Planear una intranet inteligente de SharePoint
Microsoft SharePoint ofrece una amplia variedad de opciones y herramientas para crear sitios de intranet para su organización. Mover la intranet a SharePoint en Microsoft 365 puede tardar un tiempo, especialmente si ya tiene contenido de intranet extenso. En este artículo, veremos cómo planear una nueva intranet de SharePoint centrada en poner rápidamente en línea los sitios y obtener un retorno de la inversión.
Se explica cómo:
- Comprender las prioridades organizativas clave
- Comprender la audiencia
- Plan for governance
- Revisar la intranet actual
- Identificar y priorizar las iniciativas empresariales
- Identificar un escenario clave para prototipo y piloto
- Iniciar el piloto e interactuar con los usuarios
¿Qué es posible con SharePoint?
Con SharePoint, cualquier usuario puede crear rápidamente páginas de intranet altamente funcionales sin necesidad de escribir código u otras personalizaciones difíciles. Estos sitios tienen un aspecto excelente en cualquier dispositivo o pantalla y proporcionan experiencias muy atractivas para los usuarios.
Si actualmente usa SharePoint Server para su intranet, encontrará SharePoint en Microsoft 365 para que sea mucho más fácil trabajar con. Las páginas dinámicas y dinámicas son fáciles de crear para cualquier persona y los requisitos para que TI cree y mantenga soluciones personalizadas son mucho menos.
Como primer paso, para ver ejemplos de lo que es posible con SharePoint, le recomendamos que revise el SharePoint look book. El libro de apariencias proporciona una variedad de ejemplos sobre cómo incluir noticias, eventos, recursos y contenido personalizado en SharePoint sitios que cualquier persona puede crear y mantener.
Para obtener información sobre cómo funcionan conjuntamente los distintos componentes, consulte la Guía para la experiencia moderna en SharePoint.
Para que un taller interactivo aprenda a tener éxito con una intranet SharePoint, busque un taller acelerador en una ciudad cercana.
En las secciones siguientes, nos fijamos en cómo encontrar el mejor punto de partida para su intranet de SharePoint y cómo priorizar las diferentes soluciones de intranet que puede necesitar para su organización. Mantenga estas referencias a mano mientras trabaja con las partes interesadas: pueden ayudarle a obtener el máximo valor y el mejor momento para valorar las soluciones de intranet.
Comprender los objetivos empresariales actuales y las partes interesadas clave
Las intranets más exitosas no solo se ven bien, se centran principalmente en ayudar a las personas a realizar el trabajo y, a menudo, en promover la participación. El libro de apariencias puede ayudarle a pensar en cómo puede aparecer el contenido, pero los objetivos de resultados empresariales son importantes para comprender qué contenido y funcionalidad son más importantes para los usuarios y su organización.
Todas las organizaciones tienen objetivos estratégicos importantes que impulsan el comportamiento y las inversiones. Si desea asegurarse de que la intranet se ha realizado correctamente y obtiene el nivel adecuado de financiación, debe asegurarse de que está alineada con estos objetivos. También puede usar estos objetivos para ayudar a priorizar las iniciativas de intranet. A diferencia de muchos proyectos de tecnología, un proyecto de intranet nunca se "realiza" porque las prioridades e intereses de la organización cambiarán con el tiempo. Pero, en un momento dado, desea centrarse en las iniciativas de intranet que estén más estrechamente alineadas con sus prioridades organizativas y las principales partes interesadas empresariales.
Además, echa un vistazo a los datos recientes de la encuesta de satisfacción de los empleados. Una buena forma de estar más informados sobre la información y las herramientas que necesitan los empleados es ver los puntos de dolor identificados en estas encuestas.
Comprender la audiencia
Un buen lugar para empezar a pensar en la nueva intranet es cómo será cuando la intranet esté en su lugar. ¿Qué podrán lograr las personas? ¿Cómo empezarán el día? ¿Qué dirán las personas acerca de la intranet? Un ejercicio potencialmente útil para enmarcar los objetivos generales de la intranet es involucrar a las partes interesadas clave de la intranet en un ejercicio de artículo de portada. Este es un ejercicio de imaginación. El propósito es pensar ampliamente sobre un estado futuro ideal imaginando un artículo de portada de revista sobre la nueva intranet, incluidos los titulares clave, las barras laterales y las citas de los usuarios.
