Exportación de un informe paginado a Microsoft Word (Generador de informes)

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Se aplica a: Generador de informes de Microsoft (SSRS) Generador de informes de Power BI Diseñador de informes en SQL Server Data Tools

La extensión de representación de Word representa informes paginados en el formato de Microsoft Word (.docx). El formato es Office Open XML.

El tipo de contenido de los archivos generados por este representador es application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document y la extensión del archivo es .xls.

Consulte Exportar informes (Generador de informes y SSRS) para obtener más información sobre cómo exportar a Word.

Después de exportar el informe a un documento de Word, puede cambiar el contenido del informe y diseñar informes con estilo de documento, como etiquetas postales, pedidos de compra o circulares.

Nota

Puede crear y modificar los archivos de definición de informes paginados (.rdl) en el Generador de informes de Microsoft, en Power BI Report Builder y en el Diseñador de informes de SQL Server Data Tools.

Elementos de informe en Word

Los informes exportados a Word aparecen como una tabla anidada que representa el cuerpo del informe. Una región de datos Tablix se representa como una tabla anidada que refleja la estructura de la región de datos en el informe. Los cuadros de texto y los rectángulos se representan como una celda de la tabla. El valor del cuadro de texto se muestra dentro de la celda.

Las imágenes, gráficos, barras de datos, minigráficos, mapas, indicadores y medidores se representan como una imagen estática dentro de una celda de la tabla. Los hipervínculos y los vínculos de obtención de detalles de estos elementos de informe también se representan. No se admiten los mapas interactivos y otras áreas que se pueden seleccionar dentro de un gráfico.

Los informes con columnas de estilo boletín no se representan en Word. Las imágenes y los colores de fondo de página y del cuerpo del informe no se representan.

Paginación

Cuando el informe se abre en Word, Word repagina de nuevo el informe completo basándose en el tamaño de página. La repaginación puede hacer que los saltos de página se inserten en ubicaciones donde no se pretende agregarlos. En algunos casos, este resultado podría hacer que el informe exportado tenga dos saltos de página sucesivos en una fila o agregar páginas en blanco. Puede intentar cambiar la paginación de Word ajustando los márgenes de página.

Este representador admite solamente saltos de página lógicos.

Tamaño de página

Cuando se representa el informe, el alto y el ancho de página de Word se establecen mediante el conjunto de propiedades RDL siguiente: alto y ancho del tamaño del papel, márgenes izquierdo y derecho de la página, y márgenes superior e inferior de la página.

Ancho de página

Word admite hasta 22 pulgadas para el ancho de página. Si el informe tiene más de 22 pulgadas, el representador sigue representando el informe. Sin embargo, Word no muestra el contenido del informe mientras se encuentra en la vista diseño de impresión o en la vista diseño de lectura. Para ver los datos, cambie a la vista Normal o a la vista Diseño web. En estas vistas, Word reduce la cantidad de espacio en blanco, lo que le permite ver más contenido del informe.

Cuando se representa, el informe crece a lo ancho tanto como se necesite, hasta 22 pulgadas, para mostrar el contenido. El ancho mínimo del informe se basa en la propiedad RDL Width del panel de propiedades.

Propiedades del documento

El representador de Word escribe los metadatos siguientes en el archivo DOCX.

Propiedades del elemento de informe Descripción
Título del informe Título
Autor del informe Autor
Descripción del informe Comentarios

Encabezados y pies de página

Los encabezados y pies de página se representan como regiones de encabezado y pie de página en Word. Si en el encabezado o en el pie de página aparece un número de página del informe o una expresión que indica el número total de páginas del informe, el valor se convierte en un campo de Word. Esta acción garantiza que el número de página preciso se muestre en el informe representado. Si se ha establecido el alto del encabezado o del pie de página en el informe, Word no puede admitir este valor. En algunas circunstancias, la propiedad PrintOnFirstPage puede especificar si el texto de un encabezado o un pie de página se imprime o no en la primera página de un informe. Si el informe representado tiene varias páginas y cada página contiene solo una sola sección, puede establecer PrintOnFirstPage en Falso. El texto se suprime en la primera página. De lo contrario, el texto se imprime independientemente del valor de la propiedad PrintOnFirstPage.

El representador de Word intenta analizar todas las expresiones de los encabezados y pies de página cuando los informes se exportan a Word. Muchos tipos de expresiones se analizan correctamente y aparecen los valores esperados en los encabezados y en los pies de página de todas las páginas del informe.

