Administración de informes de estado en Project Web App
Se aplica a: Project Server 2010
Última modificación del tema: 2015-03-09
Resumen: A continuación se describe el séptimo artículo de una serie de ocho acerca de cómo usar Microsoft Project Web App con los datos de Microsoft Project Server 2010 para realizar tareas relacionadas con la administración de proyectos.
Se aplica a: Project Server 2010 | Project Web App
En este artículo:
Introducción a la administración de informes de estado
Solicitud y actualización de informes de estado
Visualización de informes de estado
Visualización del archivo de informes de estado
Introducción a la administración de informes de estado
Los informes de estado son un método sencillo de comunicar información descriptiva acerca del estado de tareas específicas o de un proyecto completo. Los informes de estado son descripciones del estado o del progreso de las tareas asignadas y permiten automatizar la solicitud y la recepción de la información de estado. Los jefes de proyecto pueden enviar a los miembros del equipo solicitudes de informes de estado que, a su vez, los miembros del equipo, podrán responder mediante el envío de la información solicitada. Además, los miembros del equipo pueden iniciar el envío de informes de estado. Los jefes de proyecto pueden configurar los informes de estado para recibir envíos individuales o informes de estado compilados o fusionados que consoliden las respuestas en una única solicitud de estado. Los informes de estado, incluidas las solicitudes de informes de estado, pueden administrarse desde la página Informes de estado de Project Web App.
La característica Informes de estado de Project Web App permite a las partes interesadas del proyecto enviar informes de estado a cualquier persona implicada en un proyecto (siempre que sean usuarios de Project Web App) para proporcionar información acerca del estado de sus tareas. Cuando configure informes de estado puede hacer lo siguiente:
Especificar el título de un informe de estado y la frecuencia con la que debe enviarse.
Identificar los miembros del equipo que recibirán la solicitud de informe de estado y los responderán a dicha solicitud.
Especificar la información de la que informarán los miembros del equipo.
Enviar la solicitud.
Nota
Es importante distinguir los informes de estado de las actualizaciones de asignaciones de tareas. Use la página Centro de aprobación de Project Web App para revisar las actualizaciones de las tareas del proyecto, para trabajar con los tiempos de trabajo de los recursos y para actualizar los proyectos con la información más reciente.
En la tabla siguiente se muestran los permisos de Microsoft Project Server 2010 que necesitan los usuarios de Microsoft Project Professional 2010 y Microsoft Project Web App (PWA) para poder trabajar con informes de estado.
Tabla 6: Permisos necesarios
| Permiso global | Descripción |
|---|---|
Modificar solicitudes de informe de estado |
Permite al usuario tener acceso al vínculo Petición en Project Web App. |
Modificar respuestas de informe de estado |
Permite al usuario tener acceso al vínculo Respuestas en Project Web App. |
Los informes de estado suelen enviarse conforme a una planificación y de forma periódica. Por ejemplo, es posible que un jefe de proyecto desee recibir informes de estado todas las semanas de cada uno de los miembros del equipo con tareas asignadas en el proyecto. El formulario de informe de estado predeterminado incluye títulos como, por ejemplo, Principales logros, Objetivos para el período siguiente o Temas actuales. Sin embargo, es posible personalizar estos títulos para ajustarlos a las necesidades de informes de estado de distintas organizaciones.
Desde la página Informes de estado podrá llevar a cabo las actividades siguientes:
Solicitudes Permite a los jefes de proyecto y a las partes interesadas del proyecto crear una plantilla de informe y enviar una solicitud de estado a los miembros del equipo para recabar información acerca del progreso. Es posible crear nuevos informes de estado para su equipo, modificar una solicitud de informe de estado existente y eliminar una solicitud, además de ver respuestas a solicitudes individuales o consolidadas.
Respuestas Permite a los miembros del equipo responder a un informe de estado enviado por el jefe de proyecto o por otro usuario de Project Web App.
Enviar informe no solicitado Permite a cualquier parte interesada del proyecto devolver una solicitud de estado o definir y enviar un informe de estado a cualquier otra parte interesada del proyecto seleccionada en Project Web App. Los usuarios pueden responder a las próximas solicitudes de informe de estado o crear y enviar un informe de estado no solicitado.
Visualización de archivos de informes de estado enviados Permite ver y modificar los informes de estado enviados y no enviados.
Por ejemplo, como jefe de proyecto, es posible que tenga que crear un informe semanal del progreso general de todo el proyecto. Con la característica Solicitudes, podrá configurar una plantilla de informe de estado para los miembros del equipo que, una vez completada, proporcione información acerca de actividades importantes durante un período determinado. Puede configurar las solicitudes de informe de estado para que se envíen automáticamente a los miembros del equipo con una frecuencia determinada. Los miembros del equipo reciben las notificaciones de los informes de estado que requieren respuesta por su parte en su página de inicio de Project Web App. Los jefes de proyecto y los miembros del equipo pueden usar también las características Alertas de tarea y Avisos de tarea para personalizar los avisos y los mensajes de correo. La característica Respuestas permite a los miembros del equipo completar los informes de estado y responder al jefe de proyecto. También es posible agrupar las respuestas, lo que permite comprobar el nivel de respuesta de las solicitudes de informe de estado y fusionar los informes de estad completados para ver las respuestas consolidadas de los miembros del equipo.
El administrador de Project Server debe conceder a los usuarios los permisos Modificar respuestas de informe de estado o Modificar solicitudes de informe de estado en Project Server para poder enviar y ver informes de estados, enviar informes de estado no solicitados y administrar las solicitudes de informes de estado. De forma predeterminada, solo los miembros de los siguientes grupos de seguridad de Project Server tienen los permisos necesarios para solicitar informes de estado y ver las respuestas del grupo: Ejecutivos, Jefes de proyecto y Jefes de recursos. Los usuarios de Project Web App podrán enviar informes de estado en respuesta a solicitudes de estado o de forma independiente.
Tenga en cuenta las sugerencias siguientes a la hora de crear informes de estado:
Incluya un nombre de departamento o de proyecto en el título del informe de estado.
Project Server 2010 genera automáticamente el primer informe de estado en la fecha de inicio especificada en las páginas de configuración del informe de estado. A continuación, generará informes de estado el primer día de cada período de informe.
Solicitud y actualización de informes de estado
Es posible solicitar y actualizar informes de estado mediante la página Informes de estado de Project Web App. Los informes de estado son formularios que los miembros del equipo usan para proporcionar la información especificada acerca del estado actual de su trabajo. A diferencia de las actualizaciones de tareas, los informes de estado no están asociados a ningún proyecto, no contienen información acerca de proyectos (a menos que se haya agregado al texto del informe de estado) y no se pueden usar para actualizar programaciones de proyectos. Los informes de estado pueden usarse para proporcionar información detallada sobre logros, objetivos, problemas y sobre factores que influyen en el trabajo de los miembros del equipo. Cuando cree una solicitud de informe de estado, debe definir las secciones que este contendrá, quién debe responder a la solicitud y con qué frecuencia debe enviarse y responderse.
Cuando solicite un informe de estado, aparecerá una notificación en las páginas de inicio y de informes de estado de Project Web App del usuario. El usuario puede seleccionar el informe en cualquiera de estas páginas para responder a la solicitud. Los miembros del equipo también pueden enviar informes no solicitados relacionados con la opción Enviar informe no solicitado de la sección Respuestas. Esta opción muestra una página desde la que los miembros del equipo pueden crear un informe de estado y enviarlo al usuario de Project Web App correspondiente.
Nota
Los informes de estado no solicitados no son periódicos. Deben enviarse de forma individual y de forma adicional a los informes de estado periódicos.
Para solicitar un informe de estado
En la página de inicio de Project Web App, en Inicio rápido, haga clic en la opción Informes de estado de la sección Recursos.
En la página Informes de estado, en la sección Solicitudes, haga clic en Nueva y en Nueva solicitud.
En la sección Título del informe del cuadro Título, escriba el nombre del informe de estado.
En la sección Frecuencia, indique la frecuencia con la que debe enviarse el informe de estado, así como el día de la semana, mes o año en el que vence el informe de estado.
En la sección Fecha de inicio del cuadro Inicio, especifique la fecha que marca el inicio del período del informe de estado.
En la sección Recursos, en la lista Recursos disponibles, seleccione los recursos que deben responder a la solicitud de informe de estado.
Haga clic en el botón Agregar para agregar los recursos a la lista Recursos que deben responder.
Los recursos seleccionados aparecerán en la lista Recursos que deben responder.
Para quitar un recurso de la lista Recursos que deben responder y devolverlo a la lista Recursos disponibles, resalte el nombre de los recursos y, a continuación, haga clic en el botón Quitar.
Para crear las secciones Informe de estado, haga clic en el botón Insertar sección e indique los temas acerca de los que desea que informen los recursos. Para ello, escriba un título y una descripción breve para cada sección del informe de estado. Se mostrarán tres títulos de forma predeterminada: Principales logros, Objetivos para el período siguiente y Temas actuales. Es posible eliminar estas filas, modificar el nombre e incluir una descripción.