Con el final en mente, también puede ser útil crear personas para los usuarios clave. Una persona es una descripción ficticia pero realista de un usuario típico de intranet (por ejemplo, nuevo empleado de inicio/nuevo, trabajador del conocimiento, trabajador de campo, representante de ventas, administrador de personas o autor de contenido). Querrá realizar algunas investigaciones para interactuar con personas que representan a estas personas diferentes para comprender sus requisitos de información. No puede crear una intranet sin comprender las personas para las que la está creando. Los propietarios de sitios por sí solos no son suficientes: su perspectiva es lo que quieren publicar. A menudo, esto no es lo mismo que lo que sus usuarios quieren consumir.
Pensar en el gobierno
Si los usuarios se quejan de que la búsqueda no se realiza correctamente porque se detecta demasiado contenido irrelevante, esto puede indicar un problema de gobierno. Antes de pensar en el nuevo proyecto de intranet, piense en cómo regirá la arquitectura y el contenido. Estas son decisiones que son mucho más fáciles de tomar y aplicar si se deciden al principio del proyecto de intranet. Por ejemplo, querrá pensar en:
- Quién puede aprovisionar nuevos sitios y, cuando se aprovisionan, ¿cuál es el proceso para garantizar que los sitios se detectan en la navegación o como marcadores clave en la búsqueda?
- ¿Desea que todos los sitios sigan un patrón similar para que los usuarios puedan encontrar fácilmente contenido clave a medida que se mueven de un sitio a otro?
- Quién es responsable y responsable del contenido de los sitios? ¿Con qué frecuencia es necesario revisar el contenido?
- ¿La administración de contenido para sitios de intranet está en los objetivos de rendimiento o descripciones de trabajos para personas con permisos de edición o propietario?
- ¿Es necesario conservar el contenido de intranet en función de las directivas de retención o clasificarlo en función de su confidencialidad?
No es necesario tomar todas las decisiones de gobierno por adelantado, pero si no tiene un plan sobre cómo va a gobernar su nueva intranet inteligente, puede convertirse rápidamente en un desperdicio de información que no logra sus objetivos empresariales críticos.
Revisar la intranet existente
La intranet actual puede estar compuesta por sitios de diferentes grupos empresariales, como RECURSOS HUMANOS, INFORMÁTICA, Instalaciones, Ingeniería y otros. Como primer paso para planear la nueva intranet de SharePoint, recomendamos realizar un inventario de los sitios existentes y reunirse con los propietarios de cada uno de ellos para determinar sus objetivos de resultados empresariales para nuevos sitios. Haga un balance de dónde se encuentra el contenido y cuánto contenido tendría que mover al crear un nuevo sitio de intranet. Vea el contenido actual para saber si está actualizado o necesita actualizarse antes de pasar a un nuevo sitio. No es inusual encontrar una estrategia de migración en la que el contenido existente se deja atrás. No tiene que migrar nada: puede que le sea más eficaz crear contenido nuevo optimizado para la experiencia moderna de SharePoint en lugar de migrar contenido existente y desatención a la nueva ubicación.
Como parte de estas reuniones, puede identificar las necesidades empresariales que aborda cada sitio existente, así como los requisitos que pueda tener para los sitios nuevos.
Además de reunirse con los propietarios de sitios actuales, es posible que también quieras convocar un grupo de enfoque de nuevos empleados. Los nuevos empleados son una audiencia clave para la intranet y las personas que se han unido a la organización en los últimos dos o tres meses pueden proporcionar información valiosa sobre lo que falta o difícil de aprender en la intranet actual, o los recursos que desean tener cuando se iniciaron por primera vez. También pueden proporcionarle algunas ideas valiosas de las organizaciones en las que trabajaron anteriormente para ayudarle a pensar en las nuevas e importantes capacidades que deben incorporarse.
Piense en este paso como una oportunidad para aprender. Está aprendiendo sobre lo que es importante para los usuarios y para la empresa. Usará esta información para identificar iniciativas para su intranet.
Identificar iniciativas
Con la información recopilada durante la investigación, trabaje con las partes interesadas clave de la intranet para identificar iniciativas que reflejen sus prioridades organizativas, así como las barreras que puedan existir al implementarlas.
