Planear una intranet inteligente de SharePoint

Microsoft SharePoint ofrece una amplia variedad de opciones y herramientas para crear sitios de intranet para su organización. Mover la intranet a SharePoint en Microsoft 365 puede tardar un tiempo, especialmente si ya tiene un amplio contenido de intranet. En este artículo, veremos cómo planear una nueva intranet de SharePoint con un enfoque en poner sitios en línea rápidamente y obtener un retorno de su inversión.

Se explica cómo:

• Descripción de las principales prioridades de la organización
• Descripción de la audiencia
• Planeamiento de la gobernanza
• Revisión de la intranet actual
• Identificar y priorizar las iniciativas empresariales
• Identificación de un escenario clave para crear prototipos y pruebas piloto
• Iniciar el piloto e interactuar con los usuarios

¿Qué es posible con SharePoint?

Con SharePoint, cualquier usuario puede crear rápidamente páginas de intranet altamente funcionales sin necesidad de escribir código u otras personalizaciones difíciles. Estos sitios tienen un aspecto excelente en cualquier dispositivo o pantalla y proporcionan experiencias profundamente atractivas para los usuarios.

Si actualmente usa SharePoint Server para la intranet, encontrará SharePoint en Microsoft 365 con el que será más fácil trabajar. Las páginas dinámicas y con capacidad de respuesta son fáciles de crear y los requisitos de TI para crear y mantener soluciones personalizadas son mucho menos.

Como primer paso, para ver ejemplos de lo que es posible con SharePoint, se recomienda revisar el libro de apariencias de SharePoint. El libro de apariencia proporciona varios ejemplos sobre cómo incluir noticias, eventos, recursos y contenido personalizado en sitios de SharePoint que cualquier usuario puede crear y mantener.

Para obtener información sobre cómo funcionan conjuntamente las distintas partes de componentes, revise la Guía para la experiencia moderna en SharePoint.

Para obtener inspiración y demostraciones sobre la adopción de la intranet inteligente, visite La intranet inteligente: Adopción de Microsoft.

En las secciones siguientes, veremos cómo encontrar el mejor punto de partida para la intranet de SharePoint y cómo priorizar las distintas soluciones de intranet que puede necesitar para su organización. Mantenga estas referencias a mano mientras trabaja con las partes interesadas: pueden ayudarle a obtener el máximo valor y el mejor momento para valorar las soluciones de intranet.

Descripción de los objetivos empresariales actuales y las principales partes interesadas

Las intranets más exitosas no solo se ven bien, sino que se centran principalmente en ayudar a las personas a realizar el trabajo y, a menudo, a promover la participación. El libro de apariencias puede ayudarle a pensar en cómo puede aparecer el contenido, pero los objetivos de resultados empresariales son importantes para comprender qué contenido y funcionalidad son más importantes para los usuarios y su organización.

Todas las organizaciones tienen objetivos estratégicos importantes que impulsan el comportamiento y las inversiones. Si quiere asegurarse de que la intranet es correcta y obtiene el nivel de financiación adecuado, debe asegurarse de que está alineada con estos objetivos. También puede usar estos objetivos para ayudar a priorizar las iniciativas de intranet. A diferencia de muchos proyectos de tecnología, un proyecto de intranet nunca se "hace" porque las prioridades y los intereses de la organización cambiarán con el tiempo. Pero, en un momento dado, quiere centrarse en las iniciativas de intranet que están más estrechamente alineadas con sus prioridades organizativas y las principales partes interesadas empresariales.

Además, eche un vistazo a los datos recientes de la encuesta de satisfacción de los empleados. Una buena manera de estar más informado sobre la información y las herramientas que sus empleados necesitan es examinar los puntos de dolor identificados en estas encuestas.

Descripción de la audiencia

Un buen lugar para empezar a pensar en la nueva intranet es cómo es cuando la intranet está en su lugar. ¿Qué podrán lograr las personas? ¿Cómo empezarán su día? ¿Qué dirán los usuarios sobre la intranet? Un ejercicio potencialmente útil para enmarcar los objetivos generales de la intranet es involucrar a las partes interesadas clave de la intranet en un ejercicio de artículos de portada . Este es un ejercicio de imaginación. El propósito es pensar ampliamente en un estado futuro ideal imaginando una historia de portada de revista sobre la nueva intranet, incluidos los titulares clave, las barras laterales y las citas de los usuarios.

