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Crear cotizaciones de venta

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Puede crear una cotización de venta para registrar su oferta a un cliente o cliente potencial para vender determinados productos en función de ciertos términos de entrega y pago. Puede enviar la cotización venta al cliente para comunicar la oferta. Puede enviar por correo electrónico el documento como un documento PDF anexo. También puede rellenar previamente el cuerpo del correo electrónico con un resumen de la cotización. Para obtener más información, vea Enviar documentos por correo electrónico.

Mientras negocia con el cliente o cliente potencial, puede cambiar y reenviar la cotización de venta el número de veces necesario. Cuando el cliente acepte la cotización, convierta la cotización venta en una factura de venta o una orden de venta en la que se procese la venta. Para obtener más información, consulte Facturar ventas o Vender productos.

En la mayoría de los casos, usted envía cotizaciones de venta a clientes potenciales. A menudo tiene una persona de contacto con la que negocia. Si aceptan su cotización, usted convierte la cotización de venta en una orden y registra al cliente potencial como cliente en Business Central. En el siguiente procedimiento, nos centramos en contactos, pero también puede enviar cotizaciones a clientes existentes.

Para crear una cotización de venta

  1. Elija el icono Bombilla que abre la función Dígame. , escriba Cotizaciones de venta y, luego, elija el vínculo relacionado.

  2. Especifique el contacto o cliente al que desea enviar la cotización de venta.

    • Si la cotización de venta es para un contacto existente, especifique el nombre en el N.º contacto .

      Si la cotización de venta es para un cliente existente, especifique el cliente en el campo Cliente.

    • Si el contacto no está registrado, realice los pasos siguientes:

      1. En el campo N.º contacto , elija el botón editar .
      2. En el cuadro de diálogo sobre la selección del contacto, elija la acción Nuevo y luego complete los campos relevantes. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción. Para obtener más información, consulte Crear contactos.
      3. Cuando haya completado la ficha de contacto, seleccione el contacto recién creado en la lista de contactos y, luego, elija el botón Aceptar para volver a la cotización de venta.

      Muchos campos de la cotización venta se rellenan con la información especificada en la nueva ficha de contacto

      Nota

      Para calcular correctamente los impuestos y precios de una cotización, debe elegir la plantilla de cliente relevante en el campo Código de plantilla de cliente. La plantilla se utilizará para convertir el contacto en un cliente una vez que la cotización se convierta en una orden de venta o factura.

    • Si la cotización es para un nuevo cliente, debe agregar el cliente. Para obtener más información, vea Registrar nuevos clientes.

  3. Rellene los campos en la página Cotización venta según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

    Ahora podrá rellenar las líneas de venta de los productos que vende al cliente o para cualquier transacción con el cliente o cliente potencial que desee registrar en una cuenta de contabilidad.

    Si ha configurado líneas de venta periódicas para el cliente, por ejemplo, una orden de reabastecimiento mensual, puede insertar estas líneas en la orden al elegir la acción Obtener líneas de venta periódicas.

  4. En la ficha desplegable Líneas del campo Tipo, seleccione qué tipo de producto, cargo o transacción registrará para el cliente en la línea de venta.

  5. En el campo N.º, seleccione un registro para registrar según el valor del campo Tipo.

    Deje el campo N.º vacío en los casos siguientes:

    • Si la línea es de un comentario. Escriba el comentario en el campo Descripción.
    • Si la línea es de un producto del catálogo. Elija la acción Seleccionar artículos del catálogo. Para obtener más información, consulte Trabajar con productos del catálogo.

  6. En el campo Cantidad, especifique cuántas unidades de producto, cargo o transacción registrará la línea para el cliente.

    Nota

    Si el producto es de tipo Servicio o el campo Tipo contiene Recurso, la cantidad es una unidad de tiempo, por ejemplo horas, según se indica en el campo Cód. unidad medida en la línea. Para obtener más información, vea Configurar unidades de medida de producto

    El valor del campo Importe línea se calculará como Precio venta x Cantidad.