Aunque en última instancia puede implementar soluciones para abordar todas las iniciativas identificadas, priorizar qué proyecto debe realizar primero le ayudará a lograr el éxito anticipado y la participación del usuario de la manera más eficaz posible.
Revise cada iniciativa que haya identificado para los siguientes criterios:
- ¿Resuelve un problema real?
- ¿Cuántas personas lo usarán?
- ¿Se puede crear en un período de tiempo razonable?
- ¿Cuál es el retorno de la inversión?
Analice cada iniciativa para su impacto positivo en los usuarios con respecto a la facilidad de implementación. Una iniciativa de alto impacto que se puede crear con un mínimo de personalización puede ser un primer proyecto ideal.
Considere la posibilidad de trazar sus iniciativas empresariales en una cuadrícula, como la siguiente, y revise con las partes interesadas de la intranet y el departamento de TI para elegir la mejor opción para empezar.
To help decide which initiative to address first, work with the business leaders for that area to work out the objectives for the solution, who will be responsible for driving success in this area, and the metrics that you'll use to measure success. No solo céntrate en las métricas del sistema. Piense en el impacto real de la empresa. Por ejemplo:
| Iniciativa | Contenido clave | Propietario de empresa | Métrica de éxito del sistema | Métrica de éxito empresarial |
|---|---|---|---|---|
| Educar a los empleados sobre las ventajas (sitio de beneficios) | - Anuncios - Vídeos de aprendizaje |
HR | - Vistas de publicación de noticias - Vistas de vídeo de aprendizaje |
Las solicitudes de ayuda se reducen en x% |
| Publicación semanal de noticias de un jefe superior | - Eventos de streaming - Formación formal |
Ingeniería | - Contenido de aprendizaje producido para todos los aspectos de la excelencia de codificación - Eventos de streaming mensuales |
Formación completada correctamente por el x% del personal de ingeniería |
| Fomentar un acuerdo de empleados positivo sobre la estrategia de la empresa (dirección ejecutiva Yammer Community) | Publicaciones de noticias - Eventos de streaming - Yammer conversaciones |
HR | Publicaciones de actividad mensuales continuas por parte del liderazgo y los comentarios de los empleados | - Yammer conversaciones muestran un sentimiento positivo - Comentarios abordados en 24 horas: "no hay ninguna pregunta o comentario dejado atrás" - aumento x% de las puntuaciones de satisfacción de los empleados para las comunicaciones ejecutivas |
| Mejorar la coherencia de la escala de tiempo en el desarrollo de propuestas (sitio de marketing) | - Diapositivas de valor empresarial de la empresa - Plantillas de propuesta |
Marketing | - Descargas de diapositivas - Alineación del equipo de ventas |
x% reducción en el tiempo para crear propuestas |
Elegir escenarios piloto
Trabaje con el propietario de cada escenario para determinar cómo sería una solución ideal para ellos:
- Quién Son sus visitantes?
- ¿Qué quieren lograr o aprender los visitantes del sitio?
- ¿Qué herramientas o tecnología usan en la actualidad?
- ¿Qué información desea promover?
- ¿Qué herramientas o tecnología desea que los visitantes usen para realizar sus tareas clave?
- Quién Son los campeones que les ayudarán a realizar la transición al nuevo sitio o solución?
- ¿Cómo sabrá si la solución es correcta?
Por ejemplo, cree una tabla como la siguiente para enumerar los escenarios empresariales que desea abordar con los sitios de intranet en toda la organización:
| Como un... | Necesito... | Para... | Sé que esto se realiza correctamente cuando... |
|---|---|---|---|
| Empleado | Comprender y poder actualizar mis ventajas | Puedo aprovechar una ventaja clave del ciclo de vida | Las solicitudes de ayuda se reducen |
| Empleado | Obtenga información sobre cómo usar el portal de ventajas de autoservicio | Realizar actualizaciones por mi cuenta | Las solicitudes de ayuda se reducen |
| Empleado de RECURSOS HUMANOS | Promover el uso del portal de ventajas de autoservicio | Puedo dedicar más tiempo a trabajar con los empleados en escenarios y preguntas de beneficios únicos | Todas las interacciones de mis empleados tienen que ver con escenarios críticos individuales |
En los escenarios de prioridad alta, identifique cuáles cumplen estos tres criterios clave:
- ¿Puede crear un prototipo rápidamente (unos días)?