Sin embargo, un encabezado o un pie de página puede contener una expresión compleja que se evalúa en valores distintos en páginas diferentes de un informe. Si es así, el mismo valor puede mostrarse en todas las páginas del informe. En las dos expresiones siguientes, los números de página no se incrementan en el informe exportado. El número de página se traduce al mismo valor en todas las páginas del informe.

  • ="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString

  • =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

Este resultado ocurre porque el representador de Word analiza el informe para ver si hay campos relacionados con la paginación, como PageNumber y TotalPages, y solo administra referencias simples, no llamadas a una función. En este caso, la expresión llama a la función ToString . Las dos expresiones siguientes son equivalentes y ambas se representan correctamente al obtener una vista previa del informe en el Generador de informes o en el Diseñador de informes, o bien al representar el informe publicado en el portal web de Reporting Services o en una biblioteca de SharePoint. Sin embargo, el representador de Word solo analiza correctamente la segunda expresión y representa los números de página correctos.

  • Expresión compleja: la expresión es ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

  • Expresión con ejecuciones de texto: texto: promedio de ventas y expresión: =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales); texto: Page Number y expresión: =Globals!PageNumber

Para evitar este problema, use ejecuciones de texto en vez de una expresión compleja cuando use expresiones en encabezados y pies de página. Las dos siguientes expresiones son equivalentes. La primera es una expresión compleja y la segunda usa ejecuciones de texto. El representador de Word solo analiza correctamente la segunda expresión.

Mapa del documento

Las etiquetas de mapa del documento que existan en el informe están disponibes como etiquetas de Tabla de contenido (TOC) de Word en los respectivos elementos y grupos del informe. La etiqueta del mapa del documento se utiliza como texto del rótulo para las etiquetas TOC. El vínculo de destino se coloca cerca del elemento en el que se establece la etiqueta. Aunque no se crea un TOC para usted en la exportación del documento Word, puede crear su propio TOC mediante las etiquetas de mapa de documentos que se representan en el informe con los pasos siguientes.

  1. En el documento de Word, seleccione la posición en la que debe ir el TOC.
  2. En la cinta de opciones, seleccione Insertar.
  3. Seleccione el menú desplegable Elementos rápidos.
  4. Seleccione Campo en el menú.
  5. En Nombres de campo, seleccione TOCy seleccione el botón Tabla de contenido en el panel Propiedades del campo.
  6. En la ventana emergente, seleccione el botón Opciones y asegúrese de que la casilla Campos de entrada tabla esté activada.
  7. Seleccione Aceptar en ambas ventanas emergentes para completar el proceso y generar el TOC.

Para más información, consulte Crear un mapa del documento o tabla de contenidos (Generador de informes).

Interactividad

En Word se admiten algunos elementos interactivos. En la siguiente sección, se describen sus comportamientos específicos.

Mostrar y ocultar

El representador de Word representa los elementos del informe basándose en su estado en el momento de generar la representación. Si un elemento del informe está oculto, no se representa en el documento de Word. Si un elemento del informe está visible, se representa en el documento de Word. La funcionalidad de alternar no se admite en Word.

Los hipervínculos y los vínculos de obtención de detalles de los elementos de cuadro de texto e imagen de los informes se representan como hipervínculos en el documento de Word. Cuando se selecciona el hipervínculo, el explorador web predeterminado abre la dirección URL y navega a ella. Cuando se selecciona el hipervínculo de obtención de detalles, se tiene acceso al servidor de informes de origen.

Ordenación interactiva

El contenido del informe se representa teniendo en cuenta el modo en que está ordenado actualmente en la región de datos del informe. Word no admite la ordenación interactiva. Una vez que se representa el informe, puede ordenar la tabla dentro de Word.

Marcadores

Los marcadores del informe se representan como marcadores de Word. Los vínculos de marcador se representan como hipervínculos que conectan con las etiquetas de marcador del documento. Las etiquetas de marcador deben tener menos de 40 caracteres. El único carácter especial que se puede utilizar en una etiqueta de marcador es el carácter de subrayado (_). Los caracteres especiales no compatibles se quitan del nombre de la etiqueta de marcador y, si el nombre tiene más de 40 caracteres, se trunca. Si hay nombres de marcador duplicados en el informe, los marcadores no se representan en Word.

Representar estilos de Word

La siguiente sección describe brevemente el modo en que se representan los estilos en Word.

