Descripción de MailTips

Se aplica a: Exchange Server 2010

Última modificación del tema: 2010-01-14

Las sugerencias de correo electrónico son mensajes informativos que se muestran a los usuarios mientras escriben un mensaje. Microsoft Exchange Server 2010 analiza el mensaje, incluida la lista de destinatarios a la que debe enviarse. Si se detecta un posible problema, notifica a los usuarios mediante sugerencias de correo electrónico antes de enviar el mensaje. Con la ayuda de la información brindada por sugerencias de correo electrónico, los remitentes pueden ajustar el mensaje que están redactando para evitar situaciones no deseadas o informes de no entrega (NDR).

Las siguientes situaciones de mensajería innecesaria son comunes en cualquier entorno de mensajería:

• Los NDR que surgen como consecuencia del envío de mensajes que infringen las restricciones configuradas en una organización, como las restricciones de tamaño de mensaje o el número máximo de destinatarios por mensaje.
• Los NDR que surgen como consecuencia del envío de mensajes a destinatarios inexistentes, destinatarios restringidos o usuarios con buzones llenos.
• Envío de mensajes a usuarios con la función de respuestas automáticas configurada.

Todos estos casos incluyen al usuario que envía un mensaje y que espera que éste sea entregado; en lugar de recibir una respuesta que indique que el mensaje no ha sido entregado. Incluso, en el mejor de los casos, como la respuesta automática, estos eventos provocan pérdidas de productividad. En el caso de un NDR, esta situación podría resultar en una llamada costosa al Departamento de soporte técnico.

Existen también varios casos en los que el envío de un mensaje no producirá un error, pero podrá causar consecuencias indeseadas, incluso, incómodas:

• Mensajes enviados a grupos de distribución extremadamente grandes.
• Mensajes enviados a grupos de distribución inapropiados.
• Mensajes enviados por accidente a destinatarios fuera de la organización.
• Al seleccionar Responder a todos para un mensaje recibido como destinatario en copia oculta (CCO).

Todas estas situaciones problemáticas se pueden mitigar si se les informa a los usuarios sobre las posibles consecuencias de enviar el mensaje mientras se lo redacta. Por ejemplo, si los remitentes son conscientes de que el tamaño del mensaje que tratan de enviar supera las directivas corporativas, no intentarán enviar ese mensaje. Del mismo modo, si se notifica a los remitentes que el mensaje que envían será entregado a personas fuera de la organización, es más probable que se aseguren de que el contenido y el tono del mensaje sean apropiados.

Si se tienen en cuenta las situaciones mencionados anteriormente, las sugerencias de correo electrónico pueden ayudar a:

• Reducir el costo de procesamiento y almacenamiento de mensajes al evitar los NDR.
• Reducir el volumen de llamadas al Departamento de soporte técnico ocasionadas por los NDR.
• Aumentar la productividad al evitar las comunicaciones que no serán satisfactorias, por ejemplo, romper el ciclo de envío de un mensaje de correo electrónico, recibir una respuesta automática y, luego, redirigir el mensaje.
• Informar a los usuarios mientras redactan mensajes de correo electrónico sobre las diversas directivas configuradas en la organización que imponen límites en los mensajes enviados.
• Dirigir a los usuarios a los grupos de distribución correctos.
• Reducir el riesgo de revelar información por accidente a personas fuera de la organización.

Importante

Las sugerencias de correo electrónico no están diseñadas para aplicar directivas específicas. Simplemente, informan a los remitentes sobre la naturaleza del mensaje que redactan para que puedan realizar las modificaciones necesarias.

¿Está buscando tareas de administración relacionadas con las sugerencias de correo electrónico? Consulte Administración de sugerencias de correo electrónico.

Sugerencias de correo electrónico en Exchange 2010

La tabla siguiente proporciona una lista de sugerencias de correo electrónico en Exchange 2010.

