Definir directivas de retención

Artículo
02/01/2024

Este artículo describe cómo los administradores pueden definir directivas de retención para especificar cuán a menudo eliminar datos desactualizados en tablas que contienen entradas de registro y registros archivados. Por ejemplo, limpiar las entradas de registro puede facilitar el trabajo con datos más relevantes. Las directivas pueden eliminar datos según una fecha de vencimiento, o puede agregar filtros para incluir solo ciertos datos vencidos.

Configuraciones y permisos necesarios

Antes de poder crear directivas de retención, debe configurar las tablas que se incluirán y los períodos de tiempo para conservar los datos.

Configurar	Descripción
Tablas permitidas	Proporcionamos una lista de las tablas que puede incluir en las directivas de retención. Si desea agregar tablas desde una extensión a una directiva de retención, un desarrollador debe agregar sus tablas a la lista. Para más información, consulte Incluir su extensión en una directiva de retención.
Períodos de retención	Especifique períodos de tiempo durante los cuales se conservarán los datos en las tablas de una directiva. Los períodos determinan la frecuencia con la que se eliminarán los datos.

Además, debe tener los permisos de usuario SUPER o el conjunto de permisos de Configuración de la directiva de retención. Los usuarios que tienen el conjunto de permisos Configuración de directiva de retención pueden definir directivas de retención para tablas. Esto es cierto, incluso si no tienen permisos de lectura y eliminación para las tablas. La entrada de la cola de trabajos debe ejecutarse como un usuario con permisos para leer y eliminar los datos. No otorgue el conjunto de permisos de Configuración de la directiva de retención a los usuarios a los que no se les debería permitir eliminar datos.

Nota

Si esta usando Business Central local, y desea probar las directivas de retención en la base de datos de demostración Cronus, hay algunas cosas que debe hacer. La empresa de demostración no contiene tablas que pueda usar con directivas de retención, por lo que debe agregarlas. Para ello, cree una nueva empresa en blanco en la base de datos de demostración. En la nueva empresa, importe el paquete de configuración RapidStart para su país o región que corresponda al paquete estándar NAV17.0.W1.ENU.STANDARD.rapidstart. Los datos de configuración de las directivas de retención estarán disponibles en la nueva empresa.

Crear períodos de retención

Los períodos de retención pueden ser tan largos o cortos como desee. Para crear períodos de retención, en la página Políticas de retención, utilice la acción Periodo de retención. Los períodos que defina estarán disponibles para todas las pólizas.

Nota

Por razones de cumplimiento, hemos definido un período de retención mínimo para algunas tablas. Si establece un período de retención más corto que el mínimo requerido, un mensaje mostrará el período obligatorio.

Configurar una directiva retención

Elija el icono , escriba Directivas de retención y elija el enlace relacionado.
En el campo Id. de tabla, seleccione la tabla que desee incluir en la directiva.
En el campo Periodo de retención, especifique el período de tiempo durante el cual se conservarán los datos en la tabla.
Opcional: puede aplicar la política a datos específicos de una tabla, en lugar de a todos los registros, filtrando los datos de cada línea. La política se aplicará únicamente a los registros que devuelvan los filtros. Para especificar los criterios de filtro, desactive la opción Aplicar a todos los registros. Aparece la pestaña desplegable Política de retención de registros, donde puede establecer criterios de filtrado. Para obtener más información sobre cómo funcionan los filtros, vaya a Filtrado.

Nota

Cada línea tiene su propio período de retención. Si especifica diferentes períodos de retención para los mismos datos, se utilizará el período más largo. Además, algunas tablas contienen filtros que no puede cambiar ni eliminar. Para ayudarlo a identificar estos filtros, aparecen en una fuente de color más claro.

Guía de vídeo

Este vídeo proporciona un ejemplo de cómo configurar una directiva de retención.

Aplicar directivas de retención

Puede utilizar una entrada de la cola de trabajos para aplicar directivas de retención para eliminar datos automáticamente, o puede aplicar directivas manualmente.

Para aplicar una directiva de retención automáticamente, simplemente cree y habilite una directiva. Cuando habilita una directiva, Business Central crea una entrada en la cola de trabajos que aplicará al período de retención que especifique. Todas las directivas de retención utilizarán la misma entrada de cola de trabajos. De forma predeterminada, la entrada de la cola de trabajos aplica la directiva todos los días a las 0200. Puede cambiar el valor predeterminado, pero si lo hace, le recomendamos la ejecución fuera del horario comercial. Para más información, consulte Uso de colas de proyectos para programar tareas.

Puede aplicar manualmente una directiva mediante la acción Aplicar manualmente en la página Políticas de retención. Si desea aplicar siempre una directiva manualmente, active la alternancia Manual. La entrada de la cola de trabajos ignorará la directiva cuando se ejecute.

Ver entradas de registro de directivas de retención

Puede ver la actividad relacionada con las directivas de retención en la página Registro de directivas de retención. Por ejemplo, las entradas se crean cuando se aplica una directiva o si ocurrieron errores.

Incluir su extensión en una directiva de retención (requiere ayuda de un desarrollador)

De forma predeterminada, las directivas de retención cubren solo Business Central en la lista que proporcionamos. Puede eliminar tablas predeterminadas de la lista y puede agregar tablas de su propiedad. Es decir, no puede agregar una tabla que no haya creado usted mismo. Por ejemplo, no puede agregar otras tablas desde Business Central o desde una extensión que haya comprado.

Para agregar sus tablas a la lista de tablas permitidas, un desarrollador debe agregar algún código. Por ejemplo, al codeunit instalador para la extensión (un codeunit con el subtipo install).

Cuando un desarrollador agrega una tabla, puede especificar filtros obligatorios y predeterminados. Los filtros obligatorios no se pueden eliminar ni modificar más adelante cuando agrega tablas para definir una directiva de retención. Los filtros predeterminados son solo sugerencias.

Los siguientes son ejemplos de cómo agregar una tabla a la lista de tablas permitidas con y sin filtros obligatorios o predeterminados. Para obtener un ejemplo más complejo, vaya a codeunit 3999 "Reten. Pol. Instalar - BaseApp".

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
    begin
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Retention Policy Log Entry");
    end;

El siguiente ejemplo incluye un filtro obligatorio.

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        ChangeLogEntry: Record "Change Log Entry";
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
        RetentionPeriod: Enum "Retention Period Enum";
        RecRef: RecordRef;
        TableFilters: JsonArray;
        Enabled: Boolean;
        Mandatory: Boolean;
    begin
        ChangeLogEntry.Reset();
        ChangeLogEntry.SetFilter("Field Log Entry Feature", '%1|%2', ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::"Monitor Sensitive Fields", ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::All);
        RecRef.GetTable(ChangeLogEntry);
        Enabled := true;
        Mandatory := true;
        RetenPolAllowedTables.AddTableFilterToJsonArray(TableFilters, RetentionPeriod::"28 Days", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), Enabled, Mandatory, RecRef);
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Change Log Entry", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), TableFilters);
    end;

Una vez que un desarrollador ha agregado tablas a la lista, un administrador puede incluirlas en una directiva de retención.

Consulte también .

Análisis de la telemetría de seguimiento de la política de retención
Auditar cambios en Business Central
Filtrado
Uso de colas de proyectos para programar tareas
Trabajar con Business Central

Encuentre módulos de aprendizaje en línea gratuitos de Business Central aquí

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