Paleta de colores

Los colores representados en el informe se representan en el documento de Word.

Borde

Los bordes de los elementos de informe, excepto el borde de página, se representan como bordes de celdas de tabla de Word.

Líneas onduladas en los informes exportados

Cuando se exportan y se ven en Word, los datos o las constantes del informe podrían estar subrayados con líneas onduladas rojas o verdes. Las líneas onduladas rojas identifican errores de ortografía. Las líneas onduladas verdes identifican errores gramaticales. Este resultado ocurre cuando el informe incluye palabras que no cumplen con la revisión (ortográfica y gramatical) del idioma de edición que se especifica en Word. Por ejemplo, los títulos de columna del informe en inglés probablemente aparecen subrayados con líneas onduladas rojas cuando el informe se represente en una versión en español de Word. Los errores ortográficos percibidos en los informes son más comunes que los gramaticales porque los informes suelen incluir un texto breve, y no frases completas o párrafos.

La presencia de líneas onduladas en los informes implica que el informe tiene errores, que probablemente no lo sean. Puede quitar las líneas onduladas cambiando el idioma de revisión del informe. Para ello, seleccione el contenido del informe y especifique el idioma apropiado para el contenido. Puede seleccionar todo el contenido o una parte del mismo. En Word, la opción de idioma Establecer idioma de corrección está en el área Idioma de la pestaña Revisión. Cuando actualice el contenido, tendrá que volver a guardar el documento.

Según la versión de idioma del programa de Office, las herramientas de revisión (por ejemplo, el diccionario) del idioma que elija se incluyen con el programa o se proporcionan en un paquete de idioma de Microsoft Office que puede adquirir.

En los artículos siguientes se proporciona información adicional sobre cómo configurar las opciones de Word y Office.

Nota:

Al cambiar el idioma de edición en Preferencias de idioma de Microsoft Office o en el diálogo Opciones de Word en Word, el cambio se aplicará en todos los programas de Office.

Limitaciones de Word

Microsoft Word aplica las limitaciones siguientes:

  • Las tablas de Word admiten un máximo de 63 columnas. Si se intenta representar un informe que tiene más de 63 columnas, Word divide la tabla. Las otras columnas se colocan junto a las 63 columnas que se muestran en el cuerpo del informe. Por consiguiente, es posible que las columnas del informe no se alineen como se esperaba.

  • Word admite un ancho de página máximo de 22 pulgadas de ancho y 22 pulgadas de alto. Si el contenido ocupa más de 22 pulgadas de ancho, es posible que algunos datos no se muestren en la vista Diseño de impresión.

  • Word omite la configuración de alto de los encabezados y pies de página.

  • Una vez exportado el informe, Word lo pagina de nuevo. Este resultado puede hacer que aparezcan saltos de página adicionales en el informe representado.

  • Word no repite las filas de encabezado en la página dos y siguientes, aunque se establezca en True la propiedad RepeatOnNewPage de la fila de encabezado estática de un Tablix (tabla, matriz o lista). Puede definir saltos de página explícitos en su informe para obligar a las filas de encabezado a aparecer en nuevas páginas. Sin embargo, dado que Word aplica su propia paginación al informe representado exportado a Word, los resultados podrían variar y la fila de encabezado podría no repetirse previsiblemente. La fila de encabezado estática es la fila que contiene los encabezados de columna.

  • Los cuadros de texto aumentan de tamaño cuando contienen espacios de no separación.

  • Cuando se exporta texto a Word, el texto con decoración en determinadas fuentes puede generar glifos inesperados en el informe representado o la pérdida de glifos en el mismo.

Ventajas de usar el representador de Word

Además de permitir que las características nuevas de los archivos .docx de Microsoft Word estén disponibles en los informes exportados, los archivos *.docx de los informes exportados suelen tener un menor tamaño. Los informes exportados mediante el representador de Word suelen ser menores que los mismos informes exportados mediante el representador de Word 2003.

Compatibilidad con versiones anteriores de los informes exportados

Puede seleccionar un modo de compatibilidad de Word y establecer opciones de compatibilidad. El representador de Word crea documentos con el modo de compatibilidad activado. Al volver a guardar los documentos con el modo de compatibilidad desactivado, el diseño del documento puede verse afectado.

Si desactiva el modo de compatibilidad y después vuelve a guardar un informe, el diseño del informe puede cambiar de maneras inesperadas.

