Administración de perfiles de usuario

Los grupos de seguridad son nuevos en Business Central en el primer lanzamiento de versiones de 2023. Son similares a los grupos de usuarios que se mencionan en este artículo. Como los grupos de usuarios, los administradores asignan los permisos al grupo de seguridad que sus miembros necesitan para hacer su trabajo.

Los grupos de usuarios ya no estarán disponibles en una versión futura. Puede continuar usando grupos de usuarios para administrar los permisos hasta entonces. Para obtener más información sobre los grupos de seguridad, vaya a Controlar el acceso a Business Central mediante grupos de seguridad.

Asigne todos los usuarios a perfiles que reflejen:

• Su rol comercial
• El departamento en el que trabajan
• Otro tipo de categorización

Los perfiles permiten a los administradores definir y gestionar de forma centralizada qué tipos de usuarios pueden acceder en Business Central.

El uso de negocio típico de un perfil es un rol. Por lo tanto, un perfil se llama Perfil (rol) en la interfaz de usuario.

Como administrador, usted crea y administra perfiles en la página Perfiles (roles). Cada perfil tiene una tarjeta donde administra la configuración para el rol relacionado. La tarjeta contiene la siguiente información:

• Nombre de rol
• Ajustes de usuario
• El área de tareas que utiliza el perfil.

Para obtener más información sobre la configuración de usuario y las áreas de tareas, consulte Cambiar la configuración básica.

Para poder administrar los perfiles de los usuarios, los usuarios se deben crear y agregar a través de Centro de administración de Microsoft 365. A continuación, puede asignar permisos a cada usuario o grupo de usuarios. Los permisos definen las características a las que pueden acceder los usuarios. Para obtener más información sobre la configuración de permisos, vea Asignar permisos a usuarios y grupos.

Personalización de página

Puede personalizar los diseños de página para un perfil de modo que todos los usuarios asignados al perfil vean las páginas personalizadas. Como administrador, personalice las páginas utilizando la misma funcionalidad que los usuarios cuando realizan la personalización. Para obtener más información sobre cómo personalizar diseños de página, consulte Personalizar páginas para perfiles.

Para crear un perfil

Si no puede copiar un perfil existente, puede crear uno nuevo manualmente.

1. Elija el icono , escriba Perfiles (roles) y luego elija el enlace relacionado.
2. En la página Perfiles (roles), elija la acción Nuevo.
3. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Sugerencia

Si desea que un perfil en particular esté disponible solo para usuarios muy específicos, puede configurar el campo Descripción a Navigation menu only.. De esta forma, el perfil queda excluido de la lista de roles disponibles en Mi configuración.

Para copiar un perfil

Para ahorrar tiempo, puede crear un nuevo perfil copiando uno existente. Copie uno que tenga una configuración similar al que desea crear.

Cuando copia un perfil, también se copian todas las personalizaciones de página involucradas, tanto las creadas por el usuario como las derivadas de las extensiones.

1. En la página Perfiles (roles), seleccione la línea para el perfil que desea copiar y luego elija la acción Copiar perfil.
2. Complete los campos Id. perfil y Nombre para mostrar y luego elija el botón Aceptar.
3. En la página Perfiles (roles), abra la tarjeta de perfil recién creada y edite otros campos según sea necesario.

Para editar un perfil

Puede editar un perfil cambiando los campos en la página Perfiles (roles). Sin embargo, los cambios no serán visibles para el usuario asignado al perfil hasta que cierre la sesión y vuelva a iniciarla.

Precaución

No cambie el nombre de un perfil mientras los usuarios asignados al perfil estén conectados, ya que los usuarios pueden experimentar que el producto se congele y debe reiniciarse.

Para asignar un perfil a un usuario

Los usuarios pueden asignarse un rol (que representa un perfil) eligiendo el campo Rol en la página Mi configuración. Como administrador, puede hacer lo mismo a través de la página Perfiles (roles).

1. En la página Perfiles (roles), seleccione el perfil que desea asignar y luego elija la acción Lista personalización usuario.
2. En la página Personalizaciones del usuario, seleccione el usuario al que desea asignar el perfil y luego elija la acción Editar.
3. En el campo Id. perfil, seleccione el perfil relevante.

Si asigna otro perfil a un usuario, se conservan las personalizaciones realizadas por el usuario con el perfil anterior.

Para definir la configuración de usuario para un perfil

Sobre la página Mi configuración, los usuarios pueden definir el comportamiento básico de su cuenta, como el área de tareas, el idioma y las notificaciones que reciben. Para obtener más información sobre la configuración de usuario, consulte Cambiar la configuración básica.

Como administrador, puede definir la configuración de un perfil. La configuración se aplicará a todos los usuarios asignados al rol.

1. Elija el icono , escriba Perfiles (roles) y luego elija el enlace relacionado.
2. Seleccione la línea del perfil cuya configuración de usuario desea cambiar y elija la acción Enumerar personalizaciones de usuario.
3. En la página Personalizaciones del usuario, abra la tarjeta para el usuario cuya configuración desea cambiar.
4. En la página Tarjeta personalización usuario, edite los campos según sea necesario.

