Registro y reembolso de los costes de los empleados

Business Central soporta transacciones para empleados de una manera similar a los proveedores. En consecuencia, existen grupos de contabilización de empleados para asegurarse de que las entradas del libro mayor de empleados se registran en las cuentas relevantes del libro mayor.

Nota

Los pagos de reembolso a los empleados no son compatibles con los descuentos y las tolerancias de pago.

Si los empleados gastan su propio dinero durante las actividades comerciales, puede registrar el gasto en la cuenta del empleado. De este modo, puede reembolsar al empleado mediante un pago a su cuenta bancaria, del mismo modo que paga a los proveedores.

En este artículo se explica cómo registrar el gasto en los libros y cómo reembolsar al empleado. Su organización puede tener un portal o aplicación donde los empleados pueden enviar sus informes de gastos.

Business Central es lo suficientemente flexible como para adaptarse a muchas prácticas diferentes. Los números de cuenta exactos que se utilizarán dependen de la configuración y los procesos de su organización.

Puede utilizar diarios generales para cuentas de empleados para registrar los gastos de los empleados y las transacciones de reembolso en divisas y luego realizar un seguimiento sencillo de los importes y compararlos con las recepciones. Deje su calculadora en el cajón de su escritorio: Business Central puede ajustar el tipo de cambio por usted. Cuando utiliza diarios generales para registrar transacciones para cuentas de empleados, como cuando reembolsa gastos, puede usar el campo Código de divisa para especificar la divisa de las transacciones. Especificar una divisa le permite utilizar las mismas funciones que cuando registra transacciones en los libros mayores de clientes y proveedores. Por ejemplo, los empleados pueden registrar un gasto en euros pero cobrar en pesos.

Para asegurarse de que el tipo de cambio de los importes esté actualizado, puede ajustar los saldos de los empleados cuando ejecute el trabajo por lotes del tipo de cambio de divisa. Si desea utilizar la tabla de tipos de cambio, pero liquidar los saldos de los empleados en su moneda local, puede excluir las cuentas de los empleados cuando ajuste los tipos de cambio.

Registrar el gasto de un empleado

Puede registrar los costes de los empleados en la página Diario general.

1. Elija el icono , escriba Diarios generales, y luego elija el enlace relacionado.

2. Abra la sección del diario general correspondiente. Para obtener más información, consulte Trabajar con diarios generales.

3. En una línea nueva de diario, rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

   Nota

   El diario general solo muestra un número limitado de campos en la línea de diario de forma predeterminada. Si desea ver otros campos, como el campo Tipo de cta., seleccione la acción Mostrar más columnas. Para ocultar los campos adicionales de nuevo, elija la acción Mostrar menos columnas. Cuando ve menos columnas, se utiliza la misma fecha de registro para todas las líneas. Si desea tener varias fechas de registro para el mismo movimiento de diario, seleccione la acción Mostrar más columnas.

4. Repita el paso 3 para todos los gastos que el empleado ha incurrido.

   Sugerencia

   Si desea introducir varias líneas de gastos sobre una línea de cuenta de contrapartida para la cuenta bancaria del empleado, seleccione la casilla de verificación Sugerir importe de compensación en la línea de la sección en la página Secciones diario general. El campo Importe de la línea de la cuenta de contrapartida se rellena previamente de forma automática con el valor que se requiere para compensar los gastos.

5. Seleccione la acción Registrar para registrar gastos de la cuenta del empleado.

Reembolsar al empleado

Reembolse a los empleados mediante pagos a su cuenta bancaria en la página Diario de pagos.

1. Elija el icono , escriba Diarios de pagos y luego elija el enlace relacionado.
2. Abra la sección del diario de pagos correspondiente. Para obtener más información, consulte Trabajar con diarios generales.
3. Rellene los campos según sea necesario. Para obtener más información, consulte Creación de pagos.
4. Opcionalmente, elija la acción Proponer pagos a empleados para insertar automáticamente las líneas de diario para los reembolsos pendientes del empleado.
5. Seleccione la acción Registrar para registrar el reembolso.

Conciliar reembolsos con movimientos de empleado

Aplique los pagos de los empleados a las entradas del libro mayor relacionadas, de la misma manera que lo hace para los pagos a proveedores, por ejemplo, en la página Diario de conciliación de pagos, en función de las entradas del estado de cuenta bancario relacionadas. Para obtener más información, vea Liquidación de pagos automáticamente y conciliación de cuentas bancarias. Opcionalmente, puede liquidar manualmente en la página Movimientos de los empleados. Para obtener más información, consulte la sección Conciliar pagos a proveedores con el diario de pagos o desde los movimientos de proveedor relacionada.

Consulte también

Registrar transacciones directamente en la contabilidad
Trabajar con diarios generales
Revertir los registros de diario y deshacer las recepciones/remisiones
Finanzas
Trabajar con Business Central

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