Representador de Word 2003

Importante

La extensión de representación de Microsoft Excel 2003 (.doc) ha quedado obsoleta. Para más información, consulte Características en desuso de SQL Server Reporting Services en SQL Server 2016.

El representador de Word es compatible con Microsoft Word 2003 si se instala el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para Word, Excel y PowerPoint. Para obtener más información, consulte Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para formatos de archivo de Word, Excel y PowerPoint.

El nombre de la versión anterior de la extensión de representación de Word, solo compatible con Microsoft Word 2003, cambia a Word 2003. Solo la extensión de representación de Word está disponible de forma predeterminada. Debe actualizar los archivos de configuración de Reporting Services para que la extensión de representación de Word 2003 esté disponible. El tipo de contenido de los archivos generados por el representador de Word 2003 es application/vnd.ms-word y la extensión de nombre de archivo es .doc.

En SQL Server Reporting Services, el representador de Word predeterminado es la versión que representa en el formato de Microsoft Word (.docx). Este formato es la opción Word que aparece en los menús Exportar del portal web de Reporting Services y las listas de SharePoint. La versión anterior, compatible solo con Microsoft Word 2003, se denomina a partir de ahora Word 2003 y aparece en los menús con ese nombre. La opción de menú Word 2003 no es visible de forma predeterminada, pero el administrador puede hacer que lo esté actualizando el archivo de configuración RSReportServer. Si desea exportar informes de SQL Server Data Tools (SSDT) con el representador de Word 2003, debe actualizar el archivo de configuración RSReportDesigner. Sin embargo, aunque se haga que el representador de Word 2003 esté visible, no está disponible en todos los escenarios. El archivo de configuración RSReportServer reside en el servidor de informes, por lo que las herramientas o productos desde los que exporte informes se deben conectar con un servidor de informes para leer el archivo de configuración. Si usa herramientas o productos en modo sin conexión o local, hacer que el representador de Word 2003 esté visible no tiene ningún efecto. La opción de menú Word 2003 sigue sin estar disponible. Si hace que el representador de Word 2003 esté visible en el archivo de configuración RSReportDesigner, la opción de menú Word 2003 siempre estará disponible en la vista previa de informes de SQL Server Data Tools (SSDT).

La opción de menú Word 2003 nunca está visible en los escenarios siguientes:

Si el representador Word 2003 se configura para que esté visible, las opciones de menú Word y Word 2003 estarán disponibles en los escenarios siguientes:

  • El portal web de Reporting Services cuando Reporting Services está instalado en modo nativo.

  • Sitio de SharePoint si Reporting Services está instalado en modo integrado de SharePoint.

  • SQL Server Data Tools (SSDT) cuando obtiene una vista previa de los informes.

  • Generador de informes está conectado a un servidor de informes.

  • El elemento web Visor de informes en modo remoto.

En el código XML siguiente se muestran los elementos para las dos extensiones de representación de Word en los archivos de configuración RSReportServer y RSReportDesigner:

<Extension Name="WORDOPENXML" Type="Microsoft.ReportingServices.Rendering.WordRenderer.WordOpenXmlRenderer.WordOpenXmlDocumentRenderer,Microsoft.ReportingServices.WordRendering"/>

<Extension Name="WORD" Type="Microsoft.ReportingServices.Rendering.WordRenderer.WordDocumentRenderer,Microsoft.ReportingServices.WordRendering" Visible="false"/>

La extensión WORDOPENXML define el representador de Word para los archivos .docx de Microsoft Word. La extensión WORD define la versión de Microsoft Word 2003. Visible = "false" indica que el representador de Word 2003 está oculto. Para más información, vea El archivo de configuración RsReportServer.config y Archivo de configuración RSReportDesigner.

Diferencias entre los representadores de Word y Word 2003

Los informes representados mediante el representador de Word o Word 2003 no se suelen distinguir visualmente. Sin embargo, puede observar pequeñas diferencias entre los dos formatos de Word o Word 2003.

Valores de configuración de la información del dispositivo

Puede cambiar parte de la configuración predeterminada de este representador cambiando los valores de configuración de la información del dispositivo. Puede cambiar parte de la configuración predeterminada; por ejemplo, puede omitir los hipervínculos y los vínculos de obtención de detalles o expandir todos los elementos que se pueden mostrar y ocultar, independientemente de su estado original en el momento de generar la representación. Para obtener más información, consulte Configuración de la información del dispositivo Word.

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