- ¿Hay un patrocinador comprometido?
- ¿Hay suficiente contenido actualizado para demostrar las capacidades clave?
- ¿Hay una audiencia específica para un piloto?
Después de compilar esta información, cree un informe de diseño para ayudar a asignar el recorrido del usuario sobre cómo desea que funcione el sitio. Por ejemplo:
| Componente de viaje del usuario | Descripción |
|---|---|
| Escenario | Sitio de liderazgo: sitio único para que los empleados oigan del liderazgo de la compañía, conozcan los objetivos de la compañía y oigan las últimas noticias de reuniones de clientes y eventos del sector. |
| Usuarios | Todos los empleados de la empresa. |
| Valor | Aumentar el conocimiento y la alineación de los empleados con la estrategia de la empresa y las iniciativas empresariales. |
| Recorrido del usuario | - La publicación de noticias se envía a la empresa anunciando una Q de liderazgo&Una reunión - Allan va al portal de liderazgo para ver el evento en directo - Allan usa Yammer para hacer una pregunta en la reunión - Allan comparte el vínculo de grabación con compañeros de trabajo. |
| Métricas | - Vistas de eventos en directo - Vistas de grabación de eventos - Yammer compromiso |
| Estirar objetivos | - Continuación Yammer compromiso - Mejorar el sentimiento de los empleados (encuesta) |
Elegir componentes de solución
SharePoint ofrece una variedad de bloques de creación que puede usar para crear una intranet:
- Sitios de comunicación: use sitios de comunicación para compartir noticias, informes, estados y otra información a través de una variedad de plantillas y elementos web.
- Sitio principal: un sitio principal es un sitio de comunicación que se establece como página de aterrizaje de intranet para su organización.
- Sitios de concentradores: use sitios centrales para organizar sitios y equipos relacionados y centralizar la administración de noticias, búsquedas y contenido.
- SharePoint noticias: use el elemento web de noticias para publicar historias importantes o interesantes, anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y mucho más que puedan incluir gráficos y formato enriquecido.
- Yammer: use Yammer para conectarse con personas de toda la organización más allá de los límites de proyectos, funciones y departamentos.
- Formularios: usa formularios para crear cuestionarios personalizados, encuestas, cuestionarios, registros y mucho más.
- Stream: usa Stream para ofrecer reuniones, eventos y aprendizaje en directo y a petición.
Para el escenario que haya decidido crear, elija los componentes que necesitará usar para cumplir los objetivos empresariales del sitio. Se recomienda crear un prototipo rápido y conceder acceso a las partes interesadas clave. Esto proporciona un marco sustantivo para más discusiones y revisiones del diseño.
En esta fase, te recomendamos que incluyas el servicio de ayuda para que estén preparados para responder preguntas después de que el sitio se desenvolviera a una audiencia más grande.
Para obtener los procedimientos recomendados para iniciar un sitio de intranet, consulte Creating and launching a healthy SharePoint portal.
Implementación del piloto
Cuando el prototipo ha evolucionado a un punto en el que desea compartirlo de forma más amplia, puede hacerlo en un grupo piloto o incluso en toda la organización. La adopción de usuarios es una parte fundamental del éxito de un nuevo sitio de intranet. Para impulsar el uso del sitio, se recomienda usar un enfoque de arriba abajo y abajo arriba:
- Reclute a patrocinadores ejecutivos que puedan asegurarse de que el proyecto de intranet se financia y pueden ayudar a enviar un mensaje a otros usuarios de la organización sobre la importancia del nuevo sitio.
- Faculta a los campeones de toda la organización para promover el nuevo sitio en un nivel de base.
Otras cosas que puede hacer para impulsar el éxito son:
- Tener eventos de inicio y campañas de comunicaciones.
- Proporcionar formación formal.
- Mantenga horarios de oficina normales en los que los usuarios puedan hacer preguntas.
A medida que el sitio se despliegue y más usuarios participen, observe las métricas de éxito y realice los ajustes necesarios para impulsar la participación y la satisfacción del usuario adicionales.
Cuando el sitio esté en camino al éxito, haga un balance de las lecciones aprendidas en el proceso y continúe con el siguiente proyecto de intranet que desee llevar a cabo.
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