Teniendo en cuenta el final, también puede ser útil crear personas para los usuarios clave. Un personaje es una descripción ficticia pero realista de un usuario típico de intranet (por ejemplo, un nuevo empleado de inicio o nuevo, un trabajador del conocimiento, un trabajador de campo, un representante de ventas, un administrador de personas o un autor de contenido). Querrá realizar algunas investigaciones para interactuar con las personas que representan a estas personas diferentes para comprender sus requisitos de información. No se puede crear una intranet sin comprender a las personas para las que la está creando. Los propietarios de sitios por sí solos no son suficientes: su perspectiva es lo que quieren publicar. A menudo, esto no es lo mismo que lo que sus usuarios quieren consumir.

Pensar en la gobernanza

Si los usuarios se quejan de que la búsqueda no es correcta porque se detecta demasiado contenido irrelevante, esto puede indicar un problema de gobernanza. Antes de pensar en el nuevo proyecto de intranet, piense en cómo gobernará la arquitectura y el contenido. Estas son decisiones mucho más fáciles de tomar y aplicar si se deciden al principio del proyecto de intranet. Por ejemplo, querrá pensar en lo siguiente:

• ¿Quién puede aprovisionar nuevos sitios y, cuando se aprovisionan, cuál es el proceso para asegurarse de que los sitios se detectan en la navegación o como marcadores clave en la búsqueda?
• ¿Desea que todos los sitios sigan un patrón similar para que los usuarios puedan encontrar fácilmente contenido clave a medida que se mueven de sitio a sitio?
• ¿Quién es responsable y responsable del contenido de los sitios? ¿Con qué frecuencia es necesario revisar el contenido?
• ¿La administración de contenido para sitios de intranet está en los objetivos de rendimiento o en las descripciones de trabajos para personas con permisos de edición o propietario?
• ¿Es necesario conservar el contenido de la intranet en función de las directivas de retención o clasificarse en función de su confidencialidad?

No es necesario tomar todas las decisiones de gobernanza por adelantado, pero si no tiene un plan para controlar la nueva intranet inteligente, puede convertirse rápidamente en un desperdicio de información que no logra sus objetivos empresariales críticos.

Revisión de la intranet existente

La intranet actual puede estar formada por sitios de distintos grupos empresariales, como RR. HH., TI, Instalaciones, Ingeniería y otros. Como primer paso para planear la nueva intranet de SharePoint, se recomienda realizar un inventario de los sitios existentes y reunirse con los propietarios de cada uno para determinar sus objetivos de resultados empresariales para nuevos sitios. Haga un balance de dónde se encuentra el contenido y de la cantidad de contenido que tendría que mover al crear un nuevo sitio de intranet. Examine el contenido actual para saber si es actual o debe actualizarse antes de pasar a un nuevo sitio. No es inusual encontrar una estrategia de migración en la que el contenido existente se quede atrás. No es necesario migrar nada; es posible que resulte más eficaz crear contenido nuevo optimizado para la experiencia moderna de SharePoint en lugar de migrar contenido existente y obsoleto a la nueva ubicación.

Como parte de estas reuniones, puede identificar las necesidades empresariales que aborda cada sitio existente, así como los requisitos que pueda tener para los nuevos sitios.

Además de reunirse con los propietarios actuales del sitio, es posible que también quiera convocar un grupo de nuevos empleados. Los nuevos empleados son un público clave para la intranet y las personas que se han unido a la organización en los últimos dos o tres meses pueden proporcionar información valiosa sobre lo que falta o es difícil de aprender en la intranet actual, o los recursos que desean tener cuando se iniciaron por primera vez. También pueden proporcionarle algunas ideas valiosas de las organizaciones en las que trabajaron anteriormente para ayudarle a pensar en las funcionalidades nuevas e importantes que incorporar.

Piense en este paso como una oportunidad para aprender. Está aprendiendo sobre lo que es importante para los usuarios y para la empresa. Usará esta información para identificar iniciativas para la intranet.

Identificación de iniciativas

Con la información que recopiló durante la investigación, trabaje con las partes interesadas clave de la intranet para identificar iniciativas que reflejen sus prioridades organizativas y las barreras que puedan existir al implementarlas.