Para activar un perfil

Cuando crea un perfil, puede definir si, dónde y cómo el perfil y su información se ponen a disposición de los usuarios.

En la página Perfiles (roles), seleccione las casillas siguientes:

• Habilitado para especificar si el rol relacionado es visible en la página Roles disponibles para que los usuarios elijan.
• Usar como perfil predeterminado para especificar el perfil que se aplica a los usuarios que no tienen asignado un rol específico.
• Deshabilitar personalización para especificar si los usuarios del rolo relacionado pueden personalizar su espacio de trabajo.
• Mostrar en Explorador de roles para especificar si las acciones de las características empresariales incluidas en el perfil se muestran en la vista ampliada del explorador de roles, una descripción general de las funciones. Para obtener más información sobre el explorador de roles, vea Búsqueda de páginas con el explorador de roles.

Para exportar perfiles

Puede exportar perfiles desde Business Central y reutilizarlos en otro suscriptor. Los perfiles se exportan a un archivo zip que contiene los archivos de Idioma de Aplicación (AL). Puede reutilizar los archivos AL para desarrollar extensiones. Para obtener más información sobre exportar perfiles, consulte Usar el cliente para crear perfiles y personalizaciones de página.

• En la página Perfiles (roles), elija la acción Exportar perfiles.

  Esta acción exporta un archivo zip que congiene archivos AL para todos los perfiles.

Para importar perfiles

Puede importar perfiles que se han exportado desde Business Central. Los pasos son más o menos lo opuesto a los pasos para exportar perfiles.

1. En la página Perfiles (roles), elija la acción Importar perfiles.

2. Siga los pasos en el asistente Importar perfiles.

   Si solo desea importar los perfiles seleccionados, use la casilla Seleccionado para indicar cuál importar.

3. Elija el botón Importar seleccionado.

   Esta acción importa un archivo zip que congiene archivos AL para los perfiles seleccionados.

Para eliminar un perfil

Puede eliminar un perfil eligiendo la acción Eliminar acción en la página Perfiles (roles). Sin embargo, se aplican las siguientes limitaciones:

• No puede eliminar un perfil asignado a un usuario o grupo de usuarios.
• No puede eliminar perfiles que se originan a partir de extensiones. La extensión debe desinstalarse primero.
• Solo puede eliminar un perfil cada vez.

Para eliminar todas las personalizaciones efectuadas por un usuario

Puede eliminar todos los cambios que un usuario ha realizado en las páginas. Eliminar cambios puede ser útil, por ejemplo, si un empleado ha cambiado de rol y ya no los necesita. El perfil define el diseño de la página y las eliminaciones la restauran a esa definición.

1. Elija el icono , escriba Personalizaciones de usuario y luego elija el enlace relacionado.

   La página Personalizaciones del usuario muestra todos los usuarios que han realizado personalizaciones.

2. Abra la tarjeta de un usuario cuyas personalizaciones desea eliminar.

3. En la página Ficha de personalización de usuario, elija la acción Borrar páginas personalizadas y luego acepte el mensaje que aparece.

El usuario podrá ver los cambios la próxima vez que inicie sesión.

También puede eliminar todas las personalizaciones de página para un perfil. Para obtener más información, consulte Para eliminar todas las personalizaciones de un perfil.

Para eliminar las personalizaciones de páginas específicas

Puede eliminar las personalizaciones que uno o más usuarios han realizado en páginas específicas. Eliminar personalizaciones puede ser útil, por ejemplo, si un cambio en el proceso de negocio significa que ya no se puede usar una personalización. Las eliminaciones restauran el diseño de la página al definido por el perfil.

1. Elija el icono , escriba Personalizaciones de página de usuario y luego elija el enlace relacionado.

   Personalizaciones de página de usuario enumera todas las páginas que se han personalizado y el usuario al que pertenecen.

   Una marca de verificación en el campo Personalización heredada indica que la personalización se realizó en una versión anterior de Business Central que manejaba la personalización de forma diferente. Los usuarios que intentan personalizar estas páginas se bloquean a menos que elijan desbloquear la página.

2. Seleccione la línea de la personalización de página que desea eliminar y, después, seleccione la acción Eliminar.

El usuario podrá ver los cambios la próxima vez que inicie sesión.

También puede eliminar personalizaciones de página individuales para un perfil. Para obtener más información, consulte Para eliminar la personalización de páginas específicas de un perfil.

Administrar sesiones de usuario

Como administrador de Business Central online, puede administrar sesiones de usuario en el centro de administración. Para más información, vea Administrar sesiones en el contenido de la administración.

Para Business Central on-premises, puede administrar sesiones usando SQL Server Management Studio, por ejemplo. Para más información, consulte Documentación técnica de SQL Server.

Consulte también .

Asignar permisos a usuarios y grupos
Personalizar páginas para perfiles
Personalizar el área de trabajo

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