    El precio y el importe de las líneas tienen IVA o no, dependiendo de qué seleccione en el campo Precios incluyendo IVA en la ficha del cliente.

  7. Si desea ofrecer un descuento, introduzca un porcentaje en el campo % Descuento línea. El valor del campo Importe de línea se actualiza según corresponde.

    Si hay configurados precios de producto especiales en la ficha desplegable Precios venta y descuentos línea ventas en la ficha del producto o en la del cliente, el precio y el importe de la línea de venta se actualizan automáticamente si se cumplen los criterios acordados para el precio. Para más información, vea Registrar acuerdos de pago, descuentos y precios de venta.

  8. Repita los pasos 4 a 7 para cada producto que desee ofertar al contacto.

    Los totales por debajo de las líneas se calculan automáticamente cuando se crean o modifican las líneas.

  9. En el campo Importe descuento factura, especifique un importe que se debe descontar del valor que aparece en el campo Total impuesto incl. en la parte inferior de la factura.

    Si ha configurado descuentos en factura para el cliente, el valor porcentual especificado se inserta automáticamente en el campo % descuento en factura si se cumplen los criterios, y el importe relacionado se inserta en el campo Descuento en factura excluyendo impuesto . Para más información, vea Registrar acuerdos de pago, descuentos y precios de venta.

    Sugerencia

    Para que la Cotización válida hasta fecha se complete automáticamente con un número determinado de días después de la creación de la cotización, puede completar el campo Cálculo de validez de la cotización en la página Ventas y cobros.

  10. Cuando las líneas de la oferta de venta ya estén completas, seleccione la acción Enviar por correo electrónico.

  11. En la página Enviar correo electrónico, rellene los campos restantes y revise la cotización de venta incluida. Para obtener más información, vea Enviar documentos por correo electrónico.

  12. Si el contacto acepta la cotización, elija la acción Crear orden.

    Alternativamente, si su organización prefiere ese proceso, elija la acción Crear factura.

    Nota

    Si agregó un cliente en el paso 2, se le pedirá que confirme la conversión de la cotización en orden.

    Si agregó un contacto de un posible cliente en el paso 2, se le pedirá que siga los siguientes pasos:

La conversión elimina la cotización de venta de la base de datos. Una factura de venta o una orden de venta se crea a partir de la información de la cotización venta para poder procesar la venta. En el campo Nº cotización de la factura de venta o pedido de venta, se muestra el número de la cotización de venta a partir de la que se creó. Para obtener más información, consulte Facturar ventas o Vender productos.

Número de documento externo

En los documentos de venta y los diarios, puede especificar un número de documento que haga referencia al sistema de numeración del cliente. Utilice este campo para registrar el número que el cliente asignó a la orden, la factura o la nota de crédito. Posteriormente podrá utilizar este número si, por alguna razón, necesita buscar la entrada registrada del diario mediante este número.

El campo N.º doc. externo obligatorio en la página Configuración de ventas y cobros especifica si es obligatorio introducir un número de documento externo en el campo N.º documento externo en una cabecera de ventas y el campo N.º documento externo en una línea de diario general.

Si selecciona este campo, no se podrá registrar ninguna factura ni ninguna línea de diario sin un número de documento externo.

El número de documento externo se incluye en los documentos registrados donde puede buscar por el número relevante. También puede buscar utilizando el número de documento externo al navegar por los asientos de los movimientos de clientes.

Una forma diferente de gestionar los números de documento externo es usar el campo Su referencia. Si usa el campo Su referencia, el número se incluirá en los documentos publicados y puede buscar según este campo de la misma manera que para los valores de los campos N.º documento externo. Pero el campo no está disponible en líneas del diario.

Consulte también .

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Enviar documentos por correo electrónico
Archivar documentos
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