Complete lo siguiente:
En la columna Nombre, especifique los nombres de las secciones del informe de estado. Por ejemplo, Nueva sección de información.
En la columna Descripción, proporcione el texto descriptivo adicional que desee. Por ejemplo, Información adicional sobre el proyecto.
Haga clic en Insertar sección para insertar una fila en la parte inferior de la lista.
Haga clic en Eliminar sección para eliminar la fila seleccionada.
Para enviar la solicitud de informe de estado a los miembros del equipo seleccionados, haga clic en el botón Enviar. Use el botón Cancelar para salir de la creación del informe de estado. Tenga en cuenta que no se guardará el trabajo realizado en esta solicitud de informe de estado.
El nuevo informe de estado estará disponible en la página Informes de estado de la sección Solicitudes.
Para modificar una solicitud de informe de estado
En la página Informes de estado de Project Web App, en la sección Solicitudes, seleccione la fila que contenga el nombre del informe de estado que desee modificar. Haga clic en el botón Editar solicitud.
Cuando haya finalizado, haga clic en Enviar para enviar el informe de estado a las personas de la lista Recursos que deben responder.
Visualización de informes de estado
Es posible visualizar las respuestas a informes de estado de los miembros del equipo como informe de estado de grupo o como informes de estado no solicitados. Use la característica Agrupar informes combinados por para ver las respuestas consolidadas a solicitudes de informe de estado por nombre de recurso o por fecha de respuesta. Cuando se solicite un informe de estado, también aparecerá una notificación en la página de inicio de Project Web App.
El botón Ver respuestas muestra las personas que han respondido a la solicitud de informe de estado agrupadas por periodos de informe. Los iconos indican si el informe se ha enviado y si se ha fusionado en un informe consolidado.
Los informes variados se crean cuando se envían informes de estado no solicitados o cuando se haya enviado copia del informe de estado solicitado a un miembro del equipo que no pertenezca al proyecto. Es posible tener acceso a estos informes a través de la página Informes de estado, en la sección Respuestas. Para ello, deberá seleccionar Informe de estado: Varios en la lista desplegable Ir a.
Es posible exportar las respuestas a Word desde la página Respuestas de los informes de estado o a Excel desde la sección Solicitudes, en la lista desplegable Acción de la página Informe de estado.
Para ver las respuestas de los informes de estado
En la página Informes de estado de Project Web App, haga clic en el nombre del informe en la sección Solicitudes.
En la página Ver respuestas, resalte todas las respuestas del recurso que desea ver en un archivo fusionado y, a continuación, haga clic en el botón Abrir.
La página Respuestas de los informes de estado muestra las respuestas fusionadas o de forma individual, dependiendo de cómo haya especificado que se muestre la información. Seleccione el comando Exportar a Microsoft Word para exportar las respuestas de Project Web App a Word.
Para ver los detalles de un usuario de Project Web App, seleccione el usuario y haga clic en Abrir.
Para fusionar los detalles de un usuario de Project Web App en un informe de estado consolidado, seleccione el usuario y haga clic en Combinar.
Nota
Las respuestas a informe de estado pendientes también se mostrarán en su página de inicio de Project Web App tras iniciar sesión.
Visualización del archivo de informes de estado
El Archivo de informes del estado contiene todos los informes de estado que el usuario actual haya enviado o recibido. Este archivo permite tener acceso a estos informes, además de visualizarlos y actualizarlos. De este modo, podrá agregar texto a cualquier sección de tema que especifique actualizaciones a los comentarios originales. Si selecciona el botón Enviar, se reenviará el informe de estado seleccionado del Archivo de informes del estado.
Para ver el archivo de informes de estado
En la página Informe de estado, en la sección Respuestas, seleccione Informes de estado: Archivo en la lista desplegable Ir a.
Para ver un informe de estado específico del Archivo de informes del estado, haga clic en el nombre del informe en la columna Informe. Tras seleccionar el informe, podrá llevar a cabo una o varias de las acciones siguientes:
Agregar más información al informe de estado.
Agregar nuevas secciones al informe.
La vista de actualización se abrirá con una nueva sección en la que podrá escribir la información del informe de estado actualizada. Para agregar otra sección al informe de estado actualizado, haga clic en el botón Hacer clic para agregar sección. Haga clic en Guardar para guardar el informe de estado actualizado en el Archivo de informes del estado. Haga clic en Enviar para enviar el informe de estado al usuario de Project Web App que figura en el campo A.
Para volver a la página Informe de estado, seleccione el vínculo Informe de estado en la sección Recursos de la columna de navegación izquierda de Project Web App.
Otros capítulos
Para más información, vea los otros capítulos de esta guía: