Planear una intranet inteligente de SharePointPlan an intelligent SharePoint intranet

Microsoft SharePoint ofrece una amplia variedad de opciones y herramientas para crear sitios de intranet para su organización.Microsoft SharePoint offers a wide variety of options and tools to create intranet sites for your organization. Mover la intranet a SharePoint en Microsoft 365 puede tardar un rato, particularmente si ya tiene contenido extensivo de la intranet.Moving your intranet to SharePoint in Microsoft 365 might take a while, particularly if you already have extensive intranet content. En este artículo, veremos cómo planear una nueva intranet de SharePoint con un enfoque sobre cómo poner rápidamente los sitios en línea y obtener una devolución de la inversión.In this article, we'll look at how to plan a new SharePoint intranet with a focus on quickly bringing sites online and getting a return on your investment.

Explicaremos cómo:We'll cover how to:

  • Comprender las prioridades clave de la organizaciónUnderstand your key organizational priorities
  • Comprender al públicoUnderstand your audience
  • Planeación del gobiernoPlan for governance
  • Revisar la intranet actualReview your current intranet
  • Identificar y priorizar las iniciativas empresarialesIdentify and prioritize your business initiatives
  • Identificar un escenario clave para el prototipo y el pilotoIdentify one key scenario to prototype and pilot
  • Inicie la prueba piloto y participe con los usuariosLaunch the pilot and engage with your users

¿Qué es posible con SharePoint?What's possible with SharePoint?

Con SharePoint, cualquier usuario puede crear páginas de intranet con alta funcionalidad rápidamente sin necesidad de escribir código u otras personalizaciones difíciles.With SharePoint, any user can create highly functional intranet pages quickly without the need for writing code or other difficult customizations. Estos sitios tienen un aspecto excelente en cualquier dispositivo o pantalla y proporcionan experiencias muy atractivas para los usuarios.These sites look great on any device or screen and provide deeply engaging experiences for your users.

Si actualmente usa SharePoint Server para su intranet, encontrará que SharePoint en Microsoft 365 para que sea mucho más fácil trabajar con él.If you're currently using SharePoint Server for your intranet, you'll find SharePoint in Microsoft 365 to be much easier to work with. La respuesta a las páginas dinámicas es fácil para todos los usuarios y los requisitos para crear y mantener soluciones personalizadas son mucho menos.Responsive, dynamic pages are easy for anyone to create, and the requirements for IT to build and maintain custom solutions are much less.

Como primer paso, para ver ejemplos de lo que es posible con SharePoint, le recomendamos que revise el libro de apariencia de SharePoint.As a first step, to see examples of what's possible with SharePoint, we recommend that you review the SharePoint look book. El libro de búsqueda proporciona una variedad de ejemplos sobre cómo incluir noticias, eventos, recursos y contenido personalizado en sitios de SharePoint que cualquier usuario puede crear y mantener.The look book provides a variety of examples about how to include news, events, resources, and personalized content in SharePoint sites that anyone can create and maintain.

Para obtener información sobre cómo funcionan conjuntamente los diferentes componentes, revise la Guía de la experiencia moderna de SharePoint.For an understanding about how the different component parts work together, review the Guide to the Modern experience in SharePoint.

Para que un taller interactivo obtenga información sobre cómo hacerlo correctamente con una intranet de SharePoint, busque un taller de aceleradores en una ciudad cercana a la suya.For an interactive workshop to learn how to succeed with a SharePoint intranet, look for an Accelerator workshop in a city near you.

En las siguientes secciones, veremos cómo encontrar el mejor punto de partida para su intranet de SharePoint y cómo priorizar las distintas soluciones de intranet que puede necesitar para su organización.In the following sections, we look at how to find the best starting point for your SharePoint intranet and how to prioritize the different intranet solutions that you may need for your organization. Mantenga estas referencias útiles a medida que trabaja con sus participantes: pueden ayudarle a obtener el máximo valor y el mejor tiempo de valor para las soluciones de intranet.Keep these references handy as you work with your stakeholders - they can help you get the most value and best time to value for your intranet solutions.

Conocer los objetivos empresariales actuales y las partes interesadas claveUnderstand current business goals and key stakeholders

Las intranets más correctas no solo tienen un buen aspecto, sino que se centran principalmente en ayudar a las personas a realizar el trabajo y, a menudo, en fomentar la negociación.The most successful intranets don’t just look good, they are primarily focused on helping people get work done and often on promoting engagement. El libro de búsqueda puede ayudarle a inspirarse en el modo en que puede aparecer el contenido, pero es importante que los objetivos del resultado de la empresa sepan qué contenido y funciones son más importantes para los usuarios y la organización.The look book can help inspire you to think about how your content might appear, but your business outcome goals are important to understand what content and functionality are most important for your users and your organization.

Todas las organizaciones tienen objetivos estratégicos importantes que impulsan el comportamiento y las inversiones.All organizations have important strategic goals that drive behavior and investments. Si desea asegurarse de que su intranet tiene éxito (y obtiene el nivel de financiamiento adecuado), debe asegurarse de que está alineado con estos objetivos.If you want to be sure that your intranet is successful – and gets the right level of funding – you need to ensure that it is aligned with these goals. También puede usar estos objetivos para ayudar a priorizar sus iniciativas de intranet.You can also use these goals to help prioritize your intranet initiatives. A diferencia de muchos proyectos tecnológicos, un proyecto de intranet nunca es "listo", ya que las prioridades e intereses de la organización cambiarán con el tiempo.Unlike many technology projects, an intranet project is never “done” because your organization priorities and interests will change over time. Pero, en cualquier momento, desea centrarse en las iniciativas de intranet más cercanas a las prioridades de la organización y a las partes interesadas clave de la empresa.But, at any given time, you want to focus on the intranet initiatives that are most closely aligned with your organizational priorities and key business stakeholders.

Además, eche un vistazo a los datos recientes de la encuesta de satisfacción de los empleados.In addition, take a look at recent employee satisfaction survey data. Una buena forma de estar más informada sobre la información y las herramientas que necesitan los empleados es ver los Pain Points identificados en estas encuestas.A good way to become more informed about the information and tools that your employees need is to look at the pain points identified in these surveys.

Comprender al públicoUnderstand your audience

Un buen punto de partida para empezar a pensar en la nueva intranet es lo que será como cuando la intranet esté en su ubicación.A good place to start thinking about your new intranet is what it will be like when the intranet is in place. ¿Qué podrán conseguir los usuarios?What will people be able to accomplish? ¿Cómo empezarán el día?How will they start their day? ¿Qué dirán los usuarios sobre la intranet?What will people say about the intranet? Un ejercicio que puede resultar útil a la hora de enmarcar los objetivos generales para la intranet consiste en atraer a las partes interesadas clave de la intranet en un ejercicio de artículos de portada .One potentially helpful exercise to frame the overall objectives for the intranet is to engage your key intranet stakeholders in a cover story exercise. Este es un ejercicio en su imaginación.This is an exercise in imagination. El propósito es considerar en gran parte un estado futuro ideal reconociendo una historia de la revista sobre la nueva intranet, incluidos los titulares clave, las barras laterales y las citas de los usuarios.The purpose is to think broadly about an ideal future state by imagining a magazine cover story about the new intranet, including the key headlines, sidebars, and quotes from users.

Con el fin, también puede ser útil crear roles para los usuarios clave.With the end in mind, it can also be helpful to create personas for your key users. Un rol es una descripción ficticia pero realista de un usuario típico de la intranet (por ejemplo, un nuevo empleado inicial/nuevo, trabajador del conocimiento, trabajador del campo, representante de ventas, jefe de personas o autor del contenido).A persona is a fictional but realistic description of a typical intranet user (for example, new starter/new employee, knowledge worker, field worker, sales rep, people manager, or content author). Querrá realizar alguna investigación para atraer a las personas que representan a estos distintos roles para comprender sus requisitos de información.You’ll want to do some research to engage with people who represent these different personas to understand their information requirements. No se puede crear una intranet sin tener conocimientos de las personas para las que se está creando.You can’t build an intranet without an understanding of the people for whom you are building it. Los propietarios del sitio por separado no son suficientes, su perspectiva es lo que quieren publicar.Site owners alone are not enough – their perspective is what they want to publish. A menudo no es lo mismo que lo que sus usuarios quieren consumir.That is often not the same thing as what their users want to consume.

Piense en el gobiernoThink about governance

Si los usuarios se quejan de que la búsqueda no es correcta porque se detecta demasiado contenido irrelevante, esto puede indicar un problema de gobierno.If your users complain that search is not successful because too much irrelevant content is discovered, this can indicate a governance problem. Antes de pensar en el nuevo proyecto de intranet, piense en cómo regirá la arquitectura y el contenido.Before you think about your new intranet project, think about how you will govern the architecture and the content. Estas son decisiones que son mucho más sencillas de realizar y aplicar si se deciden al principio del proyecto de intranet.These are decisions that are a lot easier to make and enforce if they are decided early in your intranet project. Por ejemplo, le interesará considerar lo siguiente:For example, you will want to think about:

  • ¿Quién puede aprovisionar nuevos sitios y cuándo se aprovisionan? ¿cuál es el proceso para garantizar que los sitios se detectan en la navegación o como marcadores clave en la búsqueda?Who can provision new sites and when they are provisioned, what is the process to ensure that sites are discovered in navigation or as key bookmarks in search?
  • ¿Desea que todos los sitios sigan un patrón similar para que los usuarios puedan encontrar fácilmente contenido clave mientras se mueven de un sitio a otro?Do you want all sites to follow a similar pattern so that users can easily find key content as they move from site to site?
  • ¿Quién es responsable de la responsabilidad del contenido de los sitios?Who is accountable and responsible for the content on sites? ¿Con qué frecuencia debe revisarse el contenido?How often does content need to be reviewed?
  • ¿La administración de contenido de los sitios de intranet en las descripciones de rendimiento o de trabajo de los usuarios con permisos de edición o de propietario?Is content management for intranet sites in the performance goals or job descriptions for people with edit or owner permissions?
  • ¿Es necesario conservar el contenido de intranet en función de las directivas de retención o clasificarlos según su sensibilidad?Does intranet content need to be retained based on your retention policies or classified based on its sensitivity?

No es necesario que todas las decisiones de gobierno se conviertan en primer plano, pero si no dispone de un plan sobre cómo regirá su nueva intranet inteligente, puede convertirse rápidamente en un Wasteland de información que no logre alcanzar sus objetivos empresariales críticos.You do not need to make every governance decision up front, but if you don’t have a plan for how you will govern your new, intelligent intranet, it can quickly become a wasteland of information that fails to achieve your critical business goals.

Revisar la intranet existenteReview your existing intranet

Su intranet actual puede estar formada por sitios de distintos grupos empresariales, como recursos humanos, ti, instalaciones, ingeniería y otros.Your current intranet may be composed of sites from different business groups, such as HR, IT, Facilities, Engineering, and others. Como primer paso para planear la nueva intranet de SharePoint, le recomendamos que realice un inventario de los sitios y las reuniones existentes con los propietarios de cada uno para determinar sus objetivos de resultado empresarial para nuevos sitios.As a first step to planning your new SharePoint intranet, we recommend taking an inventory of your existing sites and meeting with the owners of each to determine their business outcome goals for new sites. Tenga en cuanta dónde se encuentra el contenido y cuánto contenido necesita mover al crear un nuevo sitio de intranet.Take stock of where your content is located and how much content you would need to move when creating a new intranet site. Mire el contenido actual para saber si está actualizado o debe actualizarse antes de pasar a un sitio nuevo.Look at your current content to understand if it is current or needs to be updated prior to moving to a new site. No es inusual encontrar una estrategia de migración en la que quede el contenido existente.It’s not unusual to find a migration strategy where existing content is left behind. No es necesario migrar nada, es posible que descubra que resulta más eficaz crear un nuevo contenido optimizado para la experiencia moderna de SharePoint en lugar de migrar el contenido existente y obsoleto a la nueva ubicación.You don’t have to migrate anything – you may find that it is more effective to create new content that is optimized for the modern SharePoint experience rather than migrate existing, out-of-date content to the new location.

Como parte de estas reuniones, puede identificar las necesidades empresariales que se abordan en cada sitio existente, así como los requisitos que puede tener para los nuevos sitios.As part of these meetings, you can identify the business needs that are addressed by each existing site as well as any requirements you might have for new sites.

Además de reunirse con los propietarios de sitios actuales, es posible que también desee convocar a un grupo de enfoque de nuevos empleados.In addition to meeting with current site owners, you may also want to convene a focus group of new employees. Los nuevos empleados son una audiencia clave para la intranet y las personas que se han unido a la organización en los últimos dos a tres meses puede proporcionar información valiosa sobre los elementos que faltan o difíciles de aprender en su intranet actual, o los recursos que quieren que tenían cuando se iniciaron por primera vez.New employees are a key audience for the intranet and people who have joined the organization in the past two to three months can provide some valuable insights about what is missing or hard to learn in your current intranet, or resources they wish they had when they first started. También pueden proporcionarle algunas ideas valiosas de las organizaciones en las que trabajaron anteriormente para ayudarle a pensar en las nuevas y importantes funcionalidades que puede incorporar.They may also provide you with some valuable ideas from the organizations where they previously worked to help you think about new and important capabilities to incorporate.

Piense en este paso como una oportunidad para aprender.Think of this step as an opportunity to learn. Está aprendiendo qué es importante para sus usuarios y para la empresa.You are learning about what is important to your users and to the business. Usará esta información para identificar iniciativas para la intranet.You will use this information to identify initiatives for your intranet.

Identificar iniciativasIdentify initiatives

Con la información recopilada durante la investigación, trabaje con las partes interesadas clave de la intranet para identificar iniciativas que reflejen las prioridades de su organización, así como cualquier barrera que pueda existir durante su implementación.Using the information you gathered during your research, work with your key intranet stakeholders to identify initiatives that reflect your organizational priorities – as well as any barriers that might exist when you are implementing them.

Mientras que, en última instancia, puede implementar soluciones para abordar todas las iniciativas identificadas, dando prioridad a los proyectos que se deben realizar en primer lugar, le ayudarán a lograr un éxito anticipado y la contratación de los usuarios de la forma más eficaz posible.While you may ultimately implement solutions to address all of the identified initiatives, prioritizing which project to do first will help you achieve early success and user engagement as efficiently as possible.

Revise cada iniciativa que haya identificado para los criterios siguientes:Review each initiative you have identified for the following criteria:

  • ¿Se solucionó un problema real?Does it solve a real problem?
  • ¿Cuántas personas lo utilizarán?How many people will use it?
  • ¿Se puede crear en un intervalo de tiempo razonable?Can it be built in a reasonable time frame?
  • ¿Cuál es el retorno de la inversión?What's the return on investment?

Analice cada iniciativa para obtener su impacto positivo en los usuarios con respecto a la facilidad de implementación.Analyze each initiative for its positive impact on your users with respect to the ease of implementation. Una iniciativa de gran impacto que pueda compilarse con un mínimo de personalización puede ser un primer proyecto ideal.A high impact initiative that can be built with a minimum of customization can be an ideal first project.

Considere la posibilidad de trazar las iniciativas empresariales en una cuadrícula, como la siguiente, y revise con las partes interesadas de la intranet y el Departamento de TI para elegir la mejor opción para empezar.Consider plotting your business initiatives on a grid, like the following, and review with your intranet stakeholders and IT department to choose the best option to start with.

Gráfico que muestra la relación entre el impacto y la facilidad de implementación, por ejemplo, los sitios de intranet

Para ayudarle a decidir qué iniciativa dirigir primero, trabaje con los líderes de negocios de esa área para solucionar los objetivos de la solución, que será responsable de impulsar el éxito en esta área y las métricas que usará para medir el éxito.To help decide which initiative to address first, work with the business leaders for that area to work out the objectives for the solution, who will be responsible for driving success in this area, and the metrics that you'll use to measure success. No tan solo se centra en las métricas del sistema.Don’t just focus on system metrics. Piense en el impacto real del negocio.Think about actual business impact. Por ejemplo:For example:

PretendeInitiative Contenido claveKey content Propietario de empresaBusiness owner Métrica de éxito del sistemaSystem success metric Métrica de éxito empresarialBusiness success metric
Educar a los empleados acerca de los beneficios (sitio de ventajas)Educate employees about benefits (Benefits site) -Anuncios- Announcements
-Vídeos de aprendizaje- Training videos
HRHR -Vistas de publicación de noticias- News post views
-Vistas de vídeo de aprendizaje- Training video views
Las solicitudes de ayuda se reducen en un x%Help requests are reduced by x%
Publicación semanal de noticias por un líder SeniorWeekly news post by a senior leader -Eventos de streaming- Streaming events
-Formación formal- Formal training
IngenieríaEngineering -Contenido de aprendizaje creado para todos los aspectos de la excelencia en la codificación- Training content produced for all aspects of coding excellence
-Eventos de streaming mensuales- Monthly streaming events
La formación se completó correctamente en el x% del personal de ingenieríaTraining completed successfully by x% of engineering staff
Fomentar el acuerdo positivo de empleado sobre la estrategia de la compañía (líder ejecutivo de Yammer de la comunidad)Foster positive employee agreement about company strategy (Executive Leadership Yammer Community) Publicaciones de noticiasNews posts
-Eventos de streaming- Streaming events
-Conversaciones de Yammer- Yammer conversations
HRHR Publicaciones de actividades mensuales continuas por liderazgo y comentarios por empleadosOngoing monthly activity posts by leadership and comments by employees -Conversaciones de Yammer Mostrar opinión positiva- Yammer conversations show positive sentiment
-Comentarios a los que se dirige en un plazo de 24 horas: "no hay pregunta ni comentario detrás"- Comments addressed within 24 hours – “no question/comment left behind”
-x% aumento en los resultados de satisfacción de los empleados para las comunicaciones ejecutivas- x% increase in employee satisfaction scores for executive communications
Mejorar la coherencia de la oportunidad en el desarrollo de propuestas (sitio de marketing)Improve timeliness consistency in proposal development (Marketing site) -Diapositivas de valor empresarial de empresa- Company business value slides
-Plantillas de propuestas- Proposal templates
MarketingMarketing -Descargas de diapositivas- Slide downloads
-Alineamiento del equipo de ventas- Sales team alignment
reducción del x% en el tiempo para crear propuestasx% reduction in the time to create proposals

Elegir escenarios pilotoChoose pilot scenarios

Trabaje con el propietario de cada escenario para determinar qué aspecto tiene una solución ideal:Work with the owner of each scenario to determine what an ideal solution would look like to them:

  • ¿Quiénes son sus visitantes?Who are your visitors?
  • ¿Qué quieren conseguir o aprender los visitantes del sitio?What do the visitors to the site want to accomplish or learn?
  • ¿Qué herramientas o tecnologías usan actualmente?What tools or technology do they use today?
  • ¿Qué información desea promocionar?What information do you want to promote?
  • ¿Qué herramientas o tecnologías desea que usen los visitantes para realizar sus tareas clave?What tools or technology do you want visitors to use to accomplish their key tasks?
  • ¿Quiénes son los expertos que les ayudarán a realizar la transición al nuevo sitio o solución?Who are the champions who will help them transition to the new site or solution?
  • ¿Cómo sabrá si la solución se ha completado correctamente?How will you know if your solution is successful?

Por ejemplo, cree una tabla como la siguiente para enumerar los escenarios empresariales que quiera tratar con sitios de intranet en su organización:For example, create a table like the following to list business scenarios that you want to address with intranet sites across your organization:

Como...As an... Necesito...I need to... Para...So that... Sé que esto es correcto cuando...I know this is successful when...
EmpleadoEmployee Comprenda y podrá actualizar mis beneficiosUnderstand and be able to update my benefits Puedo aprovechar las ventajas de un beneficio del ciclo de vida claveI can take advantage of a key lifecycle benefit Las solicitudes de ayuda se reducenHelp requests are reduced
EmpleadoEmployee Obtenga información sobre cómo usar el portal de ventajas de autoservicioLearn about how to use the self-service benefits portal Realizar actualizaciones por mi cuentaMake updates on my own Las solicitudes de THelp se reducenTHelp requests are reduced
Empleado de recursos humanosHR employee Promoción del uso del portal de ventajas de autoservicioPromote the use of the self-service benefits portal Puedo dedicar más tiempo a trabajar con los empleados en los escenarios y preguntas de los beneficios únicosI can spend more time working with employees on unique benefits questions and scenarios Todas las interacciones de mis empleados son sobre escenarios críticos individualesAll of my employee interactions are about individual critical scenarios

En los escenarios de alta prioridad, identifique cuáles cumplen estos tres criterios clave:From the high priority scenarios, identify which ones meet these three key criteria:

  • ¿Puede compilar un prototipo rápidamente (unos días)?Can you build a prototype quickly (a few days)?
  • ¿Hay un patrocinador comprometido?Is there a committed sponsor?
  • ¿Hay suficiente contenido actualizado para demostrar las principales capacidades?Is there enough up-to-date content to demonstrate key capabilities?
  • ¿Hay una audiencia específica para un proyecto piloto?Is there a specific audience for a pilot?

Una vez que haya compilado esta información, cree un breve resumen que le ayude a diseñar el recorrido del usuario sobre la forma en que desea que opere el sitio.After you have compiled this information, create a design brief to help map out the user journey about how you want the site to operate. Por ejemplo:For example:

Componente de viaje de usuarioUser journey component DescripciónDescription
EscenarioScenario Sitio de liderazgo: sitio único para que los empleados escuchen desde el liderazgo de la empresa, obtengan información sobre los objetivos de la empresa y oiga las últimas noticias de las reuniones del cliente y los eventos del sector.Leadership site: One-stop site for employees to hear from company leadership, learn the company's goals, and hear the latest news from customer meetings and industry events.
UsuariosUsers Todos los empleados de la empresa.All company employees.
ValorValue Aumentar el conocimiento y la alineación de los empleados con la estrategia de la empresa y las iniciativas empresariales.Increase employee awareness and alignment with company strategy and business initiatives.
Recorrido del usuarioUser journey -Se envía una publicación de noticias a la compañía para anunciar un liderazgo de Q&una reunión- News post is sent to the company announcing a leadership Q&A meeting
-Allan va al portal de liderazgo para ver el evento en directo- Allan goes to the leadership portal to watch the event live
-Allan usa Yammer para hacer una pregunta en la reunión- Allan uses Yammer to ask a question at the meeting
-Allan comparte el vínculo de grabación con sus compañeros de trabajo.- Allan shares the recording link with coworkers.
MétricasMetrics Vistas de eventos de Live- Live event views
-Vistas de grabación de eventos- Event recording views
-Contratación de Yammer- Yammer engagement
Ampliar los objetivosStretch goals -Participación continua de Yammer- Continued Yammer engagement
-Mejora de la opinión de los empleados (encuesta)- Improving employee sentiment (survey)

Selección de componentes de la soluciónChoose solution components

SharePoint ofrece una amplia variedad de bloques de creación que puede usar para crear una intranet:SharePoint offers a variety of building blocks that you can use to create an intranet:

  • Sitios de comunicación : Use sitios de comunicación para compartir noticias, informes, Estados y otra información a través de una variedad de plantillas y elementos Web.Communication sites - Use communication sites to share news, reports, statuses, and other information through a variety of templates and web parts.
  • Sitio principal : un sitio principal es un sitio de comunicación que se establece como la página de aterrizaje de la intranet para la organización.Home site - A home site is a communication site that you set as the intranet landing page for your organization.
  • Sitios concentradores : Use sitios de concentradores para organizar sitios y equipos relacionados y centralizar las noticias, la búsqueda y la administración de contenido.Hub sites - Use hub sites to organize related sites and teams and centralize news, search, and content management.
  • Noticias de SharePoint : Use el elemento Web noticias para publicar historias importantes o interesantes, anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y mucho más que puedan incluir gráficos y formato enriquecido.SharePoint news - Use the news web part to post important or interesting stories, announcements, people news, status updates, and more that can include graphics and rich formatting.
  • Yammer : Use Yammer para conectarse con personas de la organización más allá de los límites de los proyectos, las funciones y los departamentos.Yammer - Use Yammer to connect with people across your organization beyond the boundaries of projects, functions, and departments.
  • Formularios: Use formularios para crear cuestionarios, encuestas, cuestionarios y registros personalizados, entre otros.Forms - Use forms to create custom quizzes, surveys, questionnaires, registrations, and more.
  • Secuencia de uso de secuencias para entregar reuniones, eventos y formación en directo y a petición.Stream - Use Stream to deliver live and on-demand meetings, events, and training.

Para el escenario que decidió crear, elija los componentes que necesitará usar para cumplir con los objetivos empresariales del sitio.For the scenario that you've decided to build, choose the components that you'll need to use to meet the site's business objectives. Se recomienda crear un prototipo rápido y conceder acceso a las partes interesadas clave.We recommend creating a rapid prototype, and granting access to your key stakeholders. Esto proporciona un marco de trabajo de fondo para las discusiones y revisiones adicionales del diseño.This provides a substantive framework for further discussions and revisions of the design.

En esta fase, le recomendamos que intervenga en el Departamento de soporte técnico para que estén preparados para responder preguntas después de que el sitio se ponga en un público más amplio.At this stage, we recommend that you involve your help desk so that they are prepared to answer questions after the site rolls out to a larger audience.

Para obtener información sobre los procedimientos recomendados para iniciar un sitio de intranet, revise Creating and Launching a Healthy SharePoint Portal.For best practices for launching an intranet site, review Creating and launching a healthy SharePoint portal.

Implementación de la prueba pilotoRoll out the pilot

Cuando el prototipo ha evolucionado hasta un punto donde desea compartirlo más ampliamente, puede revertirlo a un grupo piloto o incluso a toda la organización.When the prototype has evolved to a point where you want to share it more broadly, you can roll it out to a pilot group, or even to the whole organization. La adopción de usuarios es una parte fundamental del éxito de un nuevo sitio de intranet.User adoption is a critical part of success for a new intranet site. Para impulsar el uso del sitio, se recomienda usar el método de arriba abajo y de abajo.To drive site usage, we recommend that you use both a top down and bottom up approach:

  • Reclutar patrocinadores ejecutivos que puedan garantizar que el proyecto de intranet se financie y que le ayuden a adjuntar la importancia del nuevo sitio a otros usuarios de la organización.Recruit executive sponsors who can ensure that the intranet project is funded, and can help message the importance of the new site to others in the organization.
  • Permita a los expertos de la organización promover el nuevo sitio en un nivel de raíces de hierba.Empower champions throughout the organization to promote the new site on a grass roots level.

Entre otras cosas que puede hacer para lograr el éxito se incluyen:Other things you can do to drive success include:

  • Tienen eventos de inicio y campañas de comunicaciones.Have launch events and communications campaigns.
  • Proporcionar formación formal.Provide formal training.
  • Conserve las horas normales de Office donde los usuarios pueden hacer preguntas.Hold regular office hours where users can ask questions.

A medida que el sitio avanza y más usuarios se dedican, vea las métricas de éxito y realice los ajustes necesarios para impulsar el compromiso y la satisfacción del usuario adicionales.As the site rolls out and more users engage, watch your success metrics and make adjustments as needed to drive additional engagement and user satisfaction.

Cuando el sitio esté en su forma de éxito, tome nota de las lecciones aprendidas en el proceso y continúe con el siguiente proyecto de intranet que quiera emprender.When the site is on its way to success, take stock of any lessons learned in the process and proceed on to the next intranet project that you want to undertake.

Libro de apariencia de SharePointSharePoint look book

Paquete de PowerPoint para el taller de previsión de la intranet inteligenteIntelligent Intranet Envisioning Workshop PowerPoint deck