Solicitar aprobaciones de grupos de Microsoft 365

Puede enviar aprobaciones a grupos de Microsoft 365 y a los individuos. Es útil enviar aprobaciones a grupos en escenarios en los que necesita una aprobación de cualquier persona del grupo. Por ejemplo:

• Necesita la aprobación de un representante del equipo de liderazgo para un proyecto.

• Quiere que alguien del equipo de redes sociales apruebe la copia del nuevo material de marketing.

Propina

Solo es necesario que un usuario del grupo responda a la aprobación. La respuesta de ese usuario se usa para representar a todo el grupo.

Enviar una aprobación a un grupo de Microsoft 365

Las aprobaciones a los grupos se comportan exactamente como las aprobaciones a los usuarios, es solo la entidad a la que se envía la aprobación la que es diferente. Veamos un ejemplo sencillo.

Nota

Este ejemplo usa la acción Primero en responder, pero también puede combinar esta acción con otros tipos de aprobaciones.

Crear el flujo

1. Inicie sesión en Power Automate.

2. Seleccione Mis flujos>Nuevo>Instantáneo: desde cero.

3. Asigne un nombre al flujo.

4. Busque y luego seleccione Activar manualmente un flujo.

5. Seleccione Crear.

6. Seleccione el desencadenador Desencadenar un flujo manualmente>Agregar una entrada>Archivo.

   Este paso configura el flujo para que, cuando se ejecute, solicite un archivo del usuario para desencadenar el flujo.

7. Seleccione Nuevo paso.

8. Busque Aprobaciones y seleccione Iniciar y esperar una aprobación.

9. En la pestaña Empezar y esperar una aprobación, seleccione Aprobar o rechazar: primero en responder en Tipo de aprobación.

10. Escriba lo siguiente:

    • Título: esta es una descripción breve que indica al aprobador algunos detalles sobre la solicitud de aprobación.
    • Detalles: este texto se muestra en la solicitud de aprobación.

11. En el campo Asignado a, comience a introducir el nombre del grupo al que desea enviar la aprobación. El campo Asignado a acepta usuario y entradas de grupo Microsoft 365. Si conoce la id. de correo electrónico asociada con el grupo, también puede incluirla.

    

    Propina

    Puede incluir varios grupos y usuarios en el campo Asignado a.

12. Seleccione Guardar para guardar el flujo.

Probar el flujo

1. Seleccione Probar.

2. Seleccione Realizaré la acción del desencadenador.

3. Seleccione Probar>Continuar.

4. Seleccione Ejecutar flujo.

   Verá que se inicia la ejecución de la prueba.

5. Seleccione Página de ejecuciones de flujo para supervisar el estado de la prueba.

Aprobar la solicitud

Para los grupos habilitados para correo, el grupo al que se envía la aprobación recibe una notificación para responder a la aprobación. Los miembros del grupo también pueden ver la aprobación en el centro de acción de Aprobaciones, en el portal de Power Automate y en la aplicación Aprobaciones en Microsoft Teams.

Qué esperar al enviar solicitudes de aprobación a grupos y usuarios

Puede optar por enviar una aprobación a varios grupos o incluso a una combinación de grupos y usuarios. A continuación, se muestran algunos ejemplos de tales escenarios y su resultado esperado:

• Aprobación de Primero en responder enviada al grupo 1 y al grupo 2: al menos un usuario de cualquiera de los grupos 1 o 2 debe aprobar.

• Aprobación de Todos deben responder enviada al grupo 1 y al grupo 2: al menos un usuario de ambos grupos 1 o 2 deben aprobar.

• Aprobación de Primero en responder enviada al grupo 1 y al usuario 1: al menos un miembro del grupo 1 debe aprobar.

• Aprobación de Todos deben responder enviada al usuario 1 y al grupo 1: el usuario 1 y al menos un usuario del grupo 1 deben aprobar.

Problemas y limitaciones conocidos

1. Solo se admiten los grupos de seguridad y grupos Microsoft 365 con habilitación para correo.

2. Las notificaciones de Teams no son compatibles con las aprobaciones de grupo. Las notificaciones de Teams se envían solo para las aprobaciones que se asignan a usuarios individuales.

3. El grupo debe permitir el correo electrónico de remitentes externos para recibir notificaciones por correo electrónico.

4. Cuando crea una aprobación para un grupo de Microsoft 365 recién creado, puede haber un pequeño periodo de tiempo en el que los correos electrónicos procesables de Outlook presentan un error.

Agregar una condición a un flujo de aprobación

En la mayoría de los flujos de aprobación querrá notificar la decisión a la persona que solicita la aprobación. Para aprender a agregar una condición a un flujo de aprobación para realizar acciones específicas en función del resultado de la solicitud, vaya a Agregar una acción de correo electrónico para aprobaciones.