Aunque en última instancia puede implementar soluciones para abordar todas las iniciativas identificadas, priorizar qué proyecto debe realizar primero le ayudará a lograr el éxito temprano y la participación del usuario de la manera más eficaz posible.

Revise cada iniciativa que haya identificado para conocer los siguientes criterios:

• ¿Soluciona un problema real?
• ¿Cuántas personas lo usarán?
• ¿Se puede crear en un plazo de tiempo razonable?
• ¿Cuál es el retorno de la inversión?

Analice cada iniciativa para ver su impacto positivo en los usuarios con respecto a la facilidad de implementación. Una iniciativa de alto impacto que se puede crear con un mínimo de personalización puede ser un primer proyecto ideal.

Considere la posibilidad de trazar sus iniciativas empresariales en una cuadrícula, como la siguiente, y revisar con las partes interesadas de la intranet y el departamento de TI para elegir la mejor opción para empezar.

Para ayudar a decidir qué iniciativa abordar primero, trabaje con los líderes empresariales de esa área para determinar los objetivos de la solución, quién será responsable de impulsar el éxito en esta área y las métricas que usará para medir el éxito. No solo céntrese en las métricas del sistema. Piense en el impacto empresarial real. Por ejemplo:

Iniciativa	Contenido clave	Propietario de empresa	Métrica de éxito del sistema	Métrica de éxito empresarial
Educar a los empleados sobre las ventajas (sitio de beneficios)	-Anuncios - Vídeos de entrenamiento	HR	- Vistas de publicaciones de noticias - Vistas de vídeo de entrenamiento	Las solicitudes de ayuda se reducen en x%
Publicación semanal de noticias de un líder sénior	- Eventos de streaming - Formación formal	Ingeniería	- Contenido de entrenamiento producido para todos los aspectos de la excelencia de codificación - Eventos de streaming mensuales	Entrenamiento completado correctamente por el x% del personal de ingeniería
Fomentar un acuerdo positivo con los empleados sobre la estrategia de la empresa (Liderazgo Ejecutivo Viva Engage Comunidad)	Publicaciones de noticias - Eventos de streaming - conversaciones Viva Engage	HR	Publicaciones de actividad mensuales continuas por parte de la dirección y comentarios de los empleados	- Viva Engage conversaciones muestran una opinión positiva - Comentarios abordados en un plazo de 24 horas: "no queda ninguna pregunta o comentario atrás" - x% de aumento en las puntuaciones de satisfacción de los empleados para las comunicaciones ejecutivas
Mejora de la coherencia de la escala de tiempo en el desarrollo de propuestas (sitio de marketing)	- Diapositivas de valor empresarial de la empresa - Plantillas de propuesta	Marketing	- Descargas de diapositivas - Alineación del equipo de ventas	x% de reducción en el tiempo para crear propuestas

Elección de escenarios piloto

Trabaje con el propietario de cada escenario para determinar cuál sería una solución ideal para ellos:

• ¿Quiénes son sus visitantes?
• ¿Qué quieren lograr o aprender los visitantes del sitio?
• ¿Qué herramientas o tecnología usan en la actualidad?
• ¿Qué información desea promover?
• ¿Qué herramientas o tecnología desea que los visitantes usen para realizar sus tareas clave?
• ¿Quiénes son los campeones que les ayudarán a realizar la transición al nuevo sitio o solución?
• ¿Cómo sabrá si la solución es correcta?

Por ejemplo, cree una tabla como la siguiente para enumerar los escenarios empresariales que desea abordar con sitios de intranet en toda la organización:

Como un...	Necesito...	Para que...	Sé que esto se realiza correctamente cuando...
Empleado	Comprender y poder actualizar mis ventajas	Puedo aprovechar una ventaja clave del ciclo de vida	Se reducen las solicitudes de ayuda
Empleado	Más información sobre cómo usar el portal de ventajas de autoservicio	Realizar actualizaciones por mi cuenta	Se reducen las solicitudes de ayuda
Empleado de RR. HH.	Promover el uso del portal de ventajas de autoservicio	Puedo dedicar más tiempo a trabajar con los empleados en escenarios y preguntas de beneficios únicos	Todas las interacciones de mis empleados tienen que ver con escenarios críticos individuales

En los escenarios de alta prioridad, identifique cuáles cumplen estos tres criterios clave:

• ¿Puede crear un prototipo rápidamente (unos días)?
• ¿Hay un patrocinador comprometido?
• ¿Hay suficiente contenido actualizado para demostrar las funcionalidades clave?
• ¿Hay una audiencia específica para un piloto?

Después de compilar esta información, cree un resumen de diseño para ayudar a asignar el recorrido del usuario sobre cómo desea que funcione el sitio. Por ejemplo:

Componente de recorrido del usuario	Descripción
Escenario	Sitio de liderazgo: sitio integral para que los empleados escuchen de la dirección de la empresa, conozcan los objetivos de la empresa y escuchen las últimas noticias de reuniones de clientes y eventos del sector.
Usuarios	Todos los empleados de la empresa.
Valor	Aumente el reconocimiento y la alineación de los empleados con la estrategia de la empresa y las iniciativas empresariales.
Recorrido del usuario	- La publicación de noticias se envía a la empresa anunciando una Q de liderazgo&Una reunión - Allan va al portal de liderazgo para watch el evento en directo - Allan usa Viva Engage para formular una pregunta en la reunión - Allan comparte el vínculo de grabación con compañeros de trabajo.
Métricas	- Vistas de eventos en directo - Vistas de grabación de eventos - interacción Viva Engage
Objetivos de stretch	- Interacción continua Viva Engage - Mejora de la opinión de los empleados (encuesta)

Elección de componentes de la solución

SharePoint ofrece varios bloques de creación que puede usar para crear una intranet:

• Sitios de comunicación : use sitios de comunicación para compartir noticias, informes, estados y otra información a través de varias plantillas y elementos web.
• Sitio principal : un sitio principal es un sitio de comunicación que se establece como página de aterrizaje de intranet para su organización.
• Sitios centrales : use sitios centrales para organizar sitios y equipos relacionados y centralizar la administración de noticias, búsquedas y contenido.
• Noticias de SharePoint : use el elemento web de noticias para publicar historias importantes o interesantes, anuncios, noticias de personas, actualizaciones de estado y mucho más que puedan incluir gráficos y formato enriquecido.
• Viva Engage: use Viva Engage para conectarse con personas de toda la organización más allá de los límites de proyectos, funciones y departamentos.
• Dynamics 365 Customer Voice: use Dynamics 365 Customer Voice para crear cuestionarios, encuestas, cuestionarios, registros y mucho más personalizados.
• Stream: use Stream para ofrecer reuniones, eventos y entrenamiento en directo y a petición.

Para el escenario que ha decidido compilar, elija los componentes que necesitará usar para cumplir los objetivos empresariales del sitio. Se recomienda crear un prototipo rápido y conceder acceso a las partes interesadas clave. Esto proporciona un marco sustantivo para más debates y revisiones del diseño.

En esta fase, te recomendamos que impliques a tu departamento de soporte técnico para que estén preparados para responder a preguntas después de que el sitio se implemente para un público mayor.

Para conocer los procedimientos recomendados para iniciar un sitio de intranet, consulte Creación e inicio de un portal de SharePoint correcto.

Implementación del piloto

Cuando el prototipo ha evolucionado hasta un punto en el que desea compartirlo de forma más amplia, puede implementarlo en un grupo piloto o incluso en toda la organización. La adopción de usuarios es una parte fundamental del éxito de un nuevo sitio de intranet. Para impulsar el uso del sitio, se recomienda usar un enfoque superior e inferior hacia arriba:

• Reclutar patrocinadores ejecutivos que puedan asegurarse de que el proyecto de intranet está financiado y pueden ayudar a enviar mensajes de la importancia del nuevo sitio a otros usuarios de la organización.
• Capacitar a los campeones de toda la organización para promover el nuevo sitio en un nivel de base.

Otras cosas que puede hacer para impulsar el éxito son:

• Hacer que se inicien eventos y campañas de comunicaciones.
• Proporcionar capacitación formal.
• Mantenga el horario habitual de la oficina donde los usuarios puedan formular preguntas.

A medida que el sitio se implementa y más usuarios se involucran, watch las métricas de éxito y realizar ajustes según sea necesario para impulsar una mayor participación y satisfacción del usuario.

Cuando el sitio esté en camino de éxito, haga un balance de las lecciones aprendidas en el proceso y continúe con el siguiente proyecto de intranet que desea llevar a cabo.

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