Cuando los ajustes de retención son sólo de retención o sólo de borrado, las rutas de contenido son variaciones de retención y borrado:

Rutas de contenido para la configuración de la retención de sólo lectura

  1. Si el elemento se modifica o elimina durante el período de retención, se crea una copia del elemento original en la carpeta elementos recuperables y se conserva hasta el final del período de retención, cuando la copia en la carpeta elementos recuperables se elimina permanentemente dentro de los 14 días posteriores a la caducidad del elemento.

  2. Si el elemento se modifica o elimina durante el período de retención, nada sucede antes y después del período de retención; el artículo permanece en su ubicación original.

Rutas de contenido para la configuración de retención de sólo borrado

  1. Si el elemento no se elimina durante el período configurado: al final del período configurado en la directiva de retención, el elemento se mueve a la carpeta Elementos recuperables.

  2. Si el elemento se elimina durante el período configurado: el elemento se mueve inmediatamente a la carpeta Elementos recuperables. Si un usuario elimina el elemento o vacía la carpeta Elementos recuperables, el elemento se elimina de forma permanente. En caso contrario, el elemento se elimina permanentemente después de estar en la carpeta Elementos recuperables durante 14 días.

Notificación de usuario de la fecha de expiración

Las directivas de retención para Exchange, a diferencia de las directivas de retención para las otras cargas de trabajo de Microsoft 365, tienen presencia en el usuario mostrando en la parte superior de cada mensaje de correo electrónico el nombre de la directiva de retención que tiene la fecha de caducidad más corta para el elemento, y la fecha de caducidad calculada para ese elemento. Los usuarios no ven esta notificación si la directiva de retención no elimina elementos (solo retención).

Si se aplica una etiqueta de retención a un mensaje de correo electrónico, siempre se muestra el nombre de esa etiqueta y la fecha de expiración correspondiente, y reemplazará el nombre y la fecha de cualquier directiva de retención aplicada al buzón.

Recuerde que, en este contexto, la fecha de caducidad para la eliminación de un correo electrónico es el momento en que los usuarios pueden esperar a que el mensaje de correo electrónico se mueva automáticamente a la carpeta de elementos recuperables (si no está ya allí). Los correos electrónicos de la carpeta Elementos recuperables no se eliminarán de forma permanente, pero permanecerán allí por motivos de cumplimiento si están sujetos a cualquier configuración de retención para conservarla, o si se encuentran en una suspensión de eDiscovery por motivos legales o de investigación.

Cuando un usuario deja la organización

Si un usuario deja la organización y su buzón está incluido en una directiva de retención, el buzón pasa a estado inactivo cuando se elimina la cuenta de Microsoft 365 del usuario. El contenido de un buzón inactivo sigue estando sujeto a cualquier directiva de retención que se hubiera aplicado al buzón antes de que pasara a estar inactivo, y está disponible para una búsqueda de eDiscovery. Para obtener más información, consulte Buzones de correo inactivos en Exchange Online.

Cuando la configuración de retención ya no se aplica porque los datos se eliminan permanentemente o el período de retención ha expirado, el administrador de Exchange ahora puede eliminar el buzón inactivo. En este escenario, el buzón inactivo no se elimina automáticamente.

Instrucciones de configuración

Si va a configurar la retención en Microsoft 365 por primera vez, consulte Introducción a la administración del ciclo de vida de los datos.

Si está listo para configurar una directiva de retención o etiqueta de retención para Exchange, consulte las siguientes instrucciones: