Administración de documentos

Artículo
09/18/2014

Última modificación: lunes, 18 de abril de 2011

Hace referencia a: SharePoint Server 2010

En este artículo
Revisión: administración de documentos en SharePoint Server 2007
Características, objetivos y roles del usuario
Tres objetivos de la administración de documentos
Introducción a las características de administración de documentos
Actualizaciones de la plantilla de sitio del centro de documentación
Usos comunes del centro de documentación
Conjuntos de documentos
Organizador de contenido
Valores predeterminados de metadatos basados en la ubicación
Ejemplo: ayuda para usuarios en la organización de una biblioteca grande
Filtrado y navegación por metadatos
Identificadores de documento

Microsoft SharePoint Server 2010 se basa en las capacidades de administración de documentos provistas en Microsoft Office SharePoint Server 2007, amplía las características y agrega otras nuevas. Estas características nuevas y extendidas están diseñadas para admitir la capacidad de una organización para administrar documentos y la capacidad de un usuario para interactuar con documentos individuales y grupos de documentos. Se tienen en cuenta, además, otras consideraciones comunes como el acceso a la información y la creación de contenido, al igual que otros factores más complicados, como el cumplimiento, la colaboración, el ajuste del tamaño de los repositorios de documentos y la personalización.

Después de resumir los aspectos clave de la administración de documentos en SharePoint Server 2010, este tema presenta las siguientes características nuevas y revisadas:

Conjuntos de documentos
Organizador de contenido
Valores predeterminados de metadatos basados en la ubicación
Filtrado y navegación por metadatos
Identificadores de documento

Revisión: administración de documentos en SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 ha introducido varias características de administración de documentos que forman la base de las mejoras introducidas en SharePoint Server 2010, incluyendo:

Papelera de reciclaje. Los elementos almacenados en una biblioteca de documentos se pueden mover a la Papelera de reciclaje y, a continuación, se eliminan.
Protección y desprotección. Los usuarios individuales pueden proteger y desproteger los elementos almacenados en una biblioteca de documentos.
Control de versiones principal y secundaria. Los elementos almacenados en una biblioteca de documentos de Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007 pueden tener versiones principales o secundarias, y cada versión se almacena por separado en la biblioteca de documentos.
Permisos de nivel de elementos. Office SharePoint Server 2007 permite establecer y modificar los permisos en el nivel del elemento en cuestión.
Tipos de contenido. El Centro de documentación y las características de la biblioteca de documentos admiten tipos de contenido similares a los introducidos con Windows SharePoint Services 3.0.
Directiva. Puede establecer una directiva en los documentos a nivel de tipo de contenido individual. Por ejemplo, si tiene un tipo de contenido denominado "Documentos" se puede establecer la directiva para todos los elementos de ese tipo de contenido.
Flujo de trabajo. Las características de la administración de documentos admiten la funcionalidad de flujo de trabajo proporcionada por Windows Workflow Foundation.
Plantilla de sitio del Centro de documentación. Office SharePoint Server 2007 incluye una plantilla de sitio para los centros de documentación, que se proporciona con configuración predeterminada o que se puede personalizar para que cumpla necesidades específicas.

Además, las características de administración de registros en Office SharePoint Server 2007 incluyen el centro de registros, que proporciona servicios de enrutamiento de documentos según el tipo de contenido de documentos individuales. El organizador de contenido es la versión de próxima generación del centro de registros y proporciona un servicio de enrutamiento controlado por metadatos que admite una amplia gama de escenarios de administración de registros y administración de documentos.

Todas estas características están disponibles en SharePoint Server 2010 y, a excepción del nuevo organizador de contenido, continúan siendo prácticamente las mismas en la versión nueva.

Características, objetivos y roles del usuario

Las características de la administración de documentos en SharePoint Server 2010 fueron diseñadas en torno a tres roles del usuario. En esta sección se explican estos tres roles del usuario y se introducen cinco características nuevas y una característica revisada que están diseñadas para admitir los nuevos roles del usuario y una amplia gama de escenarios de administración de documentos.

Las características de administración de documentos suponen que tres tipos de usuarios interactúan con los documentos: los visitantes, los colaboradores y los administradores de contenido.

Tabla 1. Roles del usuario

Rol del usuario	Descripción
Visitante	Persona que navega hasta el centro de documentación e interactúa con los documentos; es decir, los mira, ordena, busca o lee.
Colaborador	Persona responsable de realizar una o varias de las siguientes acciones: Navegar a la página principal y ver una lista de documentos relevantes o conjuntos de documentos que el colaborador ha creado, desprotegido o modificado por última vez. Navegar a la página principal y ver una lista de las tareas de flujo de trabajo asignadas al colaborador y actuar sobre ellas, si es necesario. Navegar a la página principal y enviar un documento o conjunto de documentos nuevos al centro de documentación. Navegar a la biblioteca de documentos, elegir una ubicación y crear o cargar un documento o conjunto de documentos nuevos.
Administrador de contenido	Persona que posee o mantiene un repositorio de documentos y que es responsable de configurar, personalizar y crear características del sitio, entre ellas: Creación de vistas, incluidas las vistas de documentos en la página principal, que son específicas del dominio. Configuración de tipos de contenido y plantillas asociadas. Configuración de "Filtrado y navegación por metadatos". Personalización de los flujos de trabajo predeterminados y su asociación con los elementos seleccionados. Configuración de reglas de enrutamiento para repositorios más grandes y más administrados.

Visitante

Persona que navega hasta el centro de documentación e interactúa con los documentos; es decir, los mira, ordena, busca o lee.

Colaborador

Persona responsable de realizar una o varias de las siguientes acciones:

Navegar a la página principal y ver una lista de documentos relevantes o conjuntos de documentos que el colaborador ha creado, desprotegido o modificado por última vez.
Navegar a la página principal y ver una lista de las tareas de flujo de trabajo asignadas al colaborador y actuar sobre ellas, si es necesario.
Navegar a la página principal y enviar un documento o conjunto de documentos nuevos al centro de documentación.
Navegar a la biblioteca de documentos, elegir una ubicación y crear o cargar un documento o conjunto de documentos nuevos.

Administrador de contenido

Persona que posee o mantiene un repositorio de documentos y que es responsable de configurar, personalizar y crear características del sitio, entre ellas:

Creación de vistas, incluidas las vistas de documentos en la página principal, que son específicas del dominio.
Configuración de tipos de contenido y plantillas asociadas.
Configuración de "Filtrado y navegación por metadatos".
Personalización de los flujos de trabajo predeterminados y su asociación con los elementos seleccionados.
Configuración de reglas de enrutamiento para repositorios más grandes y más administrados.

Tres objetivos de la administración de documentos

Las características de la administración de documentos en SharePoint Server 2010 funcionan conjuntamente en pos de tres objetivos principales:

Facilidad de uso. Los visitantes, colaboradores y administradores de contenido notarán que estas características son adaptables y más fáciles de usar y administrar, que su implementación es rápida y que son altamente efectivas de manera predeterminada. Las características de administración de documentos facilitan la creación y administración de documentos mejorados.
Preparación de la empresa. Independientemente del escenario de administración de documentos, la administración de documentos proporciona un alto grado de rendimiento en escala, profundidad de característica enriquecida, personalización y extensibilidad. Las características de administración de documentos se infunden con metadatos y usan metadatos para la funcionalidad de recuperación de documentos.
Amplia participación. Todos los miembros de la organización tienen acceso a las características de administración de documentos y pueden beneficiarse con ellas. Es posible ajustar las capacidades de forma que todos los usuarios puedan ver solo lo que necesitan.

Introducción a las características de administración de documentos

SharePoint Server 2010 presenta cinco características de administración de documentos importantes y mejoras significativas en la plantilla de sitio del centro de documentación que se incluía con Office SharePoint Server 2007. Juntas, estas características permiten lograr tres objetivos clave de la administración de documentos:

Facilitar la administración y creación de documentos mejorados
Usar metadatos para potenciar tareas de administración de documentos y admitir la recuperación de documentos
Admitir bibliotecas de documentos grandes, veloces, fáciles de administrar y escalables

Cada característica de administración de documentos admite uno o varios de estos objetivos.

Tabla 2. Objetivos y características de la administración de documentos

Característica	¿Nueva?	Crear y administrar documentos	Infusión de metadatos y la recuperación de documentos	Escala de soporte técnico
Centro de documentación		X	X
Conjuntos de documentos	x	X
Organizador de contenido	x	X		X
Valores predeterminados de metadatos basados en la ubicación	x		X
Navegación gobernada por metadatos	x		X	X
Identificadores de documento	x		X

Actualizaciones de la plantilla de sitio del centro de documentación

La plantilla de sitio del centro de documentación incluida en Office SharePoint Server 2007 se ha actualizado en SharePoint Server 2010 para:

Admitir nuevas características y capacidades.
Reemplazar la plantilla de sitio del centro de documentación incluida con Office SharePoint Server 2007.
Sincronizar para acomodar y funcionar bien con la plantilla de sitio del centro de registros.
Actuar como una plantilla de introducción que destaca muchas de las nuevas características de administración de documentos.
Permitir que los colaboradores envíen fácilmente nuevos documentos al centro de documentación inmediatamente después del aprovisionamiento.

Usos comunes del centro de documentación

El centro de documentación está diseñado para ser el punto de partida para repositorios de documentos de diferentes fines y tamaños. Puede admitir repositorios de documentos que van desde pequeños espacios de colaboración que contienen algunas decenas o unos pocos cientos de documentos, hasta repositorios de colaboración más grandes y sitios de centro de conocimientos de gran tamaño que almacenan varios miles o unos pocos cientos de miles de documentos. Un centro de documentación puede convertirse en un repositorio de mayor tamaño de millones de elementos.

Para las aplicaciones avanzadas de administración de documentos, como por ejemplo, un repositorio de colaboración, el administrador de contenido puede configurar el sitio para satisfacer las necesidades de un escenario específico y el dominio de contenido. Los escenarios de administrador de contenido son los puntos más importantes de personalización para la mayoría de las implementaciones de repositorios de documentos.

Conjuntos de documentos

SharePoint Server 2010 ofrece un nuevo objeto denominado conjunto de documentos que administra los productos de trabajo que se componen de varios documentos. Son tipos especiales de carpetas que se usan para administrar los productos de trabajo. Proporcionan una interfaz de usuario (UI), opciones de metadatos, comportamientos y elementos de modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos de un producto de trabajo.

Si se utilizan en todos los servicios y características de SharePoint Server 2010, los conjuntos de documentos están diseñados para ayudar a los usuarios a organizar contenido de una forma más útil y significativa. Estos conjuntos combinan los comportamientos de los objetos de carpeta (SPFolder) y los objetos de elemento (SPItem) para administrar un producto de trabajo. Por ejemplo, para desarrollar un elemento web personalizado, se reúnen requisitos de negocio, se escribe una especificación, se crean planes de desarrollo y de prueba, y se crean prototipos de diseño de UI. Si bien el elemento web personalizado es el elemento "maestro" tangible que se entrega, todos los requisitos (especificaciones, planes de prueba y del desarrollador, y prototipos de diseño de UI) son partes clave de la entrega. La entrega tangible podría no existir en su forma final sin los documentos de planeamiento que se producen como parte del proceso de desarrollo de los elementos web. Puede usar la característica de conjuntos de documentos para administrar aquellos documentos de planeamiento en asociación con el elemento "maestro" que se entrega, ya que constituyen partes integrales del producto de trabajo.