Sugerencias de correo electrónico de Exchange 2010

Sugerencia de correo electrónico	Situación
Destinatario interno no válido	Se mostrará la sugerencia de correo electrónico Destinatario interno no válido si el remitente agrega un destinatario que aparece como interno a la organización pero que no existe en Active Directory. Esto podría suceder si el remitente le envía un mensaje a un usuario que ya no es parte de la compañía, pero cuya dirección se resuelve debido a la memoria caché de resolución de nombres o a una entrada en la carpeta Contactos del remitente. También, esto puede suceder si el remitente escribe una dirección SMTP con un dominio para el que Exchange esté autorizado y si la dirección no resuelve para un remitente existente. La sugerencia de correo electrónico indica el destinatario no válido y brinda al remitente la opción de eliminar el destinatario del mensaje.
Buzón de correo lleno	La sugerencia de correo electrónico Buzón de correo lleno se muestra si el remitente agrega un destinatario cuyo buzón está lleno y la organización ha implementado una restricción que prohíbe la recepción de mensajes para buzones que hayan sobrepasado un tamaño especificado. La sugerencia de correo electrónico indica el destinatario cuyo buzón de correo está lleno y brinda al remitente la opción de eliminar el destinatario del mensaje. La sugerencia de correo electrónico es precisa en el momento de la muestra. Si el mensaje no se envía inmediatamente, la sugerencia de correo electrónico se actualizará cada dos horas. Esta acción también se aplica a los mensajes que fueron guardados en la carpeta Borradores y que se volvieron a abrir después de dos horas.
Respuestas automáticas	La sugerencia de correo electrónico Respuestas automáticas se muestra si el remitente agrega un destinatario que ha activado la función de respuestas automáticas. La sugerencia de correo electrónico indica que el destinatario tiene activada la función de respuestas automáticas y también muestra los primeros 250 caracteres de la respuesta automática configurada por el destinatario. La sugerencia de correo electrónico es precisa en el momento de la muestra. Si el mensaje no se envía inmediatamente, la sugerencia de correo electrónico se actualizará cada dos horas. Esta acción también se aplica a los mensajes que fueron guardados en la carpeta Borradores y que se volvieron a abrir después de dos horas.
Personalizado	Una sugerencia de correo electrónico personalizada se muestra si el remitente agrega un destinatario para el que se configura una sugerencia de correo electrónico personalizada. Una sugerencia de correo electrónico personalizada puede ser útil para proporcionar información específica sobre el destinatario. Por ejemplo, es posible crear una sugerencia de correo electrónico personalizada para un grupo de distribución que explique la intención de reducir su mal uso. De forma predeterminada, las sugerencias de correo electrónico personalizadas no se muestran si el remitente no se encuentra habilitado para enviar un correo electrónico a ese destinatario. En tal caso, se muestra la sugerencia de correo electrónico Destinatario restringido. No obstante, se puede cambiar esta configuración y mostrar la sugerencia de correo electrónico personalizada. Para obtener más información acerca de la configuración de sugerencias de correo electrónico personalizadas, consulte Configurar las sugerencias de correo electrónico para los destinatarios.
Destinatario restringido	La sugerencia de correo electrónico Destinatario restringido se muestra si el remitente agrega un destinatario para el que se configuran restricciones de entrega que prohíben al remitente enviar mensajes. La sugerencia de correo electrónico señala al destinatario al que el remitente no está habilitado para enviar mensajes y le brinda al remitente la opción de eliminar al destinatario del mensaje. También, informa claramente al remitente que el mensaje no será entregado si se envía. Si el destinatario restringido es un destinatario externo o si se encuentra en un grupo de distribución que contiene destinatarios externos, esta información también se le proporcionará al remitente. Sin embargo, se suprimirán las siguientes sugerencias de correo electrónico si corresponde. Respuestas automáticas Buzón de correo lleno Sugerencia de correo electrónico personalizada Destinatario moderado Mensaje sobredimensionado
Destinatarios externos	La sugerencia de correo electrónico Destinatarios externos se muestra si el remitente agrega un destinatario externo o agrega un grupo de distribución que contenga destinatarios externos. Esta sugerencia de correo electrónico informa a los remitentes si el mensaje que redactan saldrá de la organización. De esta manera, se tomarán decisiones correctas acerca del uso de vocabulario, el tono y el contenido del mensaje. Esta sugerencia de correo electrónico está desactivada de manera predeterminada. Puede activar esta sugerencia mediante el cmdlet de Set-TransportConfig. Para obtener información más detallada, consulte Establecer valores de configuración organizativos para sugerencias de correo electrónico.
Gran audiencia	La sugerencia de correo electrónico Gran audiencia se muestra si el remitente agrega un grupo de distribución que tiene un tamaño mayor al de la gran audiencia configurada en la organización. De forma predeterminada, Exchange muestra esta sugerencia de correo electrónico para mensajes a grupos de distribución que cuentan con más de 25 miembros. Para obtener más información acerca de cómo configurar el tamaño de la gran audiencia para su organización, consulte Establecer valores de configuración organizativos para sugerencias de correo electrónico. El tamaño de los grupos de distribución no se calcula todas las veces. En su lugar, se lee la información del grupo de distribución de los datos de métricas de grupo. Para obtener más información acerca de las métricas de grupos, consulte Descripción de Métricas de grupo.
Destinatario moderado	La sugerencia de correo electrónico Destinatario moderado se muestra si el remitente agrega un destinatario que es moderado. La sugerencia de correo electrónico señala al destinatario moderado e informa al remitente que esta situación puede causar un retraso en la entrega del mensaje. Si el remitente también es el moderador, no se muestra esta sugerencia de correo electrónico. Tampoco se muestra si el remitente ha sido explícitamente habilitado para enviar mensajes al destinatario (si se agrega el nombre del remitente a la lista Aceptar mensajes solamente de para el destinatario).
Responder a todos en CCO	La sugerencia de correo electrónico Responder a todos en CCO se muestra si el remitente recibe una copia oculta de un mensaje y selecciona Responder a todos. Cuando un usuario selecciona Responder a todos a un mensaje de esas características, el hecho de que el usuario recibió una copia oculta de ese mensaje se revela al resto de la audiencia a que se le envió el mensaje. En la mayoría de los casos, esta situación en indeseada, y esta sugerencia de correo electrónico informa al usuario sobre esta condición.
Mensaje sobredimensionado	La sugerencia Mensaje sobredimensionado se muestra si el mensaje que el remitente redacta es más grande que los límites de tamaño de mensajes configurados en la organización. La sugerencia de correo electrónico se muestra si el tamaño del mensaje infringe una de las siguientes restricciones de tamaño: Configuración de tamaño máximo de envío en el buzón de correo del remitente Configuración de tamaño máximo de recepción en el buzón de correo del destinatario Restricción de tamaño máximo de mensaje para la organización Configuración de longitud máxima de solicitud (para Microsoft Office aplicación web de Outlook solamente) Nota: Debido a la complejidad de la implementación, no se tienen en cuenta los límites de tamaño de mensajes en los conectores de la organización.