Organizador de contenido

El organizador de contenido es una forma de administrar envíos de documentos a un sitio y dirigirlos a la biblioteca y carpeta correctas, en función de reglas de enrutamiento predefinidas. La característica se basa en el marco de enrutamiento de registros que primero se introdujo en Office SharePoint Server 2007 y lo extiende más allá del centro de registros y de los escenarios de administración de registros para llegar a aplicaciones y escenarios de administración de documentos más generales. Por ejemplo, los bibliotecarios que usan el sistema de clasificación decimal de Dewey para determinar de qué forma se categorizan los libros se basan en criterios internos para determinar dónde se guardan los libros físicamente. De manera similar, en cualquier otro "almacén de contenido administrado", como una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint Server 2010, un administrador de contenido, bibliotecario o persona con rol similar, administra los contenedores y las reglas que gobiernan qué documentos pertenecen a cada contenedor. El administrador de contenido o bibliotecario usan el organizador de contenido para administrar los contenedores y las reglas que los gobiernan.

Valores predeterminados de metadatos basados en la ubicación

SharePoint Server 2010 admite la configuración de metadatos predeterminados para documentos a nivel de columna. Esto sería suficiente para bibliotecas de documentos de tamaño pequeño o mediano, pero el ámbito es muy amplio para bibliotecas de documentos grandes. Los administradores de contenido de bibliotecas de documentos grandes organizan los documentos en una estructura de carpeta y ubicación, donde la ubicación de un documento en la estructura es lo que debe dirigir los valores de metadatos predeterminados en los elementos. Por ejemplo, en una organización con varios equipos, puede haber una propiedad de equipo asociada con todos los documentos de la organización aunque el equipo asociado ya esté implicado en el nombre de la carpeta. Los valores de metadatos predeterminados basados en la ubicación permiten a los usuarios proporcionar valores de metadatos predeterminados para elementos en función de su ubicación dentro de la biblioteca de documentos, en lugar de hacerlo simplemente a nivel de columna.

Todas las características de la administración de contenido empresarial (ECM) en SharePoint Server 2010 destacan la importancia de los metadatos y la administración de listas grandes, y los valores de los metadatos predeterminados basados en la ubicación hacen que sea más fácil administrar y aplicar los metadatos en los escenarios de administración de documentos; una práctica muy eficaz para usar, especialmente a medida que la cantidad de documentos en las bibliotecas de documentos aumente en escala con el tiempo. Algunos de los objetivos de los valores de metadatos predeterminados basados en la ubicación son:

Permitir que los administradores de contenido proporcionen valores de metadatos predeterminados "auxiliares" a los elementos, en función de su ubicación dentro de una biblioteca de documentos, tanto para documentos como para conjuntos de documentos.
Asegurar que los administradores de contenido puedan entender de qué manera los elementos se ven afectados por los valores de metadatos predeterminados que han establecido.
Asegurar que cuando los colaboradores o administradores de contenido agreguen elementos a una ubicación (ya sea a través del servidor o de una aplicación cliente de Microsoft Office 2010), los valores predeterminados rellenen de antemano los campos apropiados y que los colaboradores y administradores de contenido no necesiten saber de dónde proviene un valor predeterminado o cómo se obtuvo.

Ejemplo: ayuda para usuarios en la organización de una biblioteca grande

Suponga que Fabrikam es una gran organización que fabrica varias líneas de productos "widget". Esta organización creó una biblioteca de documentos grandes que actúa como un repositorio central para todos los documentos que contienen las especificaciones de ingeniería de sus productos. Para asegurar que los usuarios y la empresa puedan encontrar los documentos con facilidad en el futuro, se configuran varios tipos de contenido en la biblioteca de documentos donde se almacenan especificaciones, como "Plan de prueba", "Especificación" y así sucesivamente. Cada tipo de contenido incluye campos de metadatos, como el mercado objetivo y la fecha de lanzamiento del producto. Los autores de documentos y los colaboradores principales de la biblioteca de documentos son los equipos de ingeniería de productos. Para facilitarles el uso de la biblioteca de documentos, la jerarquía de carpetas está organizada por producto. Esta forma de organizar la jerarquía permite a los miembros del equipo de un producto trabajar en la carpeta que corresponde a "su" producto.

Saber en qué carpeta se encuentra un documento dado implica mucho acerca de los metadatos que se deben obtener. Por ejemplo, si agrega un documento a la carpeta "Alpha", la propiedad Product Name del documento se establecerá en "Widget Alpha". Dado que "Widget Alpha" es un tipo de widget que se centra en la empresa, todos los documentos que se agregan a la carpeta "Alpha" establecen el valor del campo que corresponde al mercado objetivo en "Enterprise".

Nota

Este tipo de tratamiento inteligente de los metadatos y la herencia no es posible cuando se utiliza Office SharePoint Server 2007. En Office SharePoint Server 2007, el valor predeterminado para un campo se establece en la definición de campo. Esto significa que si desea utilizar un campo en varias listas o tipos de contenido, puede tener solo un valor predeterminado único para ese campo, independientemente de su ubicación o tipo de contenido. El ámbito más estrecho en el que existe una definición de campo está en el nivel de lista. Puede evitar estas limitaciones mediante la creación de varios campos y tipos de contenido para obtener los valores predeterminados por ubicación, pero este enfoque no funciona con la navegación por metadatos y el filtrado de vistas.

Filtrado y navegación por metadatos

La herramienta de filtrado y navegación por metadatos es muy eficaz para desplazarse por grandes listas de documentos. La característica se diseñó como forma de navegación por los contenidos de repositorios grandes de SharePoint Server 2010, que se lleva a cabo por:

Habilitar varias tablas dinámicas en los datos. Una vez que el administrador de contenido o bibliotecario clasifica los documentos etiquetándolos, los usuarios pueden buscar y recuperar los documentos basados en sus valores de metadatos.
Asegurar que los visitantes, colaboradores y administradores de contenido siempre puedan ver resultados útiles después de usar la herramienta de filtrado y navegación por metadatos para ejecutar una consulta.
Permitir que los administradores de contenido configuren el filtrado y la navegación por metadatos para obtener un buen rendimiento en la mayoría de las bibliotecas, sin tener que crear índices de forma explícita para admitir las consultas utilizadas para recuperar documentos.
Ayudar a los administradores de contenido a especificar índices adicionales que pueden usar para mejorar el rendimiento a través de una gama más amplia de consultas.
Ayudar a los usuarios en el refinamiento de consultas para usar índices compuestos que permitan aumentar la relevancia de los resultados.

Identificadores de documento

Un identificador de documento es un identificador único para un documento o conjunto de documentos y una dirección URL estática que abre el documento o conjunto de documentos asociados con ese identificador, independientemente de la ubicación del documento. Los identificadores de documento proporcionan:

Una forma de hacer referencia a los elementos, como documentos y conjuntos de documentos, en SharePoint Server 2010, que es menos frágil que el uso de direcciones URL. Las direcciones URL se rompen si cambia la ubicación del elemento. En lugar de la dirección URL, la característica de identificador de documento crea una dirección URL estática para cada elemento de contenido con un identificador asignado a él.
Soporte técnico más flexible para los documentos o conjuntos de documentos en movimiento en distintos puntos durante el ciclo de vida del documento. Por ejemplo; si crea un documento en una página de área de trabajo o Mi Sitio y luego lo publica en un sitio de grupo, el identificador del documento persiste y se desplaza con el documento, lo cual evita el problema de rotura de la dirección URL.
Un generador de identificadores de documentos que asigna un identificador de documento único a los elementos. Puede personalizar el formato de los identificadores que el servicio genera. Mediante el uso de la API de administración de documentos, puede escribir y usar proveedores de identificadores de documentos personalizados.