Arquitectura de las sugerencias de correo electrónico

Las sugerencias de correo electrónico se implementan como un servicio web en Exchange 2010. Cuando un remitente redacta un mensaje, el software de cliente realiza una llamada de servicio web de Exchange al servidor que ejecuta Exchange 2010 con el rol de servidor Acceso de clientes instalada para obtener la lista de las sugerencias de correo electrónico. El servidor de Exchange 2010 responde con la lista de las sugerencias de correo electrónico que se aplican al mensaje y el cliente de software muestra las sugerencias de correo electrónico al remitente.

Los siguientes clientes de mensajería admiten sugerencias de correo electrónico:

• aplicación web de Outlook
• Microsoft Outlook 2010 

Las siguientes acciones realizadas por el remitente hacen que las sugerencias de correo electrónico se evalúen o actualicen:

• Agregar un destinatario
• Agregar datos adjuntos
• Responder o Responder a todos
• Abrir un mensaje, que ya se ha dirigido a los destinatarios, de la carpeta Borradores

El cliente almacena en caché las sugerencias de correo electrónico. Por lo tanto, el hecho de eliminar y agregar el mismo destinatario no hará que el cliente consulte al servidor de acceso de cliente nuevamente.

Cuando se consulta al servidor de acceso de cliente, el servidor compila la lista de sugerencias de correo electrónico correspondientes y las devuelve a todas en un lote. De esta manera, todas las sugerencias de correo electrónico se mostrarán al usuario al mismo tiempo y no llegarán una por una, lo que distrae al remitente.

El servidor de acceso de cliente usa los siguientes recursos para compilar las sugerencias de correo electrónico para un mensaje específico:

• Active Directory
• Buzones de destinatarios
• Datos de métrica de grupo local

Cada vez que un remitente agrega un destinatario a un mensaje, se produce una secuencia de eventos para evaluar las sugerencias de correo electrónico, tal como se muestra en la siguiente figura.

Evaluación de sugerencias de correo electrónico

Como se muestra en la figura anterior:

1. El cliente de correo electrónico consulta al servicio web del servidor de acceso de cliente sobre las sugerencias de correo electrónico que se aplican a los destinatarios en el mensaje.
2. El servidor de acceso de cliente recopila datos de sugerencias de correo electrónico:
   1. El servidor de acceso de cliente consulta Active Directory y lee los datos de métrica de grupo.
   2. Si el destinatario es un buzón de correo que se encuentra en un servidor de buzones en el sitio local, el servidor de acceso de cliente consulta al servidor de buzones de correo para reunir las sugerencias de correo electrónico Respuestas automáticas y Buzón de correo lleno. Si el buzón de correo del destinatario se encuentra en otro sitio, el servidor de acceso de cliente solicita información de las sugerencias de correo electrónico al servidor de acceso de cliente en el sitio remoto.
   3. El servidor de acceso de cliente en el sitio remoto consulta al servidor Buzones local sobre los datos de sugerencias de correo electrónico.
   4. El servidor de acceso de cliente remoto reenvía los resultados nuevamente al servidor Acceso de cliente que solicitó los datos.
3. El servidor de acceso de cliente devuelve los datos de sugerencias de correo electrónico al cliente.

Límites en sugerencias de correo electrónico

Las sugerencias de correo electrónico están sujetas a las siguientes restricciones:

• Las sugerencias de correo electrónico no son compatibles cuando se trabaja en modo sin conexión con Outlook.
• Cuando un mensaje está dirigido a un grupo de distribución, no se evalúan las sugerencias de correo electrónico para destinatarios individuales que son miembros de ese grupo de distribución. No obstante, si uno de los miembros es un destinatario externo, se muestra la sugerencia de correo electrónico Destinatarios externos. Esta sugerencia muestra al remitente el número de destinatarios externos en el grupo de distribución.
• Si se envía el mensaje a más de 200 destinatarios, no se evalúan las sugerencias de correo electrónico para buzones individuales por motivos de rendimiento.
• Las sugerencias de correo electrónico personalizadas tienen un límite de 250 caracteres.
• Si el remitente comienza a redactar un mensaje y lo deja abierto por un período de tiempo prolongado, se evaluarán las sugerencias de correo electrónico Respuestas automáticas y Buzón lleno cada dos horas.

Sugerencias de correo electrónico en topologías complejas

Las sugerencias de correo electrónico que dependen de los datos de los buzones de los destinatarios se evalúan mediante una conexión con los servidores Buzones que mantienen esos destinatarios. Las sugerencias de correo electrónico Buzón de correo lleno y Respuestas automáticas se encuentran en esta categoría. Para estas sugerencias de correo electrónico, el servidor de acceso de cliente consulta al servidor de buzones mediante RPC, pero solamente si los destinatarios se encuentran en el mismo sitio. Para los destinatarios que residen en otros sitios o bosques, esta información se obtiene a través de consultas web de servidor a servidor entre los servidores Acceso de cliente.

Rendimiento y escalabilidad

En la siguiente tabla se enumeran algunas de las cuestiones de rendimiento comunes respecto de las sugerencias de correo electrónico y cómo se deben tratar estas cuestiones.

Cuestiones de rendimiento comunes para las sugerencias de correo electrónico

Cuestiones de rendimiento	Mitigación
El hecho de descubrir el tamaño de los grupos de distribución y de los grupos de distribución dinámica, y si estos incluyen destinatarios externos parece ser una operación costosa.	Los grupos de distribución y los grupos de distribución dinámica no se evalúan cuando se redacta un mensaje. El servicio de generación de métricas de grupo calcula esta información la cual es distribuida a todos los servidores Acceso de cliente. Para obtener más información, consulte Descripción de Métricas de grupo.
El hecho de descubrir las restricciones de entrega para todos los destinatarios en un mensaje con un gran número de destinatarios puede causar el uso de muchos recursos.	No se evalúan las restricciones de entrega si un mensaje tiene más de 200 destinatarios. Asimismo, no se evalúan las restricciones de entrega para los miembros de los grupos de distribución y los grupos de distribución dinámica. Esta acción se lleva a cabo solamente para los destinatarios que se agregan explícitamente al mensaje. Si un usuario expande un grupo de distribución, se evaluarán las restricciones de entrega para todos los miembros, siempre que el número total de destinatarios no supere los 200.
Puede llevar mucho tiempo reunir información de varios sitios en topologías complejas.	Si la información solicitada no se devuelve dentro de los 10 segundos, la operación agotará el tiempo de espera. Exchange no mostrará ninguna nueva sugerencia de correo electrónico al remitente tras 10 segundos.